Ban nhân sự là gì? Nhiệm vụ của ban nhân sự là gì?

Bất kể công ty nào cũng có một bộ phận gọi là “Ban Nhân sự” với quy mô nhỏ hoặc lớn. Có thể bạn đã nghe qua rồi đúng không? Đọc bài viết này, freeC sẽ tiết giải đáp giúp bạn những câu hỏi xung quanh “Ban nhân sự là gì?”.

Ban nhân sự là gì?

Ban nhân sự là một bộ phận quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, không phân biệt lĩnh vực lớn hay nhỏ. Vấn đề nhân sự là công việc và trách nhiệm của ban nhân sự. Họ tập trung vào phát triển và quản lý và tối ưu hóa năng lực của nhân viên.

Ban nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một công ty. Làm việc một cách hiệu quả nhất phụ thuộc vào sự sắp xếp và đào tạo hợp lý của bộ phận này. Hơn nữa, sau khi đạt được những thành tựu nhất định, ban nhân sự cần tích hợp các nguồn lực để có thể duy trì phong độ và tiến xa hơn. Nguồn nhân lực sẽ giúp công ty hoạt động có nề nếp, nâng cao hiệu quả lao động để đạt được mục tiêu đề ra.

Nhiệm vụ của ban nhân sự là gì?

Ban nhân sự có trách nhiệm đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng và vững chắc để điều hành công ty. Trong ba giai đoạn làm việc của nhân viên: Nộp đơn – Làm việc – Nghỉ việc đều do ban nhân sự quản lý.

Do đó, 4 nhóm nhiệm vụ chính của bộ phận Nhân sự bao gồm: Tuyển dụng; Đào tạo; Hành chính và Quyền lợi cho nhân viên.

Tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn các ứng viên cho các vị trí cần tuyển trong doanh nghiệp. Các bộ phận thiếu hụt nhân viên sẽ nhờ ban nhân sự làm cầu nối để có những ứng viên phù hợp nhất. Sự thành công của bộ phận tuyển dụng không chỉ phụ thuộc vào số lượng ứng viên, mà còn phụ thuộc vào chất lượng của ứng viên. Vì vậy, họ cần có kế hoạch thu hút ứng viên và cần có sự sáng suốt để lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất.

Quy trình tuyển dụng:

• Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng; để đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của công ty.
• Đăng tin tuyển dụng trên website công ty, mạng xã hội hoặc các kênh tuyển dụng. Trong một số trường hợp, ứng viên có thể được tiếp cận thông qua mối quan hệ với trường đại học và cao đẳng. Cung cấp các thông tin và yêu cầu công việc một cách chính xác và đầy đủ.
• Tổng hợp CV và lọc dựa trên hồ sơ của ứng viên. Khi có đủ ứng viên phù hợp, bộ phận này sẽ thông báo qua email và đặt lịch phỏng vấn. Đồng thời, những lá thư từ chối cũng được gửi đến những ứng viên không phù hợp.
• Thực hiện phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp (qua gọi thoại, video call, …). Trong vòng này, có thể có các trưởng bộ phận tham gia, những người cần được tuyển dụng và lựa chọn cùng nhau để đưa ra kết quả cuối cùng.

Đào tạo và phát triển

Tiếp sau quá trình tuyển dụng là giai đoạn đào tạo và phát triển. Đây cũng là trách nhiệm của ban nhân sự.

Để yêu cầu tuyển dụng mới một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhóm nhân viên Hành chính – Nhân sự cần cung cấp tài liệu liên quan đến cuộc phỏng vấn; sản phẩm/dịch vụ; quy trình hoạt động,… Trong khi đó, những nhân viên cũ sẽ được tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn, kỹ năng.

Lúc này, HR cần liên hệ với các chuyên gia (in-house hoặc outsourcing) để tổ chức các buổi đào tạo. Sau khóa học, ban nhân sự sẽ tiếp tục quan sát và đánh giá nhân viên.

Hành chính

Các công việc liên quan đến thủ tục hoặc hợp đồng lao động sẽ do bộ phận hành chính giải quyết. Người lao động sẽ được hướng dẫn và giải quyết các thắc mắc về hồ sơ việc làm. Họ sẽ chịu trách nhiệm giám sát và quản lý hợp đồng lao động cho tất cả nhân viên. Ngoài ra, họ còn kiểm kê tài sản của công ty; thường xuyên báo cáo và chuyển hóa đơn cho các bộ phận.

Đảm bảo quyền lợi của người lao động

Quyền lợi của nhân viên bao gồm tiền lương và phúc lợi. Tiền lương, thưởng trả cho các nhân viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ. Phúc lợi là những quyền lợi bổ sung cho người lao động. Bộ phận nhân sự cần thu xếp thỏa đáng cho nhân viên và quan trọng hơn là phải có mặt đúng giờ. Điều này đóng vai trò giữ chân nhân viên và thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn.

Họ cần thiết lập hệ thống lương thưởng hợp lý cho từng vị trí trong công ty, phù hợp với sự cống hiến của nhân viên. Đổi lại, ban nhân sự cũng chịu trách nhiệm phát triển một hệ thống kỷ luật thích hợp cho việc không tuân thủ.

>>> Xem thêm Employee engagement là gì? Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Ngoài ra, nhân viên hành chính còn thực hiện:

• Thời gian và quản lý việc đi trễ, nghỉ giải lao và nghỉ phép một cách công bằng.
• Hỗ trợ xử lý các tranh chấp lao động và các vấn đề về bảo hiểm.
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc, công ty.

>>> Xem thêm: Cách xây dựng mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên

Ban nhân sự có những vị trí công việc nào?

Là một bộ phận cấu thành của doanh nghiệp, ban nhân sự gồm nhiều vị trí khác nhau.

Giám đốc nhân sự (Chief Human Resource Office)

Đây là chức danh công việc lớn nhất trong ngành nhân sự. Giám đốc Nhân sự giám sát tất cả các khía cạnh nguồn lực của công ty và chịu trách nhiệm phát triển nguồn nhân lực. Ngoài ra, họ cần đưa ra quyết định đúng đắn và xây dựng kế hoạch phù hợp.

Trưởng phòng nhân sự (Human Resource Manager)

Trưởng phòng nhân sự sẽ làm việc với giám đốc để đưa ra các chiến lược tuyển dụng, đào tạo và quản lý lực lượng lao động của công ty. Sau đó họ sẽ thực hiện và giám sát nhân viên theo kế hoạch. Có thể nói, họ chính là cầu nối giữa nhân viên và giám đốc cấp cao.

>>> Xem thêm Trưởng phòng nhân sự là gì? Mô tả công việc của HRM

Nhân viên Hành chính nhân sự (Human Resource Admin – HR Admin)

Như tên cho thấy, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính. Họ chịu trách nhiệm quản lý các hồ sơ nhân viên và các tài liệu liên quan. Hành chính là người cập nhật tất cả dữ liệu của nhân viên để từ đó có sự sắp xếp hợp lý nhằm xây dựng một bộ máy vững chắc.

>>> Xem thêm việc làm hành chính nhân sự lương cao

Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment Specialist)

Họ là những nhà tuyển dụng mà bạn sẽ gặp trong quá trình xin việc. Các chuyên gia sẽ tham gia trong suốt quá trình tuyển dụng, cung cấp thông tin về ứng viên cho các trưởng bộ phận và thông báo cho ứng viên những quyết định “thắng thua”.

Chuyên viên đào tạo và phát triển (Training and Development Specialist)

Đúng như tên gọi, đây là những thành viên tham gia vào quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty. Việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và đánh giá là tùy thuộc vào họ.

Chuyên viên Lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Các chuyên viên về tiền lương và phúc lợi là các nhân viên quản lý, tính toán và trao đổi với nhân viên về lương, thưởng và phúc lợi – đúng như tên gọi của nó. Các nhà chuyên môn phải đảm bảo công bằng, hợp lý và hơn hết là trả lương đúng hạn cho người lao động. Họ là một phần quan trọng trong việc liệu nhân viên có hài lòng với công ty và cảm thấy nỗ lực đó là xứng đáng hay không.

>>> Xem thêm C&B là gì? Mô tả công việc chi tiết của một nhân viên C&B

Ban nhân sự có thể có hoặc không có tất cả những điều trên, tùy thuộc vào quy mô của công ty. Các công ty nhỏ, thường không có giám đốc nhân sự. Ở một số đơn vị khác, người tuyển dụng có thể vừa là nhân viên hành chính vừa là nhân viên đào tạo. Thậm chí, có những công ty ban nhân sự chỉ có 1-2 thành viên – những người này sẽ phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau.

Qua bài viết trên của blog.freec.asia, chắc hẳn bạn đã hiểu được “Ban nhân sự là gì?” “Công việc của họ thế nào?” Chúng ta có thể thấy rằng, Nguồn nhân lực có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Đồng thời, bạn cũng có nhiều cơ hội việc làm liên quan đến lĩnh vực này.

Có thể bạn quan tâm:

• 4 nhóm tính cách DISC là gì? Quản lý nhân sự với DISC
• Nhân sự là gì? Xu hướng và Công việc của người làm nhân sự
• Quản trị nhân lực và quản trị nhân sự khác nhau thế nào?