Nếu bạn đang tìm mẫu email gửi ứng viên thì bài viết này dành cho bạn. Ở nội dung bên dưới, freeC Asia đã chuẩn bị giúp bạn thư gửi ứng viên đã nộp hồ sơ; mời phỏng vấn; mời nhận việc; từ chối ứng viên; liên hệ ứng viên thụ động; gửi cho ứng viên cũ…. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng có những lưu ý giúp bạn dùng những mẫu bên dưới sao cho hiệu quả. Xem, sao chép và áp dụng ngay vào công việc của mình nhé.
Tổng hợp các mẫu email trong quá trình tuyển dụng
1. Ứng viên đã nộp hồ sơ
Đây là mẫu email để xác nhận rằng công ty đã nhận được hồ sơ của ứng viên. Mẫu này thông báo về thời gian mà công ty sẽ xem xét và đánh giá hồ sơ của ứng viên. Để tạo được ấn tượng tốt, nhà tuyển dụng có thể sử dụng một số thông tin cụ thể như sau:
Xin chào [Tên_ứng_viên],
Tôi là [Tên] – nhân viên phụ trách tuyển dụng tại [Tên_công_ty]. Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã quan tâm và nộp hồ sơ ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí] của công ty chúng tôi. Bạn đã dành thời gian và tâm huyết để chuẩn bị hồ sơ tuyệt vời và chúng tôi đánh giá rất cao điều này.
[Tên_công_ty] sẽ xem xét hồ sơ của bạn cẩn thận để đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện công bằng và minh bạch. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong vòng 3-5 ngày để thông báo kết quả vòng Loại hồ sơ. Trong trường hợp bạn không được lựa chọn, đừng nản lòng. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tìm được cơ hội phù hợp ở những vị trí khác hoặc sẽ nhận được thư mời cho vòng Phỏng vấn từ chúng tôi ở những thời điểm sau này.
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty chúng tôi và tôi mong muốn được hợp tác cùng bạn trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
2. Mời phỏng vấn
Mẫu email 1
Xin chào [Tên_ứng_viên],
Chúng tôi gửi lời cảm ơn đến bạn vì đã quan tâm đến công ty của chúng tôi và nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí]. Tôi là [Tên_của_bạn], Trưởng bộ phận tuyển dụng của công ty, và tôi rất vui khi nhận được hồ sơ của bạn.
Từ hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy rằng bạn có tiềm năng để trở thành một phần của đội ngũ của chúng tôi. Do đó, chúng tôi muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype / tại [Thời_gian, địa_điểm]. Buổi phỏng vấn này là bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng và sẽ giúp chúng tôi hiểu thêm về bạn cũng như chia sẻ thêm về công ty của chúng tôi với bạn.
Vì vậy, tôi mong muốn bạn sẽ xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn bằng cách trả lời email này trước [thời gian]. Nếu có bất kỳ điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua email này hoặc qua [Số_điện_thoại].
Chúng tôi rất mong được gặp bạn và trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu email 2
Gửi [Tên_ứng_viên],
Chúng tôi muốn cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]. Tôi là [Tên_của_bạn], chuyên viên nhân sự của công ty. Sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi muốn mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí này.
Thời gian phỏng vấn đã được xác định vào lúc [Thời_gian] với người phỏng vấn sẽ là [Tên_người_phỏng_vấn]. Bạn vui lòng mang theo hồ sơ đầy đủ khi đến tham gia phỏng vấn.
Nếu bạn đồng ý tham gia buổi phỏng vấn, vui lòng xác nhận bằng cách trả lời email này trước [Thời_gian]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc muốn đổi lịch phỏng vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại [Số_điện_thoại] để được hỗ trợ.
Chúng tôi mong sớm được gặp bạn và trò chuyện về khả năng gia nhập công ty của bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ_ký]
[block rendering halted]
3. Mời nhận việc
Mẫu email 1
Chào Anh/Chị [Tên_ứng_viên],
Xin chúc mừng Anh/Chị đã được lựa chọn để gia nhập đội ngũ nhân sự tại [Tên_công_ty] với vị trí [Tên_vị_trí]. Chúng tôi rất biết ơn sự quan tâm và nỗ lực của Anh/Chị trong quá trình ứng tuyển cho vị trí này.
Chúng tôi đã có thời gian trao đổi và phỏng vấn với Anh/Chị, và rất ấn tượng với kinh nghiệm và tài năng của Anh/Chị. Với sự đóng góp của Anh/Chị, chúng tôi tin rằng [Tên_công_ty] sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ.
Anh/Chị sẽ được làm việc [toàn thời gian/bán thời gian] từ [thời gian và số ngày làm việc trong tuần], trực tiếp dưới sự quản lý của [Tên_quản_lý] thuộc phòng [Tên_phòng].
Chúng tôi sẽ cung cấp mức lương cứng khởi điểm là [số tiền/thời gian], cùng với các chính sách hỗ trợ khác như: [tên các chính sách hỗ trợ: bảo hiểm, tiền đi lại, tiền ăn uống, số ngày nghỉ trong năm].
Thời gian làm việc của Anh/Chị sẽ bắt đầu từ [ngày/giờ]. Trong ngày làm việc đầu tiên, chúng ta sẽ thống nhất và làm rõ các điều khoản về hợp đồng và các chính sách công ty khác.
Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị trước [ngày/giờ] để xác nhận chính thức về việc nhận lời mời làm việc tại [Tên_công_ty]. Trong thời gian chờ đợi, Anh/Chị có thể liên hệ với chúng tôi qua [số điện thoại] hoặc [email] nếu có bất kỳ thắc mắc nào.
Rất mong được chào đón Anh/Chị trong đội ngũ nhân sự của [Tên_công_ty] và chúc Anh/Chị sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời tại đây.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu email 2
Gửi đến: Anh/Chị [Tên ứng viên],
Xin gửi lời chúc mừng tới bạn vì đã được mời làm việc tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất trân trọng thời gian và nỗ lực mà bạn đã dành để ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí], và rất ấn tượng với những kinh nghiệm và kỹ năng của bạn trong buổi phỏng vấn.
Mời bạn gia nhập đội ngũ của chúng tôi với vị trí [Tên vị trí], làm việc [toàn thời gian/bán thời gian] từ [thời gian và số ngày làm việc trong tuần], và trực tiếp làm việc dưới sự quản lý của [Tên quản lý] thuộc phòng [Tên phòng ban].
Theo thỏa thuận trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ được hưởng mức lương khởi điểm là [số tiền/thời gian], cùng với các chính sách hỗ trợ khác như [tên các chính sách hỗ trợ]. Thời gian bắt đầu làm việc của bạn sẽ là [ngày/giờ], và chúng tôi sẽ thống nhất thêm một số vấn đề khác như [thời hạn hợp đồng, các chính sách công ty…] trong ngày làm việc đầu tiên.
Vui lòng xác nhận chấp nhận đề nghị của chúng tôi bằng cách trả lời lại email này trước [ngày/giờ]. Trong trường hợp bạn cần thêm thông tin hay giải đáp thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi qua [số điện thoại hoặc email].
Chúng tôi rất mong chờ sự tham gia của bạn và chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời tại công ty của chúng tôi.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
4. Từ chối ứng viên
Mẫu email 1
Gửi [tên ứng viên],
Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã quan tâm đến công ty chúng tôi và vị trí [Tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đã xem xét kỹ hồ sơ của bạn, nhưng tiếc rằng chúng tôi không thể tiếp tục đi đến vòng phỏng vấn tiếp theo.
[Tên công ty] đánh giá cao sự quan tâm và nỗ lực của bạn trong quá trình ứng tuyển và mong rằng bạn sẽ tìm thấy cơ hội phát triển sự nghiệp tốt hơn trong tương lai.
Chúc bạn thành công trong các dự án sắp tới của bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu email 2
Gửi [tên ứng viên],
Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian để ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí việc làm] tại [Tên công ty]. Chúng tôi đã xem xét kỹ hồ sơ và trải qua quá trình phỏng vấn của bạn. Chúng tôi rất đánh giá cao những kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn đã đưa ra trong quá trình ứng tuyển.
Tuy nhiên, tại thời điểm này, chúng tôi không thể cung cấp cho bạn vị trí đó. Chúng tôi đã quyết định tiếp tục với các ứng viên khác, những người chúng tôi tin rằng có thể phù hợp tốt hơn với yêu cầu của công việc này.
Tôi rất tiếc không thể cung cấp cho bạn cơ hội này, nhưng tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và sẽ thông báo cho bạn nếu có bất kỳ vị trí nào khác phù hợp với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Vì vậy, tôi khuyến khích bạn tiếp tục tìm kiếm và nỗ lực trong việc tìm kiếm việc làm.
Một lần nữa, tôi cảm ơn bạn vì đã ứng tuyển cho vị trí này và mong rằng bạn sẽ có nhiều thành công trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu email 3
Chào [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm và tham gia tuyển dụng vị trí [Tên vị trí việc làm] tại công ty [Tên công ty]. Chúng tôi đánh giá cao kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng của bạn và rất cảm kích sự cố gắng và nhiệt tình mà bạn đã thể hiện trong suốt quá trình phỏng vấn.
Tuy nhiên, sau khi xem xét các ứng viên và đánh giá kỹ càng, chúng tôi phải đưa ra quyết định rằng vị trí này không phù hợp với bạn. Chúng tôi hiểu rằng đây có thể là một tin tức khó khăn, nhưng xin lưu ý rằng quyết định này không liên quan đến kỹ năng hoặc khả năng của bạn.
Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và liên hệ với bạn trong trường hợp có cơ hội phù hợp khác phát sinh trong tương lai. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay cần giải đáp, xin vui lòng liên hệ với tôi qua địa chỉ email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại].
Cảm ơn bạn một lần nữa đã tham gia tuyển dụng của chúng tôi. Chúc bạn thành công trong các nỗ lực tìm kiếm việc làm tiếp theo.
Trân trọng,
[Tên của người gửi]
[Chữ ký]
5. Liên hệ với ứng viên thụ động
Gửi [Tên ứng viên],
Tôi là [Tên], [Chức danh] tại [Tên công ty]. Tôi đã tìm thấy thông tin của bạn trên [ví dụ: LinkedIn] và tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực cụ thể / hoặc bổ sung thông tin thêm về ứng viên mà bạn chú ý].
Chúng tôi đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí [Tên vị trí, dẫn link tới Mô tả công việc] tại công ty chúng tôi. Với tư cách là một ứng viên tiềm năng, tôi muốn giới thiệu cho bạn về cơ hội nghề nghiệp tại công ty của chúng tôi. Tôi rất mong muốn có cơ hội gặp gỡ và trao đổi với bạn thêm về công việc này.
Nếu bạn có thời gian, chúng ta có thể sắp xếp một cuộc gặp mặt hoặc trao đổi qua điện thoại trong [khoảng thời gian]. Tôi tin rằng cuộc trò chuyện này sẽ mang lại cho chúng ta cơ hội để làm quen và hiểu rõ hơn về nhau.
Nếu bạn muốn biết thêm thông tin hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với tôi qua [số điện thoại] hoặc [email].
Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
6. Liên hệ với ứng viên cũ
Chào [Tên ứng viên],
Tôi là [tên], [chức danh] tại [Tên công ty]. Chúng ta đã từng gặp nhau vào [thời gian] khi bạn ứng tuyển cho vị trí [tên_vị_trí] tại công ty chúng tôi. Dù rằng lần trước chúng tôi đã phải lựa chọn ứng viên khác cho vị trí đó, tôi vẫn luôn lưu tâm đến trường hợp của bạn. Tôi rất ấn tượng với [nêu rõ lý do, ví dụ như sự sáng tạo, kinh nghiệm làm sản phẩm, thần thái trong buổi phỏng vấn rất tích cực,…]
Hiện tại chúng tôi đang tìm kiếm người phù hợp cho vị trí [tên_vị_trí] và chúng tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của bạn có thể phù hợp hơn tại đây.
Tôi muốn mời bạn tham gia vào một cuộc trao đổi [qua điện thoại / Skype / gặp mặt trực tiếp] vào [một khoảng thời gian nào đó, ví dụ như trong tuần này] để chúng ta có thể tìm hiểu thêm về vị trí này và những thách thức mà nó mang lại. Tôi tin rằng bạn sẽ có thể đóng góp rất nhiều cho công ty chúng tôi.
Nếu bạn đồng ý tham gia cuộc trao đổi, vui lòng trả lời email này và cho tôi biết những lịch trình phù hợp với bạn.
Chúc bạn một ngày tốt lành.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
7. Mẫu email liên hệ với ứng viên được giới thiệu
Kính gửi [Tên_ứng_viên],
Tôi là [Tên], [chức_danh] tại [Tên_công_ty], và tôi viết email này để giới thiệu vị trí [tên_vị_trí] hiện đang tuyển dụng tại công ty của chúng tôi. Tôi đã tìm hiểu về kinh nghiệm làm việc của bạn thông qua [LinkedIn/CV], và tôi tin rằng bạn có thể là ứng viên phù hợp cho vị trí này.
Công việc của vị trí [tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty] có nhiều điểm tương đồng với những gì bạn đã thực hiện trong quá trình làm việc của mình. Đặc biệt, tôi rất ấn tượng với [điểm mạnh của ứng viên, ví dụ như kinh nghiệm làm sản phẩm, kỹ năng giao tiếp, sự chăm chỉ và cầu tiến]. Tại [Tên_công_ty], chúng tôi đánh giá cao sự cầu tiến và chính trực, và tôi tin rằng bạn có những phẩm chất đó.
Chúng tôi muốn mời bạn đến gặp mặt để trao đổi thêm về vị trí này. Thời gian nào phù hợp với bạn để hẹn gặp mặt? Chúng tôi có thể tổ chức cuộc họp qua [Skype/Zoom] hoặc gặp trực tiếp tại [địa điểm]. Vui lòng cho tôi biết thời gian và cách thức gặp mặt nào phù hợp với bạn.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thông tin thêm, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua email hoặc số điện thoại [số điện thoại]. Tôi rất mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Những lưu ý khi gửi email cho ứng viên
Khi gửi email cho ứng viên, bạn cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo email được nhận và đọc hiệu quả:
- Chọn thời gian phù hợp để gửi email: Tránh gửi email vào giờ làm việc muộn vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Điều này có thể khiến email bị chìm trong một số email khác hoặc bị xóa ngay sau khi nhận được.
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp: Tránh sử dụng ngôn ngữ chat hoặc các biểu tượng cảm xúc không cần thiết.
- Tránh sử dụng các từ ngữ quá khích: Tránh sử dụng các từ ngữ quá khích như “thiết nghĩ”, “tuyệt đối”, “phải”. Chúng có thể khiến ứng viên cảm thấy áp lực và khó chịu.
- Đính kèm tài liệu phù hợp: Đảm bảo chúng không quá nặng. Tránh việc email bị từ chối hoặc tải xuống quá lâu.
- Điều chỉnh kích thước email: Để chúng được hiển thị đúng trên các thiết bị khác nhau.
- Chú ý đến định dạng email: Định dạng email nên đơn giản. Tránh sử dụng các định dạng phức tạp hoặc không phù hợp.
- Kiểm tra lại nội dung và thông tin: Kiểm tra lại nội dung và thông tin của email trước khi gửi để đảm bảo chính xác và không có lỗi.
- Phản hồi nhanh chóng: Để tạo sự tín nhiệm và động viên ứng viên tiếp tục quan tâm đến vị trí tuyển dụng.
Tổng quan, việc gửi email cho ứng viên là một công việc quan trọng đối với bạn. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và lưu ý những điểm cần thiết, bạn có thể tăng cường khả năng thu hút và thuyết phục ứng viên.
Kết luận
Chúng ta đã đi qua những kiến thức quan trọng về cách viết email gửi ứng viên; cũng như các lưu ý quan trọng mà nhà tuyển dụng cần biết. Bạn hãy nhớ rằng, những mẫu email trên chỉ là công cụ để giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Tuy nhiên, việc viết email cần được thực hiện cẩn thận, đảm bảo ứng viên nhận được một thông điệp thân thiện, có niềm tin và được động viên.
Với những lưu ý trên kèm các mẫu, bạn có thể dễ dàng viết email gửi ứng viên hiệu quả. Blog.freeC.asia hy vọng những kiến thức này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email và mang về nhiều ứng viên phù hợp cho công ty.
Có thể bạn quan tâm:
