Cấu trúc của phòng nhân sự là một thắc mắc cho những ai muốn tìm hiểu về bộ phận này. Nếu bộ phận kinh doanh là bộ phận mang lại doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp, thì bộ phận nhân sự là nền móng vững chắc của doanh nghiệp. Hai yếu tố đầu vào quan trọng nhất công ty là vốn và nguồn nhân lực.
Nguồn nhân lực thì phức tạp, khó kiểm soát. Vì bản chất hành vi và tâm lý con người là một phạm trù không dễ nắm bắt. Để tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực thành công, bộ phận nhân sự cần được tổ chức thành các phòng ban với các chức năng nghiệp vụ khác nhau. Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn giải đáp cấu trúc của phòng nhân sự có gì nhé!
Cấu trúc của phòng nhân sự – Bộ phận tuyển dụng trong phòng nhân sự
Bộ phận tuyển dụng là bộ phận tìm kiếm và tuyển dụng người cho một doanh nghiệp. Họ không đợi các ứng viên nộp đơn mà sẽ thực hiện các cuộc săn đầu người. Bộ phận này sẽ lập kế hoạch và trực tiếp thực hiện các hoạt động tuyển dụng.
Vì vậy, họ phải rất tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị đến khâu thực hiện. Bộ phận tuyển dụng cũng cần phối hợp với các bộ phận khác để tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng của từng bộ phận. Từ đó quyết định nội dung tuyển dụng; thời điểm công bố; các kênh sử dụng; cách thu hút khách hàng. Và các ứng viên đủ tiêu chuẩn nộp đơn cho công việc.
>>> Xem thêm Tổng quan cơ cấu phòng hành chính nhân sự
Các trách nhiệm cụ thể của Bộ phận tuyển dụng trong Cấu trúc của phòng nhân sự
- Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động và tăng trưởng của doanh nghiệp.
- Đăng tin tuyển dụng trên các kênh cung cấp thông tin đầy đủ cho ứng viên và tiếp cận ứng viên tiềm năng.
- Sàng lọc hồ sơ. Lưu trữ hồ sơ ứng viên.
- Lên lịch phỏng vấn ứng viên.
- Sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại.
- Kiểm tra, đánh giá năng lực của ứng viên.
- Tổ chức các sự kiện để thu hút mọi người.
- Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng cho nhu cầu tuyển dụng.
- Viết các tài liệu, các loại thư: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng.
- Được liên kết với các nguồn nhân lực chất lượng cao: các trường đại học, cao đẳng, các đơn vị dạy nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị.
- Giải quyết các bất cập về pháp lý trong tuyển dụng.
Trước đây, công việc trên chủ yếu do các nhà tuyển dụng thực hiện. Trong thời đại 4.0 như hiện nay, các nhà tuyển dụng được hỗ trợ bởi các ứng dụng công nghệ có thể giúp tăng năng suất đáng kể. Bộ phận tuyển dụng là một bộ phận không thể thiếu trong cấu trúc của phòng nhân sự.
>>> Xem thêm Nhân sự 4.0: HR Automation và tương lai của ngành Nhân sự
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B) trong cấu trúc của phòng nhân sự
Trong cấu trúc của phòng nhân sự, C&B là một trong những bộ phận được coi trọng nhất ở mọi công ty. Nhân viên trong bộ phận này sẽ phát triển và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khuyến khích và các chính sách khác của công ty.
Tất cả công việc này được thực hiện nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động trong công ty một cách công bằng và phù hợp với quy định của nhà nước. Bộ phận C&B được coi là bộ phận nắm vững cán cân thu nhập của mọi nhân viên. Chính sách đãi ngộ là lĩnh vực quan trọng nên bộ phận C&B cần có khả năng xử lý và phân tích số liệu hiệu quả.
Ngoài việc cân đối thu nhập, C&B còn chịu trách nhiệm về các chính sách quyền lợi cho nhân viên. C&B là người chịu trách nhiệm về các vấn đề như tiền lương, thưởng; chính sách phúc lợi; thủ tục pháp lý; giờ giấc làm việc của nhân viên,… Vì vậy, cần phải hiểu biết cặn kẽ về luật lao động, luật bảo hiểm, chính sách bảo hiểm… cũng như các công văn và luật liên quan.
Nhiệm vụ của Bộ phận C&B
- Định giờ, quản lý thời gian đi nghỉ, đi muộn, nghỉ việc…
- Xây dựng bảng lương dựa trên vị trí và khả năng.
- Xây dựng phúc lợi, lương thưởng, khuyến khích, kỷ luật, hệ thống bảo hiểm, chính sách thuế…
- Xử lý tranh chấp quan hệ lao động.
- Khảo sát độ hài lòng của nhân viên.
- Thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu quả cho từng vị trí và cấp độ.
- Quản lý hợp đồng lao động; hồ sơ nhân viên.
- Thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
- Tính lương và các chính sách phúc lợi liên quan cho tất cả nhân viên trong công ty.
Tương ứng với những công việc trong cấu trúc của phòng nhân sự, nhân viên C&B cũng có những công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho việc tính lương và trả lương cho nhân viên nhanh chóng và chính xác hơn. Phần mềm tính lương và quản lý phúc lợi nhân viên phổ biến nhất hiện nay là AMIS Human Resources.
Điểm mạnh của phần mềm là tính toán bảng lương chính xác; tự động gửi phiếu lương cho nhân viên trên điện thoại di động của họ và truy cập tức thì vào tất cả các báo cáo lương; chính sách và phúc lợi. Đặc biệt, phần mềm còn được kết nối với phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử để tính và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) chính xác cho từng người lao động.
ƯU ĐÃI KHỦNG TRONG THÁNG
freeC Asia “DISCOUNT” lên đến 50% các dịch vụ!
Bộ phận hành chính trong phòng nhân sự
Bộ phận hành chính có thể được coi là “quản gia” trong cấu trúc của phòng nhân sự. Họ sẽ chịu trách nhiệm về mọi giấy tờ; thủ tục; hồ sơ liên quan đến nhân viên và tài sản công ty.
Bộ phận này thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự (văn phòng phẩm; lên lịch họp; đặt lịch hẹn; trả lời điện thoại,…). Đồng thời, bộ phận hành chính có thể thực hiện một số công việc từ các bộ phận khác, như:
- Quản lý hợp đồng lao động của nhân viên, hồ sơ nhân viên và lập lịch nhân sự.
- Hướng dẫn nhân viên mới ký hợp đồng lao động và làm rõ mức lương, chính sách phúc lợi của công ty.
- Theo dõi và thực thi việc nghỉ phép hoặc hết hạn hợp đồng theo yêu cầu.
- Lập báo cáo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
- Thực hiện chuyển phát nhanh tài liệu, hợp đồng, hóa đơn cho các công ty, phòng ban.
- Quản lý các thủ tục như thủ tục giấy tờ, hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ, thủ tục nhận việc, nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng…
- Thu mua, theo dõi tài sản công ty, tồn kho văn phòng phẩm.
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động du lịch, team building trong công ty nhằm xây dựng văn hóa công ty.
- Giám sát các quy tắc, thông lệ và văn hóa của công ty.
>>> Xem thêm việc làm hành chính nhân sự
Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D) trong phòng nhân sự
Nhiệm vụ của bộ phận Đào tạo và Phát triển (L&D) là cải thiện hiệu suất của nhóm và cá nhân. Bằng cách phát triển kiến thức và trau dồi kỹ năng cho nhân viên. Đào tạo và phát triển là một trong những chức năng của phòng nhân sự.
Hầu hết, các tổ chức coi đào tạo và phát triển là một phần không thể thiếu của phát triển nguồn nhân lực. Đào tạo được thiết kế để nâng cao hoặc phát triển năng lực hoặc kỹ năng bổ sung của nhân viên trong công việc hiện tại của họ nhằm tăng năng suất và hiệu quả.
Bộ phận đào tạo và phát triển cũng tạo cơ hội giúp nhân viên phát triển hơn nữa trong sự nghiệp. Phát triển nhân viên là lâu dài và có lợi cho sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên, trong khi mục đích ngắn hạn của đào tạo là cải thiện ngay lập tức công việc hiện tại của họ.
Chức năng của Bộ phận đào tạo và phát triển trong cấu trúc của phòng nhân sự
– Lập kế hoạch và triển khai các buổi, khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.
– Xây dựng kế hoạch đào tạo để đảm bảo rằng kế hoạch đào tạo được thực hiện theo đúng kế hoạch.
– Theo dõi và đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện.
– Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ. Phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.
Bộ phận quản lý tài năng của công ty
Quản lý tốt tài năng là một trong những ưu tiên phát triển của các công ty hàng đầu trên thế giới. Sau đây, chúng ta cùng điểm qua những chức năng của bộ phận quản lý tài năng trong cấu trúc của phòng nhân sự:
– Tạo động lựᴄ ᴄho các nhân ᴠiên.
– Thu hút các nhân tài hàng đầu.
– Đảm bảo những ᴠai trò quan trọng trong tổ chức.
– Tăng hiệu ѕuất, hiệu quả ᴄủa nhân ᴠiên.
– Nhân ᴠiên có ᴄam kết với công ty.
– Giữ lại những tài năng hàng đầu.
– Cải thiện hiệu quả của tình hình kinh doanh.
Bộ phận xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong cấu trúc của phòng nhân sự
Văn hóa doanh nghiệp có tác động mạnh đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp giúp tổ chức vượt xa cuộc đời của những người sáng lập. Nhiều người nghĩ rằng, văn hóa doanh nghiệp là một tài sản vô hình của doanh nghiệp. Tác dụng của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp thể hiện:
– Tạo động lực làm việc cho các nhân viên.
– Điều phối và kiểm soát các hành vi cá nhân.
– Giảm xung đột giữa các nhân viên.
– Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Qua nội dung trên, freeC đã giúp bạn biết được cấu trúc của phòng nhân sự gồm có những vị trí nào và chức năng như thế nào. Cũng như phòng nhân sự và phòng kinh doanh đều có nhiệm vụ quan trọng như nhau đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này hữu ích cho sự tìm kiếm của bạn.
Có thể bạn quan tâm: