Hướng dẫn 5 bước xây dựng khung năng lực nhân viên trong tổ chức

Khung năng lực nhân viên là gì? Tại sao cần xây dựng một khung năng lực nhân viên? Trước khi trả lời cho câu hỏi đó, chúng ta cần biết sự thành công của công ty bị ảnh hưởng bởi nhiều tiêu chí. Và một trong những tiêu chí quan trọng nhất là nhân tài cùng năng lực phù hợp với vị trí công việc của họ. 

Năng lực là kiến thức; kỹ năng; khả năng phán đoán và các thuộc tính tổng hợp mà mọi người cần để thực hiện một công việc cụ thể và hiệu quả. Bằng cách xác định một tập hợp các năng lực cho từng vai trò trong doanh nghiệp. Bạn có thể truyền đạt cho nhân viên những hành vi mà tổ chức coi trọng và cần để đạt được các mục tiêu của mình. 

Để xác định và đánh giá năng lực trong tổ chức của mình, các nhà lãnh đạo nhân sự phát triển một khung năng lực. Trong bài viết này, freeC sẽ hướng dẫn từng bước để xây dựng khung năng lực nhân viên cho tổ chức của bạn. 

Khung năng lực nhân viên là gì?

Khung năng lực là một cấu trúc toàn diện. Nó là nền tảng cho kiến thức, kỹ năng và thuộc tính công ty. Những điều này rất quan trọng trong một tổ chức. Nhiều tổ chức thành công coi năng lực là nền tảng để quản lý nhân tài. Họ coi xây dựng khung năng lực là một bước thiết yếu trong thành công của tổ chức.

Tầm quan trọng của việc xây dựng khung năng lực nhân viên trong một tổ chức

Khung năng lực nhân viên sẽ đem đến cho tổ chức các lợi ích như: 

Khung năng lực cho phép đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức

Một khuôn khổ hiệu quả bao gồm các năng lực phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Điều cần thiết là phải xác định và xây dựng từ khung năng lực cho một tổ chức. Khung này bao gồm danh sách; định nghĩa và các chỉ số về tất cả các năng lực cốt lõi. Cũng như chức năng và lãnh đạo mà tất cả nhân viên yêu cầu phải thực hiện theo mô tả công việc cụ thể của họ. 

Một tổ chức xây dựng khung năng lực nhân viên được hoạch định tốt trong việc tuyển dụng; lựa chọn; đánh giá và khen thưởng nhân viên. Tập hợp năng lực của nhân viên vẫn phù hợp với mô tả về vai trò công việc. Hơn nữa, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng tới các mục tiêu chung.

>>> Xem thêm Những điều doanh nghiệp cần biết khi xây dựng mô hình quản trị nhân tài

Khung năng lực cải thiện tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất

Khi một tổ chức xây dựng khung năng lực nhân viên tốt, việc lựa chọn những nhân viên sở hữu bộ năng lực sẽ dễ dàng hơn. Khung năng lực trở thành tiêu chí định hướng cho toàn bộ quy trình tuyển dụng. Điều này cũng giúp tổ chức không phải đầu tư các nguồn lực thiết yếu vào việc tuyển dụng những cá nhân thiếu kỹ năng phù hợp với công việc.

Khung năng lực cũng đánh giá hiệu suất của nhân viên thông qua quá trình đo lường hiệu suất. Từ đó, đưa ra kết quả nhất quán và đáng tin cậy hơn về hiệu suất của nhân viên. Điều này cũng sẽ giúp xác định những lỗ hổng trong năng lực của nhân viên. Do đó, các nhu cầu đào tạo và phát triển có thể được phân biệt một cách hiệu quả hơn dựa trên các khoảng cách năng lực đã được xác định.

>>> Xem thêm tuyển dụng trưởng phòng nhân sự

Khung năng lực giúp cải thiện năng suất

Vì khuôn khổ nhằm mục đích cải thiện đào tạo và phát triển theo một cấu trúc phù hợp, do đó chiến lược, năng suất của tổ chức cũng được cải thiện khi chiến lược phát triển phù hợp chính xác với năng lực của nhân viên.

Hai nguyên tắc quan trọng khi thiết kế khung năng lực nhân viên

Có 2 nguyên tắc cần nhớ khi xây dựng khung năng lực nhân viên tại nơi làm việc như sau

Cho phép mọi người tham gia vào công việc  

Những khuôn khổ này không nên được phát triển hoàn toàn bởi bộ phận nhân sự. Khung năng lực của chuyên viên nhân sự cơ bản sẽ đáp ứng được yêu cầu công ty đưa ra nhưng không mang tính hoàn thiện, khách quan. Vì họ không phải lúc nào cũng biết những gì một công việc đòi hỏi cụ thể.

Do đó, để hiểu đầy đủ tính chất thực sự của vai trò, người ta cần phải trực tiếp liên hệ đến những người đã làm công việc đó. Cũng như nhận được một loạt các thông tin đầu vào từ các nhà quản lý và trưởng nhóm về điều gì khiến ai đó thành công trong công việc đó. Từ đó, cụ thể hóa việc cung cấp một cái nhìn tổng quan rộng lớn về vai trò công việc.

Sử dụng những năng lực có liên quan  

Điều cần thiết là phải đảm bảo rằng phải bao gồm các năng lực áp dụng cho tất cả các vai trò được đề cập trong khuôn khổ. Đây là một yếu tố quan trọng bởi vì nếu các năng lực không liên quan. Các cá nhân có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh năng lực liên quan đến khuôn khổ nói chung.

Ví dụ: Nếu xây dựng khung năng lực nhân viên hướng đến toàn bộ tổ chức, một số bộ phận trong tổ chức sẽ không được đưa vào. Trừ khi mọi cá nhân phải chứng minh kỹ năng cụ thể. Thay vào đó, một khuôn khổ được phát triển riêng cho từng bộ phận trong tổ chức sẽ mang lại kết quả hứa hẹn hơn.

>>> Xem thêm Cách xây dựng mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên

Cấu trúc của một khung năng lực nhân viên

Để thiết lập một nền tảng hiệu quả cho hoạt động quản lý và nâng cao năng lực lãnh đạo, mỗi vị trí nhân sự trong doanh nghiệp sẽ có một khung năng lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao. Bên cạnh đó, họ cố gắng phát triển thêm những năng lực còn thiếu để trở thành một nhà lãnh đạo trong tương lai. 

Việc chia làm các nhóm xây dựng khung năng lực nhân viên như trên chỉ mang tính chất tương đối. Vì chúng thường có sự chồng chéo lên nhau.

Ví dụ: Năng lực giao tiếp là năng lực cốt lõi cho hầu hết các công việc. Nhưng cũng chính nó là yếu tố cấu thành trong năng lực chuyên môn của các nhân viên bán hàng.

42 loại năng lực theo Đại học Harvard

Doanh nghiệp có thể xây dựng khung năng lực nhân viên với phân loại dưới đây:

1. Đàm phán (Negotiation).
2. Kiên định (Tenacity).
3. Đổi mới (Innovation).
4. Nhiệt tình (Energy).
5. Huấn luyện(Coaching).
6. Ra quyết định (Decision Making).
7. Học tập ứng dụng (Applied Learning).
8. Khả năng thích ứng (Adaptability).
9. Tạo dựng lòng tin(Building Trust).
10. Đạt được sự cam kết (Gaining Commitment).
11. Hướng đến khách hàng (Customer Focus).
12. Trình bày chính thức (Formal Presentation).
13. Tham dự hội nghị (Meeting Participation).
14. Quản lý xung đột (Managing Conflict).
15. Tác động, gây ảnh hưởng (Impact).
16. Phát triển người khác (Developing Others).
17. Không ngừng học tập (Continuous Learning).
18. Giám sát, theo dõi (Follow-Up).
19. Ủy thác hay phân quyền (Delegation).
20. Tạo điều kiện thay đổi (Facilitating Change).
21. Chấp nhận rủi ro (Risk Taking).
22. Định hướng chất lượng (Quality Orientation).
23. Nhận thức về an toàn (Safety Awareness).
24. Tiêu chuẩn công việc (Work Standards).
25. Lãnh đạo hội họp (Meeting Leadership).
26. Chịu đựng sự căng thẳng (Stress Tolerance).
27. Truyền đạt thông tin/ giao tiếp (Communication).
28. Xây dựng mối quan hệ đối tác (Building Partnerships).
29. Theo dõi, giám sát thông tin (Information Monitoring).
30. Xây dựng khách hàng trung thành (Building Customer Loyalty).
31. Xây dựng một đội/nhóm thành công (Building a Successful Team).
32. Góp phần vào đội/ nhóm thành công (Contributing to Team Success).
33. Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện (Planning and Organizing).
34. Kỹ năng bán hàng/ thuyết phục (Sales Ability/Persuasiveness).
35. Ra quyết định chiến lược (Strategic Decision Making).
36. Xác định giá trị đa dạng (Valuing Diversity).
37. Xếp đặt hiệu suất để thành công (Aligning Performance for Success).
38. Hành động sáng tạo (Sáng kiến)- Initiating Action (Initiative).
39. Tầm nhìn và giá trị dẫn đầu/ sống động (Leading/Living The Vision And Values).
40. Quản lý công việc (bao gồm quản lý thời gian)- Managing Work (Includes Time Management).
41. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn/ kỹ thuật (Technical/Professional Knowledge and Skills).
42. Xây dựng mối quan hệ tích cực làm việc – Làm việc nhóm/ hợp tác Building Positive Working Relationships-Teamwork/Collaboration).

5 bước để xây dựng khung năng lực nhân viên phù hợp và hiệu quả

Bước 1:  Xác định mục đích của việc vận hành khung năng lực xây dựng quan trọng nhất        

Trước khi làm một việc gì đó, bạn cần xác định mục tiêu thật rõ ràng cho công việc đó. Tương tự đối với việc xây dựng năng lực cũng vậy. Mục đích chính của việc phát triển khung năng lực là gì? Từ các ứng dụng kinh doanh, khung năng lực có thể được áp dụng để:

• Làm cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, xây dựng chân dung các vị trí nhân viên trong doanh nghiệp.         
• Hỗ trợ xây dựng các chương trình đào tạo nhân sự nội bộ, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.         
• Đánh giá và xây dựng các chế độ đãi ngộ đối với các loại nhân viên.         

Tùy theo mục đích mà các doanh nghiệp sẽ có những định hướng triển khai phù hợp.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp        

Hoạt động tiêu chuẩn hoá bao gồm các yếu tố: cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí cụ thể. Từ đó có thể xây dựng khung năng lực phù hợp với công việc, nhiệm vụ và yêu cầu kỹ năng của từng nhân viên. Khi các nhiệm vụ và công việc rõ ràng, quá trình xây dựng khung năng lực phù hợp sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

>>> Xem thêm Mẫu báo cáo nhân sự quan trọng dành cho HR

Bước 3: Tiến hành xây dựng khung năng lực chung cho tổ chức        

Sau khi xác định được mục tiêu chính và chuẩn hóa các vị trí, doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng khung năng lực chuyên môn cho riêng mình. Trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

• Xây dựng danh sách chi tiết các khung năng lực.         
• Sắp xếp nhóm theo khả năng hoặc theo cấp độ nhiệm vụ.         
• Doanh nghiệp có thể tham khảo các khung năng lực mẫu cũng như các báo cáo về kỹ năng, thông số liên quan trực tiếp đến nhân sự, kỹ năng để có thể xây dựng khung năng lực nhân viên phù hợp nhất.         

Bước 4: Xác định năng lực và trình độ cho từng vị trí trong doanh nghiệp        

Doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện tần suất sử dụng và tầm quan trọng của các năng lực cụ thể đối với từng vị trí trong doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại. Từ đó, lựa chọn những năng lực đã được tích hợp sẵn cho các vị trí trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, cần bám sát nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí trong doanh nghiệp. Hãy thật minh bạch trong các yêu cầu của bạn và những gì nhân viên sẽ đạt được khi đáp ứng các yêu cầu của vị trí cao hơn.

Bước 5: Đánh giá năng lực của nhân viên, xây dựng các chương trình đào tạo và tuyển dụng        

Việc đánh giá năng lực nhân viên là một trong những bước quan trọng trong 5 bước giúp doanh nghiệp xây dựng khung năng lực phù hợp. Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng các chương trình đào tạo cũng như kế hoạch tuyển dụng phù hợp nhất.

Hy vọng với thông tin mà blog.freeC.asia chia sẻ về vai trò của khung năng lực và xây dựng khung năng lực nhân viên qua 5 bước trên sẽ giúp việc kinh doanh của bạn đạt được hiệu quả tốt nhất.

Có thể bạn quan tâm:

• Những điều doanh nghiệp cần biết khi xây dựng mô hình quản trị nhân tài
• Phát triển nguồn lực nhân sự thế nào mới hiệu quả?
• Nhân sự 4.0: HR Automation và tương lai của ngành Nhân sự