Nhân sự là gì? Trách nhiệm của phòng nhân sự? Các công việc của phòng nhân sự là gì? Nếu bạn đang quan tâm về vị trí công việc này, mời bạn cùng freeC tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé.
Nhân sự là gì?
Nhân sự (HR) là một bộ phận của doanh nghiệp; chuyên tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng ứng viên, đào tạo và điều hành các chương trình phúc lợi cho nhân viên. Đây là nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng; là đầu mối giúp các công ty đối phó với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh hiện đại; cũng như đáp ứng nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng ngày càng lớn trong thế kỷ XXI này.
Chuyên gia kinh tế thể chế người Mỹ, John R. Commons, lần đầu tiên đề cập đến thuật ngữ “nguồn nhân lực” trong cuốn sách “The Distribution of the Wealth” xuất bản năm 1983 của ông. Tuy nhiên, phải đến thế kỷ XIX, bộ phận nhân sự mới thực sự phát triển với nhiệm vụ giải quyết sự khác biệt giữa người lao động và người sử dụng lao động.
>>> Xem thêm Quản trị nhân lực và quản trị nhân sự khác nhau thế nào?
Các vị trí của phòng nhân sự là gì?
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy, các vai trò của bộ phận nhân sự thường rất đa dạng. Một số vị trí phổ biến hơn trong các tổ chức nhân sự bao gồm:
- Chuyên gia Phát triển Đào tạo.
- Giám đốc nhân sự.
- Chuyên gia phúc lợi.
- Chuyên viên nhân sự tổng hợp.
- Quản lý dịch vụ việc làm.
- Chuyên viên phân tích công việc và lương thưởng.
- Giám đốc Đào tạo và Phát triển.
- Recruiters (người tuyển dụng).
- Chuyên gia tư vấn quyền lợi.
- Chuyên viên phân tích nhân sự.
- Giám sát nhân sự.
>>> Xem thêm Cấu trúc của phòng nhân sự có những bộ phận nào?
Ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực
Quản lý nhân sự liên quan đến việc cung cấp một cách tiếp cận chiến lược và tổng thể để quản lý con người, văn hóa và môi trường làm việc.
Vai trò của các chuyên gia nhân sự là đảm bảo rằng nhân viên – tài sản quý giá nhất của công ty – nhận được sự hỗ trợ thích hợp từ các chương trình, chính sách và quy trình của công ty.
Ngoài ra, họ có trách nhiệm thúc đẩy môi trường làm việc lành mạnh, tích cực và xây dựng sự gắn kết giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Quản lý nhân sự hiệu quả là điều kiện tiên quyết để tạo động lực cho người lao động đóng góp vào phương hướng chung của công ty; đảm bảo hoàn thành xuất sắc các mục tiêu và nhiệm vụ.
Công việc nhân sự bao gồm những gì?
Công việc của nhân sự là gì? Công việc của Phòng Nhân sự là quản lý và hoạch định nguồn nhân lực. Nó bao gồm 7 trách nhiệm cơ bản sau:
1. Tổ chức tuyển dụng
Tuyển dụng và lựa chọn những ứng viên tốt nhất cho một công ty là trách nhiệm hàng đầu của bộ phận nhân sự; cũng là “huyết mạch” của tổ chức – vì vậy việc tìm kiếm những ứng viên phù hợp và xây dựng chất lượng nhân sự là ưu tiên hàng đầu.
Quá trình tuyển dụng thường bắt đầu khi một công việc mới bắt đầu – hoặc khi một nhân viên nghỉ việc và cần thay đổi vai trò. Người quản lý trực tiếp gửi bản mô tả công việc cho bộ phận nhân sự để bắt đầu tổ chức tuyển dụng.
Trong quá trình này, các chuyên gia nhân sự có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để lựa chọn và tìm ra những ứng viên phù hợp nhất – bao gồm thực hiện phỏng vấn, đánh giá hoặc kiểm tra thông tin từ các nguồn tham khảo, v.v.
Trong tình huống có nhiều ứng viên, bộ phận nhân sự có thể triển khai các công cụ lựa chọn trước để sàng lọc lại những ứng viên phù hợp hơn cho vòng tiếp theo trước khi tiến hành các cuộc phỏng vấn và đánh giá chuyên sâu hơn.
2. Quản lý Hiệu suất
Quản lý hiệu suất là nhiệm vụ cơ bản thứ hai của bộ phận nhân lực — nó được thiết kế để phát triển nhân viên; tăng năng suất và cải thiện lợi nhuận của công ty.
Thông thường, mỗi nhân viên có một số trách nhiệm. Quản lý hiệu suất cho phép nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suất công việc của họ để lập kế hoạch cải thiện và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Các hoạt động bao gồm các cuộc trò chuyện trực tiếp về hiệu suất, đánh giá 360 độ dựa trên nhận xét từ đồng nghiệp; khách hàng; các mối quan hệ và một số nguồn phản hồi không chính thức khác.
Quản lý hiệu quả hoạt động thường được doanh nghiệp thực hiện mỗi năm một lần – Bắt đầu với việc lập kế hoạch; giám sát; đánh giá và khen thưởng nhân viên. Mục tiêu cuối cùng là phân loại nhân viên dựa trên năng suất và khả năng phản tác dụng của họ.
Một quy trình quản lý hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận Nhân sự và ban lãnh đạo. Cụ thể, người quản lý trực tiếp sẽ đóng vai trò chủ chốt và được hỗ trợ bởi bộ phận Nhân sự. Công việc này có ý nghĩa quan trọng đối với việc phát triển năng lực của nhân viên và nâng cao hiệu quả, tính bền vững và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đối với những nhân viên thường xuyên không đạt được mục tiêu, công ty và bộ phận nhân sự cần đánh giá xem họ có phù hợp với văn hóa của công ty hay không.
3. Đào tạo và Phát triển
Mỗi người đều có kinh nghiệm sống, ảnh hưởng văn hóa và thời gian mà họ lớn lên. Về nhân sự, học tập và phát triển (L&D) được thiết kế để hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực và kiến thức; cũng như thích ứng với những thay đổi về quy trình, công nghệ, xã hội hoặc biến động pháp lý. Dưới sự quản lý của Bộ phận Nhân sự, L&D sẽ đề xuất các chính sách phù hợp nhất để hướng doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu dài hạn.
Hầu hết các doanh nghiệp đều có ngân sách riêng cho các hoạt động L&D. Các quỹ sẽ được phân phối cho nhân viên; thực tập sinh; các nhà lãnh đạo tương lai và các nhân viên tiềm năng sẽ có nhiều cơ hội tiếp cận hơn với các quỹ này.
L&D đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối trình độ và năng lực của nhân viên; giúp họ sàng lọc và phát triển thành đội ngũ lãnh đạo trong tương lai. Căn cứ vào hiệu quả công việc và tiềm năng của từng nhân viên, bộ phận nhân sự và cấp quản lý sẽ tư vấn hoặc hỗ trợ họ lựa chọn lộ trình / kế hoạch phát triển phù hợp.
4. Lập kế hoạch kế nhiệm
Lập kế hoạch kế nhiệm là quá trình tạo ra một kế hoạch dự phòng khi một nhân viên chủ chốt của công ty nghỉ việc. Khi các vị trí quản lý cấp cao rời đi, việc có người thay thế sẽ đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh – tiết kiệm rất nhiều tiền cho doanh nghiệp.
Lập kế hoạch kế nhiệm thường dựa trên đánh giá hiệu suất và công việc L&D. Nhờ đó, các doanh nghiệp có cơ hội xây dựng đội ngũ nhân tài – bao gồm những ứng viên có năng lực sẵn sàng thay đổi vị trí (cấp cao) nếu cần thiết. Xây dựng và phát triển hệ thống này là yếu tố “then chốt” trong quản trị nguồn nhân lực.
5. Lương và phúc lợi
Một chức năng quan trọng không kém của Phòng Nhân sự là Lương thưởng và Phúc lợi (C&B). Trả lương công bằng là chìa khóa quan trọng để tạo động lực và giữ chân nhân viên. Khi nói đến việc trả lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần nó. Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc công bằng và minh bạch.
Chế độ đãi ngộ xứng đáng là một trong những cách tốt nhất để thu hút nhân tài. Việc trả thưởng cần được cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Vai trò của HR là giám sát việc tăng lương, thiết lập các tiêu chuẩn khuyến khích và thực hiện kiểm toán tiền lương khi cần thiết.
>>> Xem thêm việc làm nhân sự lương cao
6. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực
Trong nền công nghệ 4.0 hiện nay, việc xây dựng và phát triển Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp – đặc biệt là đối với bộ phận nhân sự.
Ví dụ: khi tuyển dụng một tổ chức, các chuyên gia nhân sự thường sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để cập nhật ứng viên và tin tuyển dụng.
Đối với quản lý hiệu suất, hệ thống giúp HR theo dõi tiến độ hoàn thành; nhập mục tiêu của từng nhân viên, do đó cho họ điểm.
Trong công việc L&D, Hệ thống quản lý học tập (LMS) được sử dụng để truyền tải nội dung đào tạo nội bộ. Ngoài ra, các doanh nghiệp cần các hệ thống quản lý nguồn nhân lực khác để theo dõi ngân sách và phê duyệt đào tạo.
Hệ thống trả lương được sử dụng để quản lý lợi ích. Ngoài ra, có rất nhiều công cụ kỹ thuật số có sẵn để hỗ trợ lập kế hoạch kế nhiệm.
Tất cả các chức năng trên có thể được tích hợp trong một hệ thống – HRIS. Đôi khi, việc quản lý những chức năng này được chia nhỏ thành nhiều hệ thống nhân sự khác nhau.
7. Phân tích dữ liệu nguồn nhân lực
Trong năm năm qua, tổng hợp và phân tích dữ liệu đã trở thành những yêu cầu mới đối với các chuyên gia nhân sự. Hệ thống HRIS nêu trên thực chất là một hệ thống lưu trữ dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định nhân sự chiến lược sáng suốt hơn.
Một cách tiếp cận hiệu quả để quản lý dữ liệu là thông qua hệ thống KPI nhân sự và báo cáo nhân sự.
Báo cáo này tập trung vào phân tích tình trạng hiện tại và quá khứ của doanh nghiệp. Quá trình phân tích dữ liệu cũng tạo cơ sở cho HR đưa ra các dự đoán về tương lai (ví dụ: dự báo nhu cầu lao động; tỷ lệ doanh thu, tác động của kinh nghiệm ứng viên (Employee Experience) đến sự hài lòng trong công việc, sự hài lòng của khách hàng, v.v.).
Bằng cách chủ động đo lường và xem xét dữ liệu này, bộ phận Nhân sự có thể đưa ra các quyết định khách quan hơn, giúp dễ dàng đạt được sự đồng thuận và đồng tình từ cấp quản lý.
>>> Xem thêm Employee experience là gì? Cách tạo employee experience tuyệt vời
Xu hướng mới trong ngành Quản trị Nhân sự
Ngày nay, trách nhiệm của phòng Nhân sự không bị giới hạn trong những công việc hành chính truyền thống, mà còn hướng đến sử dụng nguồn nhân lực một cách chiến lược và hiệu quả hơn. Từ đó đảm bảo các chương trình/chính sách cho nhân viên có tác động tích cực đến doanh nghiệp.
Vào tháng 8 năm 2014, một bài báo trên tạp chí Forbes đã đề cập đến những xu hướng chuyển đổi mới trong ngành nhân sự. Vì vậy, những người làm công tác nhân sự muốn được doanh nghiệp ghi nhận thì phải chuyển mình; hình thành tư duy doanh nghiệp và tầm nhìn chiến lược dài hạn. Chính xu hướng này đã dẫn đến sự ra đời của một vị trí mới – Đối tác Kinh doanh Nhân sự (HRBP).
Những gì mong đợi từ bộ phận nhân sự ngày nay
Với sự phát triển của xã hội, vai trò của đội ngũ quản lý nhân sự ngày nay chủ yếu được chú trọng. Tập trung vào 4 lĩnh vực chính:
1. Xác định và sắp xếp các mục tiêu kinh doanh
Mỗi nhân viên phải hiểu rõ ràng lý do tại sao một công ty ra đời hoặc tồn tại – chỉ khi đó, một doanh nghiệp mới có thể thành công và bền vững. Ngoài ra, mỗi người phải hiểu rõ vị trí của mình có ảnh hưởng hay ý nghĩa như thế nào trong quá trình đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Tiền lương bao gồm lương chính thức và các khoản phúc lợi bổ sung. Phần lương chính bao gồm tiền trả trực tiếp cho công việc; thường là tiền lương hàng tháng hoặc theo hiệu quả. Phúc lợi là tất cả các hình thức khuyến khích phi tiền tệ – bao gồm thêm thời gian nghỉ phép; giờ giấc linh hoạt; chăm sóc sức khỏe; lương hưu; trợ cấp xăng xe; máy tính xách tay,… Mục đích là để khen thưởng, khuyến khích và động viên nhân viên làm việc.
2. Tuyển dụng nhân tài bằng cách tạo, tiếp thị và thúc đẩy đề xuất giá trị của nhân viên (ESP)
Thuật ngữ đề xuất giá trị nhân viên (EVP) đề cập đến các yếu tố cụ thể giúp một doanh nghiệp “thu hút” nhân viên của mình. Đó có thể là một thứ hữu hình (lương, đãi ngộ, chế độ đào tạo…) hoặc một thứ gì đó vô hình (môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các đồng nghiệp,…).
Những sai lầm về quảng bá các chiến lược truyền thông dẫn đến nhầm lẫn/đánh giá sai về tổ chức; tác động tiêu cực đến mối quan hệ giữa nhân viên và người sử dụng lao động. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch giao tiếp và điều hành phó chủ tịch phù hợp để không làm mất uy tín của các ứng viên tiềm năng.
3. Tập trung vào điểm mạnh của nhân viên
Doanh nghiệp cần cố gắng xác định thế mạnh và khả năng của ứng viên và nhân viên, đồng thời tạo điều kiện hoặc giao việc để giúp họ phát huy hết khả năng của mình.
4. Đảm bảo tính nhất quán của tổ chức
Để một doanh nghiệp thành công và bền vững, bộ phận nhân sự nói riêng và ban lãnh đạo cần đảm bảo rằng tất cả các thành tựu đạt được đều phù hợp với các mục tiêu đã nêu.
Phẩm chất của người lao động, nguồn nhân lực
Để trở thành một nhà nhân sự giỏi, yêu cầu quan trọng nhất của bạn là có khả năng tương tác và quản lý tốt với mọi người và biết cách giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau. Ngoài ra, một số kỹ năng quan trọng khác bao gồm lãnh đạo; quản lý; tư duy; ra quyết định; lắng nghe tích cực; đồng cảm; phân công công việc,…
Bên trên là những thông tin xung quanh câu hỏi nhân sự là gì cũng như các thông tin liên quan đến ngành nhân sự. Blog.freeC.asia hy vọng với những chia sẻ này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công.
Có thể bạn quân tâm:
