Trong bài viết này, freeC sẽ hướng dẫn bạn cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn. Ngoài ra, chúng tôi có tặng bạn 4 mẫu email phản hồi cho nhà tuyển dụng ở cuối bài.
Từ việc bạn gửi sơ yếu lý lịch, đến cuộc phỏng vấn, và cuối cùng là lời mời làm việc; mọi tương tác với công ty tuyển dụng đều là một phần trong quá trình tìm việc của bạn. Thư xác nhận phỏng vấn của bạn cũng không ngoại lệ. Đó là một trong những thông điệp đầu tiên mà nhóm tuyển dụng nhận được từ bạn và nó nói lên rất nhiều về bạn; từ cách bạn tiếp cận các cuộc hẹn sắp tới cho đến ngôn ngữ bạn sử dụng trong giao tiếp chuyên nghiệp.
Ngay cả gửi email xác nhận cũng là điều cần thiết. Nó cho phép nhà tuyển dụng và người phỏng vấn đảm bảo rằng bạn đến đúng ngày và giờ được viết ra và truyền đạt rằng bạn tôn trọng lịch trình bận rộn của họ.
Gửi xác nhận phỏng vấn cũng cho phép bạn xác nhận các chi tiết cần thiết và tránh xảy ra sai lầm.
Ví dụ: Người quản lý tuyển dụng đã đề xuất một cuộc hẹn phỏng vấn lúc 3 giờ chiều vào thứ Năm, thì tốt nhất là bạn nên kiểm tra kỹ và gửi lại xác nhận. Bạn không muốn bỏ lỡ cuộc phỏng vấn của mình vì người quản lý tuyển dụng nghĩ rằng bạn sẽ gặp lúc 2 giờ chiều phải không?
Vậy, bạn nên viết thư xác nhận phỏng vấn như thế nào? Hãy tiếp tục đọc để biết một số cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn hiệu quả và các mẫu bạn có thể bắt đầu sử dụng. Nhưng bạn nên trả lời mail xác nhận phỏng vấn khi nào?
Khi nào bạn nên trả lời email yêu cầu phỏng vấn xin việc?
Lên kế hoạch gửi thư trả lời xác nhận qua email ngay sau khi bạn nhận được lời mời phỏng vấn. Một ngoại lệ là khi nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng nói với bạn rằng họ sẽ gửi xác nhận từ phía họ. Trong trường hợp đó, hãy hỏi khi nào bạn sẽ nhận được xác nhận đó.
Nếu bạn không nhận được bất kỳ thông tin nào sau một đến hai ngày làm việc, bạn có thể gửi thông báo tiếp theo:
Xin chào, Mr./Ms./Mx. {Họ} / Xin chào {Tên},
Rất vui được nói chuyện với anh/chị vào {ngày} và lên lịch cho cuộc phỏng vấn của tôi tại {tên công ty} vào {ngày và thời gian}. Tôi viết mail này vì tôi chưa nhận được email xác nhận của anh/chị. Vui lòng xác nhận rằng chúng ta sẽ vẫn gặp nhau vào {ngày và thời gian} như đã thảo luận.
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian. Tôi mong được gặp anh/chị và thảo luận về cách tôi có thể đóng góp cho {tên công ty}.
Trân trọng,
{tên của bạn}
Nếu bạn nhận được email xác nhận như đã hẹn, một câu trả lời ngắn gọn và nhã nhặn:
Xin chào, Mr./Ms./Mx. {Họ} / Xin chào {Tên},
Cảm ơn anh/chị đã gửi mail xác nhận phỏng vấn. Tôi đánh giá cao cơ hội được gặp anh/chị và mong được gặp anh/chị vào {ngày và thời gian} tại {địa chỉ}.
Trân trọng,
{tên của bạn}
Bạn cũng có thể hỏi thêm bất kỳ chi tiết phỏng vấn hoặc thông tin bổ sung mà bạn cần chuẩn bị trong mẫu trả lời trên.
9 yếu tố phải có trong mail xác nhận phỏng vấn
Bất kỳ email nào bạn gửi cho người quản lý tuyển dụng, bao gồm cả thư trả lời xác nhận phỏng vấn, cần:
- Chuyên nghiệp (Professional)
- Tích cực (Positive)
- Chính xác (Precise)
Hãy coi chúng như ba chữ P. Đó là cách bạn đạt được sự cân bằng giữa sự ngắn gọn, ấm áp và sự dễ tiếp cận. Khi bạn hiểu đúng, bạn có thể gây ấn tượng với bất kỳ người quản lý tuyển dụng.
Làm thế nào để bạn đưa ba chữ P vào thực tế?
Dưới đây là 9 điều bạn cần đưa vào email trả lời xác nhận phỏng vấn, cùng với các ví dụ về cách sử dụng.
1. Dòng tiêu đề
Dòng tiêu đề là phần mà nhà tuyển dụng (NTD) thấy đầu tiên về mail của bạn. Giữ cho dòng tiêu đề email của bạn càng ngắn gọn càng tốt trong khi vẫn bao gồm những điều cơ bản:
- Cụm từ “xác nhận phỏng vấn” / “interview confirmation”
- Chức danh
- Tên của bạn
Các chuyên gia tiếp thị cho rằng dòng tiêu đề 41 ký tự là tối ưu vì đó là độ dài tối đa của dòng tiêu đề trên màn hình iPhone (thiết bị kiểm tra email phổ biến của NTD). Điểm chuẩn tốt nhất tiếp theo là 70 ký tự, kích thước của dòng tiêu đề Gmail. Đây là một giới hạn ký tự dễ tuân thủ hơn nhiều:
- Xác nhận phỏng vấn Copywriter Junior: Nguyễn Long Quân (54 ký tự)
- Confirming Senior Copywriter Interview with Đặng Trường Duy (59 ký tự)
Ngay cả những cái tên tương đối dài cũng có thể phù hợp:
- Xác nhận phỏng vấn của Junior Copywriter: Alexander Laurens-Hamilton ( 68 ký tự)
Trong phần này, việc bao gồm tên của bạn là điều cần thiết vì nó giúp bộ phận tuyển dụng phân loại email theo tên ứng viên hiệu quả hơn.
Ví dụ: Nếu người quản lý tuyển dụng chuyển tiếp email của bạn cho đồng nghiệp, tên của bạn có thể không còn hiển thị trong dòng tiêu đề, nhưng đồng nghiệp vẫn có thể theo dõi ai đã gửi tin nhắn. Nó cho thấy rằng bạn đang suy nghĩ về những gì nhóm tuyển dụng cần – đó là một điểm có lợi cho bạn.
2. Lời chào
Dòng lời chào của email thiết lập giai điệu cho thông điệp, đặc biệt là về mặt hình thức. Bạn có thể biết công ty thường trình bày theo hình thức nào bằng cách xem email mời phỏng vấn.
Nếu bạn nhận được một cuộc điện thoại để lên lịch phỏng vấn, việc đánh giá hình thức sẽ phức tạp hơn một chút. Tuy nhiên, bạn có thể cảm nhận được văn hóa công ty từ trang web của họ và các nội dung được xuất bản khác.
Nếu bạn có email để làm việc, hãy xem cách người quản lý tuyển dụng chào đón bạn. Người đó đã gọi bạn bằng tên hay họ của bạn? Dù bằng cách nào, hãy làm tương tự trong email xác nhận của bạn.
Hai cách bắt đầu tốt nhất của bạn là:
- Xin chào {tên người nhận},
- Hi {tên của nhà tuyển dụng},
- Xin chào, Mr./Ms./Mx. {họ của người nhận},
- Hello, Mr./Ms./Mx. {họ của nhà tuyển dụng},
Nếu công ty theo phong cách trang trọng, bạn có thể dùng câu nói cổ điển “Dear Mr./Ms./Mx. {họ của nhà tuyển dụng}”; nhưng nó có thể quá trang trọng đối với một email ngắn. “Xin chào / Hello” là một cách an toàn hơn – nó không quá bình thường và hầu hết người đọc sẽ cảm thấy nó có vẻ hiện đại hơn.
Địa chỉ chính thức và giới tính
Nếu bạn không biết nhận dạng giới tính của người quản lý tuyển dụng, việc soạn thảo một địa chỉ chính thức có thể gây căng thẳng. Trước khi bỏ cuộc, hãy xem chữ ký email của người đó.
Ngày càng có nhiều chuyên gia thêm đại từ vào chữ ký email của họ. Sử dụng “Mr.” đối với những người đàn ông; “Ms.” cho những người phụ nữ; và “Mx.” (phát âm là “mix”) cho những người bạn không rõ về giới tính của họ.
Nếu không có đại từ nào trên chữ ký email của người đó, hãy kiểm tra xem họ có tiểu sử trên trang web của công ty hay không; và tìm hiểu xem họ từng viết tiểu sử sử dụng đại từ nào. Nếu bạn vẫn chưa biết, hãy đặt mặc định là tên đầy đủ của người đó. Tốt hơn bạn nên nói “Xin chào Nguyễn Thanh Trúc” hơn là bắt đầu sai.
3. Tại sao bạn viết thư
Sau khi bạn chào người quản lý tuyển dụng (hoặc một thành viên khác của nhóm tuyển dụng đang giao tiếp với bạn); hãy cho họ biết lý do bạn viết thư. Mục đích của email phải hơi rõ ràng dựa trên dòng chủ đề, nhưng cần phải làm rõ cách cư xử và bố cục tốt.
Nếu bạn đang trả lời trực tiếp email sắp xếp lịch phỏng vấn, hãy đơn giản hóa điều này:
- Một lần nữa, cảm ơn bạn vì đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn tại {tên công ty}.
- Thank you again for the opportunity to interview at {tên công ty}.
Nếu đây là một tin nhắn mới, hãy bắt đầu bằng những nội dung như:
- Tôi viết email này để xác nhận chi tiết về cuộc phỏng vấn sắp tới của tôi cho vị trí {chức danh công việc} tại {tên công ty}.
- I’m writing to confirm the details of my upcoming interview for the {chức danh công việc} position at {tên công ty}.
4. Lời cảm ơn
Không quá phô trương, hãy bày tỏ lòng biết ơn về cơ hội được phỏng vấn. Nếu bạn đang trả lời một tin nhắn khen ngợi trình độ của mình, bạn có thể tham khảo lời khen tại đây:
- Cảm ơn bạn đã dành những lời tốt đẹp về sơ yếu lý lịch của tôi. Tôi mong muốn được trao đổi với bạn về cách tôi có thể sử dụng kinh nghiệm của mình trong {kỷ luật} để mang lại lợi ích cho {tên công ty}.
- Thank you for your kind words about my resume. I look forward to speaking with you about how I can use my experience in {discipline} to benefit {tên công ty}.
Tuy nhiên, nói chung chỉ để cảm ơn người quản lý tuyển dụng đã chọn bạn cho một cuộc phỏng vấn:
- Tôi rất biết ơn vì đã có cơ hội thảo luận về những gì tôi có thể làm cho bạn tại {tên công ty}.
- Cảm ơn bạn đã chọn tôi làm ứng viên cho vị trí {chức danh công việc}.
Những câu như thế này còn hơn cả những điều tốt đẹp. Chúng nhắc nhở rằng nhóm tuyển dụng đã chọn bạn làm ứng viên; vì vậy, hãy thể hiện bạn tích cực trong mắt của người quản lý tuyển dụng.
5. Điều chỉnh lại thời gian và địa điểm
Như có thể thấy, điều cần thiết là phải trình bày rõ ràng thời gian và địa điểm cho cuộc phỏng vấn khi bạn xác nhận. (Và càng quan trọng hơn khi cuộc thảo luận chuyển sang trò chuyện video hoặc cuộc gọi hội nghị giữa các múi giờ.)
Yêu cầu xác nhận ngày và giờ phỏng vấn sẽ nhắc người quản lý tuyển dụng kiểm tra lại lịch của họ để đảm bảo mọi thứ chính xác . Nếu có bất kỳ sự không phù hợp nào, người quản lý tuyển dụng có thể trả lời và khắc phục sự nhầm lẫn trước ngày phỏng vấn.
6. Các câu hỏi và xác nhận về những điều bạn nên mang theo
Thông thường hãy lấy ít nhất năm bản sao sơ yếu lý lịch của bạn đến buổi phỏng vấn nếu có nhiều người tham gia phỏng vấn. Ngay cả khi bạn biết người quản lý tuyển dụng đã có một bản sao, bạn vẫn muốn sẵn sàng trong trường hợp họ yêu cầu thêm. Có thể có ai đó trong cuộc phỏng vấn không có một bản sao trong tay; hoặc họ muốn một bản CV giấy của bạn.
Để thể hiện rằng bạn hiểu các hình thức phỏng vấn, hãy cho biết trong thư trả lời xác nhận của bạn rằng bạn sẽ có những bản sao đó trong tay. Nó tạo ra một sự phân biệt hiệu quả và chuyên nghiệp khi hỏi người phỏng vấn muốn bạn có những thứ khác:
- Tôi sẽ đến đó vào ngày 2 tháng 3 lúc 2 giờ chiều với một số bản sao sơ yếu lý lịch của mình. Hãy cho tôi biết nếu tôi nên mang theo bất cứ thứ gì khác.
- I will be there on March 3 at 4 p.m. with several copies of my resume. Let me know if there is anything else I should bring.
Xác nhận xem người quản lý tuyển dụng đã yêu cầu bạn mang theo thứ gì chưa.
- Theo yêu cầu, tôi sẽ có 6 bản sao sơ yếu lý lịch của mình, một bản sao danh sách tham chiếu của tôi và một giấy tờ tùy thân có ảnh để vào tòa nhà.
- As requested, I will have six copies of my resume, a copy of my reference list, and a photo ID to enter the building.
- Tôi sẽ ở đó và sẵn sàng vào lúc 12:30 chiều ngày 6 tháng 4 với bản sao CV và portfolio của mình. Ngoài ra, bạn có cần tôi mang theo thêm gì không?
- I will be there and ready at 14:00 p.m. on April 6 with a copy of my resume and portfolio. Is there anything else that I should have on hand?
7. Các câu hỏi khác mà bạn có thể hỏi
Vui lòng sử dụng cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn để hỏi bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có về quá trình phỏng vấn. Đừng lo lắng về việc làm phiền người nhận email của bạn hoặc chiếm quá nhiều thời gian của họ. Nhiều khả năng họ sẽ đánh giá cao việc bạn thực hiện cuộc phỏng vấn một cách nghiêm túc và muốn đảm bảo rằng bạn không trì hoãn cuộc phỏng vấn do bị thất lạc hoặc quên thứ gì đó.
Để tìm ra những gì bạn cần hỏi, hãy nghĩ về ngày phỏng vấn trong đầu bạn. Hình dung bạn đang đến đó; đỗ xe (nếu có); đi bộ vào tòa nhà và yêu cầu liên hệ phỏng vấn của bạn. Bất cứ lúc nào có một chỗ trống trong tâm trí bạn – có nhiều văn phòng trong tòa nhà không? Bạn sẽ làm thế nào để tìm thấy phòng phỏng vấn? Hãy viết xuống những gì bạn cần hỏi.
Các câu hỏi đó có thể bao gồm:
- Địa chỉ đầy đủ / vị trí chính xác của tòa nhà Tầng hoặc phòng ban chính xác
- Nơi đỗ xe
- Tên người cần hỏi tại quầy lễ tân
- Những gì bạn cần để vào tòa nhà (giấy tờ tùy thân có ảnh, v.v.)
Nếu cuộc phỏng vấn diễn ra đặt qua hội nghị truyền hình; hoặc là một cuộc phỏng vấn qua điện thoại thông qua cuộc gọi hội nghị, hãy đảm bảo rằng bạn có liên kết cuộc họp hoặc ID. Kiểm tra xem người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng đã cung cấp mật khẩu chưa; nếu không, hãy hỏi nếu bạn cần một cái.
8. Câu kết thúc
Giống như lời chào, câu kết thúc là một yếu tố quan trọng trong mail xác nhận phỏng vấn có thể làm bạn căng thẳng. “Best / Tốt nhất” có quá bình thường không? “Sincerely / Trân trọng” có quá trang trọng không?
Nếu nhà tuyển dụng sử dụng “Sincerely” thì bạn cũng vậy. Nếu họ thích “Kind regards” hoặc “Best regards.”, bạn sẽ không cảm thấy quá trang trọng nếu tự mình sử dụng.
Bạn vẫn còn nghi ngờ? Đi với một cái gì đó ở giữa đường như “Kind regards” hoặc “Best regards.” Các chuyên gia thích cách đóng này vì nó có sự ấm cúng, dễ tiếp cận và phù hợp với các giao tiếp kinh doanh chính thức.
9. Tên và thông tin liên hệ của bạn
Bất kỳ khi nào bạn giao tiếp với một công ty tuyển dụng, bạn nên đưa địa chỉ email và số điện thoại vào chữ ký thư của mình.
Ví dụ: Nếu bạn biết rằng nhóm tuyển dụng này đã yêu cầu bạn cung cấp tên Skype của bạn, hãy thêm tên đó vào chữ ký. Nó cho thấy bạn đã lắng nghe và muốn giúp nhóm dễ dàng liên hệ với bạn.
Các cách bổ sung để trả lời mail xác nhận phỏng vấn
1. Đọc lại tin nhắn
Một trong những điều mà các nhà tuyển dụng đánh giá bạn là cách bạn đại diện cho công ty nếu được tuyển dụng. Khi bạn gửi một tin nhắn không có lỗi chính tả, bạn cho người nhận thấy rằng bạn đã dành thời gian để kiểm tra nó và đảm bảo rằng nó trông chuyên nghiệp.
Đọc lại mọi tin nhắn bạn gửi trong quá trình tuyển dụng, bao gồm cả mail xác nhận. Thật dễ dàng để tránh một ấn tượng tiêu cực không cần thiết trong quá trình tuyển dụng.
2. Kiểm tra phông chữ và định dạng
Đảm bảo rằng bạn sử dụng phông chữ rõ ràng và chuyên nghiệp cho các thông báo tìm việc của mình. Arial 12px luôn là mức an toàn cho bất kỳ email nào liên quan đến công việc. Bạn nên tránh những phông chữ như Comic Sans.
Tránh in đậm, in nghiêng, mã hóa màu và tô sáng. Những thứ này có thể giúp bạn làm nổi bật ngày giờ của cuộc phỏng vấn, nhưng chúng không cần thiết và có thể diễn ra quá bình thường. Tương tự như vậy, hãy tránh biểu tượng cảm xúc (icon), ngay cả khi bạn đang ứng tuyển tại một công ty có văn hóa thoải mái.
Mẫu email xác nhận phỏng vấn xin việc
Soạn một email cho một nhà tuyển dụng tiềm năng có thể rất đáng sợ, ngay cả khi nó “chỉ là” một câu trả lời xác nhận. Những email mẫu này sẽ giúp bạn bắt đầu. Bạn có thể sử dụng chúng nguyên văn hoặc kết hợp với các thông tin của riêng bạn để thư xác nhận của bạn là độc nhất.
1. Mẫu email xác nhận phỏng vấn đơn giản, không có câu hỏi (văn phong trang trọng)
Dòng tiêu đề: Xác nhận phỏng vấn Trợ lý hành chính Alex Hamm
Hello, Mr./Ms./Mx. {họ của nhà tuyển dụng},
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã có cơ hội phỏng vấn cho vị trí {chức danh công việc}. Tôi mong muốn được tìm hiểu thêm về cách tôi có thể đóng góp vào thành công của {tên công ty}.
Rất vui được gặp bạn / {tên người phỏng vấn} vào {thời gian và ngày tháng} tại văn phòng {địa điểm} của bạn. Tôi sẽ mang theo bản sao sơ yếu lý lịch của mình và danh sách các tài liệu tham khảo. Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần có bất cứ thứ gì khác.
Nếu bạn cần lên lịch lại vào bất kỳ thời điểm nào, hãy chọn thời gian thay thế thông qua liên kết Google Calendar của tôi.
Trân trọng,
{tên của bạn}
{thông tin liên hệ của bạn}
2. Mẫu mail xác nhận phỏng vấn đơn giản, không có câu hỏi (văn phong ít trang trọng)
Dòng chủ đề: Trợ lý Hành chính Xác nhận Phỏng vấn, Alex Hamm
Hi {tên của nhà tuyển dụng},
Cảm ơn rất nhiều vì lời mời phỏng vấn của bạn cho vị trí {chức danh công việc} tại {tên công ty}. Tôi mong muốn tìm hiểu thêm về công việc và cách tôi có thể giúp bạn thành công.
Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ có mặt tại {địa điểm} vào {ngày tháng} lúc {thời gian} để gặp {tên người phỏng vấn.} Tôi dự định mang theo một số bản sao sơ yếu lý lịch và danh mục đầu tư của mình. Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần có bất cứ điều gì khác với tôi.
Cảm ơn bạn một lần nữa, và tôi sẽ gặp bạn vào {ngày tháng}! Nếu bạn cần lên lịch lại, bạn có thể thực hiện dễ dàng thông qua liên kết Google Calendar của tôi.
Warm regards,
{tên của bạn}
{thông tin liên hệ của bạn}
3. Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng câu hỏi (văn phong trang trọng)
Dòng tiêu đề: Xác nhận Trợ lý Hành chính Phỏng vấn Alex Hamm
Dear, Mr./Ms./Mx. {họ của nhà tuyển dụng},
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã có cơ hội được phỏng vấn tại {tên công ty.} Tôi rất mong được gặp {người phỏng vấn} vào {ngày tháng} lúc {thời gian}. Tôi sẽ có sẵn bản sao sơ yếu lý lịch của mình để bạn xem xét. Nếu bạn có bất cứ điều gì khác bạn cần tôi mang theo, xin vui lòng cho tôi biết.
Tôi hiểu rằng bạn có hai văn phòng, một trên {địa chỉ} và một trên {địa chỉ}. Bạn sẽ tổ chức buổi phỏng vấn tại địa điểm nào? Liên quan, có bất kỳ quy tắc ra vào bãi đậu xe hoặc tòa nhà nào mà tôi nên biết không?
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và một lần nữa vì đã mời tôi gặp bạn về vị trí {chức danh công việc}.
Kind regards,
{tên của bạn}
{thông tin liên hệ của bạn}
4. Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng câu hỏi (văn phong ít trang trọng hơn)
Dòng tiêu đề: Trợ lý hành chính Xác nhận phỏng vấn, Alex Hamm
Hi {tên của nhà tuyển dụng},
Cảm ơn bạn đã mời tôi phỏng vấn cho {chức danh công việc}. Tôi sẽ gặp bạn tại văn phòng {địa điểm} của {tên công ty} vào {ngày tháng} lúc {thời gian.} Theo yêu cầu, tôi sẽ mang theo bản sao sơ yếu lý lịch và giấy tờ tùy thân có ảnh để làm thủ tục tại quầy lễ tân.
Tôi biết rằng bạn chia sẻ tòa nhà với một số công ty khác. Bạn có thể cho tôi biết bạn đang ở tầng nào và cách tốt nhất để tìm cửa văn phòng của bạn?
Cảm ơn bạn rất nhiều và tôi mong được gặp bạn vào {ngày tháng}.
Warm regards,
{tên của bạn}
{thông tin liên hệ của bạn}
Điểm khởi đầu cho một cuộc phỏng vấn xin việc tuyệt vời
Như bạn có thể thấy, email xác nhận phỏng vấn của bạn trả lời không cần phải dài hoặc sâu sắc. Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn mà blog.freeC.asia khuyên bạn là chỉ cần ngắn gọn và lịch sự, bạn sẽ để lại ấn tượng tích cực cho những người nhận email quan trọng này.
Có thể bạn quan tâm:
