Tập trung hóa đã là một xu hướng bao trùm trong phần mềm nhân sự một thời gian dài. Khi các hệ thống và quy trình khác nhau như theo dõi ứng viên, HRIS và ATS, Quản lý nguồn nhân lực (HCM) trở nên phổ biến lại đặt ra câu hỏi: Liệu đây có phải là giai đoạn cuối của các phần mềm nhân sự này hay không? Mặc dù sự thúc đẩy tập trung tất cả các phần mềm nhân sự bạn đang dùng có thể hiệu quả, một số nhà lãnh đạo vẫn đưa ra các trường hợp với giải pháp chuyên sâu và riêng biệt. Có những khác biệt quan trọng giữa hệ thống theo dõi người nộp đơn, cơ sở dữ liệu ATS và HRIS, và những khác biệt này đáng được xem xét trước khi thực hiện mua phần mềm.
Sự khác nhau giữa HRIS và ATS
Trong một cuộc phỏng vấn gần đây với TrustRadius, Jack Wei, Giám đốc Tiếp thị Sản phẩm của SmartRecruiters đã xác định rõ sự khác biệt này xung quanh các chức năng khác nhau mà mỗi công cụ cung cấp. Theo Jack Wei, các công cụ ATS hỗ trợ việc tuyển dụng, tiếp cận với các ứng viên bên ngoài và do đó được coi như một “chức năng marketing và bán hàng”. Khung hệ thống này khiến các nhà cung cấp như SmartRecruiters nhấn mạnh tính xác thực và trải nghiệm của ứng viên khi thu hút nhân tài. Ngược lại, hệ thống HRIS hỗ trợ các chức năng nhân sự nội bộ, giống với “công việc vận hành văn phòng hơn”. Các chức năng này và phần mềm hỗ trợ tập trung nhiều hơn vào hiệu quả hoạt động và báo cáo định lượng.
Các tính năng và chức năng hỗ trợ cũng khác nhau giữa HRIS và ATS. Các công cụ ATS được xây dựng dựa trên chức năng chính của chúng (lưu trữ dữ liệu ứng viên) để hỗ trợ các khía cạnh khác trong quá trình tuyển dụng bao gồm quản lý đăng tuyển, phỏng vấn và mời làm việc. Ngược lại, với tư cách là cơ sở dữ liệu cốt lõi của dữ liệu nhân viên, hệ thống HRIS hầu như luôn chứa dữ liệu nhân khẩu học, bảng lương, phúc lợi và các công cụ quản trị khác.
>>> Xem thêm Tìm hiểu ATS là gì? Những phần mềm ATS phổ biến hiện nay
Vì các phần mềm ATS và HRIS phục vụ hai chức năng riêng biệt, nên không có chuyện sẽ bị trùng chức năng với nhau, do đó bạn sẽ phải cần cả hai. Các nhà cung cấp phần mềm nhân sự đã nhận ra những nhu cầu hội tụ này và thấy giá trị của việc hợp nhất cả hai công cụ vào một nền tảng duy nhất, từ đó dẫn đến sự ra đời của HCM.
Nên sử dụng ATS tách biệt hay tổng hợp?
Việc triển khai ATS riêng biệt bên cạnh hệ thống nhân sự mang lại rất nhiều lợi ích đi kèm với các công cụ chuyên dụng. Mặc dù một số giải pháp HRIS và ATS đã được tích hợp trong công cụ của họ, nhưng giải pháp này thiếu các tính năng cụ thể và độ chính. Điều quan trọng cần đề cập là hai công cụ hoạt động với các bộ dữ liệu hoàn toàn khác nhau, có thể mang lại giá trị cho nhau nhưng chắc chắn không thể thay thế được bởi cái này hay cái kia.
Cũng giống như bất kỳ những thứ khác trên thế giới, khi bạn có một giải pháp để giải quyết nhiều công việc khác nhau, chất lượng của những công việc đó sẽ thấp hơn đáng kể so với một giải pháp chuyên biệt. Điều tương tự cũng xảy ra đối với ATS so với HRIS – ATS mang lại lợi ích bằng cách thực hiện các nhiệm vụ tuyển dụng tốt nhất, trong khi HRIS cung cấp hỗ trợ chất lượng thấp hơn trong cùng tính năng. Vì một số phương pháp hay nhất về nhân sự ngày nay yêu cầu một trang web đăng tin tuyển dụng chất lượng cao, các chiến dịch phù hợp, tìm nguồn ứng viên nhanh chóng và hiệu quả.
Tạo trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên thông qua phần mềm nhân sự
Tất cả các tính năng được đề cập cho đến nay đều nổi bật những lợi ích trực tiếp của việc triển khai ATS chuyên dụng trên giải pháp HRIS, điều này dẫn chúng ta đến một số lợi thế tiềm ẩn hơn. Việc đảm bảo rằng bạn đang cung cấp những ứng viên tốt nhất có thể có kinh nghiệm và quy trình tuyển dụng suôn sẻ nhất phải nằm trong trọng tâm của doanh nghiệp. Giai đoạn căng thẳng khi tìm kiếm một công việc mới cho các ứng viên khiến họ nhạy cảm với cách họ được công ty đối xử, điều này phản ánh thái độ lâu dài của họ đối với công ty.
Ngày nay hơn bao giờ hết, nhân tài giỏi có thể lựa chọn trong số nhiều công ty đang cạnh tranh để thu hút sự chú ý, điều cực kỳ quan trọng là phải giữ được sự phù hợp và minh bạch trong giao tiếp của bạn với các ứng viên. Những lợi ích khi triển khai giải pháp HRIS và cũng như đảm nhận các công việc liên quan đến nhân sự hàng ngày của bạn là rất lớn.
Không có tuyên bố chính xác rằng việc cung cấp trải nghiệm ứng viên tồi sẽ làm giảm vĩnh viễn thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn và bạn nên tập trung tất cả nỗ lực của mình để tránh những tình huống như vậy. Đầu tư vào một công cụ bổ sung sẽ tiết kiệm một khoản chi phí nhỏ hơn cho doanh nghiệp của bạn đồng thời dẫn đến việc tuyển dụng tốt hơn và tỷ lệ giữ chân cao hơn.
Có thể bạn quan tâm: