Cách giúp Nhân sự hoàn thành các Việc Cuối Năm và Đầu Năm Mới

Cuối năm là thời điểm mà tất cả các phòng ban đều bận rộn với các công việc hiện tại và phải báo cáo tình hình của cả năm qua và phòng nhân sự cũng không ngoại lệ. Dù bạn là một HR mới vào nghề hay một HR lâu năm thì một danh sách (checklist) tổng hợp các việc cuối năm và cách giải quyết chúng là một điều hữu ích với bạn. Thấu hiểu điều đó, freeC Asia đã chuẩn bị giúp bạn một bài chuyên sâu như một cẩm nang giúp bạn vượt qua thời gian khủng hoảng này. 

[quá trình hiển thị block bị dừng] [quá trình hiển thị block bị dừng]

Báo cáo tình hình tuyển dụng của năm vừa qua

Để có bản báo cáo cuối năm hoàn thiện, người làm nhân sự cần đảm bảo các yếu tố về số liệu, thông tin chiến lược, cụ thể, chính xác và rõ ràng. Bên cạnh đó, bạn cần đề ra những phương hướng và kế hoạch tiếp theo cho năm sau. 

Đánh giá tình hình nhân sự

Trước khi triển khai chi tiết, HR có thể thực hiện báo cáo quy trình tuyển dụng nhân sự. Bên cạnh đó, bạn cần có bảng tổng hợp để đưa ra nhận xét chung. Người lãnh đạo thường không trực tiếp đảm nhận vị trí này nên không thể thấu hiểu tường tận những biến đổi trong năm qua. Đó là lý do vì sao bạn cần đưa ra đánh giá chung để người xem, người nghe hình dung dễ dàng: 

Tình hình nhân sự trong năm	Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc	Cơ cấu theo công việc
Số lượng nhân viên tại chỗ, nhân viên chính thức.  Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên làm việc bán thời gian (part-time), thống kê số người đang thử việc và nghỉ việc trong năm qua.	Công thức: Số lượng nhân viên nghỉ việc/ Số trung bình của nhân viên trong năm.  Nếu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc cao thì chi phí tuyển dụng lớn.	Chỉ số đo lường này giúp ban lãnh đạo đánh giá chất lượng của nhân sự. Từ đó, họ hiểu được khối nào đang thừa hay thiếu.   Tỷ lệ này nên luôn giữ cân bằng để đảm bảo các hoạt động của công ty diễn ra ổn định.

Thống kê hiệu quả tuyển dụng của các phòng ban và công ty 

Đối với mục này, bạn chỉ cần đặt ra nhu cầu và hiệu quả tuyển dụng của từng phòng ban và toàn thể công ty qua các chỉ số: 

1. Chỉ số thống kê sơ yếu lý lịch (CV) sau mỗi đợt tuyển dụng nhằm phản ánh hiệu quả của chiến dịch mà bộ phận tuyển dụng nội bộ thực hiện. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tìm ra lý do của sự chênh lệch mức độ thừa và thiếu của số lượng CV ứng viên ứng tuyển (apply). 

2. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu nói lên chất lượng của nguồn cung cấp CV. 

Tình hình đào tạo nội bộ 

Trong báo cáo cuối năm, người làm nhân sự cần có một mục báo cáo về tình hình đào tạo nội bộ của công ty. Các đề mục mà bạn cần lưu ý để đánh giá chất lượng đào tạo là: 

• Thời gian diễn ra buổi đào tạo? 
• Quy trình đào tạo ra sao và hiệu quả mang lại như thế nào? 

Bản báo cáo này giúp Ban giám đốc biết được năng lực và chất lượng của người đào tạo, và những nhân viên nào được đào tạo. Từ đó, họ ra các chỉ thị nhằm điều chỉnh phương pháp và thực thi sao cho phù hợp nhất.  

Khi làm báo cáo, bạn cần bổ sung mục chi phí dùng cho việc huấn luyện, để rút ra tổng số tiền doanh nghiệp cần chi cho việc này là bao nhiêu, chi phí thuê chuyên gia, giáo trình,…các khoản phí trong suốt quá trình đào tạo. 

Mức thu nhập của từng nhân viên 

Người làm nhân sự cần theo dõi mức thu nhập của toàn nhân viên trong công ty. Bạn cần so sánh mức thu nhập này và cân đối với thị trường chung. Bên cạnh đó, bạn phải xem xét chất lượng, thái độ và năng lực làm việc của nhân viên. Từ đó, đưa ra các đề xuất với tăng hoặc giảm phù hợp với cấp trên. 

Ngoài mức thu nhập của từng người, bạn cũng cần quan tâm đến mức thu nhập của từng phòng ban trong công ty. Sau đó, bạn đưa ra các kết luận về việc có điều chỉnh, thay đổi, bổ sung về mức lương thưởng chung hay không. Do vậy, bạn cần định mức thu nhập trung bình của từng vị trí để xây dựng quy chế lương. 

Mức độ tuân thủ quy chế, nội quy của nhân viên

Một đề mục quan trọng không kém trong báo cáo cuối năm là thái độ của nhân viên trong công việc. Phần này đánh giá mức độ chấp hành quy chế và nội quy của từng cá nhân. Nhân viên bắt buộc phải đáp ứng một số chỉ số nhất định. 

Không chỉ người làm nhân sự lâu năm mà thực tập sinh cũng có thể thực hiện báo cáo thực tập nhân sự. Đây là một số mẫu để bạn tham khảo:
TẢI MẪU ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
TẢI MẪU BẢNG NHẬN XÉT NHÂN VIÊN
TẢI MẪU BÁO CÁO BIẾN ĐỘNG NHÂN SỰ

Khảo sát sự gắn kết và hài lòng của nhân viên 

Cuối năm là thời điểm nhiều người lên kế hoạch cho năm tiếp theo, cũng như tìm kiếm một công việc mới tốt hơn. Đa số nhân viên nghỉ việc vì lương thưởng thấp, môi trường làm việc bị thay đổi hoặc vì người quản lý. Điều quan trọng là bạn cần kiểm tra nhân viên để biết họ gắn bó với công ty lâu dài hay không. Bạn có thể đọc bài viết này của freeC Asia để biết Cách xây dựng mẫu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.

Tính lương tháng thứ 13 cho toàn thể nhân viên 

Thông thường, lương tháng thứ 13 sẽ được trả vào tháng 12 khi hết năm dương lịch. Tuy nhiên, tùy vào thỏa thuận giữa công ty và người lao động mà thời gian trả lương tháng 13 có sự thay đổi. 

Những lầm tưởng cơ bản về lương tháng thứ 13 

• Lương tháng 13 không phải là khoản chi trả bắt buộc của công ty đối với người lao động. Khoảng tiền “thưởng thêm” này dựa trên thỏa thuận của doanh nghiệp với người lao động thông qua hợp đồng lao động. 
• Lương tháng 13 của từng người sẽ khác nhau, không có một mức cụ thể hay cố định. Điều này căn cứ vào hiệu suất và kết quả kinh doanh hàng năm và mức độ hoàn thành công việc của người lao động. 
• Lương tháng 13 không phải là tiền thưởng Tết Nguyên Đán. Nhiều công ty và doanh nghiệp thường tách biệt 2 khoản tiền thưởng này. 

Công thức tính lương tháng 13 chuẩn 

Tùy vào mỗi công ty và doanh nghiệp mà cách tính lương tháng thứ 13 sẽ có sự khác nhau.  

Sau đây là cách tính tiền lương tháng 13 dựa trên mức lương trung bình của người lao động. 

Đối với người lao động đã làm từ đủ 12 tháng trở lên 

Đối với nhân viên thuộc nhóm này, mức lương tháng 13 được tính bằng bình quân mức lương của 12 tháng trong năm đó.  

Công thức: Lương tháng 13 = (Tổng tiền lương 12 tháng)/12 

Ví dụ: Từ tháng 02/2022 – 7/2022, mức lương cứng mà nhân viên Duy nhận được là 5 triệu đồng/tháng. Từ tháng 07/2022, tiền lương tăng lên là 7 triệu đồng/tháng. Vậy áp dụng công thức trên, ta có mức lương tháng 13 của nhân viên Duy là: 

Lương tháng 13 của nhân viên Duy = [(5×6) + (7×6)]/12 tháng = 6 triệu đồng 

Như vậy, mức lương tháng 13 cuối năm nhân viên Duy nhận được là 6 triệu đồng. 

Đối với nhân viên làm chưa đủ 12 tháng 

Tính đến ngày 31/12, nếu nhân viên chưa làm đủ 12 tháng, tiền lương tháng thứ 13 sẽ được tính dựa trên số tháng thực tế mà nhân viên đó làm việc. 

Mức lương tháng 13 = (Tổng số tháng làm việc trong năm/ 12) x Mức lương trung bình 

Ví dụ: Nhân viên Duy đi làm chính thức từ tháng 07/2022 với mức lương cứng là 9 triệu đồng/tháng. Tính đến hết tháng 12/2022, thời gian làm việc của nhân viên Duy là 06 tháng. Áp dụng công thức trên, mức lương tháng 13 mà nhân viên Duy nhận được là: 

Lương thưởng tháng 13 của nhân viên Duy = 6/12 x 9 = 4,5 triệu đồng 

Lưu ý: Cách tính lương tháng thứ 13 theo lương tháng 12 là cách tính đảm bảo tối đa phúc lợi nhất cho người lao động. 

Các câu hỏi thường gặp 

Tính lương tháng thứ 13 có cộng luôn thời gian thử việc không? 

Pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định nào về cách tính lương tháng 13. Thông thường, các công ty sẽ tính mức lương này dựa trên năng lực và thâm niên. Ngoài ra, tùy thuộc vào kết quả kinh doanh mà doanh nghiệp có quy định về lương tháng 13 khác nhau. Vậy nên, tùy công ty mà có tính luôn khoảng thời gian thử việc hay không. 

Lương tháng thứ 13 có phải là thưởng Tết không? 

• Có đơn vị, người lao động sẽ nhận được đồng thời 2 khoản tiền mang tên “lương tháng 13” và một khoản khác mang tên “thưởng Tết”. 
• Có đơn vị, cuối năm người lao động chỉ được nhận lương tháng thứ 13 hoặc thưởng tết. 
• Hoặc cũng có đơn vị cuối năm người lao động không được nhận khoản tiền thưởng nào hết. 

Đến nay, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn rằng lương tháng thứ 13 là thưởng Tết Nguyên Đán. Trên thực tế, đây là hai khoản thưởng hoàn toàn khác nhau. Một số công ty có sự phân biệt rõ ràng giữa hai khoảng thưởng này, như sau: 

Lương tháng 13 có trừ thuế Thu nhập cá nhân không? 

Thông tư số 111/2013/TT-BTC có quy định  thưởng Tết và thưởng tháng 13 vẫn chịu thuế TNCN tại Khoản 2 Điều 2. Bao gồm phần thưởng bằng tiền hoặc hiện vật. Do đó, người lao động phải nộp thuế TNCN khi nhận lương tháng thứ 13. 

Nhân viên nghỉ việc trước Tết có được nhận lương tháng thứ 13 không? 

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định về việc người nghỉ việc trước Tết có được nhận lương tháng thứ 13 hay không. Trong trường hợp này, quyết định thuộc về người sử dụng lao động. 

Thực hiện đánh giá hiệu suất của nhân viên (Performance review) 

Mục tiêu của performance review là gì? 

Xác định mục tiêu sẽ quyết định được những gì bạn trao đổi thông tin với nhân viên. Hai mục tiêu chính của buổi performance review là: Đánh giá và phát triển. 

Đánh giá 

Những buổi review với mục tiêu đánh giá thường diễn ra từ 1 đến 2 lần/ năm. Dựa vào kết quả mà người làm nhân sự sẽ đưa ra những quyết định về lương thưởng và chức vụ của nhân viên. Để đưa ra quyết định phù hợp, bạn cần kết hợp các yếu tố như chức danh, nhiệm kỳ, các yếu tố tác động,… Trọng tâm của buổi trao đổi sẽ xoay quanh việc kiểm tra các mục tiêu đã hoàn thành ra sao, hiệu suất của nhân viên trong khoảng thời gian xác định như thế nào? 

Phát triển 

Những buổi review với mục tiêu phát triển thường diễn ra từ 2-4 lần/năm. Dựa vào kết quả đánh giá mà bạn có thể quản lý xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên. Bên cạnh đó, nhân viên cũng biết họ sẽ cần làm gì để tiến bộ hơn. Trọng tâm của của buổi trao đổi này là tập trung vào thúc đẩy luồng phản hồi có tính xây dựng. 

Tuy nhiên, một buổi đánh giá hiệu suất nhân viên có thể hướng tới cả 2 mục tiêu cùng lúc. Đặc biệt vào dịp cuối năm, bạn muốn thu thập nhiều thông tin để có ích cho cả nhân viên để phát triển và công ty để đánh giá. 

Mẫu câu nhận xét văn minh 

Khi đưa ra những lời nhận xét trong buổi performance review, có 3 quy tắc nhà quản lý cần lưu ý: 

1. Nhà quản lý chỉ nên chia sẻ cảm xúc và nhận định của bản thân. Không nên quá áp đặt ý kiến của bản thân lên những trường hợp của nhân viên.  

2. Không nên gượng ép nhân viên phải học hỏi và tiếp nhận những phạm trù năng lực người khả năng tiếp nhận.  

3. Tôn vinh sự khác biệt của mỗi người bởi không phải ai cũng sinh ra để xuất sắc theo một hình ảnh phiến diện. 

Hiệu quả công việc 

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong buổi performance review. Đánh giá hiệu quả công việc giúp bạn theo dõi mức độ hoàn thành, khả năng phù hợp với công việc, nhận xét, đưa ra phương pháp cải thiện hiệu suất, tạo động lực và giúp nhân viên vượt qua khó khăn. 

freeC Asia đã soạn sẵn giúp bạn các mẫu câu hay để tham khảo bên dưới: 

Khen ngợi

Phê bình

Duy trì thái độ tích cực và chủ động hoàn thành công việc Cải thiện công việc ABC được…% Làm việc chủ động, sáng tạo và có ý tưởng tốt để đạt được mục tiêu và vượt qua thách thức Thu thập thông tin và tìm các công cụ cần thiết để hoàn thành công việc đúng hạn Chủ động đặt ra các tiêu chí đánh giá công việc và thường xuyên cố gắng đạt được các tiêu chí đó  Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được Tích cực chia sẻ, hỗ trợ đồng nghiệp hoàn thành công việc

Có xu hướng đổ lỗi cho người khác; phải nhận trách nhiệm về hành vi của mình Thường xuyên đưa ra những quyết định sai lầm và đặt ra những mục tiêu vượt quá khả năng của bản thân Những thách thức về giao tiếp và hợp tác Đảm nhận quá nhiều công việc và không biết ủy thác công việc cho người khác dẫn đến không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn. Mất tập trung tại nơi làm việc, thiếu tập trung và trì hoãn

Có mặt và đúng giờ 

Sự có mặt đúng giờ là phẩm chất cần có của mỗi nhân viên. Nếu một người thường xuyên vắng mặt hoặc đi muộn, tiến độ hoàn thành công việc sẽ bị ảnh hưởng và là gánh nặng cho các đồng nghiệp khác. 

Đây là tiêu chí dễ dàng đánh giá nhất. Bạn có thể đánh giá nhân viên bằng các mẫu câu gợi ý sau: 

Khen ngợi

Phê bình

Luôn đến công ty đúng giờ Hiệu suất làm việc tốt, luôn tuân thủ lịch trình làm việc của bản thân và công ty Ít khi vắng mặt, luôn tuân thủ chính sách công ty Quản lý lịch trình tốt, hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ được giao trong tuần Tuân thủ chính sách khi sắp xếp thời gian nghỉ Tham dự các cuộc họp đúng giờ và luôn chuẩn bị đầy đủ trước Luôn hoàn thành công việc đúng/ trước deadline Có thái độ tích cực khi thực hiện công việc, luôn lắng nghe, chia sẻ và giúp đỡ đồng nghiệp Làm việc dưới áp lực tốt  Có thể gắn kết đồng nghiệp, đưa mọi người cùng hợp tác, làm việc với thái độ tích cực, cùng chia sẻ, cùng nỗ lực vì mục tiêu chung

Gần đây, X tỏ ra thờ ơ và xa lánh công việc, như thể anh ấy/cô ấy không còn hứng thú với công việc nữa. Duy trì thái độ tích cực với đồng nghiệp, nhưng vẫn còn một số vấn đề với người lãnh đạo cần được giải quyết càng sớm càng tốt Thái độ làm việc không nhất quán thường xuyên có tác động đến các hoạt động của toàn đội Tuân thủ lịch công ty nhưng thường xuyên trở lại công ty muộn sau khi hoàn thành các công việc bên ngoài, ảnh hưởng đến đồng nghiệp và tiến độ dự án Công việc thường xuyên trì hoãn, mặc dù có nhiều cảnh báo

Khả năng lãnh đạo 

Đây là năng lực quan trọng của người lãnh đạo nhóm. Một leader có năng lực tốt có thể giúp cả nhóm hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả và đúng hạn. Ngược lại, một người quản lý kém sẽ khiến cả nhóm thường xuyên rơi vào trạng thái làm việc trì trệ, tinh thần giảm sút và năng suất kém. 

Bạn có thể nhận xét nhân viên bằng các mẫu câu bên dưới: 

Khen ngợi

Phê bình

Duy trì giao tiếp cởi mở với các nhân viên Duy trì đạo đức làm việc trung thực bằng cách khuyến khích nhân viên chấp nhận trách nhiệm cho hành động của họ Nhà lãnh đạo xuất sắc, người tận tâm với nhân viên mới. Mang tố chất lãnh đạo tốt, luôn sẵn sàng hỗ trợ nhân viên trong công việc Luôn lắng nghe và khuyến khích phản ánh hai chiều Cân bằng chiến lược tổng thể của tổ chức với các nhiệm vụ hàng ngày của nhóm Phân công nhiệm vụ dựa trên khả năng của từng thành viên trong nhóm Cung cấp thông tin, kiến thức để hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ Thấu hiểu con người và có phương pháp thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc Sẵn sàng lắng nghe nhân viên, năng động trong việc triển khai các kỹ thuật quản lý mới Trong quá trình làm việc, luôn tạo ra một môi trường thân thiện và tích cực cho toàn đội Trao quyền vừa đủ để nhân viên chủ động trong công việc

Thường xuyên phóng đại mức độ nghiêm trọng của vấn đề Phớt lờ các chính sách của công ty và thích tự ý quyết định Không giải thích rõ ràng quy trình, thủ tục, yêu cầu công việc cho nhân viên khiến nhân viên thực hiện công việc không có mục đích và thường xuyên bị nhầm lẫn Dễ nản lòng với thành viên mới, thiếu thái độ tích cực trong việc hướng dẫn và giảng dạy Hiếm khi công nhận thành tích của các cá nhân trong nhóm Đặt tiêu chuẩn cao phi thực tế cho các thành viên trong nhóm Hiếm khi tham gia vào các cuộc thảo luận, họp nhóm Thành tích của đội ngũ thường xuyên kém hiệu quả do thiếu sự tín nhiệm và gặp khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ

Khả năng giao tiếp 

Giao tiếp là kỹ năng cần thiết mà mọi vị trí, lĩnh vực cần có. Nhân viên trong thời đại ngày nay cần biết cách trao đổi thông tin qua các cuộc gặp trực tiếp, điện thoại, email, mạng xã hội,… Do đó trong buổi performance review cần bao quát cả kỹ năng giao tiếp qua các nền tảng. 

Sau đây là các mẫu gợi ý để bạn tham khảo: 

Khen ngợi

Phê bình

Kỹ năng giao tiếp nói và viết tốt Xây dựng mối quan hệ thông qua giao tiếp cởi mở và thân thiện Thoải mái giao tiếp với bất kỳ ai Giao tiếp và hợp tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm Thường xuyên đặt ra những câu hỏi thích hợp và sâu sắc, đồng thời cung cấp phản hồi mang tính xây dựng  Có thể giải thích các vấn đề khó và phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản Có thể tóm tắt và truyền đạt các quyết định quan trọng một cách hiệu quả Xây dựng mối quan hệ tích cực với những người khác một cách nhanh chóng Truyền đạt thông tin chính xác và kịp thời, cả bằng lời nói và bằng văn bản Luôn cố gắng thúc đẩy tinh thần đồng nghiệp và thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực

Không có khả năng ghi lại thông tin quan trọng trong các cuộc trò chuyện Giữ khoảng cách với đồng nghiệp do cách cư xử kém Giao tiếp không hiệu quả và thiếu tự tin khi gặp gỡ những người mới Mọi người thường hiểu sai thông điệp do kỹ năng giao tiếp kém. Luôn đổ lỗi cho người khác Trong các cuộc họp, thường xuyên nói chuyện riêng Không có ý kiến mang tính xây dựng trong các cuộc họp Không trả lời thông tin liên lạc một cách kịp thời

Khả năng làm việc nhóm 

Nhiệm vụ ưu tiên của nhà lãnh đạo là gắn kết đội nhóm hiệu quả. Thái độ nhân viên tích cực thì năng suất làm việc mới nâng cao. Do đó, trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên, bạn cần đưa ra những nhận xét nhằm thúc đẩy quá trình làm việc nhóm và chấn chỉnh các hoạt động kìm hãm hiệu quả chung. 

Bạn có thể tham khảo các mẫu câu gợi ý bên dưới: 

Khen ngợi

Phê bình

Tinh thần làm việc nhóm cao, mong muốn cùng các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ Rất giỏi trong việc thúc đẩy người khác làm công việc của họ tốt nhất Đánh giá cao các ý tưởng mới của các thành viên trong nhóm Thường xuyên đóng góp đáng kể vào thành công của nhóm Thường xuyên chia sẻ kiến thức chuyên môn với đồng nghiệp Khả năng đối phó với căng thẳng tuyệt vời Tập trung vào các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo sự thành công của toàn đội Sẵn sàng thích ứng với phong cách làm việc của nhóm Luôn tận tâm vì sự thành công của toàn đội

Không muốn chia sẻ kiến thức của bản thân với người khác Không tích cực hợp tác với các đồng đội trong nhóm Chỉ tập trung hoàn thành nhiệm vụ cá nhân, thay vì quan tâm và hỗ trợ các thành viên trong nhóm Đổ lỗi cho người khác khi có vấn đề phát sinh hoặc kết quả kém,  Không có khả năng hợp tác với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu

Khả năng sáng tạo 

Khả năng sáng tạo nằm ở những suy nghĩ và đề xuất những giải pháp vượt trội. Hiện nay, các doanh nghiệp có xu hướng đề cao sự sáng tạo và không ngừng nuôi dưỡng khả năng này của nội bộ. 

Để khích lệ hoặc phê bình khả năng sáng tạo của nhân viên, bạn có thể sử dụng các mẫu bên dưới được gợi ý bởi freeC Asia: 

Khen ngợi

Phê bình

Quan điểm sâu sắc, luôn có cách nhìn nhận vấn đề mới Khả năng giải quyết vấn đề thông qua các ý tưởng và giải pháp sáng tạo Thường xuyên đóng góp ý tưởng mới Khuyến khích đồng nghiệp sáng tạo trong công việc và đưa ra ý tưởng của riêng họ Đóng góp đáng kể vào quá trình làm việc của doanh nghiệp Tháo vát và sáng tạo tại nơi làm việc Không ngừng tìm kiếm những ý tưởng và cách thức mới để cải thiện Luôn là người đầu tiên đề xuất giải pháp cho các vấn đề

Cứng nhắc, không sẵn sàng xem xét những ý tưởng mới Luôn bảo thủ và làm theo những gì có sẵn Chỉ đổi mới khi được yêu cầu, và chỉ một cách miễn cưỡng Không có tinh thần sáng tạo và không khuyến khích sự sáng tạo của đồng nghiệp Khi gặp khó khăn, luôn tìm kiếm sự trợ giúp hơn là chủ động tìm kiếm giải pháp Không sẵn sàng chấp nhận rủi ro khi đưa những ý tưởng mới vào hành động

Sự linh hoạt 

Những ứng viên tiềm năng thường có kỹ năng linh hoạt trong các tình huống. Với sự linh hoạt, nhân viên dễ dàng thích nghi với các thay đổi đột ngột và ra quyết định ở cơ quan. 

Với kỹ năng này, bạn và nhân viên dễ dàng sắp xếp các công việc phù hợp với thời gian làm việc và cá tính của mỗi người. Điều này giúp mọi nhân viên cân bằng công việc và cuộc sống, cải thiện năng suất và hiệu quả trong công việc. 

Bạn có thể tham khảo các gợi ý bên dưới của freeC Asia: 

Khen ngợi

Phê bình

Luôn cố gắng hiểu và tôn trọng đồng nghiệp của bạn. Tạo ra một môi trường làm việc tích cực Sẵn sàng học hỏi và phát triển các kỹ năng liên quan đến công việc Tích cực tham gia các khóa đào tạo, sự kiện của công ty. Giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng và không phàn nàn khi có sự đổi mới tại nơi làm việc Sẵn sàng đưa ra quyết định mới và xem xét cẩn thận hậu quả nếu tình hình thay đổi và các biện pháp cũ không còn hiệu quả Luôn nhận thức được những thay đổi của thị trường và phản ứng nhanh chóng Xem xét các đề xuất mang tính xây dựng Khi đảm nhận nhiệm vụ mới, luôn chủ động và thích nghi

Không thể từ chối lời đề nghị từ người khác, đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ Không tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên mà chọn nhiều nhiệm vụ thời gian ngắn để hoàn thành sớm Có thể nhanh chóng thay đổi suy nghĩ và không sẵn sàng phân tích hoặc bảo vệ quan điểm của bản thân Không có sự quan tâm đối với nhiệm vụ mới Căng thẳng khi môi trường hoặc quy trình làm việc thay đổi

Phong cách quản trị 

Phong cách quản trị là hành vi mà những người đứng đầu như teamleader, trưởng bộ phận,… thể hiện và có tác động đến cấp dưới. Phong cách quản trị là yếu tố quan trọng trong việc quản lý, thể hiện tính khoa học (logic), khả năng tổ chức và dẫn dắt của người đứng đầu. 

Bạn có thể sử dụng những mẫu câu dưới đây để nhận xét cách quản trị của các leader: 

Khen ngợi	Phê bình
Xuất sắc trong việc quản lý đội nhóm để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả Chuyên gia đào tạo nhân viên, có khả năng hỗ trợ nhân viên phát huy thế mạnh Đặt mục tiêu và kỳ vọng cho cấp dưới rõ ràng Luôn theo dõi, giám sát hiệu quả công việc của cấp dưới Hiểu các thành viên trong nhóm và luôn thực hiện các bước để thúc đẩy họ làm việc hiệu quả	Không công bằng với các thành viên trong nhóm Không thể giải quyết các xung đột của cấp dưới Luôn phàn nàn và đặt ra những kỳ vọng bất hợp lý Không thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của cấp dưới Không có ý muốn thay đổi bản thân để hòa hợp với cấp dưới Khó khăn trong việc tạo dựng môi trường hợp tác thân thiện giữa các nhân viên

Khả năng ứng dụng công nghệ 

Mặc dù công nghệ phát triển nhưng không phải ai cũng có thể áp dụng chúng vào công việc tốt. Bạn có thể dùng các mẫu câu dưới đây để đánh giá hiệu suất của nhân viên: 

Khen ngợi

Phê bình

Hiểu tường tận vấn đề và luôn là người đi đầu áp dụng công nghệ vào quá trình thực hiện công việc Có hiểu biết vững chắc về công nghệ và khả năng áp dụng nó một cách hiệu quả Hiểu các khái niệm kỹ thuật phức tạp và dễ dàng giải thích chúng cho người khác Luôn tìm kiếm và ứng dụng công nghệ mới để tăng hiệu quả công việc Giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách dễ dàng Luôn khiến mọi người tìm đến bạn khi họ cần hỗ trợ kỹ thuật

Tham dự nhiều khóa đào tạo để mở rộng kiến thức kỹ thuật Gặp khó khăn trong việc tiếp thu và áp dụng công nghệ mới Trong công việc cần nâng cao hiểu biết về kỹ thuật. Cần nhấn mạnh hơn vào việc hiểu các xu hướng và thay đổi công nghệ Nên tìm hiểu các ứng dụng kỹ thuật cần thiết cho công việc

Mẫu câu hỏi đánh giá hiệu suất nhân viên 

Việc đặt những câu hỏi trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên giúp bạn giải quyết được các vấn đề mà nhân viên đó đang gặp phải, giúp họ trưởng thành, phát triển và thăng hoa trong công việc. 

freeC Asia đã chia nhỏ các vấn đề trong câu hỏi để bạn tham khảo như bên dưới. 

Hiệu suất 

Sau khi nhận được các câu hỏi về hiệu suất, bạn sẽ hiểu tại sao hiệu suất của nhân viên không tốt. Từ đó, bạn có thể so sánh với các mục tiêu đã đề ra xem có cần điều chỉnh gì hay không. 

Ngoài ra, bạn cũng thấy được khả năng quản trị mục tiêu của từng nhân viên như thế nào, cách họ đối diện với thất bại, cách họ nỗ lực để hoàn thành mục tiêu, cách họ tự tạo động lực,… Bên cạnh đó, bạn cũng thấy được những điểm hạn chế trong cách quản lý của bản thân để cải thiện. 

Sau đây là những mẫu câu hỏi về hiệu suất mà freeC đã chuẩn bị cho bạn: 

• Bạn đánh giá như thế nào về việc hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra? 
• Làm thế nào để bạn đánh giá các kết quả liên quan đến các mục tiêu? 
• Thành tích đáng tự hào nhất của bạn là gì? Tại sao? 
• Nhiệm vụ nào bạn tin rằng mình có thể thực hiện tốt hơn trong lần tới? Tại sao? Yếu tố nào khiến bạn khó hoàn thành nhiệm vụ đó? 
• Có bất kỳ khó khăn hoặc thách thức nào mà bạn gặp phải trong công việc khiến bạn không thể đạt được mục tiêu của mình không? 
• Bạn có cần thêm nguồn lực hoặc hỗ trợ để đạt được mục tiêu của mình không? 
• Những kỹ năng và kiến thức nào bạn tin rằng mình cần cho vị trí và công việc hiện tại? 

Làm việc nhóm 

Làm việc nhóm giúp giải quyết những nhiệm vụ khó khăn thành đơn giản với sự cộng sức của toàn team để đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, làm việc nhóm giúp thúc đẩy từng cá nhân phát triển các kỹ năng riêng, người giỏi nhất trong từng nhiệm vụ có thể đảm nhận trách nhiệm đó tốt và nhanh hơn. 

Ngày nay, các công việc cần sự hợp tác của nhóm ngày càng nhiều khiến đây trở thành tiêu chí quan trọng để đánh giá hiệu suất nhân viên. Khi đánh giá với tiêu chí này, bạn có thể đánh giá các kỹ năng khác của nhân viên như giao tiếp, thuyết phục, tranh luận, sáng tạo, hỗ trợ,… 

Các mẫu câu hỏi đánh giá khả năng làm việc nhóm của nhân viên: 

• Bạn đánh giá hiệu suất của bạn trong các dự án nhóm như thế nào? Bạn nổi trội về điều gì và bạn gặp khó khăn với điều gì? 
• Bạn có thoải mái cung cấp phản hồi cho các thành viên khác trong nhóm không? 
• Các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy thế nào khi họ làm việc với bạn 
• Một thành tích đặc biệt bạn đạt được thông qua hợp tác? 
• Làm việc nhóm giúp bạn trưởng thành như thế nào? 

Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên 

Giữa lãnh đạo và nhân viên luôn có một khoảng cách nhất định. Khoảng cách là một công cụ để điều hành và thực thi quyền lực. Một khi khoảng cách không được kiểm soát sẽ có xu hướng lớn hơn, khiến cho mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên trở nên gò bó, ngợp nghẹt trong sự tương tác 2 chiều và văn hóa học tập trong công ty. 

Để tìm ra hướng cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và quản lý trong buổi performance review, bạn có thể tham khảo các câu hỏi dưới đây:  

• Bạn có cảm thấy thoải mái khi cung cấp thông tin phản hồi cho sếp của bạn không? 
• Người quản lý cần phản hồi của bạn để cải thiện với tư cách là người lãnh đạo và để giúp bạn và công ty đạt được mục tiêu. Làm thế nào để bạn cảm thấy thoải mái khi trả lời người quản lý của mình? Tôi hoặc người quản lý của bạn có thể làm gì để giúp bạn cảm thấy thoải mái không? 
• Nếu vậy, bạn sẽ thay đổi điều gì để cải thiện mối quan hệ với sếp? 
• Làm thế nào một nhà lãnh đạo có thể giúp bạn với công việc của bạn? (Ví dụ: kiểm tra thường xuyên hơn, hỗ trợ bạn lập kế hoạch tương lai và nghề nghiệp, v.v.) 
• Người quản lý của bạn có thể giúp bạn thăng tiến ở công ty bằng những cách nào? 
• Bạn muốn học những kỹ năng mới nào và người quản lý của bạn có thể hỗ trợ bạn như thế nào? 

Điểm mạnh 

Hỏi về điểm mạnh giúp nhà lãnh đạo biết được tiềm năng của mỗi cá nhân, góp phần vào sự phát triển công ty. Ngoài ra, khi đặt các câu hỏi này bạn còn biết được nhân viên tự nhận thức bản thân họ thế nào để liên hệ với người quản lý xây dựng chương trình đào tạo họ. 

Các câu hỏi về điểm mạnh mà bạn có thể tham khảo như: 

• Điểm mạnh của bạn là gì? 
• Tại sao điểm mạnh đó lại có tác động lớn tới vị trí công việc của bạn? 
• Làm sao để bạn phát huy tối đa điểm mạnh của bản thân? 
• Bạn nhận thấy điểm mạnh đã giúp bạn trong công việc như thế nào? 

Cơ hội phát triển 

Từ những câu hỏi này mà nhà lãnh đạo có thông tin để xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hợp lý. Trong mỗi nhân viên luôn có những kỳ vọng khác nhau về phát triển sự nghiệp và bản thân nếu người lãnh đạo không thấu hiểu hay đáp ứng thì nhân viên đó dễ tìm một công ty khác để gắng bó. 

Dưới đây là 3 câu hỏi cơ bản về cơ hội phát triển của nhân viên: 

• Mục tiêu quan trọng của bạn trong công việc là gì? 
• Bạn nghĩ bản thân phải làm gì để đạt được những mục điều đó? 
• Bạn muốn sở hữu thêm những kỹ năng nào? 

Bạn cần lưu ý gì trong buổi đánh giá hiệu suất nhân viên? 

Tận dụng cơ hội huấn luyện nhân viên 

Đừng biến buổi đánh giá chỉ đơn giản là những câu hỏi và trả lời. Nhà lãnh đạo có thể dùng kỹ năng huấn luyện (coaching) để làm không khí bớt nặng nề. Khi vấn đề đã được xác định, hãy đưa ra lời khuyên và giải pháp hữu ích. Thay vì chỉ trích những sai lầm trong quá khứ, hãy thảo luận xem nhân viên nên làm gì trong tương lai để cải thiện mọi thứ. 

Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi 

Phản hồi từ dưới lên (từ nhân viên đến lãnh đạo) cũng quan trọng như phản hồi từ trên xuống (từ lãnh đạo đến nhân viên). Đảm bảo rằng nhân viên có cơ hội đưa ra phản hồi trong quá trình đánh giá. Hơn nữa, các nhà lãnh đạo phải xem xét liệu họ có tiếp thu phản hồi hay không, liệu họ có đang tạo niềm tin và sự an toàn để nhân viên cảm thấy thoải mái khi cung cấp phản hồi cho họ hay không và liệu họ có đang nuôi dưỡng cảm giác hạnh phúc hay không.  

Cụ thể, rõ ràng và ngắn gọn 

Hầu hết các đánh giá có thể gây căng thẳng, khiến nhân viên lo lắng. Để tránh nhân viên hiểu sai, suy luận và diễn giải tiêu cực các thông điệp, người quản lý phải cụ thể, rõ ràng và súc tích trong cách giao tiếp của họ. 

Tuyển dụng những vị trí còn tồn đọng (chưa giải quyết được) trong năm 

Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong tuyển dụng cuối năm 

Thị trường tuyển dụng rất cạnh tranh vào dịp cuối năm 

Nhiều công ty vẫn rơi vào trạng thái thiếu nhân sự, đặc biệt là các vị trí cấp cao. Không những thế, những vị trí chuyên viên vẫn chưa tìm được người phù hợp.  

Không có thời gian tuyển dụng 

Cuối năm, phòng nhân sự phải “chạy nước rút” với các công việc như báo cáo tổng kết cuối năm, lập kế hoạch cho năm mới, chuẩn bị tiệc cuối năm, hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra. 

Thời điểm này, bộ phận nhân sự không có nhiều thời gian để sàng lọc CV và phỏng vấn kỹ như trước. Họ không thể vừa đảm bảo số lượng và chất lượng cùng lúc trong một khoảng thời gian ngắn. Ở các công ty startup, doanh nghiệp nhỏ và vừa, người HR phải gánh trách nhiệm của cả phòng nhân sự. 

Không có nhiều ứng viên tiềm năng 

Số lượng ứng viên có ý định tìm việc mới vào cuối năm giảm đáng kể. Đa phần, nhân viên muốn làm hết năm để nhận lương tháng thứ 13 và thưởng Tết. Do đó, nếu chỉ dựa vào nguồn ứng viên tự chủ động ứng tuyển thì số lượng CV bạn nhận được rất hạn chế.  

Đối với nguồn ứng viên cấp cao, nhóm này khá thụ động và mong muốn được các doanh nghiệp săn đón. Khi bạn sử dụng dịch vụ săn đầu người, các chuyên gia sẽ liên hệ, giới thiệu công việc và thuyết phục họ về doanh nghiệp. 

Giải pháp tuyển dụng cuối năm cho doanh nghiệp 

Làm phong phú nguồn cung ứng viên 

Tìm nguồn ứng viên chất lượng rất mất thời gian. Doanh nghiệp có thể xây dựng mạng lưới ứng viên có sẵn và tiếp cận với những ứng viên “thụ động”. 

Bạn có thể tham khảo trang tuyển dụng employer.freec.asia. Đây là nền tảng tuyển dụng thông minh với hàng triệu lượt ứng viên truy cập mỗi tháng, không giới hạn tin đăng và đang miễn phí hoàn toàn. 

Tối giản quy trình tuyển dụng 

Như đã trình bày bên trên về việc phòng nhân sự “sấp mặt” cuối năm. Do đó, quy trình tuyển dụng cần được đơn giản hóa để tạo trải nghiệm tốt và dễ dàng cho ứng viên. Quy trình tuyển dụng đầu cuối nên đơn giản và nhanh chóng để thúc đẩy ứng viên đồng ý nhận việc sớm. 

Các chính sách thưởng và hỗ trợ ứng viên khi nhận việc vào cuối năm 

Những chính sách thưởng và hỗ trợ là điểm thu hút ứng viên mong muốn tìm việc vào thời điểm cuối năm. Trong những ngày này, các công ty thường hỗ trợ nhân viên mới như thử việc nhận đầy đủ lương, hưởng lương tháng thứ 13 từ 50% – 100%/ tháng lương…  

Sử dụng dịch vụ săn đầu người (Headhunter service) 

Dùng dịch vụ headhunt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng ứng viên chất lượng. Thợ săn đầu người (headhunter) là những chuyên gia nhiều năm trong ngành giúp bạn sàng lọc CV và phỏng vấn sàng lọc trước khi gửi CV phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Làm lại bản đồ nhân tài (Talent mapping) 

Bản đồ nhân tài là một công cụ hữu ích để tăng khả năng giữ chân họ và sự hài lòng trong công việc, từ đó cải thiện hiệu suất của nhân viên. Mặc dù tốn nhiều thời gian nhưng việc lập Talent mapping sẽ giúp bạn tối đa hóa tiềm năng của nhân viên và đảm bảo đạt được kết quả tối ưu.  

Dưới đây là bốn bước quan trọng để tạo bản đồ tài năng chất lượng cao. 

Bước 1: Xác định loại năng lực mà doanh nghiệp đang tìm kiếm 

Đầu tiên, bạn cần xác định những tiêu chí cần có một nhân viên theo chiến lược đã đề ra. Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hay những nghiên cứu về Quản lý nhân lực (HRM) là những nền tảng dữ liệu cho phép bạn lập ra những yêu cầu về đào tạo và tuyển dụng. Bạn có thể xác định những tiêu chí như kiến thức, kỹ năng, năng lực và phẩm chất của nhân viên để đảm bảo mang lại lợi ích cao nhất cho công ty. 

Hơn nữa, để tìm được nhóm nhân viên phù hợp, bạn có thể so sánh công ty của bạn với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, xác định các tiêu chuẩn đào tạo và tuyển dụng cần thiết bộ. Thông qua so sánh, ban lãnh đạo có thể đánh giá tiềm năng phát triển, triển vọng cạnh tranh và những điểm yếu hiện tại của công ty, chẳng hạn như thiếu sót chức năng, tổ chức các bộ phận hoặc năng lực của nhân viên. 

Bước 2: Đưa ra mô tả các nhóm kỹ năng của nhân viên 

Đây là bước quan trọng vì nó ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo và tuyển dụng. Ở bước này, bạn cần xây dựng bản mô tả công việc (JD) với những yêu cầu về chuyên môn và kỹ năng một cách rõ ràng. Ngoài ra, nó còn giúp bạn lọc được những hồ sơ của ứng viên tiềm năng và phù hợp với văn hóa công ty.  

Sau đây là 2 mẹo giúp công ty bạn có thể áp dụng để hiểu rõ nguồn lực hiện có: 

Mạng xã hội 

Công ty có thể đánh giá nguồn lực bằng cách xem tài khoản mạng xã hội của họ: 

• Họ thường đăng bài chia sẻ nội dung gì? 
• Họ đã từng làm việc trong những tổ chức nào? 
• Họ đã từng tham gia hội thảo hay triển lãm nào? 

Bằng cách kết nối tất cả dữ liệu này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về nhân viên của mình và xác định cấp độ phù hợp dựa trên nhu cầu đào tạo và tuyển dụng. 

Tìm ra mối quan tâm của người lao động 

• Mối quan hệ của nhân viên đó như thế nào? Bạn bè của họ là người ra sao? 
• Họ có những đóng góp, cống hiến gì cho xã hội? 

Dựa vào thông tin về sở thích, mối quan hệ và những cống hiến của họ, bạn có thể hiểu rõ hơn về người lao động. 

Bước 3: Phân tích và tạo bản mô tả công việc 

Sau khi hoàn thiện các yêu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp nên xem xét kỹ các tiêu chí và điều chỉnh lại bản mô tả công việc (Job description) nếu cần. Bản mô tả công việc nên xác định nhóm kỹ năng nào mà mỗi nhiệm vụ sẽ cần.  

Sau đó, doanh nghiệp có thể xác định những kỹ năng nào nên được thêm vào hoặc loại bỏ. Bản mô tả công việc cũng cần được xem xét cẩn thận để đảm bảo xác định được trình độ thích hợp cho từng vị trí. 

Bước 4: Nhìn ra khoảng cách về năng lực 

Doanh nghiệp phải nhận thức được mối quan hệ giữa kỹ năng và yêu cầu công việc, cho phép nhân viên tự đánh giá để phát hiện sớm nhất những khoảng trống năng lực. Lỗ hổng năng lực có thể xuất hiện ở những nhân viên mới thiếu kinh nghiệm chuyên môn. Để bù đắp cho những khoảng trống về năng lực, nhân sự cấp cao hơn có thể đóng vai trò cố vấn, hướng dẫn tại thời điểm đó. 

Tình trạng thiếu năng lực cũng có thể xảy ra do xu hướng thị trường hoặc các vấn đề toàn cầu. Hầu như tất cả nhân viên trong công ty đều phải tham gia các chương trình nâng cao kỹ năng hoặc đào tạo lại kỹ năng trong trường hợp này. Phát hiện sớm khoảng cách năng lực giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng thị trường, tăng tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, đáp ứng kỳ vọng của lãnh đạo. 

Lên kế hoạch tuyển dụng thành công cho năm sau

Việc đề ra những kế hoạch cụ thể sẽ giúp hoạt động tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao. Nhưng đây cũng không phải là một việc đơn giản. Rất nhiều công ty và doanh nghiệp lớn gặp thất bại trong việc đề ra một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng. 

Sau đây là 11 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công giúp bạn có được định hướng tốt khi đề ra chiến lược tổng quan: 

Xác định nhu cầu tuyển dụng 

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch là xác định nhu cầu tuyển dụng và các vị trí còn trống trong công ty. 

Để làm điều này một cách chính xác, bạn phải xác định công ty của bạn có khả năng phát triển như thế nào trong tương lai và sau đó tính toán các chỉ số chính như tỷ lệ thay thế nhân viên, chính sách lương thưởng và khả năng thăng tiến,… những yếu tố có tác động không nhỏ đến chương trình tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Bạn cũng phải xác định những phòng ban và vị trí nhân sự nào cần tuyển thêm nhân sự (và tại sao). Có dự án nào mà công ty đang lên kế hoạch triển khai không? Những kỹ năng nào mà nguồn nhân lực hiện tại của công ty bạn thiếu? Từ đó, bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình yêu cầu những gì nếu bạn nhìn về tương lai với một tầm nhìn rộng. 

Lập kế hoạch và lịch tuyển dụng nhân sự 

Sau đó, bạn phải đưa dữ liệu lý thuyết và phân tích chúng trong thực tế. Tính toán số lượng nhân viên mới mà mỗi bộ phận sẽ yêu cầu và khi nào họ sẽ được yêu cầu vì quy trình tuyển dụng thường mất nhiều ngày. Do đó, bạn phải lập kế hoạch cho chương trình tuyển dụng của mình. 

Ví dụ, nếu vị trí công việc cần tuyển vào tháng 3/2023, bạn phải lên kế hoạch bổ sung nhân lực trước 3 tháng. Với một kế hoạch toàn diện, bạn có thể tạo một chương trình tuyển dụng kéo dài một năm cho công ty của mình. Từ đó, bạn biết số lượng cho từng bộ phận và khi nào nó sẽ được triển khai. 

Dùng những công cụ hỗ trợ 

Sau khi lên được sẵn lịch tuyển dụng cho cả năm, đã đến lúc bạn sử dụng những công cụ bổ trợ để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Một số tool sẽ giúp bạn tìm kiếm ứng viên với những phẩm chất phù hợp bạn đã liệt kê, một số khác phục vụ quá trình lọc và tuyển chọn ứng viên,… 

Hãy đảm bảo rằng những thành viên trong hội đồng tuyển dụng cũng có thể sử dụng được  thành thạo những ứng dụng trên. Đây là công cụ của tập thể, một mình bạn không thể cáng đáng được tất cả các phần việc. 

Xác định kỹ năng yêu cầu cho từng vị trí tuyển dụng 

Bạn đang tìm kiếm những phẩm chất và kỹ năng nào ở ứng viên để đảm nhận vị trí này? Công việc hằng ngày của họ là gì? Kết quả và mục tiêu mong muốn của bạn cho nhân viên của bạn là gì? Đây là những câu hỏi mà bạn phải trả lời để tuyển dụng đúng người cho đúng việc. Tốt nhất bạn nên tham khảo ý kiến đóng góp của trưởng bộ phận vị trí mà bạn tuyển dụng. 

Ví dụ, nếu vị trí dành cho nhân viên Marketing, bạn nên tham khảo ý kiến của Trưởng phòng Marketing để xác định trình độ và kỹ năng tốt nhất cho ứng viên. Điều này không chỉ thắt chặt mối quan hệ giữa hai bộ phận mà còn giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tuyển dụng (có thể làm tăng chi phí cho hoạt động này). 

Lập ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng 

Bạn có thể ước tính ngân sách gần đúng cho việc bổ sung nhân sự năm nay dựa trên số tiền bạn đã chi cho việc tuyển dụng năm ngoái. Sau đây là một số chi phí liên quan đến chương trình tuyển dụng: 

• Phí quảng cáo trên mạng xã hội 
• Phí cho nền tảng tuyển dụng bên thứ ba (freeC Asia đang miễn phí không giới hạn số lượng tin đăng và thêm người vào nhóm tuyển dụng) 
• Chi phí xây dựng thương hiệu 
• Chi phí nhân sự HR. 
• Chi phí tham dự và tổ chức hội chợ tuyển dụng 
• Các khoản phí khác. 

Tạo bản mô tả tuyển dụng hấp dẫn 

Các doanh nghiệp nên tạo ra các bản mô tả công việc hấp dẫn để thu hút các ứng viên tốt nhất. Thay vì liệt kê các yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng, hãy nhấn mạnh những gì ứng viên có thể nhận được. Thậm chí, bạn nên giới thiệu tầm nhìn và sứ mệnh của công ty mình để các ứng viên có hình dung rõ ràng hơn về văn hóa môi trường mà họ muốn gia nhập. 

Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng 

Ở bước này, bạn cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn ứng viên thích hợp. 

Tất nhiên, khó để tạo ra một quy trình phù hợp với tất cả mọi người. Tốt nhất là nên sử dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên khác nhau. Ở một khía cạnh nào đó, bạn nên xem xét việc đặt ra những câu hỏi và thử thách để ứng viên bộc lộ tính cách. 

Xác thực thông tin ứng viên 

Sau khi bạn đã xác định được ứng viên hoàn hảo, bạn cần xem xét kỹ lý lịch và thông tin của họ. Tất nhiên, đây có thể không phải là một bước quá quan trọng, nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể gây rắc rối cho doanh nghiệp của mình với những vấn đề pháp lý không cần thiết. 

Ngoài ra, việc kiểm tra sự thật của người xin việc còn giúp bạn biết được người được chọn có nói dối hay không. Trong nhiều trường hợp, để được nhận vào các doanh nghiệp lớn, các ứng viên có xu hướng phóng đại hồ sơ của họ và hy vọng không ai dành thời gian để xác minh tài liệu. 

Đừng quên: Khi một ứng viên nói dối lần đầu tiên, không có gì đảm bảo rằng họ sẽ không nói dối lần sau. 

Đưa ra lời đề nghị tới ứng viên 

Đưa ra một lời đề nghị hợp lý cho một ứng viên được chọn mà cả hai bên đều chấp nhận là một nhiệm vụ khó khăn. Người gửi lời đề nghị phải có kỹ năng thuyết phục. 

Bạn nên làm theo quy trình sau để đảm bảo bước này diễn ra suôn sẻ: Trước tiên, bạn nên chủ động gửi email hoặc gọi điện cho ứng viên và đề xuất mức lương khởi điểm. Khi bạn đã nhận được sự chấp thuận của ứng viên, bạn phải xác thực sự đồng ý đó bằng văn bản. Nếu 9 trong số 10 lời đề nghị (offer) bạn đưa ra được ứng viên chấp nhận, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang đi đúng hướng. 

Sau khi nhận được lời đồng ý từ ứng viên 

Đây không phải là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng vì bạn phải xác định mình cần làm gì để giúp nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp càng sớm càng tốt. 

Suy nghĩ xem bạn cần làm gì để nhân viên mới bắt kịp tiến độ công việc và hòa nhập sớm với công ty, đó có thể là: 

• Thể hiện một dấu hiệu cho ứng viên biết bạn đánh giá cao họ?  
• Cho họ một tuần để tìm hiểu văn hóa công ty và làm quen với đồng nghiệp?  
• Sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cũ?  

Học hỏi từ những kinh nghiệm thu được 

Và cuối cùng, bạn cần phải tự rút ra cho mình những bài học từ thực tế. Bạn đã nhận được gì từ chương trình tuyển dụng vừa qua? Có điều gì cần phải cải thiện? 

Bạn có thể sử dụng survey hoặc một vài công cụ hỗ trợ để thu thập dữ liệu cần thiết để phục vụ cho công việc đánh giá và rút kinh nghiệm. 

Cuối cùng, bạn phải rút ra kết luận của riêng mình từ thực tế. Bạn đã học được gì từ sự kiện tuyển dụng gần đây? Có điều gì có thể tốt hơn không? Để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc đánh giá và học tập, bạn có thể sử dụng khảo sát hoặc các công cụ hỗ trợ khác. Một kế hoạch hoàn chỉnh là kim chỉ nam cho bất kỳ hoạt động tuyển dụng nào của công ty.  

Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc Giáng sinh cho công ty 

Trước tiệc Giáng sinh từ 45 ~ 20 ngày 

• Chọn ngày: Giáng sinh theo truyền thống được tổ chức vào ngày 25 tháng 12, nhưng đối với các gia đình thờ Chúa (Công Giáo, Tin Lành,…), ngày này thường được dành cho gia đình hoặc thánh lễ. Vì vậy, khi lên kế hoạch tổ  chức tiệc Giáng sinh cho công ty, hãy chọn một trong 7 ngày trước đó, tốt nhất là vào Thứ Năm hoặc Thứ Sáu sau giờ làm việc. 
• Lập ngân sách: Bạn phải có ngân sách cho bữa tiệc này để phân bổ và lên kế hoạch cho các hoạt động, thực phẩm, trang trí, v.v. 
• Chọn chủ đề: Để bữa tiệc thêm phần hấp dẫn, chủ đề của bạn có thể có các màu như Giáng sinh trắng (White Christmas), Giáng sinh xanh (Blue Christmas) hoặc Giáng sinh hồng (Pink Christmas). Ngoài ra, theo phong cách như Giáng sinh cổ điển (Classic Christmas) hoặc Giáng sinh hiện đại (Modern Christmas). Nó cũng có thể được kết hợp với một không gian và bối cảnh khác, chẳng hạn như Giáng sinh trong vũ trụ (Christmas in the universe), Giáng sinh miền Tây hoang dã (Wild West Christmas) hay Giáng sinh nhiệt đới (Tropical Christmas). 

Các chủ đề hỗ trợ trong việc lựa chọn các ý tưởng trang trí cụ thể cũng như quy định về trang phục cho người tham dự. 

• Chọn địa điểm tổ chức tại văn phòng: Có nhiều địa điểm tổ chức tại văn phòng; chỉ cần đảm bảo có đủ không gian, lối vào dễ dàng, máy điều hòa không khí và đủ ánh sáng. 
• Lập danh sách khách mời: Bạn mời tất cả nhân viên hay chỉ nhân viên văn phòng? Bạn có mời thêm đối tác hay khách hàng không? Người thân có được đi cùng không? Cân nhắc liệu trẻ có thể tham dự nếu bữa tiệc có đồ uống có cồn. 
• Thiết kế thiệp mời: Thiệp mời là ấn tượng đầu tiên của người tham dự; thể hiện rõ ý tưởng chủ đề của bạn trong thiệp mời. Bạn cũng có thể gửi lời mời tới nhiều người cùng một lúc bằng cách sử dụng trình tạo lời mời miễn phí (ví dụ: Canva). 
• Khảo sát địa điểm: khảo sát này sẽ hỗ trợ bạn xem xét không gian cho khách, vị trí phục vụ đồ ăn, vị trí trang trí, lối thoát hiểm, số lượng nhà vệ sinh, chỗ để xe,… Nó không chỉ rộng rãi mà còn an toàn và tiện lợi. 
• Vẽ bố cục bố trí: Một bố cục tốt cho phép bạn có đủ không gian để vui chơi, ăn uống, trò chuyện, biểu diễn và có thời gian vui vẻ. Khi lên kế hoạch bố trí, nó sẽ cho bạn nhiều ý tưởng hơn cho các công cụ, thiết bị và các hoạt động của bữa tiệc. 
• Lập kế hoạch thực đơn: Đây là một phần thiết yếu của bất kỳ bữa tiệc nào. Bạn sẽ cân nhắc ăn no hay ăn nhẹ dựa trên số lượng khách mời và ngân sách bạn có. Đồ uống có cồn hay không? Bạn muốn loại dịch vụ nào, tiệc tự chọn, cocktail trực tiếp tại trạm hay đi vòng quanh? Để lựa chọn nhà hàng cho bữa tiệc của mình, bạn có thể xem thực đơn tiệc Giáng sinh của họ. 

Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp sẽ thuê các đơn vị cung cấp thực phẩm bên ngoài để xử lý thực phẩm và dịch vụ: 

• Hạng mục trang trí: Bạn cân nhắc thêm không gian và các vị trí có thể trang trí dựa theo chủ đề đã có. Sau đó tính toán các vật dụng trang trí. 
• Trang trí văn phòng: Trang trí văn phòng để tạo không khí sôi động cho bữa tiệc, đây cũng là điều cần có tại văn phòng trong mùa lễ hội. 
• Đặt trước ban nhạc: Bạn nên đặt trước một ban nhạc hoặc buổi biểu diễn chuyên nghiệp càng sớm càng tốt vì mùa lễ là thời gian bận rộn đối với họ và giá có thể cao nếu bạn cần đặt gấp. 

Trước tiệc Giáng sinh từ 20 ~ 6 ngày 

• Gửi thư mời: Đối với tiệc nội bộ, thời điểm tốt nhất để gửi thư mời là từ 7 đến 14 ngày trước sự kiện. Thiệp điện tử là một lựa chọn tốt cho tiệc Giáng sinh vì chúng tiết kiệm thời gian. 
• Chọn quà: Trong văn hóa phương Tây, lễ Giáng sinh cũng là ngày người thân trao đổi quà cho nhau. Đó là một điều đáng suy nghĩ để làm trong bữa tiệc Giáng sinh của công ty. Công ty có thể chuẩn bị quà tặng cho tất cả những người tham dự hoặc mỗi người tham dự có thể mang theo một món quà. 
• Đối với một bữa tiệc lớn, nhiều khách mời, cần phải lên một chương trình chi tiết để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng thời gian. Khi tạo một chương trình, hãy nhớ khái niệm “một bữa tiệc là một bộ phim”. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp trình tự của chương trình theo thứ tự thú vị, cách mở đầu hấp dẫn và kết thúc ở cao trào. 

Trước tiệc Giáng sinh 5 ngày 

• Quà tặng và thiệp Giáng sinh: Bạn đã chọn và đặt trước quà tặng của mình; bây giờ đã đến lúc thu thập và gói chúng lại. Đừng quên đính kèm một tấm thiệp với mỗi gói quà. Lời chúc càng có giá trị hơn nếu bạn có thể tự tay viết nó. 
• Sắp đặt khu vực chụp ảnh: Vì đây là nơi sẽ lưu lại những kỷ niệm của cả bữa tiệc nên bạn nên thực hiện trước bữa tiệc vài ngày để đảm bảo buổi chụp ảnh được đẹp nhất. 
• Trang trí tiệc: Nếu không thuê đơn vị trang trí chuyên nghiệp thì việc trang trí nên được thực hiện trước tiệc vài ngày để đảm bảo bạn có đủ thời gian và nên nhờ các đồng nghiệp khác phụ giúp. 
• Xác định số lượng người tham dự cuối cùng để đảm bảo bạn có đủ không gian, quà tặng, thức ăn, v.v. cho mọi người. Sẽ là một trải nghiệm tồi tệ cho những người tham dự nếu họ không được đón nhận nồng nhiệt. Hãy nhớ xác nhận số lượng khách cuối cùng, đặc biệt nếu bữa tiệc được mở rộng cho gia đình và các đối tác bên ngoài. 

Trước tiệc Giáng sinh 24 giờ 

• Lắp đặt âm thanh ánh sáng: Đơn vị cho thuê âm thanh ánh sáng sẽ lắp đặt âm thanh cho bạn trước 1 ngày hoặc ngay trong ngày. freeC Asia khuyên bạn nên chuẩn bị mọi thứ vào buổi tối trước bữa tiệc chứ không nên chuẩn bị vào buổi sáng hoặc vài giờ trước đó, vì sẽ rất khó để xoay chuyển nếu có sự cố kỹ thuật. 
• Lắp đặt khu vực ăn uống: Tương tự như âm thanh ánh sáng, khu vực ăn uống và dụng cụ phải được lắp đặt từ hôm trước, cho đến trước giờ ăn tối mới bày món ăn ra. 
• Sắp xếp quà tặng: Quà tặng được đặt ở vị trí nào? Sắp xếp chúng như một vật trang trí dễ thương trong khu vực tiệc tùng, nơi mọi người có thể nhìn thấy chúng. Những món quà sẽ góp phần mang đến cho người tham dự niềm vui và sự hào hứng trong ngày lễ Giáng sinh. 
• Kiểm tra tất cả lần cuối: Trước tiệc từ 5-7 tiếng, bạn kiểm tra lại mọi thứ, đặc biệt là những đồ lớn xem đã chuẩn bị xong chưa, còn thiếu bộ phận nào và thời gian bổ sung là bao nhiêu. 

Bên trên là những hướng dẫn để bạn tổ chức tiệc Giáng sinh tại văn phòng công ty. freeC Asia đã tổng hợp thành một checklist để bạn có thể tải xuống tại đây. 

Lập kế hoạch làm sự kiện, tiệc cuối năm (Year-end party) hoặc ngày lễ cho công ty 

Xác định loại hình và mục tiêu của sự kiện 

Trước tiên bạn phải xác định được sự kiện đó được tổ chức để làm gì, cho đối tượng nào,… Sau khi bạn đã xác định mục tiêu, bạn nên xem xét loại sự kiện mà bạn sẽ cần tổ chức.  

Ví dụ:  

• Nếu mục tiêu là kết nối nhân viên với ban lãnh đạo công ty, bạn sẽ tổ chức các bữa tiệc nội bộ hoặc teambuilding.  
• Nếu sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng phải được lên kế hoạch và đối tượng là khách mời cũng phải khác.  

Vì vậy, hãy xác định những điểm này rõ ràng ngay từ đầu để việc lập kế hoạch sự kiện trở nên đơn giản! 

Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện 

Ngoài xác định mục tiêu và loại hình, bạn cần phải xác định được địa điểm và thời gian tổ chức. Trước hết, bạn sẽ cần phải đưa ra cho mình và khách hàng một khung thời gian nhất định để có thể tiến hành các bước tiếp theo. Chỉ khi thời gian được xác định rõ ràng thì bạn mới có thể làm được lịch trình cũng như chuẩn bị mời khách hàng,… 

Sau khi chốt được thời gian bạn cần tìm ngay địa điểm tổ chức. Ngoài ra, khi tìm địa điểm cũng nên cân nhắc tới các vấn đề về giao thông di chuyển thuận lợi, phù hợp với tính chất sự kiện và đối tượng người tham dự.  

Ví dụ, nếu khách mời là các VIP, bạn sẽ không thể tổ chức ở các địa điểm bình thường mà cần tổ chức ở các khách sạn 5 sao, đẳng cấp. Hay chẳng hạn sự kiện gây quỹ vì cộng đồng, bảo vệ môi trường thì nên được tổ chức ngoài trời thay vì trong nhà,… 

Xác định thông điệp chính (Key Message) và ý tưởng lớn (Big Idea) 

Ở bước này, bạn phải tạo ra các ý tưởng, khái niệm và thông điệp chính cho toàn bộ sự kiện. Big Idea đề cập đến chủ đề toàn diện và xuyên suốt của sự kiện; Key message là thông điệp mà bạn muốn truyền tải đến những người tham gia. 

Có thể nói ý tưởng và thông điệp chính là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng càng mới lạ, độc đáo thì cơ hội càng nhiều, thu hút được nhiều người tham gia. 

Thông điệp cũng rất quan trọng. Mỗi sự kiện sẽ có một thông điệp riêng để gửi đến khách hàng và đây cũng chính là điểm sáng nhất cho sự kiện. Vì vậy, hãy giữ cho các thông điệp ngắn gọn, súc tích và đầy đủ thông tin để người tham gia khó quên. 

Lên kịch bản nội dung chương trình 

Có thể ví kịch bản nội dung chương trình như sợi dây kết nối tất cả các công đoạn. Nó quan trọng trong việc thu hút và để lại ấn tượng tích cực trong lòng người tham dự. Thông thường, mỗi loại sự kiện sẽ có tính chất và mục đích khác nhau nên bạn có thể xây dựng các kịch bản khác nhau dựa trên loại sự kiện. 

Ví dụ, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương, bạn phải lên kịch bản khác với khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm, bởi sự kiện khai trương phải tập trung vào phần ra mắt, còn tiệc tất niên lại cần sự chú trọng vào phần tiệc. 

Khi tạo kịch bản nội dung, có hai loại mà bạn cần cân nhắc: Kịch bản sự kiện tổng quát và kịch bản phân cảnh chi tiết. Kịch bản tổng thể sẽ bao gồm toàn bộ công việc, thời gian, nội dung, phân công nhân sự,… còn kịch bản chi tiết sẽ là lời tường thuật của MC trong sự kiện. Kịch bản chi tiết phải được trau chuốt về ngôn từ để thu hút và truyền tải thông điệp đến khách hàng. 

Xây dựng danh sách khách mời 

Ở bước này, bạn phải tạo một danh sách khách mời tương đối vì số lượng khách mời nhiều sẽ giúp bạn dễ dàng hoạch định chi phí cũng như chuẩn bị chu đáo hơn như sắp xếp chỗ ngồi, thực đơn hoặc quà tặng cho họ. Hãy đặc biệt chú ý đến khách mời vì họ sẽ là nhân tố quan trọng nhất giúp sự kiện của bạn thành công và thăng hoa. 

Khi nói đến danh sách khách mời, bạn nên lưu ý những điểm sau của họ: 

• Xác định giới tính, nghề nghiệp và độ tuổi 
• Xác định số lượng 
• Lên danh sách và xác nhận với khách mời trước 2-3 ngày 
• Dựa vào danh sách này, bạn sẽ dễ dàng gửi thư cảm ơn và chụp ảnh kỷ niệm sau sự kiện. 

Lên kế hoạch truyền thông sự kiện 

Chuẩn bị một kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết nếu bạn muốn có nhiều khách mời tiềm năng. Khi lập kế hoạch truyền thông, bạn phải xem xét tính chất của sự kiện để đưa ra kế hoạch phù hợp.  

Ví dụ, một sự kiện nội bộ sẽ có các kênh truyền thông và phương thức truyền thông khác với các phương thức truyền thông sự kiện bên ngoài. Do đó, khi lập kế hoạch ở phần này, hãy đảm bảo xác định rõ: 

• Mục đích của sự kiện là gì? 
• Đối tượng dự định là ai? 
• Thông điệp truyền tải là gì? 
• Các kênh truyền thông là những kênh nào: email, tạp chí, mạng xã hội, mạng nội bộ, v.v. 

Lập ngân sách dự kiến 

Ở bước này, bạn có thể tạo một bảng ngân sách dựa trên loại và mục đích của sự kiện. Khi lập ngân sách cho một sự kiện, hãy có một mục gọi là ước tính cho các chi phí phát sinh. Không có sự kiện nào có thể tiêu hết toàn bộ số tiền đã dự trù và sẽ luôn có những khoản chi bất ngờ ngoài dự kiến nên bạn hãy dự trù thêm một khoản để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. 

Dự đoán rủi ro và cách giải quyết chúng 

Việc bữa tiệc có các rủi ro phát sinh là chuyện không ai biết trước. Tuy nhiên, để phòng trường hợp xấu nhất xảy ra và không bị thiếu chuyên nghiệp, bạn nên chuẩn bị cách ứng phó với những tình huống tệ nhất có thể phát sinh. 

Ví dụ, khi bạn tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần chuẩn bị sẵn ô, dù hoặc áo mưa cho khách mời. Nếu không, có thể sự kiện đó phải hủy. 

Lập kế hoạch thời gian thực hiện 

Nếu bạn không ràng buộc kế hoạch của mình với thời hạn cụ thể, nó sẽ mãi chỉ là kế hoạch. Sự kiện chỉ có thể thành công nếu kế hoạch của bạn gắn liền với thời hạn cụ thể. Để tránh công việc bị đình trệ, bạn phải phân công rõ ràng công việc cho các thành viên và thường xuyên theo dõi tiến độ của họ. 

Hơn nữa, khi bắt tay vào tổ chức, một timeline chương trình rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian của từng phần, đảm bảo không có phần nào bị quá hạn hoặc bỏ sót làm ảnh hưởng đến chất lượng chung của toàn bộ chương trình. 

Kiểm tra, đánh giá và chỉnh sửa 

Sau khi hoàn thiện tất cả các nội dung sự kiện, bạn cần ngồi lại kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh những nội dung nào chưa phù hợp. Điều này có thể xảy ra trước khi sự kiện bắt đầu để bạn có thể xem lại và điều chỉnh nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất có thể. 

Hơn nữa, quá trình xem xét này nên được hoàn thành ngay khi sự kiện đã kết thúc để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về những ưu và nhược điểm để điều chỉnh cho các sự kiện trong tương lai.  

Làm thế nào để giữ chân nhân viên sau Tết? 

Tại sao nhân viên nghỉ việc sau Tết? 

Hơn 66% người lao động muốn chuyển việc sau Tết Nguyên Đán. Bỏ qua những trường hợp “bất khả kháng” như đi xa, đi du học, học lên cao, v.v. Sau đây là hai cách giải thích phổ biến nhất: 

1. Tìm một công việc hoặc môi trường làm việc phù hợp hơn với mức lương và phúc lợi cao hơn. 

2. Không hài lòng với môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp hay thậm chí là thái độ, tâm lý của sếp; đồng nghiệp hòa đồng và thân thiện 

Tất nhiên, hầu hết những nhân viên quyết định nghỉ việc, chuyển việc trong giai đoạn quan trọng này sẽ cố gắng tiếp tục làm việc trong dịp Tết để nhận tiền thưởng Tết và tháng lương thứ 13. 

5 Giải pháp giữ chân nhân viên sau Tết không nên bỏ qua 

Đảm bảo môi trường làm việc hạnh phúc 

Một môi trường làm việc tốt đảm bảo cả hai yếu tố vật chất và tinh thần như trả lương xứng đáng và đáp ứng đầy đủ các chế độ đãi ngộ cho người lao động, đặc biệt là các chế độ phụ cấp: 

• Các khoản trợ cấp hoặc thưởng các ngày lễ trong năm như Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán, 8/3, 20/10, sinh nhật…  
• Tăng lương kịp thời theo năng lực, hiệu quả công việc hoặc theo thời hạn thỏa thuận. Tạo cơ hội cho nhân viên học hỏi, phát triển và thăng tiến.  
• Định kỳ tổ chức các chuyến xe đưa/đón CBNV về quê ăn Tết, giao lưu văn nghệ, sinh hoạt tập thể gắn kết đồng nghiệp, tiếp thu ý kiến, nguyện vọng của CBNV để có hướng xử lý. Xử lý đúng cách…  

Nhờ đó, người lao động sẽ luôn cảm thấy an tâm và không bao giờ muốn nghỉ việc, chuyển việc; ngược lại, họ sẽ muốn gắn bó lâu dài với công ty. 

Thưởng cuối năm và đầu năm thỏa đáng 

Lương thưởng luôn là vấn đề nhạy cảm có ảnh hưởng không nhỏ đến quyết định ở lại với công ty của người lao động. Tết cuối năm là thời điểm họ bị tác động nhiều nhất đến quyết định ra đi hay ở lại. Sẽ chẳng có nhân viên nào gắn bó lâu dài với công ty sau khi đã cống hiến cả năm trời mà không nhận được đãi ngộ xứng đáng chứ chưa nói đến tiền thưởng. 

Số lượng nghỉ việc, chuyển công tác ngày càng nhiều là do cách đối xử với nhân sự của cấp trên vào trước, trong và sau mỗi dịp Tết. Hơn nữa, hãy nhớ tổ chức lễ mừng tuổi đầu năm cho những nhân viên đến làm việc vào ngày đã định của năm mới! 

Thưởng thâm niên 

Trong dịp Tết, nhiều doanh nghiệp không có khoản thưởng này. Họ mặc định ghi nhận những nhân viên gắn bó lâu dài thông qua việc tăng lương định kỳ theo thỏa thuận. Điều này không sai nhưng cũng không hoàn toàn đúng. Thưởng thâm niên, bên cạnh thưởng Tết và tháng lương thứ 13 vào dịp Tết sẽ là nguồn động viên kịp thời cho người lao động đã gắn bó với công ty trong suốt một năm qua. Điều này có tác dụng “giữ chân” họ thêm ít nhất một năm nữa, đồng thời tạo động lực để những nhân viên còn lại nhắc lại nguyện vọng tiếp tục làm việc tại đây. 

Tăng lương sau Tết 

Tùy vào văn hóa của từng công ty mà nhân viên sẽ được tăng lương 1-2 lần/ năm hoặc tùy theo năng lực. Do đó, tăng lương sau Tết được coi là một trong những cách giữ chân nhân viên hiệu quả nhất. Người lãnh đạo giỏi phải đánh giá đúng năng lực, tăng lương đúng người đúng thời điểm. 

Trải đều chế độ lương thưởng trong năm 

Đừng chỉ quan tâm đến lương thưởng mỗi dịp Tết cuối năm. Có lẽ nhiều nhân viên có ý định “lãnh nốt” một số tiền lớn rồi lặng lẽ “ra đi” sau Tết. Bạn hãy phân chia tiền thưởng hợp lý vào các dịp thích hợp trong năm, chấn hưng văn hóa doanh nghiệp, tổ chức những cuộc dã ngoại, du lịch cho nhân viên xuất sắc… Điều này thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên. Tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp cho người lao động khiến họ hài lòng và muốn gắn bó lâu dài với công ty. 

Nếu bạn vẫn lo ngại nhân viên của mình sẽ nghỉ việc sau Tết, thì vẫn còn thời gian để thay đổi mọi thứ. Cố gắng áp dụng và thực hiện nghiêm túc các giải pháp được liệt kê ở trên – không nhất thiết phải thực hiện tất cả các giải pháp đó. Bạn chỉ cần chứng minh cho nhân viên thấy vai trò và tầm quan trọng của họ đối với sự phát triển chung của công ty, như: được quan tâm, đãi ngộ tương xứng với giá trị và năng lực của họ… Họ sẽ không bao giờ muốn nghỉ việc hay chuyển việc. Ngược lại, họ sẽ toàn tâm toàn ý cống hiến nhiều hơn. Vì sẽ không có lý do gì để họ rời bỏ vị trí hiện tại. 

Tổ chức Company Trip (còn gọi là Business travel) 

Hướng dẫn cách thức tổ chức Company Trip chi tiết hiệu quả nhất 

Bước 1: Lên kế hoạch tổng quát 

Đầu tiên, bạn xác định loại hình tổ chức Business travel mà ban lãnh đạo mong muốn. Tiếp theo, bạn sẽ lập một kế hoạch dựa trên loại hình kinh doanh được đề xuất, bao gồm thời gian diễn ra hoạt động, số lượng nhân viên tham gia và gia đình của họ có tham gia hay không. Thông tin này là bắt buộc để bạn viết kịch bản chương trình. Cũng như lựa chọn những vật dụng thích hợp cho chuyến đi. 

Bước 2: Biết nhu cầu của ban giám đốc và nhân viên 

Cách đơn giản và hiệu quả nhất để hiểu nhu cầu của tất cả nhân viên và thông điệp từ ban quản lý là tiến hành khảo sát bằng cách sử dụng các câu hỏi. 

Khi lên kế hoạch cho một chuyến du lịch của công ty, bạn phải hiểu nhân viên của mình muốn gì và cần gì vào thời điểm đó, chẳng hạn như tuổi của nhân viên, số lượng nam và nữ, thời gian công ty cho phép, thông điệp từ ban quản lý và ngân sách dự kiến. 

Bước 3: Xác định loại hình tổ chức phù hợp với văn hóa doanh nghiệp 

Sau khi hiểu được những nhu cầu cơ bản của nhân viên, bạn có thể xác định loại hình du lịch công ty phù hợp. Đó có thể là du lịch ngoài nước, du lịch trong nước, du lịch kết hợp team building, gala dinner,.. 

Bước 4: Lên kế hoạch chi tiết cho chuyến đi 

Để tránh sai sót, Quý công ty nên chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin cơ bản sau: 

• Số lượng người tham dự: Nếu công ty cho phép nhân viên mang theo gia đình và con cái, nhân viên nên đăng ký càng sớm càng tốt để có được số lượng chính xác nhất. 
• Thời gian tổ chức: Một mốc thời gian cụ thể giúp mọi người sắp xếp công việc để có một chuyến đi tốt nhất có thể. Hơn nữa, điều này hỗ trợ trong việc xác định mùa du lịch tốt nhất để ghé thăm để chọn địa điểm tốt nhất. 
• Địa điểm: Để tránh việc người tham dự cảm thấy nhàm chán, doanh nghiệp nên thay đổi địa điểm tổ chức hàng năm. Nên có rất nhiều lựa chọn có sẵn. Doanh nghiệp cũng có thể khảo sát sở thích của nhân viên và chọn địa điểm tổ chức sự kiện. 
• Tiệc chiêu đãi: Gala Dinner. 
• Ngân sách ước tính: Để đảm bảo rằng chương trình được kiểm soát tốt, thành công và hiệu quả về mặt chi phí. 

Bước 5: Lập ngân sách (dự trù các khoản phí phát sinh) 

Bạn phải xác nhận lại với Ban giám đốc rằng ngân sách công ty cho phép tổ chức Company Trip là bao nhiêu. Từ đó, bạn mới có thể lên kế hoạch tổ chức hoàn hảo. Bạn cũng có thể tham khảo cách lập ngân sách bên dưới: 

• Địa điểm: Địa điểm tổ chức, thiết bị, đồ dùng ở địa điểm đó… 
• Bố trí: Sân khấu, bàn ghế, standee, phông nền sân khấu (backdrop),… 
• Thức ăn và đồ uống: tiệc nhẹ, buffet, tiệc trưa,… 
• Trang trí: Khu vực chụp ảnh, hoa tươi, cổng chào, bóng bay, khu vực chia đội, khẩu hiệu… 
• Âm thanh, ánh sáng: loa, đèn, nhạc… 
• Văn nghệ: MC, vũ đoàn, ca sĩ, tiết mục mở màn, v.v. 
• Sản phẩm thiết kế: Banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card, góc ảnh, layout, 2D, 3D… 
• Phim ảnh: Tư liệu ảnh, quay phim, flycam 
• Nhân sự: setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, hướng dẫn viên, nhân viên vận chuyển thiết bị, bảo vệ (nếu có)… 
• Trò chơi: Vật dụng chơi trò chơi, quà tặng cho chương trình
• Xe 29 hoặc 45 chỗ (+ số ngày thuê) 
• Chi phí ước tính dao động từ 10% đến 25%. 

Từ đó, việc chọn địa điểm tổ chức, khách sạn, nhà hàng, kịch bản team building và các hoạt động ngoài trời sẽ dễ dàng hơn. 

Bước 6: Chuẩn bị các ý tưởng – kịch bản – thể loại chương trình – Vật phẩm nhận diện thương hiệu 

Đây là thời điểm để quyết định chủ đề cho chuyến đi của bạn vì đây là cơ hội tốt nhất để quảng bá hình ảnh của công ty bạn. Cần phải chọn một concept hấp dẫn bao gồm các yếu tố trang phục, logo, cờ, các hoạt động team building,… 

Trong kế hoạch tổ chức Business travel, bạn phải chỉ định thời gian cụ thể cho từng hoạt động. Thời gian nào sẽ được dành cho việc xây dựng đội nhóm (team building), hoạt động văn hóa và thư giãn? Việc tạo ra một kịch bản cụ thể sẽ giúp bạn chuẩn bị chương trình dễ dàng hơn và quản lý tốt hơn. 

Bước 7: Lập checklist chương trình 

Lợi ích của checklist: 

• Kiểm soát tất cả các hoạt động trong quá khứ và tương lai. 
• Chất lượng chương trình được kiểm soát chặt chẽ. 
• Lập ngân sách tốt để tránh các khoản chi không cần thiết; 
• Một chuyến đi được quản lý tốt sẽ góp phần tạo nên thành công chung. 
• Ngăn chặn các tiện ích trò chơi bị thiếu; 
• Tránh những rủi ro không cần thiết khi đi du lịch. 
• Quản lý tốt: danh sách đoàn, lịch trình chung, thời gian (đến, đi, nghỉ ngơi, hoạt động tổng thể…) 

Bước 8: Đặt trước dịch vụ tại những địa điểm tham quan 

Đặt trước dịch vụ là bước mà bạn phải chắc chắn về mọi nhu cầu, thời gian, địa điểm, dịch vụ của công ty mình. Tùy vào từng dịch vụ mà bạn cần đặt cọc trước từ 50% – 70% để đảm bảo đặt vé thành công. 

Bước 9: Khảo sát dịch vụ tổ chức 

Nếu công ty bạn tự tổ chức tiệc thì việc khảo sát là cần thiết. Nó giúp bạn tìm ra các dịch vụ với giá tốt nhất và đảm bảo chương trình được diễn ra thành công. 

Các hạng mục bạn phải khảo sát như khách sạn, nhà hàng, địa điểm tổ chức team building, gala dinner, âm thanh, ánh sáng, phương tiện đi lại và các dịch vụ khác qua video quảng cáo hoặc mạng xã hội. Bạn cần có hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo dịch vụ và dễ kiểm soát rủi ro. 

Bước 10: Thuê Event Agency chuyên nghiệp tổ chức Company Trip 

Nếu chưa có kinh nghiệm hoặc có đủ thời gian tổ chức, bạn có thể tìm thuê các Event Agency có uy tín để giúp bạn tối ưu thời gian, chi phí và quy trình tổ chức Company Trip. Mặt khác, nếu bạn đã có kinh nghiệm tổ chức những chuyến đi như vậy trước đó, thì việc bạn cần làm là tìm thêm những nhân sự có kinh nghiệm hơn để hỗ trợ và phối hợp tốt nhất.  

Bước 11: Chạy chương trình 

Sau tất cả các bước chuẩn bị chi tiết đã nêu ở trên, bước quyết định thành công hay thất bại là chạy chương trình để các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch. Bên cạnh đó, ta lường trước được những sự cố có thể phát sinh và ứng biến cho phù hợp với những thay đổi bên ngoài. 

Cuối cùng, sau chuyến đi, bạn nên tiến hành một cuộc khảo sát. Từ đó, bạn có thể tóm tắt những việc làm tốt và chưa tốt để rút kinh nghiệm cho những lần sau. 

Bước 12: Đánh giá kết quả sau chuyến đi Business travel 

Đây là một công việc đòi hỏi tính kỷ luật. Bởi vì hầu hết mọi người đều mệt mỏi sau mỗi chuyến đi và tiếp tục với công việc bận rộn của mình. Do đó mà bước quan trọng này thường bị bỏ qua. 

Bạn không bắt buộc phải hoàn thành phần đánh giá kết quả. Tuy nhiên, đây là điều cần thiết để có nền tảng cho các sự kiện trong tương lai. Hãy đánh giá các dịch vụ được sử dụng trong chương trình cho từng bộ phận hoặc người tham gia. Hơn nữa, đừng quên viết phần nhận xét để rút kinh nghiệm và cải thiện cho lần sau. 

Các hoạt động phổ biến nhất trong hành trình Company Trip 

Quản trị 

Người dẫn chương trình tổng thể, MC và hướng dẫn viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc lôi kéo các thành viên trong đoàn tham gia vào các trò chơi hoặc hoạt động nhóm. 

Tham quan du lịch 

Chuyến công tác nên kết hợp với tham quan và trải nghiệm một số địa danh nổi tiếng trong khu vực. 

Xây dựng đội ngũ (Team Building) 

Mọi người được gắn kết với nhau bởi sự nhấn mạnh của chương trình về tinh thần đồng đội. Một công việc để đạt được cùng một mục tiêu hoặc bất kỳ nhiệm vụ nào khác một cách chuyên nghiệp và khác biệt. Kết quả là, các thành viên của một nhóm được liên kết với nhau. 

Chụp hình tập thể để xây dựng thương hiệu 

Chụp ảnh cùng nhau sẽ kéo mọi người lại gần nhau hơn. Nó cũng hỗ trợ trong việc lưu giữ những kỷ niệm du lịch. 

Tiệc mừng chiêu đãi 

Là nơi tập hợp để mọi người có thể chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như những niềm vui nỗi buồn trong suốt hành trình. 

Tổ chức Gala Dinner 

Sau một hành trình mệt mỏi, mọi người quây quần bên nhau trong bữa tiệc tối thư giãn. Họ chuẩn bị buổi biểu diễn âm nhạc có một không hai hay háo hức mong chờ những phần quà may mắn. 

Trao giải 

Đây rất có thể là hoạt động bí mật và hấp dẫn nhất của các đội tham gia chương trình. Mọi người đều muốn biết đội nào sẽ thắng, cá nhân nào sẽ thắng và giải thưởng có công bằng hay không. Điều này có vẻ không đáng kể, nhưng nó có tác động đáng kể đến sự thành công hay thất bại chung của chương trình chuyến đi công ty. 

Bên trên là các công việc cuối năm thông thường của phòng nhân sự vào dịp cuối năm kèm theo hướng dẫn và tài liệu cho bạn. Hãy chia sẻ bài viết này đến đồng nghiệp của bạn để họ cũng có thể vượt qua những ngày cuối năm bận rộn và đón một cái Tết an yên bên gia đình. 

Bài viết liên quan:

• Top 14 nên tảng tuyển dụng được yêu thích nhất
• Phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên hoàn thiện nhất
• Thu hút ứng viên là gì? Các phương pháp thu hút ứng viên

TUYÊN BỐ MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM: Tất cả nội dung được cung cấp  trên trang web của chúng tôi, các website được liên kết, các ứng dụng liên quan, diễn đàn, blog, các tài khoản mạng xã hội và các nền tảng khác chỉ phục vụ cho thông tin chung, chủ yếu lấy từ các nguồn bên thứ ba. Chúng tôi không bảo đảm dưới bất kỳ hình thức nào liên quan đến nội dung và dịch vụ của chúng tôi. Bất kỳ việc sử dụng hoặc phụ thuộc vào nội dung và dịch vụ của chúng tôi đều do bạn tự quyết định và chịu trách nhiệm. Bạn nên tiến hành tự nghiên cứu, xem xét, phân tích và xác minh nội dung của chúng tôi trước khi sử dụng chúng. Hãy liên hệ với chúng tôi bằng email công việc của bạn, nếu có bất kỳ thắc mắc và yêu cầu chỉnh lý thông tin trên bài viết qua email [email protected].