Hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc quản lý nhân sự, tôi hiểu những thách thức mà anh/chị phải đối mặt khi đào tạo nhân viên. Trong bài viết này, freeC Asia sẽ hỗ trợ anh/ chị từng bước quan trọng trong quy trình Onboarding. Đảm bảo rằng anh/chị có thể đưa tổ chức cùng nhân viên mới đến con đường thành công.
[block rendering halted]
Giới thiệu
Quá trình Onboarding hiệu quả bắt đầu bằng lời giới thiệu mạnh mẽ. Giai đoạn đầu tiên này đặt ra nền tảng cho toàn bộ trải nghiệm của nhân viên. Vì vậy, điều quan trọng là anh/chị phải làm đúng.
Hãy bắt đầu bằng việc hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty anh/chị. Cho nhân viên mới biết về lịch sử, ngành công nghiệp và đối thủ cạnh tranh của công ty. Qua đó, anh chị đã truyền tải một bức tranh rõ ràng về tổ chức tới họ.
Vai trò của anh/chị là ở bước này là chào đón nồng nhiệt, chia sẻ những thông tin cần thiết và khiến nhân viên cảm thấy như họ là một phần của đội nhóm ngay từ ngày đầu.
Ví dụ thực tế: Hãy tưởng tượng anh/chị đang giới thiệu một nhân viên mới, Trường Duy. Bắt đầu bằng cách chào anh ấy bằng nụ cười thân thiện và cái bắt tay chắc chắn. Chia sẻ ngắn gọn về lịch sử của công ty; nhấn mạnh những thành tựu và mục tiêu trong tương lai. Thảo luận xem vai trò của anh ấy phù hợp như thế nào với sứ mệnh lớn hơn của tổ chức.
Lưu ý: Giai đoạn Onboarding tạo tiền đề cho trải nghiệm ứng viên tích cực. Hãy đảm bảo nhân viên mới hiểu được bản sắc và giá trị của tổ chức.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: 4 Bước cải thiện quy trình giới thiệu nhân viên mới hiệu quả
Chính sách và quy định của công ty
Khi nhân viên mới đã làm quen vớ công ty, đã đến lúc anh/chị giới thiệu cho họ các quy tắc và quy định tại nơi làm việc.
Giúp nhân viên mới làm quen với các chính sách và thủ tục của công ty. Điều đó bao gồm các chính sách về điểm danh, quy định về trang phục, nguyên tắc giao tiếp và bất kỳ quy tắc cần thiết nào khác mà họ phải tuân thủ.
Vai trò của anh/chị là làm rõ những nghi ngờ về chính sách của công ty. Anh/chị sẽ cần giải thích rõ và đảm bảo rằng nhân viên hiểu được tầm quan trọng của các chính sách này.
Ví dụ thực tế: Trường Duy cần biết về quy định đúng giờ của công ty. Hãy giải thích điều đó cho anh ấy một cách đơn giản; nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đến đúng giờ trong các cuộc họp và công việc. Cung cấp một cuốn sổ tay để anh ấy tham khảo và khuyến khích anh ấy đặt câu hỏi.
Lưu ý: Truyền đạt chính sách một cách minh bạch và rõ ràng trong là điều cần thiết. Nhân viên phải biết quy tắc thì mới có thể tuân theo.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Cách truyền đạt hiệu quả Chính sách và Quy trình của Công ty
Đào tạo nghề nghiệp
Khi nhân viên mới đã nắm bắt các chính sách của công ty, đã đến lúc để anh/chị đi sâu vào vai trò công việc cụ thể của họ.
Đào tạo nghề là trang bị cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện vai trò của họ một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm các sổ tay đào tạo, theo dõi, các khóa học trực tuyến hoặc các chương trình cố vấn.
Vai trò của anh/chị là chịu trách nhiệm điều phối hoạt động đào tạo nghề. Đảm bảo rằng nhân viên mới có quyền truy cập vào các nguồn lực và sự hỗ trợ mà họ cần để hoàn thành xuất sắc vai trò của mình.
Ví dụ thực tế: Vai trò của Trường Duy liên quan đến việc sử dụng phần mềm chuyên dụng. Sắp xếp một buổi đào tạo với anh ấy. Trong đó, một chuyên gia hướng dẫn Trường Duy các thao tác đơn giản để xử lý công việc với phần mềm. Cung cấp cho anh ấy quyền truy cập vào tài liệu đào tạo và lên lịch kiểm tra thường xuyên để đánh giá sự tiến bộ của anh ấy.
Lưu ý: Đào tạo công việc hiệu quả là một khoản đầu tư cho sự thành công của nhân viên. Những nhân viên được đào tạo tốt sẽ đóng góp hiệu quả cho thành công của tổ chức.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: 7 Bước Đào tạo công việc hiệu quả mà không phải HR nào cũng biết
Đào tạo an toàn lao động
Ở mọi nơi làm việc, an toàn phải được đặt lên hàng đầu. Giai đoạn Onboarding này rất quan trọng để đảm bảo nhân viên làm việc trong một môi trường an toàn.
Huấn luyện an toàn gồm nhiều khía cạnh khác nhau. Đó là quy trình khẩn cấp, xử lý các vật liệu nguy hiểm, công thái học tại nơi làm việc… Điều này cũng bao gồm việc giới thiệu cho nhân viên các thiết bị và quy trình an toàn.
Vai trò của anh/chị là đảm bảo rằng nhân viên mới được đào tạo toàn diện về an toàn lao động. Điều này liên quan đến việc hợp tác với các chuyên gia về an toàn hoặc tiến hành các hội thảo về an toàn.
Ví dụ thực tế: Trường Duy phải tìm hiểu về quy trình sơ tán khi hỏa hoạn. Công ty tổ chức một buổi hội thảo về an toàn để anh ấy học cách sử dụng bình cứu hỏa và những việc cần làm trong trường hợp hỏa hoạn. Cung cấp cho anh ấy những hướng dẫn an toàn và khuyến khích anh ấy báo cáo bất kỳ mối lo ngại nào về điều kiện an toàn.
Lưu ý: Ưu tiên về an toàn lao động sẽ nuôi dưỡng văn hóa hạnh phúc, giảm thiểu tai nạn và thương tích ở nơi làm việc.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Triển khai đào tạo an toàn trong quá trình hội nhập
Đào tạo về công nghệ thông tin và bảo mật
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, đào tạo về Công nghệ thông tin (CNTT) và bảo mật là điều tối quan trọng để bảo vệ tổ chức của anh/chị khỏi các vi phạm dữ liệu và các mối đe dọa bảo mật.
Đào tạo về CNTT và bảo mật bao gồm giáo dục nhân viên về bảo vệ dữ liệu; thực hành an toàn trên không gian mạng; quản lý mật khẩu và nhận biết các rủi ro bảo mật tiềm ẩn.
Vai trò của anh/chị là cộng tác với các chuyên gia CNTT để tạo ra một chương trình đào tạo cho nhân viên mới những kỹ năng bảo vệ dữ liệu và tài sản của công ty.
Ví dụ thực tế: Trường Duy phải hiểu tầm quan trọng của mật khẩu mạnh. Sắp xếp một buổi đào tạo để anh ấy học cách tạo và quản lý mật khẩu an toàn. Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc không chia sẻ mật khẩu và nhận ra các hành vi lừa đảo.
Lưu ý: Trong một thế giới nơi các mối đe dọa mạng thường xuyên xảy ra, đào tạo về CNTT và bảo mật là điều cần thiết để bảo vệ tổ chức của anh/chị.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Bí mật HR: Đào tạo về Công nghệ thông tin và bảo mật hiệu quả
Lương thưởng và phúc lợi
Bây giờ, nhân viên mới của anh/chị đã quen với vai trò của họ. Giờ là lúc giới thiệu cho họ cơ cấu lương thưởng và phúc lợi của tổ chức.
Đào tạo về phúc lợi và tiền lương bao gồm việc giải thích cách thức trả lương, tiền lương, tiền thưởng và các phúc lợi như bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và thời gian nghỉ được trả lương.
Vai trò của anh/chị là cung cấp thông tin rõ ràng về các gói lương thưởng, trả lời bất kỳ câu hỏi nào về bảng lương và hướng dẫn nhân viên đăng ký quyền lợi.
Ví dụ thực tế: Hãy ngồi xuống với Trường Duy và giải thích về gói thù lao, tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi của anh ấy. Cung cấp cho anh ấy thông tin chi tiết về các lựa chọn bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu và bất kỳ lợi ích nào khác mà anh ấy được hưởng.
Lưu ý: Hiểu rõ về lương thưởng và phúc lợi là điều cần thiết để đảm bảo sự hài lòng và giữ chân nhân viên.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: 4 Bước triển khai giới thiệu Phúc lợi và lương bổng hiệu quả
Văn hóa công ty
Văn hóa công ty xác định tính cách và giá trị của một tổ chức. Điều quan trọng là phải giới thiệu những nhân viên mới về nền văn hóa mà họ sẽ trở thành một phần trong đó.
Văn hóa công ty bao gồm các giá trị, chuẩn mực và lịch sử hình thành nên tổ chức. Điều cần thiết là nhân viên phải hiểu và đón nhận các giá trị này.
Vai trò của anh/chị là giúp nhân viên mới hòa nhập với văn hóa công ty. Khuyến khích họ tham gia các sự kiện và sáng kiến văn hóa.
Ví dụ thực tế: Trường Duy cần hiểu được bản chất của văn hóa công ty. Mời anh ấy tham gia các hoạt động xây dựng đội nhóm; khuyến khích anh ấy tham gia các sự kiện tình nguyện và giới thiệu anh ấy với những đồng nghiệp là hình mẫu cho các giá trị của tổ chức.
Lưu ý rằng: Một văn hóa công ty vững mạnh sẽ nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc và gắn kết giữa các nhân viên.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Làm sao để giới thiệu văn hóa công ty cho nhân viên mới hiệu quả?
Kỳ vọng về hiệu suất
Đã đến lúc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho những nhân viên mới của anh/chị.
Kỳ vọng về hiệu suất xác định những gì tổ chức mong đợi ở nhân viên về trách nhiệm công việc, mục tiêu và KPI (chỉ số đo lường hiệu suất công việc).
Vai trò của anh/chị là đưa ra các kỳ vọng về hiệu suất; cung cấp phản hồi thường xuyên và giúp nhân viên hiểu hiệu suất của họ đóng góp như thế nào vào thành công của tổ chức.
Ví dụ thực tế: Đặt mục tiêu hiệu suất cụ thể cho Trường Duy và giải thích những đóng góp của anh ấy sẽ phù hợp như thế nào với mục tiêu của công ty. Lên lịch kiểm tra thường xuyên để cung cấp phản hồi, trả lời các câu hỏi và hỗ trợ sự phát triển chuyên môn của anh ấy.
Lưu ý: Việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp nhân viên tập trung vào mục tiêu và thể hiện tốt nhất khả năng của mình.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Kỳ vọng về hiệu suất: Chìa khóa giúp nhân viên mới thành công
Cuộc họp kiểm tra
Để đảm bảo quá trình Onboarding diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc họp kiểm tra thường xuyên là rất quan trọng.
Họp kiểm tra bao gồm các cuộc họp đã lên lịch để thảo luận về tiến độ và mối quan tâm của nhân viên mới. Những cuộc họp này là cơ hội để giải quyết các câu hỏi, thách thức và nhu cầu phát triển.
Vai trò của anh/chị là lên lịch các cuộc họp kiểm tra với nhân viên mới để duy trì mối liên hệ cởi mở. Khuyến khích họ chia sẻ kinh nghiệm và mối quan tâm của họ.
Ví dụ thực tế: Lên lịch gặp Trường Duy hàng tuần để thảo luận về trải nghiệm Onboarding của anh ấy. Hỏi về những thách thức của anh ấy; đưa ra hướng dẫn và giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào mà anh ấy có thể có.
Lưu ý: Việc họp kiểm tra thường xuyên thể hiện cam kết của anh/chị đối với sự thành công và hạnh phúc của nhân viên.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Cách lên lịch họp Check-Ins với nhân viên mới thành công
Đồng hành cùng nhân viên
Giai đoạn cuối cùng của quá trình Onboarding bao gồm các hoạt động theo sát để đảm bảo rằng những nhân viên mới của anh/chị tiếp tục phát huy vai trò của họ.
Các hoạt động đồng hành bao gồm thu thập phản hồi, đánh giá hiệu quả của quá trình Onboarding và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Vai trò của nhà tuyển dụng là cộng tác với nhân viên mới để thu thập phản hồi về trải nghiệm hội nhập của họ. Sau đó, anh/chị sử dụng thông tin đầu vào này để tinh chỉnh và cải tiến quy trình hội nhập cho những người được tuyển dụng trong tương lai.
Ví dụ thực tế: Tiến hành cuộc họp đồng hành với Trường Duy để biết quan điểm của anh ấy về quá trình Onboarding. Yêu cầu anh ấy đề xuất và xác định các lĩnh vực có thể cải thiện. Chia sẻ phản hồi này với đội nhóm của anh/chị để nâng cao trải nghiệm Onboarding cho những nhân viên mới trong tương lai.
Lưu ý: Cải tiến liên tục là chìa khóa để tạo ra một quy trình Onboarding hợp lý và hiệu quả.
>>> Xem hướng dẫn chi tiết tại: Follow-Up: Chiến lược thu phục nhân tài không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết
Tổng kết
Nắm vững quy trình Onboarding là điều cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Bằng cách làm theo các bước này, anh/chị sẽ đưa tổ chức của mình và những nhân viên mới đến con đường thành công.
Cuộc hành trình này có vẻ khó khăn, nhưng với sự cống hiến và cách tiếp cận đúng đắn, anh/chị có thể biến những nhân viên mới thành những thành viên có giá trị, gắn kết và có động lực đóng góp cho sự phát triển và thành công của công ty.
Có thể anh/chị quan tâm:
- Các bài viết về chủ đề Quy trình tuyển dụng
- Các bài viết về chủ đề Mẫu mô tả công việc
- Các Tài nguyên miễn phí