Công ty cần chuẩn bị những gì khi nhân sự nghỉ việc mùa cao điểm cuối năm?

Cuối năm, thời điểm nhân sự dễ chuyển dịch công việc mà không cần nhận thưởng. Điều đó đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho mọi tổ chức. freeC Asia viết bài này để trang bị cho các công ty những công cụ và chiến lược cần thiết để chuẩn bị cho làn sóng nhân sự nghỉ việc vào cuối năm, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người lao động sẵn sàng nhảy việc cuối năm không cần nhận thưởng?

[quá trình hiển thị block bị dừng] [quá trình hiển thị block bị dừng]

Lập quy trình Offboarding rõ ràng

Quy trình offboarding cần được thiết lập rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên ra đi mà còn giúp công ty quản lý tốt những thay đổi nhân sự. Nên quy định thời gian thông báo nghỉ trước cụ thể với mỗi cấp bậc nhân viên. Từ đó, công ty có đủ thời gian để tìm người thay thế và chuyển giao công việc thuận lợi.

Các bước cơ bản của 1 quy trình offboarding chuẩn gồm

1. Thông báo nghỉ việc: Nhân viên cần thông báo việc nghỉ việc rõ ràng và kịp thời. Quy định khoảng thời gian thông báo trước giúp công ty chuẩn bị cho việc chuyển giao công việc. Ví dụ, nhân viên cần báo trước 30 ngày trước khi chính thức rời khỏi công ty.
2. Kiểm tra và thu thập tài sản công ty: Đảm bảo rằng nhân viên đã trả lại tất cả tài sản của công ty như máy tính, thiết bị, thẻ truy cập, và bất kỳ tài liệu nào khác.
3. Bàn giao công việc: Hỗ trợ quá trình chuyển giao công việc cho người thay thế. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin và tài liệu liên quan đến công việc, và thậm chí hướng dẫn cho người thay thế.
4. Đánh giá và phản hồi: Tổ chức một buổi họp cuối cùng với nhân viên ra đi (exit interview) để đánh giá và thu thập phản hồi. Điều này giúp công ty nắm bắt thông tin về trải nghiệm của nhân viên và cách cải thiện trong tương lai.
5. Hủy bỏ quyền truy cập: Đảm bảo rằng nhân viên không còn quyền truy cập vào các hệ thống và dịch vụ của công ty sau khi họ nghỉ việc.
6. Thực hành đúng quy định về bảo mật: Đảm bảo rằng tất cả thông tin nhạy cảm và dữ liệu của công ty đã được bảo mật và xử lý đúng quy định.
7. Giải quyết các yếu tố cuối cùng: Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố cuối cùng như hủy bỏ các tài khoản và trả lương còn lại (nếu có).
8. Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến quy trình offboarding theo cách an toàn và tuân thủ quy định về bảo quản tài liệu.

Xây dựng, duy trì và phát triển talent pool

Talent pool đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho công ty sự linh hoạt và sẵn sàng đối mặt với thách thức tuyển dụng, đặc biệt là trong những thời kỳ cao điểm như cuối năm. 

Xây dựng và quản lý một talent pool đa dạng không chỉ giúp giảm thời gian tìm kiếm ứng viên mà còn mang lại sự đa dạng và sự sẵn sàng cho các vị trí quan trọng. 

Một số nguồn lực quan trọng để xây dựng và duy trì talent pool bao gồm ứng viên cũ, nguồn nội bộ, và các chương trình thực tập sinh… 

Ứng viên cũ đã có sẵn sự hiểu biết về công ty và có thể nhanh chóng thích ứng với môi trường làm việc. Nguồn nội bộ như nhân viên hiện tại có thể giới thiệu người quen có năng lực và đam mê phù hợp. 

Chương trình thực tập sinh không chỉ là cơ hội để thử nghiệm và đánh giá tài năng mà còn là nguồn tiềm năng cho talent pool trong tương lai. 

Bên cạnh đó, sử dụng các nguồn thông tin như báo chí online, hồ sơ trực tuyến và chiến dịch marketing giúp mở rộng tầm nhìn và thu hút ứng viên mới. 

Sự linh hoạt trong việc kết hợp nhiều nguồn lực khác nhau sẽ tạo ra một talent pool đa dạng và phong phú, là nguồn lực quý giá giúp công ty nhanh chóng và đáp ứng hiệu quả nhu cầu tuyển dụng và phát triển nhân sự của mình.

Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân sự

Hiểu và đáp ứng nguyện vọng của nhân viên không chỉ giúp giữ chân nhân tài mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực. Cập nhật chính sách và phúc lợi phải phản ánh đúng tình hình thực tế của công ty và đáp ứng được mong muốn của nhân viên. Từ đó, công ty tạo ra sự hài lòng và gắn kết lâu dài của nhân viên.

Những cách thu thập tâm tư và nguyện vọng của nhân viên

1. Cuộc họp cá nhân: Tổ chức cuộc họp định kỳ hoặc theo yêu cầu giữa quản lý và nhân viên để trao đổi về công việc và tình hình cá nhân. Cuộc họp này có thể tập trung vào các mục tiêu cá nhân, điểm mạnh và yếu, và nguyện vọng về sự phát triển sự nghiệp.
2. Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên: Tổ chức các cuộc khảo sát thỏa mãn nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng và ý kiến đóng góp của họ về công việc và môi trường làm việc. Khảo sát này có thể đi kèm với câu hỏi về những điều mà nhân viên mong muốn thay đổi hoặc cải thiện.
3. Phản hồi 360 độ: Sử dụng hình thức phản hồi 360 độ, trong đó nhân viên được đánh giá không chỉ từ quản lý mà còn từ đồng nghiệp và cấp dưới. Điều này có thể giúp xác định được nguyện vọng và mối quan tâm của nhân viên từ nhiều góc độ.
4. Hệ thống phản hồi liên tục: Tạo ra một hệ thống phản hồi liên tục cho nhân viên, nơi họ có thể gửi ý kiến và góp ý bất kỳ lúc nào. Điều này có thể bao gồm hộp thư góp ý, hệ thống trực tuyến hoặc ứng dụng di động.
5. Các cuộc họp nhóm: Tổ chức các cuộc họp nhóm để thảo luận về các dự án, chính sách, hoặc các vấn đề quan trọng khác. Những cuộc họp này cung cấp cơ hội cho nhân viên để chia sẻ ý kiến và thảo luận về các tương lai của công ty. Tuy nhiên không nên quá sa đà vào các cuộc họp này mà thay vào đó, nên có các cuộc họp cố định theo tuần hoặc tháng hoặc quý
6. Các cuộc trò chuyện không chính thức: Tạo ra môi trường thoải mái để nhân viên có thể thoải mái chia sẻ tâm tư và nguyện vọng của họ. Điều này có thể thực hiện thông qua cuộc trò chuyện cùng bàn làm việc hoặc các hoạt động ngoài công việc.
7. Khảo sát đánh giá hiệu suất: Tổ chức các cuộc khảo sát hoặc buổi đánh giá hiệu suất để tìm hiểu về cách nhân viên cảm nhận về công việc của họ và xem xét mục tiêu và nguyện vọng của họ trong tương lai.
8. Theo dõi mạng xã hội nội bộ: Theo dõi các diễn đàn hoặc mạng xã hội nội bộ để đánh giá ý kiến và góp ý từ nhân viên. Điều này có thể là một nguồn thông tin quan trọng về nguyện vọng và ý kiến của họ.
9. Sử dụng các công cụ quản lý nhân sự: Sử dụng các ứng dụng và công cụ quản lý nhân sự để theo dõi hiệu suất và tương tác của nhân viên và thu thập dữ liệu liên quan đến tâm tư và nguyện vọng của họ.
10. Phát triển chương trình giao lưu và đào tạo: Tổ chức các chương trình giao lưu và đào tạo nội bộ để nhân viên có cơ hội giao tiếp trực tiếp với quản lý và lãnh đạo, và chia sẻ ý kiến của họ.

Giải pháp hỗ trợ nhân sự của freeC Asia

Sứ mệnh của freeC Asia là hỗ trợ các công ty đạt được các mục tiêu tuyển dụng với sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia hàng đầu và công nghệ hiện đại.

Không chỉ giúp công ty tiết kiệm đến 40% thời gian tuyển dụng, chúng tôi còn mang đến một đội ngũ hơn 60 chuyên gia tư vấn tuyển dụng giàu kinh nghiệm; cùng mạng lưới hơn 2000 nhà tuyển dụng tự do, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu tuyển dụng của mọi tổ chức. 

Với cơ sở dữ liệu hơn 550.000 ứng viên và sự tăng trưởng từ website việc làm với hơn 10.000 ứng viên mỗi tháng, freeC Asia không chỉ kết nối các nhà tuyển dụng với nhân tài mà còn là đối tác chiến lược giúp công ty xây dựng đội ngũ bền vững. 

Chọn freeC Asia, chọn sự chắc chắn trong tuyển dụng.

Tổng kết

Chuẩn bị sẵn sàng cho mùa nghỉ việc cuối năm không chỉ giúp công ty giảm thiểu rủi ro mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh được liên tục. Áp dụng một cách tiếp cận chiến lược trong việc quản lý nhân sự sẽ giúp công ty anh/chị tối đa hóa hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.

Các bài viết liên quan:

• Recruitment Marketing là gì? 4 Bước cải thiện hiệu quả tuyển dụng
• 90% Nhà tuyển dụng Việt Nam chỉ biết vài bước trong quy trình Onboarding
• 10 Bí quyết viết JD không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết