KPI là gì? Cách triển khai KPI trong doanh nghiệp

KPI là gì? Cách triển khai KPI trong doanh nghiệp như thế nào mới hiệu quả? Sau đây, freeC sẽ giải thích và chia sẻ với bạn về chủ đề này.

KPI là gì? Vai trò của KPI

1. KPIs là gì? 

KPI tên đầy đủ trong tiếng Anh là Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Nó là công cụ để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. KPI được thể hiện bằng dữ liệu, tỷ lệ và các chỉ số định lượng để phản ánh hoạt động của các tổ chức hoặc cá nhân.

Các tổ chức và doanh nghiệp thường sử dụng nhiều cấp độ khác nhau của KPI để đo lường mức độ thành công của họ so với các mục tiêu đã đặt ra trước đó. KPI ở mức cao sẽ tập trung vào các chỉ số và mục tiêu chung trong toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI cấp thấp được sử dụng trong các hệ thống quy trình, các cá nhân và bộ phận để đánh giá việc thực hiện các công việc và quy trình riêng lẻ.

2. Vai trò của KPIs (Key Performance Indicators)

Đối với doanh nghiệp:

• Theo dõi trực quan, minh bạch và chính xác hiệu suất của nhân viên. Từ đó, đề xuất các hệ thống bồi thường, khen thưởng và kỷ luật thích hợp.
• Nâng cao hiệu quả của quá trình chấp nhận công việc.
• Đảm bảo các mục tiêu và tầm nhìn có thể được hoàn thành như mong đợi.

Với các nhân viên:

• Xem công việc được hoàn thành tốt như thế nào so với mục tiêu đã đặt ra.
• Thúc đẩy nỗ lực để đạt được mục tiêu.
• Phát hiện những khiếm khuyết để cải tiến kịp thời nếu công việc bị chậm tiến độ. 

3. Tại sao Doanh nghiệp thường không đạt được KPI?

Mặc dù hiểu rõ về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đáp ứng được KPI đã đề ra. Sau đây là vài lý do để bạn kiểm tra:

• Các mục tiêu đặt ra không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART.
• Truyền thông về KPI không đủ rộng rãi. KPI được triển khai nhưng không được nhân viên chia sẻ, dẫn đến hậu quả xấu cho toàn hệ thống.
• Hệ thống mục tiêu KPI còn quá xa so với khả năng thực tế của doanh nghiệp.
• Khi triển khai hệ thống KPI còn thiếu cán bộ quản lý đủ năng lực theo dõi, giám sát và cảnh báo kịp thời.
• Quá trình phát triển KPI tẻ nhạt, nhưng không tập trung vào hệ thống mục tiêu của quy trình.
• Năng lực thực tế của nhân viên không đủ để đạt được KPI đã đề ra.

Dù chỉ có một lý do nhưng cũng đủ khiến toàn bộ hệ thống triển khai KPI trở nên mơ hồ và thiếu khả thi.

Vậy doanh nghiệp nên xây dựng và triển khai hệ thống KPI như thế nào?

Bước 1: Xác định người/bộ phận xây dựng KPIs

Chủ yếu có 2 phương pháp:

Tạo KPI trực tiếp

Các phòng ban/bộ phận chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho phòng ban/bộ phận đó. Đội ngũ quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò hỗ trợ và hướng dẫn các phương pháp đảm bảo các KPI tuân thủ các nguyên tắc trên.

Theo cách tiếp cận này, người đặt KPI thường là trưởng phòng/ban/bộ phận. Họ là người có kiến ​​thức và nắm rõ về các nhiệm vụ; yêu cầu của các vị trí; chức danh trong bộ phận. Phòng/ban/bộ phận càng lớn thì việc xây dựng KPI của cấp dưới càng nhiều.

• Ưu điểm: KPIs sẽ mang tính hành động cao, thể hiện rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận.
• Nhược điểm của cách làm này: Nếu bộ phận tự đặt ra mục tiêu thường thiếu khách quan và mục tiêu đặt ra quá thấp. Khuyến nghị là nếu sử dụng phương pháp này, cần có sự đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.

Đưa ra bộ KPI

Đội ngũ nhân sự, quản lý cấp cao sẽ cung cấp bộ KPI cho các bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, các KPI đưa ra có thể không sát thực tế và không thể hiện đúng chức năng nhiệm vụ của bộ phận. Để khắc phục, sau khi xây dựng xong hệ thống KPIs cần có sự kiểm tra đánh giá của các bộ phận chức năng.

>>> Xem thêm việc làm hành chính nhân sự lương cao

Bước 2: Xác định KPI là gì?

KPI của một bộ phận sẽ chủ yếu dựa trên chức năng và nhiệm vụ của bộ phận đó. Người xây dựng KPI sẽ đưa ra chỉ số tổng hợp theo đặc thù của bộ phận, đây cũng là cơ sở để đưa ra chỉ số KPI của từng vị trí, chức danh.

KPI cho từng chức danh và vị trí công việc: KPI cho nhân viên sẽ được xây dựng dựa trên mô tả công việc chính xác của họ. Đồng thời, KPI cũng cần đảm bảo các tiêu chuẩn đều cần có nguồn thông tin rõ ràng mà doanh nghiệp đang áp dụng liên quan đến SMART. Ngoài ra, đánh giá hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm là bắt buộc.

Sau khi bạn đồng ý về KPI cho các mục tiêu của bộ phận hoặc doanh nghiệp, bước tiếp theo là áp dụng tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số hiệu suất:

S (Specific): Mục tiêu cụ thể 

Phải phân biệt rõ từng thông số chỉ tiêu: Tên chỉ số; công thức; nguồn thông tin; trọng lượng; đơn vị tính; số kế hoạch và số thực hiện. Kết hợp tất cả các yếu tố này làm cho việc triển khai và tải lên phần mềm gặp nhiều khó khăn.

Tên chỉ số nên ngắn gọn, nhưng phải phản ánh bản chất của chỉ số. 

Ví dụ: thu nhập, thu nhập xuất khẩu. Điều này làm cho việc triển khai thuận tiện hơn và loại bỏ các tranh chấp không cần thiết.

Công thức tính toán: Mô tả ngắn gọn công thức tính toán – dựa trên các thông số đã thỏa thuận như doanh thu, sản lượng.

Tổng trọng số phải là 100%

• Số kế hoạch: là một con số hoặc lịch trình thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: với doanh thu là mục tiêu, đơn vị = tỷ đồng, số lượng kế hoạch = 150. Không trộn lẫn số lượng kế hoạch và đơn vị.
• Số liệu thực hiện: là số liệu phản ánh kết quả của việc thực hiện các mục tiêu. Ví dụ, đối với chỉ tiêu doanh thu, con số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng).

M (Measurable): Mục tiêu đo lường được

KPI phải đo lường được. Tốt nhất là từ một phần mềm quản lý có sẵn như ERP, CRM hoặc quản lý sản xuất… nếu chưa có thì phải xác định rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số không đo lường các phương pháp trong quá khứ, nó cần được thêm vào. 

Ví dụ: Sự hài lòng của khách hàng, điều mà công ty chưa đo lường được trong quá khứ. Do đó, có thể cần thêm các phương pháp đo lường, chẳng hạn như khảo sát khách hàng.

A (Attainable): Mục tiêu có thể đạt được

Các chỉ số phải ở phạm vi toàn công ty hoặc phòng ban, mặc dù phải đặt ra nhiều thách thức hơn bình thường.

R (Relevant): Mục tiêu thực tế

Xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của bạn. Ví dụ, đại dịch Covid-19 sẽ tác động đáng kể đến khả năng đạt được mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp và điều này cần được cân nhắc khi tạo các chỉ số kế hoạch.

T (Timebound): Mục tiêu có thời hạn cụ thể

KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể.

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy theo loại hình kinh doanh, các hoạt động dành riêng cho nhân viên và KPI chung của bộ phận.

Ví dụ: KPI có thể được sử dụng để đo lường các lĩnh vực sau: số lượng đơn vị bán được; lợi nhuận trên mỗi mặt hàng; chất lượng sản phẩm; dịch vụ khách hàng; thời gian hoàn thành nhiệm vụ; giới thiệu khách hàng; luân chuyển nhân viên,…

Ngay cả những vai trò dường như không đóng góp vào sự tăng trưởng tài chính cũng yêu cầu KPI phù hợp với mục tiêu kinh doanh và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ, KPI cho lĩnh vực công nghệ là cải thiện chất lượng kết nối internet.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành chỉ tiêu KPI

Khi bạn đã xác định được KPI cho từng bộ phận và vị trí trong doanh nghiệp của mình, bạn có thể áp dụng chúng cho quản lý nhân sự và năng suất.

Vì KPI được xác định theo các tiêu chí có thể đo lường được nên mỗi mục KPI phải có một phương pháp đánh giá cụ thể. Nói chung, mỗi công việc và KPI có thể được chia thành 3 nhóm chính sau:

• Nhóm A: Thời gian thực hiện kéo dài, ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: Thời gian thực hiện ngắn, ảnh hưởng đến mục tiêu tổng thể HOẶC / VÀ thời gian thực hiện dài và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: Tốn ít thời gian hơn, ít tác động hơn.

Mỗi KPI này sẽ có trọng số khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của nó. Ví dụ: A: 50%; B: 30% và C: 20%. Để đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên A, A đưa ra bộ 3 KPI gồm A, B và C.

Bước 4: Liên hệ giữa lương thưởng và KPI là gì?

Đối với mỗi mức độ hoàn thành của KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương và thưởng nhất định.

Chính sách có thể được xác định trước bởi lãnh đạo doanh nghiệp, giám đốc điều hành bộ phận và người xây dựng hệ thống KPI hoặc có thể do chính nhân viên đồng ý.

Điển hình là có cuộc họp nghiệm thu vào cuối mỗi đợt đánh giá để đánh giá định kỳ kết quả công việc. Các đánh giá cần khách quan và toàn diện; kết hợp ý kiến của sếp; đồng nghiệp; khách hàng và chính nhân viên.

Bước 5: Chỉnh sửa và tối ưu KPI 

KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem lại các KPI bạn vừa tạo để đảm bảo các chỉ số nhất quán. Mọi thứ có thể mất vài tháng đầu để đạt mức tối ưu, nhưng khi đã có KPI cuối cùng, thì sẽ mất ít nhất một năm.

Một số lưu ý đối với KPI là gì?

Trước khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần tạo một số tiêu chí theo ngữ cảnh cho các thước đo. Chỉ khi đó những người thực hiện mới có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa của từng KPI. Tên chỉ số và chỉ số thường có sự so sánh ngầm (điểm chuẩn) với một mốc nhất định; có thể là mức trung bình của ngành, mức tăng trưởng hàng năm, v.v.

Ví dụ: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu 30% có thể dựa trên tỷ lệ tăng trưởng ngành giả định là 25%. Các doanh nghiệp muốn đạt được tốc độ trên mức trung bình của ngành.

KPI thường được xem xét ở cấp độ thực thi. Do đó, bạn không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 vị trí. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, các công ty chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số có ảnh hưởng lớn nhất đến công ty.

Bên trên, blog.freeC.asia đã cung cấp cho bạn các thông tin xoay quanh câu hỏi “KPI là gì?”. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu và biết cách xây dựng KPI phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Có thể bạn quan tâm:

• 3 tầng văn hóa doanh nghiệp gồm những gì?
• Employee engagement là gì? Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
• Những điều doanh nghiệp cần biết khi xây dựng mô hình quản trị nhân tài