Onboarding quan trọng trong việc xây dựng trải nghiệm ứng viên và ảnh hưởng đến sự gắn kết, năng suất và thành công của họ. Trong đó, khía cạnh thường bị bỏ qua là Follow-Up. Công việc này đảm bảo nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ và đánh giá cao trong suốt quá trình công tác tại công ty. Vậy Follow-Up là gì và cách thực hiện ra sao, anh chị hãy cùng freeC khám phá qua những nội dung sau đây.
[block rendering halted]
Follow-Up trong Quá Trình Onboarding là gì?
Follow-Up (Theo sát) là việc cung cấp hỗ trợ và duy trì giao tiếp liên tục cho nhân viên mới sau buổi giới thiệu và đào tạo ban đầu trong quá trình Onboarding. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên mới cảm thấy được đánh giá cao và được hỗ trợ trong thời gian đầu khi họ gia nhập tổ chức.
Follow-Up là một bước mở rộng trong quá trình Onboarding. Việc này bao gồm kiểm tra định kỳ; trao đổi ý kiến; cung cấp tài liệu hoặc hỗ trợ khi cần thiết, với mục tiêu giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin và thích nghi tốt trong vai trò mới của họ.
Tại sao Follow-Up quan trọng trong quá trình Onboarding?
- Nâng tỷ lệ giữ chân (Retention) và gắn bó (Engagement) của nhân viên: Họ cảm thấy được đánh giá cao và và được động viên trong công việc. Điều này tăng tỷ lệ giữ lại nhân viên và giảm nguy cơ nghỉ việc sớm.
- Tăng năng suất: Khi câu hỏi được trả lời kịp thời và thách thức được giải quyết nhanh chóng, nhân viên mới có thể tập trung vào công việc của họ và góp phần hiệu quả hơn vào mục tiêu tổ chức.
- Có sự kết nối và cảm thấy thuộc về tổ chức: Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện sự hài lòng trong công việc và tinh thần làm việc của nhân viên.
- Xác định và giải quyết mọi mối quan tâm hoặc thách thức của nhân viên mới: Bằng cách lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của họ, anh/chị có thể giải quyết vấn đề một cách chủ động và đảm bảo rằng quá trình Onboarding diễn ra một cách tích cực.
- Củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng: Lời khuyên và phản hồi tích cực từ nhân viên mới có thể củng cố thương hiệu của anh/chị trong vai trò nhà tuyển dụng, giúp anh/chị thu hút những nhân tài hàng đầu trong tương lai.
Cách thực hiện Follow-Up trong quá trình Onboarding?
Follow-Up nên được thực hiện từ những ngày đầu và tiếp tục trong vài tuần, vài tháng khi nhân viên mới công tác tại công ty. Thời gian còn tùy thuộc vào vai trò và trình độ kinh nghiệm của nhân viên. Dưới đây là một số thời điểm quan trọng mà anh/chị có thể thực hiện:
Trước ngày đầu làm việc
Ngay cả trước ngày đầu làm việc, anh/chị có thể bắt đầu quy trình Follow-Up bằng cách cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết để giúp họ chuẩn bị. Anh/chị có thể gửi một danh sách kiểm tra (checklist) Onboarding; một email hoặc thư chào mừng; quy định về trang phục; hướng dẫn đỗ xe hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào khác để họ chuẩn bị và cảm thấy hào hứng với vai trò mới ở công ty anh/chị.
Trong tuần đầu làm việc
Trong tuần đầu, anh/chị cung cấp hỗ trợ và kiểm tra định kỳ để đảm bảo quá trình chuyển tiếp diễn ra suôn sẻ.
Cách thực hiện
- Lên lịch họp kiểm tra định kỳ với nhân viên mới để giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại của họ.
- Phân công một người đồng hành hoặc người hướng dẫn cho nhân viên mới để hỗ trợ họ trong những ngày đầu.
- Cung cấp thêm buổi đào tạo hoặc tài liệu để giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về trách nhiệm của họ và văn hóa của công ty.
- Tổ chức phiên trao đổi ý kiến để đánh giá ấn tượng ban đầu của nhân viên mới và giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc thách thức nào họ đang gặp phải.
Ví dụ
Loan là một Marketing Coordinator mới. Sau ngày đầu làm việc, người quản lý của cô, Vủ, sắp xếp một cuộc họp ngắn để chào đón cô vào nhóm, cung cấp tổng quan về lịch trình của tuần và trả lời mọi câu hỏi mà cô có.
Vủ giao cho Duy, một chuyên gia marketing, làm anh/chị đồng hành với Loan và sẽ sẵn sàng hỗ trợ cô suốt tuần. Vủ cũng cung cấp cho Loan quyền truy cập vào các mô-đun đào tạo trực tuyến và giao cho cô một dự án nhỏ để làm việc, cho phép cô áp dụng kỹ năng của mình và làm quen với mong đợi của nhóm.
Cuối tuần, Vủ tổ chức phiên trao đổi ý kiến với Loan để thảo luận về trải nghiệm của cô cho đến nay và giải quyết mọi mối quan ngại cô có thể gặp phải.
Trong suốt tháng đầu làm việc
Tháng đầu tiên là một giai đoạn quan trọng đối với nhân viên mới khi họ tiếp tục làm quen với công ty.
Cách thực hiện
- Lên lịch họp kiểm tra định kỳ để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên mới và giải quyết mọi câu hỏi hoặc thách thức nếu có.
- Khuyến khích nhân viên mới cung cấp ý kiến về trải nghiệm của họ và đề xuất cải tiến.
- Cung cấp cơ hội cho nhân viên mới tương tác với các thành viên khác trong nhóm hoặc các bộ phận khác để xây dựng mối quan hệ và cải thiện sự hiểu biết của họ về tổ chức.
- Cung cấp cơ hội đào tạo và phát triển liên tục để họ cải thiện kỹ năng của mình.
Ví dụ
Tiếp tục với ví dụ của Loan, Vủ sắp xếp các cuộc họp kiểm tra hàng tuần trong suốt tháng đầu của cô để đánh giá tiến bộ của cô và cung cấp hướng dẫn. Vủ khuyến nghị Loan chia sẻ quan sát và đề xuất của cô trong cuộc họp này để tạo ra sự giao tiếp cởi mở.
Vủ cũng sắp xếp cho Loan dành một ngày theo dõi các thành viên của các bộ phận khác nhau, cho phép cô hiểu rõ hơn về chức năng của tổ chức và xây dựng mối quan hệ.
Ngoài ra, Vủ tìm ra một khóa học đào tạo tập trung vào social marketing và đăng ký cho Loan để cải thiện kỹ năng trong mảng này.
Sau tháng đầu làm việc
Mặc dù tính chất của hoạt động Follow-Up có thể giảm đi sau tháng đầu, việc duy trì giao tiếp và hỗ trợ đều đặn cho nhân viên mới vẫn quan trọng.
Cách thực hiện
- Tiếp tục lên lịch các cuộc họp kiểm tra định kỳ, nhưng với tần suất thấp hơn, để đảm bảo sự hỗ trợ liên tục và giải quyết bất kỳ nhu cầu hoặc quan ngại nào mới.
- Cung cấp cơ hội cho nhân viên mới tham gia vào các hoạt động phát triển chuyên nghiệp, chẳng hạn như tham gia hội thảo, khóa đào tạo hoặc sự kiện ngành.
- Khuyến khích nhân viên mới tham gia vào các hoạt động xây dựng mối quan hệ và các sáng kiến toàn công ty để tạo ra cảm giác thuộc về và kết nối.
Ví dụ
Trong trường hợp của Loan, sau tháng đầu làm việc, Vủ quyết định chuyển tần suất các cuộc họp kiểm tra của họ thành từ hai tuần một lần. Điều này giúp anh theo dõi tiến bộ của cô trong khi đồng thời mang lại cho cô sự tự quản lý trong công việc của mình.
Vủ thông báo cho Loan về một hội thảo marketing đang tới và khuyến khích cô tham dự, vì nó sẽ mang lại cơ hội mạng lưới quý báu và thông tin về ngành.
Anh cũng mời Loan tham gia vào một sự kiện xây dựng mối quan hệ được tổ chức bởi bộ phận Nhân sự của công ty, nhằm mục tiêu là tăng cường sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau.
Kế hoạch thực hiện Follow-Up trong quá trình Onboarding
Thực hiện Follow-Up hiệu quả trong quá trình Onboarding yêu cầu một cách tiếp cận có chiến lược và có hệ thống. Dưới đây là một số bước thực tế để giúp anh/chị kết hợp các hoạt động Follow-Up vào chương trình Onboarding của công ty:
Bước 1: Xác định Mục tiêu Rõ ràng
Xác định mục tiêu rõ ràng mà anh/chị muốn đạt được thông qua các hoạt động Follow-Up. Điều này có thể bao gồm việc tăng cường sự tương tác của nhân viên, cải thiện thời gian đạt hiệu suất, thúc đẩy sự kết nối và sự tự thuộc về, và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
Cách thực hiện
- Xác định những kết quả chính mà anh/chị muốn thấy sau các hoạt động Follow-Up trong quá trình Onboarding.
- Cân nhắc việc điều chỉnh những mục tiêu này để phù hợp với mục tiêu tổng thể và giá trị của tổ chức của anh/chị.
Ví dụ
Một trong những mục tiêu của quá trình Follow-Up có thể là giảm 20% tỷ lệ nghỉ việc sớm trong 6 tháng đầu làm việc. Mục tiêu khác có thể là tăng điểm hài lòng và tương tác của nhân viên lên 15% dựa trên cuộc khảo sát phản hồi được tiến hành trong giai đoạn Onboarding.
Bước 2: Thiết kế Kế hoạch Follow-Up
Phát triển một kế hoạch Follow-Up toàn diện mô tả các hoạt động, thời gian và người chịu trách nhiệm cho từng bước.
Cách thực hiện
- Xác định tần suất và định dạng kiểm tra, chẳng hạn như cuộc họp trực tiếp, cuộc họp trực tuyến hoặc giao tiếp qua email.
- Chỉ định các thành viên trong nhóm hoặc người hướng dẫn để hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình Follow-Up.
- Xác định các cơ hội đào tạo có thể được cung cấp trong giai đoạn Onboarding.
- Xem xét việc kết hợp các hoạt động xã hội hoặc sáng kiến xây dựng mối quan hệ để thúc đẩy cảm giác kết nối và tự thuộc về.
Ví dụ
Trong kế hoạch Follow-Up cho Loan, Vủ lên lịch các cuộc họp kiểm tra hàng tuần trong tháng đầu làm việc của cô, sau đó chuyển sang cuộc họp hai tuần một lần. Anh chỉ định Duy làm anh/chị đồng hành với Loan và cung cấp cho cô một danh sách kiểm tra (checklist) Onboarding chi tiết bao gồm các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành theo khoảng thời gian quy định.
Vủ cũng đã sắp xếp cho Loan tham dự một sự kiện xã hội với các thành viên trong nhóm của mình để tạo điều kiện cho việc xây dựng mối quan hệ ngoài môi trường làm việc.
Bước 3: Thực hiện Các Hoạt động Follow-Up
Thực hiện kế hoạch Follow-Up và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đã được lên kế hoạch theo ý muốn.
Cách thực hiện
- Tiến hành các cuộc họp kiểm tra theo lịch trình và lắng nghe chủ đề quan tâm hoặc câu hỏi của nhân viên mới.
- Cung cấp phản hồi, hướng dẫn và tài liệu để giải quyết các thách thức hoặc lĩnh vực cần cải thiện.
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở và tạo ra một không gian thân thiện để nhân viên mới chia sẻ trải nghiệm và đề xuất của họ.
- Theo dõi tiến trình và điều chỉnh các hoạt động Follow-Up cần thiết dựa trên phản hồi và nhu cầu mới nảy sinh.
Ví dụ
Vủ tổ chức cuộc họp kiểm tra hàng tuần với Loan, lắng nghe một cách tích cực về trải nghiệm của cô và cung cấp hướng dẫn về các dự án đang diễn ra. Trong một trong những cuộc họp này, Loan thể hiện sự quan tâm của cô đối với việc học thêm về content marketing.
Tán thành với điều này, Vủ giao cho cô một khóa học trực tuyến ngắn để nâng cao kiến thức trong lĩnh vực này. Anh cũng khuyến khích Loan chia sẻ ý kiến phản hồi và đề xuất của cô trong cuộc họp, đặc biệt là nhấn mạnh rằng ý kiến của cô được đánh giá cao và sẽ được xem xét.
Bước 4: Đánh giá và Cải thiện
Thường xuyên đánh giá hiệu quả của các hoạt động Follow-Up và cải tiến dựa trên phản hồi và kết quả.
Cách thực hiện
- Thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên mới về trải nghiệm Onboarding của họ. Tập trung đặc biệt vào hiệu quả của quá trình Follow-Up.
- Phân tích các chỉ số quan trọng như tỷ lệ giữ chân, điểm hài lòng của nhân viên và thời gian đạt hiệu suất để đánh giá tác động của các hoạt động Follow-Up.
- Sử dụng ý kiến phản hồi và dữ liệu thu thập để xác định các điểm cần cải thiện và điều chỉnh.
Ví dụ
Khi kết thúc giai đoạn Onboarding của Loan, Vủ yêu cầu cô tham gia vào một cuộc khảo sát được thiết kế đặc biệt để đánh giá hiệu quả của các hoạt động Follow-Up. Dựa trên các phản hồi và dữ liệu thu thập, Vủ nhận thấy rằng tần suất các cuộc họp kiểm tra có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của nhân viên mới trong tương lai.
Anh cũng nhận thấy nhu cầu cung cấp cơ hội đào tạo bổ sung liên quan đến kỹ năng quản lý dự án. Dựa trên ý kiến phản hồi này, Vủ đã cập nhật kế hoạch Follow-Up cho các quá trình Onboarding tương lai.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Cách thường xuyên nên tổ chức các cuộc họp Follow-Up trong quá trình Onboarding?
Tần suất của các cuộc họp Follow-Up trong quá trình Onboarding có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, như độ phức tạp của vai trò, kinh nghiệm của nhân viên và tài nguyên của tổ chức.
Nhà tuyển dụng nên có những cuộc kiểm tra thường xuyên hơn trong những tuần đầu, như cuộc họp hàng tuần, để giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc thách thức nào ngay lập tức.
Khi nhân viên đã ổn định hơn, tần suất có thể giảm xuống mỗi hai tuần hoặc mỗi tháng một lần. Tuy nhiên, quan trọng là phải linh hoạt và điều chỉnh tần suất theo tiến trình và phản hồi của nhân viên.
Làm thế nào để khuyến khích nhân viên mới cung cấp phản hồi trong quá trình Follow-Up?
Tạo ra một môi trường mà nhân viên mới cảm thấy thoải mái khi cung cấp phản hồi là điều quan trọng. Dưới đây là một số chiến lược để khuyến khích phản hồi:
- Đảm bảo họ rằng phản hồi của họ được đánh giá cao và sẽ được xem xét để liên tục cải thiện.
- Sử dụng các câu hỏi mở để mời ý kiến và đề xuất của họ.
- Lắng nghe phản hồi của họ một cách tích cực mà không phê phán.
- Cung cấp tùy chọn ẩn danh để khuyến khích tính trung thực.
- Thường xuyên thông báo về các thay đổi hoặc cải thiện dựa trên phản hồi của họ, thể hiện rằng đóng góp của họ có tác động tích cực.
Nếu một nhân viên mới do dự để đặt câu hỏi hoặc chia sẻ mối quan tâm trong các cuộc họp Follow-Up thì phải làm thế nào?
Một số nhân viên có thể do dự khi thể hiện mối quan tâm hoặc đặt câu hỏi trong các cuộc họp Follow-Up do nhiều lý do như sự ngại ngùng, sợ bị phê phán hoặc thiếu niềm tin. Là bên sử dụng lao động, việc tạo ra môi trường an toàn và hỗ trợ khuyến khích giao tiếp cởi mở cửa rất quan trọng. Dưới đây là những gì anh/chị có thể làm:
- Tạo ra một văn hóa an toàn tinh thần, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến và mối quan tâm của họ mà không sợ hậu quả tiêu cực.
- Trở nên dễ gần và thấu hiểu trong các cuộc họp Follow-Up, lắng nghe tích cực và xác nhận mối quan tâm của họ.
- Khuyến khích nêu câu hỏi và mối quan tâm bằng cách nói rằng thắc mắc của họ được hoan nghênh và được đánh giá cao.
- Xem xét các kênh giao tiếp thay thế (như biểu mẫu phản hồi ẩn danh hoặc hộp đề xuất) để có một kênh bổ sung thu thập mối quan tâm của nhân viên.
Tổng kết
Kết hợp các hoạt động Follow-Up vào quá trình Onboarding là rất quan trọng để đảm bảo nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ, gắn kết và được đánh giá cao từ ngày đầu. Bằng cách thực hiện các chiến lược Follow-Up hiệu quả, anh/chị có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân, tăng tốc thời gian đạt năng suất, thúc đẩy kết nối và sự tự thuộc về, và giải quyết các mối quan tâm một cách tích cực.
Hãy nhớ thiết lập mục tiêu rõ ràng, thiết kế một kế hoạch Follow-Up toàn diện, thực hiện, liên tục đánh giá và cải thiện quy trình. Bằng cách đó, anh/chị sẽ tạo ra một trải nghiệm Onboarding tích cực, thiết lập bước đầu cho sự thành công và sự hài lòng của nhân viên trong tổ chức ngay từ ngày đầu tiên.
Có thể anh/chị quan tâm: