Làm việc từ xa đã từ chỗ ngoại lệ trở thành một phần chính của lực lượng lao động trong mùa dịch. Trên thực tế, số người làm việc từ xa đã tăng 159% kể từ năm 2005. Với một lượng lớn số dân làm việc từ xa đã dẫn đến sự thay đổi trong cách các công ty tuyển dụng việc làm. Việc onboard ứng viên từ xa hiệu quả giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân và khiến nhân viên cảm thấy được coi trọng hơn.
Những phương pháp giúp onboard ứng viên từ xa hiệu quả
Nên bắt đầu onboard ứng viên từ xa sớm
Một vài công ty đã tiến hành thêm nhân viên mới vào các nhóm Slack của họ và gửi cho ứng viên thông tin về văn hóa công ty và các dự án mà họ sẽ thực hiện tối đa ba tuần trước ngày bắt đầu. Hãy thử gửi một số video, một số liên kết để có được sự nổi bật, thiết lập chúng với một người cố vấn hoặc hướng họ đến các kênh truyền thông xã hội của bạn để nhận được sự hợp tác từ nhân viên mới thuận lợi.
Kết nối với ứng viên càng sớm càng tốt
Là một nhân viên làm việc từ xa, kết nối của họ với công ty là thông qua web. Nếu không có quyền truy cập vào nơi làm việc kỹ thuật số, tức là mạng nội bộ của công ty, ứng dụng nhắn tin, phần mềm hội nghị cũng như các ứng dụng và công cụ khác, những người mới sẽ cảm thấy như họ không được làm quen với quy trình. Bắt đầu định hướng với CNTT được thiết lập sớm cũng như cung cấp các mật khẩu để họ có thể truy cập và kết nối với công ty.
>>> Tham khảo thêm Thành Công Ngay Lần Đầu Phỏng Vấn Qua Video
Cung cấp sổ tay kỹ thuật số và văn hóa công ty
Cố gắng số hóa tất cả tài liệu nhân viên hiện có cũng như thông tin về văn hóa công ty và những câu chuyện về lịch sử công ty. Nhiều công ty sử dụng mạng nội bộ hoặc wiki nội bộ để duy trì tài liệu kỹ thuật số về các dự án, thành tựu và văn hóa bên ngoài các hoạt động hàng ngày.
Tạo cảm giác thân thuộc
Có nhiều ý kiến cho rằng họ nhận thấy rất nhiều nhân viên mới làm việc từ xa cảm thấy có hội chứng mạo danh. Họ cảm thấy bị cô lập và không biết phải tìm phản hồi, câu hỏi và đăng ký ở đâu.
Để chống lại sự cô đơn này, bạn nên thêm tất cả nhân viên mới vào kênh giao tiếp chung, nơi bạn cung cấp cho họ tài liệu hướng dẫn tuyển dụng mới, sau đó khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên mới để hoàn thành nhiệm vụ.
Chỉ định một người cố vấn hoặc một “người bạn định hướng” ngang hàng mà họ có thể gặp để giải đáp mọi thắc mắc và cùng nhau phát triển và học hỏi. Trên thực tế, các chương trình này giúp thúc đẩy khả năng tuyển dụng cho công ty.
Có kế hoạch onboarding từ xa rõ ràng
Nhân viên làm việc từ xa mong muốn đạt được các mục tiêu cụ thể và cơ hội gặp mặt trực tiếp với người quản lý của họ. Những nhân viên được hỗ trợ thích hợp trong quá trình onboard ứng viên từ xa sẽ làm việc hiệu quả hơn 54% so với những nhân viên mới khác.
Đừng để quá trình onboarding chỉ kết thúc sau tuần đầu tiên, hãy thử tạo kế hoạch 30/60/90 ngày với các mục hành động và mục tiêu cho từng cột mốc. Đây có thể là một tài liệu giúp nuôi dưỡng và phát triển nhân viên.
Định hướng phát triển sự nghiệp từ đầu
67% người làm việc từ xa đang tìm kiếm thêm các khóa đào tạo liên quan đến công việc. Tạo cơ hội cho những nhân viên mới được tiếp cận các khóa học trực tuyến trong hoặc sau buổi định hướng cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp mà họ lựa chọn.
Khuyến khích nhân viên mới hợp tác đào tạo
Khi nhân viên mới phải làm việc với nhóm để hoàn thành một nghiên cứu điển hình hoặc dự án, điều đó tạo nên mối liên kết và giới thiệu đến các thành viên trong nhóm, nhưng cũng có thể là cơ hội để đào tạo chéo trong nhóm.
Checklist dành cho onboard ứng viên từ xa
| 1 | Gửi cho nhân viên mới các liên kết đến các bài báo, video về văn hóa công ty. Nếu bạn cung cấp bất kỳ phần cứng nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng sớm để nhân viên của bạn có thể sẵn sàng định hướng. |
| 2 | Lên lịch định hướng cá nhân hoặc nhóm thông qua cuộc gọi video Cung cấp chương trình meeting trước thời hạn và gửi bản sao kỹ thuật số của sổ tay nhân viên và bất kỳ tài liệu giới thiệu nào mà nhân viên có thể cần. Chỉ định nhân viên mới của bạn vừa là người cố vấn vừa là người bạn định hướng và yêu cầu họ thiết lập thời gian cho cuộc gọi điện video. |
| 3 | Cho nhân viên mới thời gian để xem lại video, tài liệu, wiki nội bộ |
| 4 | Lên lịch định hướng nguồn nhân lực. Đây là nơi nhân viên mới của bạn có thể ký điện tử vào bất kỳ tài liệu nhân sự nào, tìm hiểu về các lợi ích và thiết lập bất kỳ tài khoản nào mà họ có thể cần quyền truy cập. |
| 5 | Tổ chức một buổi định hướng sử dụng CNTT trong đó nhân viên mới được cung cấp công cụ, mật khẩu, được thêm vào nhóm nhắn tin có liên quan, quyền truy cập email và thời gian mở để giúp làm quen với bất kỳ phần mềm mới nào mà họ sẽ sử dụng. |
| 6 | Tổ chức định hướng cho nhóm và cung cấp cho các đồng đội mới các liên kết đến tất cả các tài liệu của nhóm, sơ đồ tổ chức, thông tin liên hệ có liên quan, lịch của nhóm và bất kỳ thứ gì khác mà nhóm của bạn sử dụng hàng ngày. |
| 7 | Đảm bảo dành thời gian cho nhân viên mới đặt câu hỏi về hoạt động bên trong của dịch vụ, giá cả và lịch sử sản phẩm của công ty bạn. |
| 8 | Khuyến khích phản hồi trong suốt quá trình onboarding từ xa. Các nhân viên từ xa của bạn có thể cho bạn biết chính xác những gì bạn có thể cải thiện cho nhóm nhân viên mới tiếp theo. |
| 9 | Tạo kế hoạch tham gia 30/60/90 ngày cá nhân với video check-in và mục tiêu công việc. |
| 10 | Giới thiệu nhân viên mới của bạn với mọi người trong nhóm. Thiết lập các cuộc trò chuyện video hoặc nhắn tin. |
| 11 | Tiến hành đào tạo theo từng vai trò cụ thể. Đảm bảo rằng nhân viên mới có thông tin liên hệ và cuộc họp video với bất kỳ ai mà họ sẽ làm việc cùng hoặc tương tác thường xuyên trong quá trình giới thiệu. Cung cấp đào tạo bất kỳ chứng chỉ cần thiết nào cho bất kỳ ai mới tham gia lĩnh vực hoặc vị trí của họ. |
Hơn một nửa số nhân viên báo cáo họ đã gặp lỗi trong quá trình onboarding từ xa cho chẳng hạn lỗi về công nghệ, không có tổng quan về công ty, thiếu phần giới thiệu của đồng nghiệp và phải tự mình thực hiện chúng… Sử dụng các tài nguyên này cho việc onboard ứng viên từ xa để thiết lập các nhân viên mới của bạn làm việc thành công và giúp họ tránh cảm giác bị cô lập khỏi nhóm hoặc bất kỳ hỗ trợ nào cần thiết.
Bài viết liên quan:
- Tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp là gì?
- Phát triển nguồn lực nhân sự thế nào mới hiệu quả?
- Covid-19 tác động đến ngành tuyển dụng như thế nào?
