Gọi điện ứng viên đến phỏng vấn có thể là một nhiệm vụ khó khăn đối với nhiều nhà tuyển dụng việc làm khi chưa có nhiều kinh nghiệm. Bạn sẽ tự hỏi làm thế nào để bắt đầu và sử dụng giọng điệu nội dung cuộc nói chuyện ra làm sao. May mắn thay, bạn có thể tạo ấn tượng tốt bằng cách xem cách gọi điện cho một ứng viên phỏng vấn chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây.
[block rendering halted]
Quá trình tuyển dụng chưa bao giờ đơn giản như bạn nghĩ. Là một nhà tuyển dụng, có thể mất nhiều thời gian để tìm cách đăng tuyển, sàng lọc CV của ứng viên, liên hệ và mời những người có thể đủ điều kiện đến phỏng vấn. Bạn sẽ không muốn gọi điện một cách vội vàng, gấp gáp, với giọng quá phấn khích, quá riêng tư hoặc quá cứng nhắc. Thật vậy, nhà tuyển dụng nào cũng muốn đại diện cho công ty một cách chuyên nghiệp nhất để trao đổi với ứng viên.
Hình thức gọi điện ứng viên đến phỏng vấn
Chọn khung thời gian phù hợp gọi ứng viên đến phỏng vấn
Điều đầu tiên và quan trọng nhất khi gọi điện ứng viên đến phỏng vấn là biết chọn thời điểm thích hợp để liên hệ với họ. Nếu ứng viên hiện đang trong giờ làm việc, họ có thể cảm thấy không thoải mái khi trả lời điện thoại trước mặt đồng nghiệp hoặc tệ hơn là sếp của họ. Có lẽ bạn nên đợi đến giờ nghỉ trưa hoặc gọi điện sau 6 giờ tối, đây là những khung giờ phù hợp nhất.
>>> Xem thêm Phương pháp phỏng vấn hiệu quả nhà tuyển dụng nên biết
Cung cấp thông tin cụ thể cho ứng viên
Thứ hai, nhà tuyển dụng cần biết cách điều chỉnh lời mời phù hợp với ứng viên. Khi đó, hãy nêu rõ vị trí mà bạn muốn mời ứng viên đến phỏng vấn là gì. Ứng viên có thể đã ứng tuyển vào các vị trí khác cùng lúc và cần được làm rõ để không bị nhầm lẫn.
Chúng tôi khuyên bạn nên giải thích ngắn gọn quy trình phỏng vấn, chẳng hạn như phỏng vấn với bộ phận nhân sự, tham gia bài test hoặc phỏng vấn với người quản lý bộ phận. Các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp cần thông báo cho các ứng viên về hình thức phỏng vấn để họ cần chuẩn bị. Bạn cũng có thể muốn cho họ biết quá trình phỏng vấn sẽ mất bao lâu. Nếu đây là bước đầu tiên trong một quá trình phỏng vấn dài hơn (2 vòng, 3 vòng). Cuối cùng, đừng quên nhắc ứng viên những giấy tờ, hồ sơ cần mang theo.
Linh động về mặt thời gian
Hầu hết các ứng viên có thể có công việc toàn thời gian tại các công ty khác. Nói cách khác, họ có thể khó bỏ việc và đến một cuộc phỏng vấn đã được lên lịch cố định. Trong trường hợp này, bạn có thể linh hoạt và hỗ trợ bằng cách cho họ lựa chọn thời gian. Sự linh hoạt về thời gian giúp ứng viên điều chỉnh và hạn chế sự phiền phức.
Nếu bạn không có sự linh hoạt và muốn giữ một lịch trình cố định, ít nhất hãy thông báo cho ứng viên trước một vài ngày cụ thể. Nếu không có ứng cử viên nào đến, hãy cân nhắc đưa ra một ngày khác phù hợp với họ hơn.
Cụ thể hoá các thông tin cần thiết
Quá trình phỏng vấn nên càng đơn giản càng tốt và cung cấp tất cả các chi tiết sẽ giúp bạn sắp xếp buổi phỏng vấn thuận lợi hơn. Khi gọi điện ứng viên đến phỏng vấn, vui lòng cung cấp địa chỉ cụ thể (tính đến số tầng), đặc biệt nếu công ty của bạn ở khu vực khó tìm.
Bạn cũng có đính kèm bản đồ khi gửi email xác nhận sau cuộc gọi. Ngoài ra, đừng quên cho các ứng viên biết những người sẽ tham gia phỏng vấn.
ƯU ĐÃI KHỦNG TRONG THÁNG
freeC Asia “DISCOUNT” lên đến 50% các dịch vụ!
Thể hiện một cách chuyên nghiệp
Nhà tuyển dụng cần kiểm soát giọng điệu, ngữ điệu và cách diễn đạt khi mời ứng viên phỏng vấn. Bạn không chỉ cần có vẻ ngoài thân thiện, lịch sự mà còn cần phải chuyên nghiệp. Hãy nhớ rằng giọng nói của bạn phản ánh văn hóa doanh nghiệp và cách bạn chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn tiềm năng để tìm kiếm nhân tài.
Tốt nhất bạn nên giữ cho giọng nói nhẹ nhàng, thân thiện và dễ nghe tự nhiên, không được coi thường và cũng đừng quá thô bạo, nghiêm túc hoặc cứng nhắc.
Việc chờ đợi một lời mời phỏng vấn có thể khiến ứng viên cảm thấy lo lắng. Vì vậy cuộc gọi từ bạn là liều thuốc giúp họ cảm thấy thoải mái và hạnh phúc khi được mời phỏng vấn.
Kịch bản gọi điện ứng viên đến phỏng vấn chuyên nghiệp
- Ứng viên: Alo
- Nhà tuyển dụng: Xin chào [tên ứng viên], tôi là [tên người gọi] gọi từ [ công ty]. Bạn có tiện nghe điện thoại lúc này không?
- Ứng viên: Không vấn đề gì ạ
- Nhà tuyển dụng: Cảm ơn bạn. Tôi gọi đến để thông báo cho bạn biết rằng chúng tôi đã xem xét CV của bạn cho vị trí [chức danh công việc] và cảm thấy bạn khá phù hợp với vị trí này. Chúng tôi muốn mời bạn đến buổi phỏng vấn để có thể trao đổi chi tiết hơn.
- Ứng viên: Thật sao ạ?
- Nhà tuyển dụng: Trong tuần này bạn có thể sắp xếp được thời gian tham gia không nhỉ? Chúng tôi có các buổi phỏng vấn vào Thứ Hai, Thứ Năm hoặc Thứ Sáu, vào lúc 3 giờ chiều.
- Ứng viên: Vâng, tôi có thể đến vào lúc 3 giờ chiều ngày Thứ Hai.
- Nhà tuyển dụng: Tốt quá. Vậy tôi sẽ gửi bạn thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn, thời gian, địa điểm qua email của bạn nhé.
- Ứng viên: Vâng, được chứ ạ.
- Nhà tuyển dụng: Tôi sẽ gửi cho bạn thông tin chi tiết sớm nhất. Nếu có thắc mắc bạn đừng ngại phản hồi cho chúng tôi. Chúc bạn một ngày tốt lành.
- Ứng viên: Cảm ơn anh/chị.
- Nhà tuyển dụng: Tạm biệt! Hẹn gặp lại bạn tại buổi phỏng vấn.
Những lưu ý khi gọi điện ứng viên đến phỏng vấn
Nên chuẩn bị trước khi gọi
Nếu bạn không chuẩn bị trước các thông tin như địa điểm, thời gian và nhân sự phỏng vấn, ứng viên có thể nghĩ rằng công ty của bạn không chuyên nghiệp. Họ có thể từ chối ngay lập tức hoặc cảnh giác với những lời mời phỏng vấn. Ngoài những thông tin cơ bản ở trên, bạn nên chuẩn bị cho bất kỳ câu hỏi nào ứng viên có thể cần như về văn hóa doanh nghiệp, nội dung công việc… trước khi thực hiện cuộc gọi.
Nói lưu loát, rõ ràng
Gọi điện ứng viên đến phỏng vấn là cơ hội đầu tiên để bạn gây ấn tượng với họ. Thông tin cần được trình bày đầy đủ và chi tiết, giọng nói rõ ràng, dễ nghe và tốc độ vừa phải. Nếu bạn nói quá nhanh, ứng viên sẽ không thể nắm bắt được thông tin chính xác. Nếu quá chậm, bạn sẽ quên thông tin vừa nhận được và ứng viên sẽ cảm thấy mất kiên nhẫn.
Hạn chế gọi ngoài giờ làm việc
Buổi tối là thời gian nghỉ ngơi. Do đó, nếu gọi điện trong thời gian này, ứng viên có thể đặt câu hỏi về giờ làm việc của công ty bạn. Đây không phải là một dấu hiệu tích cực cho một quá trình phỏng vấn hiệu quả. Ngoài ra, không nên gọi điện vào sáng sớm hoặc đầu giờ chiều.
Hạn chế gọi quá lâu
Thời gian nói chuyện dài hơn 5 phút được coi là quá dài trừ khi ứng viên đặt nhiều câu hỏi để tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp và quy trình tuyển dụng. Là nhà tuyển dụng, bạn cần cung cấp thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn.
Trên đây là những thông tin và kịch bản khi gọi điện ứng viên đến phỏng vấn một cách chuyên nghiệp dành cho các nhà tuyển dụng. Hy vọng bài viết này mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích. Chúc các bạn thành công.
Bài viết liên quan:
