Tuyển dụng nhân sự là một trong những việc làm quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để quản lý dữ liệu thông tin của ứng viên tiềm năng một cách dễ dàng nhất? Ở nhiều quốc gia trên thế giới, các doanh nghiệp đã và đang sử dụng Talent Pool như một công cụ hỗ trợ trong mỗi đợt tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lại chưa thực sự biết đến công cụ hữu ích này. Vậy hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách để xây dựng và quản lý Talent Pool từ cơ bản đến nâng cao hiệu quả nhất.
Talent Pool là gì?
Talent Pool là khái niệm dùng để chỉ danh sách những nhân viên tiềm năng mà doanh nghiệp biết đến. Họ là tập hợp những người gần phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn một số khuyết điểm nên chưa thể trở thành nhân sự chính thức.
Ví dụ như “ứng viên bị động” (phù hợp về năng lực nhưng không có nhu cầu ứng tuyển vào vị trí mà doanh nghiệp đang cần); ứng viên đã xin việc nhưng bị từ chối; nhân viên cũ,….
Những ứng viên mà có đủ năng lực và kinh nghiệm ở những vị trí nhất định trong công ty sẽ được lưu lại ở Talent Pool. Nhằm mục đích mỗi khi doanh nghiệp thiếu nhân lực hay có nhu cầu tuyển thêm nhân sư gấp ở vị trí nào đó, thì sẽ dễ dàng liên hệ trực tiếp với những ứng viên đó thay vì tốn thời gian xử lý thêm hàng nghìn hồ sơ xin việc khác trong khi số lượng cần tuyển thì rất ít.
>>> Xem thêm Hướng dẫn 5 bước xây dựng khung năng lực nhân viên trong tổ chức
Các tiêu chí để xây dựng Talentpool
Talent Pool sẽ bao gồm các nhân viên thuộc một nhóm hoặc nhiều nhóm (dựa trên các tiêu chí riêng). Các tiêu chí chính để xây dựng Talentpool bao gồm:
- Theo địa bàn: Ví dụ như các ứng viên hồ bơi Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh, hoặc các tỉnh thành khác. Việc phân chia Pool theo địa bàn giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm nhân viên tiềm năng nếu có ý định mở thêm chi nhánh.
- Theo vị trí: Pool áp dụng cho các vị trí Bán hàng, Nhân sự, Truyền thông, Kế toán,… Việc sắp xếp như vậy giúp doanh nghiệp tìm được nhân viên lấp đầy các vị trí tuyển dụng.
- Theo năng lực chuyên môn: Nhóm ứng viên quản lý, lãnh đạo, quan hệ đối ngoại, kết nối,… Việc bố trí này giúp doanh nghiệp tìm được người giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề tồn đọng.
- Tùy từng thời điểm: Intern, Part-time, Full-time, Freelancer,… để cân nhắc tìm kiếm nhân sự phù hợp với thời điểm doanh nghiệp cần
Lợi ích của việc xây dựng và quản lý Talent Pool là gì?
Vậy đâu là hiệu quả của việc xây dựng và quản lý Talent Pool mà mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cần quan tâm?
Nhóm nhân tài – dễ tìm nhân viên hơn
Khi bạn bắt gặp các ứng viên tiềm năng và lưu trữ họ trong nền tảng Talentpool một cách khoa học, bạn có thể dễ dàng xem xét hồ sơ của họ trong mỗi đợt tuyển dụng. Rõ ràng, thay vì phải tốn tiền và thời gian cho việc tìm kiếm lại từ đầu, thì giờ đây HR chỉ cần tiến hành các bước đánh giá.
Ví dụ, thay vì 100% phải tìm người mới, bộ phận nhân sự đã có 45% hỗ trợ từ Talent Pool và chỉ cần đảm bảo thêm KPI cho 55% còn lại.
>>> Xem thêm Những điều doanh nghiệp cần biết khi xây dựng mô hình quản trị nhân tài
Talent Pool dễ dàng hệ thống hóa dữ liệu ứng viên
Hãy nhớ rằng Talentpool được sắp xếp theo thời gian, năng lực chuyên môn, địa bàn, địa điểm làm việc,… Chính vì sự sắp xếp này mà doanh nghiệp có thể dễ dàng lọc và gửi email marketing nhanh chóng. Đồng thời, nhân sự cũng có thể làm marketing và nuôi dưỡng các ứng viên tiềm năng một cách chuyên nghiệp hơn.
>>> Xem thêm 7 Lý do quan trọng khiến bạn mất nhân tài vào tay đối thủ
Bạn có thể tìm kiếm nguồn ứng viên ở đâu?
Để doanh nghiệp xây dựng được một Talent Pool của riêng mình. Thì trước tiên doanh nghiệp đó phải có được nguồn ứng viên tiềm năng. Vậy làm sao để các doanh nghiệp tìm ra được nguồn ứng viên đó? Sau đây là một vài nguồn mà chúng tôi muốn giới thiệu đến doanh nghiệp của các bạn.
Vậy, đâu là nguồn để tìm kiếm Talent Pool cho doanh nghiệp? Bạn có thể muốn xem xét danh sách các nguồn được liệt kê dưới đây:
Ứng viên cũ
Họ vốn là những ứng viên đã lọt vào những vòng cuối cùng, nhưng vì một sai sót nhỏ nên đã bị loại để nhường chỗ cho những người giỏi hơn, đảm bảo KPI cho ứng viên của doanh nghiệp. Như vậy, họ vẫn là những người tiềm năng đáng để xem xét lần thứ hai.
Hồ sơ trực tuyến
Các trang web tìm kiếm việc làm như freeC, không chỉ giúp người lao động tìm được nhà tuyển dụng mà ngược lại còn giúp nhà tuyển dụng tìm được nhân viên tiềm năng thông qua tính năng “kết nối”. Vì vậy, khi doanh nghiệp có nhu cầu tìm kiếm nhân sự với vị trí mong muốn, hoàn toàn có thể tìm kiếm hồ sơ ứng viên trực tuyến trên các nền tảng này. Việc thu thập CV cũng vô cùng dễ dàng vì thông tin được công khai đầy đủ.
>>> Trang đăng tin tuyển dụng miễn phí chất lượng và uy tín tại Việt Nam
Báo chí trực tuyến
Hiện nay, có rất nhiều nguồn phóng sự khai thác chân dung ứng viên tiềm năng – đó có thể là học sinh, sinh viên hoặc một người trẻ thành đạt. Doanh nghiệp có thể đọc báo và tìm kiếm thông tin về những người có khả năng này. Hoặc nếu có những dự án thú vị trên báo về một lĩnh vực mà doanh nghiệp quan tâm, hãy cố gắng tìm hồ sơ của những cá nhân đang tham gia vào dự án đó.
>>> Xem thêm Cách xây dựng mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên
Chương trình học nghề
Không thể phủ nhận rằng các chương trình thực tập là nơi quy tụ đầy đủ nhất lượng ứng viên tiềm năng. Bởi để trở thành ứng viên thực tập, các sinh viên đã phải trải qua những kỳ thi vô cùng khắc nghiệt. Ngay cả khi chưa trở thành nhân sự chính thức, họ vẫn là người đặc biệt và đây là nguồn nhân lực trẻ mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc vào “Tổ hợp nhân tài” của mình.
Thực tập sinh
Mỗi năm, số lượng sinh viên đi thực tập là rất lớn. Doanh nghiệp có thể theo dõi quá trình thực tập của từng sinh viên, từ đó rút ra được điểm mạnh của thực tập sinh đó là gì, sẽ phù hợp với những vị trí nào.
Ở Linkedin, ứng viên có thể thỏa sức thể hiện tư tưởng cá nhân của bản thân về các vấn đề việc làm, đăng tải chứng chỉ…Từ đấy doanh nghiệp dễ dàng thu nhập được nguồn ứng viên tiềm năng, nhiệt huyết, có lối tư tưởng phù hợp với vị trí trong công ty.
>>> Xem thêm việc làm hành chính nhân sự
Các cuộc thi
Đây là một nguồn hiệu quả giúp doanh nghiệp tìm kiếm được cách ứng viên tiềm năng nhất.
4 bước để xây dựng và quản lý Talentpool hiệu quả nhất?
Để xây dựng và quản lý Talentpool, doanh nghiệp cần thực hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Xác định rõ ràng chiến lược kinh doanh của bạn
Bước đầu tiên, trong việc xây dựng Nhóm nhân tài là lập kế hoạch chiến lược tuyển dụng. Chiến lược này nên bao gồm bất kỳ phân tích nào giúp đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp bạn.
Nếu chỉ xây dựng hệ thống Talent Pool mà không có mục đích thì sẽ lãng phí tài nguyên và thời gian. Mục tiêu tuyển dụng phải phục vụ cho nhiều chiến lược của công ty như nhu cầu mở rộng quy mô; khu vực tuyển dụng; tiếp thị các dòng sản phẩm mới, v.v.
>>> Xem thêm Employee engagement là gì? Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Bước 2: Xây dựng đội ngũ nhân tài phù hợp
Từ một chiến lược kinh doanh rõ ràng, bạn phải xác định các mục tiêu và đặc điểm cụ thể của chiến lược. Từ đó, chi tiêu cá nhân cho đội ngũ nhân tài mới có thể được xây dựng cho phù hợp.
Ví dụ, doanh nghiệp của bạn hoạt động và kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh và nay muốn mở rộng địa bàn ra Hà Nội. Sau đó, bạn cần xây dựng ít nhất một đội ngũ nhân tài bao gồm các ứng viên tiềm năng hiện đang sống tại Hà Nội. Địa lý nên là một tiêu chí bắt buộc đối với các ứng viên tiềm năng trong nhóm tài năng này.
Một ví dụ khác, nếu chiến lược kinh doanh của công ty bạn không yêu cầu bộ phận truyền thông, bạn không cần phải xây dựng một nhóm tài năng gồm các ứng viên tiềm năng trong ngành đó.
Vì vậy, có thể nói rằng giá trị to lớn mà đội ngũ nhân tài có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc phần lớn vào sự phù hợp hoàn hảo giữa chiến lược kinh doanh của công ty bạn và số lượng ứng viên tiềm năng trong đội ngũ nhân tài mà bạn thu thập được.
>>> Xem thêm Thu hút ứng viên là gì? Các phương pháp thu hút ứng viên
Bước 3: Tạo nguồn ứng viên dựa trên kế hoạch đã xây dựng cho đội ngũ nhân tài
Khi bạn đã thiết lập các tiêu chí cho nhóm nhân tài của mình, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các nguồn để chỉ định các ứng viên vào nhóm nhân tài phù hợp dựa trên các tiêu chí tương ứng của họ. Như đã phân tích ở trên, có rất nhiều nguồn có thể giúp bạn tìm kiếm ứng viên và thu thập họ vào Talent Pool của bạn. Đặc biệt là những ứng viên đã có một số tương tác với doanh nghiệp hoặc có kiến thức và kỹ năng liên quan. Bạn có thể tìm thêm thông tin về các nguồn ứng viên bên dưới:
- Các ứng viên headhunter.
- Một người để lại liên hệ tại một sự kiện tuyển dụng do một doanh nghiệp tổ chức.
- Các ứng viên đã bị loại khỏi các đợt tuyển dụng trước.
- Nhân viên đã đi làm hoặc đang làm việc tại công ty có thể phù hợp với các vị trí khác trong tương lai.
- Thực tập sinh công ty.
Bước 4: Phân loại ứng viên trong nhóm nhân tài
Sau khi hoàn thành bước phân tích, để tối ưu hóa chất lượng dữ liệu ứng viên và đảm bảo các tổ chức dữ liệu khi vào Talentpool, bạn cần tiếp tục phân loại ứng viên trong từng nhóm tài năng; phân chia ứng viên từ các nguồn khác nhau. Công việc sẽ được thực hiện với những thao tác rất đơn giản như: gắn thẻ, xếp hạng,…
Một ví dụ cụ thể cho hiệu ứng này là khi xếp hạng ứng viên trong từng pool, bạn sẽ dễ dàng biết được ứng viên nào có năng lực cao nhất; đồng thời có thể liên hệ tuyển dụng ngay lập tức và sớm nhất trong từng pool. Nhờ đó, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng ứng viên đầu vào của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc ghi lại các thông tin liên lạc, nhận xét, v.v. của nhóm tuyển dụng trong suốt quá trình làm việc với ứng viên cũng sẽ giúp bạn phân loại tốt hơn các ứng viên trong từng nhóm và cung cấp cho bạn cái nhìn của khách hàng về từng ứng viên.
>>> Xem thêm Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp
Với những ưu điểm tuyệt vời, Talent Pool có thể giúp ích cho rất nhiều doanh nghiệp nếu họ biết cách xây dựng và vận hành một Talent Pool phù hợp. Talent Pool được ví như “chìa khóa vàng” để dẫn đến thành công trong việc tuyển dụng nhân sự. Vì thế nếu chưa xây dựng một Talent Pool cho mình chứng tỏ rằng doanh nghiệp của bạn đang lãng phí một tài sản vô hình đó là dữ liệu ứng viên tiềm năng.
Trên đây, blog.freec.asia đã chia sẻ cho bạn khái niệm Talent Pool là gì và cách xây dựng và quản lý Talent Pool hiệu quả nhất. Hy vọng nội dung này giúp ích cho việc tuyển dụng và có ích sự phát triển của công ty bạn.
Có thể bạn quan tâm:
- Phát triển nguồn lực nhân sự thế nào mới hiệu quả?
- Covid-19 tác động đến ngành tuyển dụng như thế nào?
- Signing bonus là gì? Khi nào công ty đưa ra Signing bonus?
