Nội dung chính trong bài viết này sẽ giúp anh/chị xây dựng và kiểm tra một quy trình tuyển dụng thành công. Quy trình này đã được thử nghiệm và tối ưu để phù hợp với nhiều ngành nghề của doanh nghiệp. Không để mất thêm thời gian, mời anh/chị cùng freeC khám phá 10 bí mật xây dựng quy trình tuyển dụng thành công.
[block rendering halted]
Xác định nhu cầu công việc – Identify Job Needs
Bước đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất – xác định nhu cầu tuyển dụng. Anh/chị phải xác định được doanh nghiệp của mình đang cần tuyển vị trí nào. Điều này cần sự kết hợp giữa nhà tuyển dụng với những người liên quan trực tiếp đến vị trí đó.
Anh/chị có thể đặt những câu hỏi sau:
- Vai trò này sẽ đảm nhận những trách nhiệm và làm những gì?
- Chức vụ này sẽ cần những kỹ năng và trình độ nào để hoàn thành tốt?
- Công ty mình muốn nhân viên có những đặc điểm và tính cách như thế nào?
>>> Xem chi tiết cách xác định nhu cầu công việc như một chuyên gia
Bằng cách thu thập thông tin này, anh/chị sẽ hiểu rõ về loại ứng viên anh/chị cần tìm. Khi đã xác định được nhu cầu công việc, giờ là lúc anh/chị chuyển sang bước tiếp theo.
Đăng tuyển – Job Posting
Sau khi đã biết những gì cần tìm kiếm, anh/chị cần soạn thảo và đăng tin tuyển dụng hấp dẫn. Ngoài việc thu hút ứng viên, đây còn là cơ hội để anh/chị giới thiệu doanh nghiệp của mình. Khi viết bài đăng tuyển dụng, anh/chị hãy lưu ý dùng những mẹo sau:
- Chức vụ: Viết chức danh công việc rõ ràng và ngắn gọn. Phần này phải phản ánh chính xác vai trò của nhân viên.
- Mô tả: Viết khái quát về vai trò này, gồm trách nhiệm, trình độ và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào.
- Thông tin công ty: Làm nổi bật sứ mệnh, giá trị cốt lõi, Unique Selling Point (thế mạnh độc nhất)
- Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên lạc để ứng viên có thể liên hệ khi có thắc mắc.
Về cơ bản, tin tuyển dụng là ấn tượng đầu tiên của anh/chị đối với các ứng viên tiềm năng. Vì vậy, hãy làm cho bài đăng có nhiều thông tin và hấp dẫn với 10 Cách tối ưu hóa quy trình đăng tin tuyển dụng thành công.
Để xem ví dụ về một tin tuyển dụng được viết tốt, anh/chị hãy nhấp vào đây.
Sàng lọc – Screening
Sau khi đăng tin tuyển dụng, anh/chị nhận được rất nhiều hồ sơ ứng tuyển gửi về, giờ là lúc sàng lọc ứng viên. Ở bước này, anh/chị cần đánh giá CV (hoặc sơ yếu lý lịch) và đơn xin việc để tìm ứng viên đáp ứng các yêu cầu tối thiểu cho công việc. Để làm được điều đó, anh/chị tham khảo cách làm sau đây:
- Xây dựng bộ tiêu chí: Tạo tiêu chí dựa trên yêu cầu công việc để có đánh giá khách quan.
- Kiểm tra CV: Xem xét cẩn thận từng CV để đánh giá trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm.
- Sàng lọc qua điện thoại: Tiến hành sàng lọc qua điện thoại với những ứng viên được chọn để hiểu rõ hơn về lý lịch, mục tiêu và sự phù hợp của họ với công việc.
- Đánh giá kỹ năng giao tiếp: Chú ý đến cách ứng viên thể hiện bản thân. Kỹ năng giao tiếp là rất cần thiết đối với nhiều vị trí.
Quá trình sàng lọc giúp anh/chị thu hẹp nhóm ứng viên và xác định những cá nhân có triển vọng nhất để xem xét thêm.
>>> Xem chi tiết Sàng lọc như thế nào để tìm ra ứng viên hoàn hảo?
Liên hệ lần đầu – Initial Contact
Sau khi sàng lọc xong, giờ là lúc phỏng vấn cơ bản với những ứng viên được chọn. Ở bước này, anh/chị sẽ liên hệ để sắp xếp các buổi phỏng vấn. Dưới đây là khái quát những bước chính:
- Nhanh chóng: Giải đáp thắc mắc của ứng viên kịp thời để thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của họ.
- Giao tiếp được cá nhân hóa: Điều chỉnh thông điệp của anh/chị cho phù hợp với từng ứng viên và bày tỏ sự quan tâm thực sự đến hồ sơ ứng tuyển của họ.
- Cung cấp thông tin chi tiết: Truyền đạt rõ ràng mục đích của lần liên hệ này, dù là lên lịch phỏng vấn hay yêu cầu thêm thông tin.
- Trả lời câu hỏi: Hãy chuẩn bị sẵn sàng để trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà ứng viên có thể có.
Anh/chị cần lưu ý, liên hệ lần đầu sẽ tạo ảnh hưởng cho cả quy trình tuyển dụng. Vì vậy, hãy tạo ấn tượng tích cực.
>>> Tham khảo sâu Các tiêu chí sàng lọc ứng viên trong lần liên hệ đầu tiên
Phỏng vấn – Interviewing
Phỏng vấn là một bước quan trọng trong việc đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên đối với công việc và tổ chức của anh/chị. Dưới đây là 5 mẹo để thực hiện các buổi phỏng vấn hiệu quả:
- Chuẩn bị câu hỏi: Hoàn thành một bộ câu hỏi phỏng vấn có cấu trúc phù hợp với yêu cầu công việc. Bên cạnh đó, những câu hỏi này cũng giúp anh/chị đánh giá các kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp về văn hóa của ứng viên.
- Lắng nghe tích cực: Anh/chị hãy lắng nghe câu trả lời của ứng viên, đặt câu hỏi và thăm dò sâu hơn kinh nghiệm của họ.
- Câu hỏi về các tình huống: Dùng các câu hỏi tình huống, yêu cầu ứng viên cung cấp các ví dụ về cách họ xử lý các tình huống mà họ đã trải qua. Điều này có thể giúp dự đoán hiệu suất trong tương lai.
- Đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa: Đánh giá xem ứng viên có phù hợp với các giá trị, phong cách làm việc và tính cách của doanh nghiệp hay không.
- Cung cấp thông tin: Cung cấp rõ ràng các thông tin về công việc và doanh nghiệp để giúp ứng viên đưa ra quyết định sáng suốt.
Đừng quên ghi chép kỹ trong các buổi phỏng vấn để làm tư liệu cho quá trình ra quyết định sau này.
>>> Tham khảo Tìm ra nhân tài với 6 bí quyết cho buổi phỏng vấn thành công
Kiểm tra lý lịch – Background Checks
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, anh/chị cần tiến hành kiểm tra lý lịch để xác minh thông tin do ứng viên cung cấp. Sau đây là những gì anh/chị cần xem xét trong quy trình tuyển dụng:
- Kiểm tra người tham chiếu: Liên hệ với những người tham chiếu được liệt kê của ứng viên để hiểu rõ hơn về hiệu suất và thói quen làm việc trong quá khứ của họ.
- Xác minh trình độ học vấn và chứng chỉ: Xác minh trình độ học vấn, certificate và client thông qua các kênh chính thức.
- Kinh nghiệm làm việc: Kiểm tra tính chính xác trong lịch sử làm việc của ứng viên, bao gồm ngày làm việc, chức danh công việc và các trách nhiệm.
- Kiểm tra lý lịch tư pháp: Tùy thuộc vào bản chất của vị trí, anh/chị có thể muốn tiến hành kiểm tra lý lịch tư pháp để đảm bảo an toàn và an ninh cho tổ chức của anh/chị và nhân viên trong doanh nghiệp.
Kiểm tra lý lịch là một bước quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng anh/chị tuyển những người đáng tin cậy.
>>> Xem chi tiết Kiểm tra lý lịch nhân viên: Chìa khóa tìm ứng viên ưu tú
Tuyển chọn – Selection
Sự lựa chọn liên quan đến việc đánh giá tất cả thông tin đã thu thập và xác định ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc và doanh nghiệp của anh/chị. Xem xét các yếu tố sau để đưa ra lựa chọn chính xác:
- Kỹ năng và chuyên môn: Đánh giá xem ứng viên có các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ cần thiết để hoàn thành tốt vai trò hay không.
- Sự phù hợp về văn hóa: Đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với các giá trị, môi trường làm việc và mục tiêu của đội ngũ trong doanh nghiệp.
- Phỏng vấn hiệu suất: Xem xét hiệu suất của ứng viên trong các cuộc phỏng vấn, bao gồm câu trả lời, kỹ năng giao tiếp và ấn tượng chung của họ.
- Kiểm tra lý lịch và người tham chiếu: Hãy xem xét phản hồi nhận được từ người tham chiếu và kết quả kiểm tra lý lịch.
Mục tiêu là chọn được ứng viên không chỉ đáp ứng nhu cầu công việc mà còn có tiềm năng phát triển và đóng góp vào thành công của doanh nghiệp anh/chị.
>>> Tham khảo Cách lựa chọn ứng viên xuất sắc nhất cho vị trí khó tuyển
Lời đề nghị việc làm – Offer
Anh/chị đã xác định được ứng viên lý tưởng và giờ là lúc gửi lời mời làm việc. Khi đưa ra đề nghị, anh/chị hãy chú ý những điều sau:
- Lương thưởng và phúc lợi: Thông báo rõ ràng về lương, phúc lợi và bất kỳ đặc quyền bổ sung nào liên quan đến vị trí.
- Ngày bắt đầu và địa điểm: Thảo luận về ngày bắt đầu dự kiến và cung cấp chi tiết về địa điểm làm việc.
- Đàm phán: Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho các cuộc đàm phán, đặc biệt là khi nói đến tiền lương và các khía cạnh khác của lời đề nghị.
- Gửi lời đề nghị chính thức: Tuân theo các quy trình của tổ chức anh/chị để gửi thư mời chính thức hoặc hợp đồng lao động.
Sau khi đề nghị được chấp nhận, đã đến lúc chuyển sang bước cuối cùng của quy trình tuyển dụng.
>>> Xem ngay Bí quyết viết thư mời nhận việc thành công kèm mẫu ấn tượng
Hội nhập – Onboarding
Quá trình hội nhập là rất quan trọng để làm cho họ có cảm giác thuộc về công ty. Đây là cách đảm bảo quá trình onboarding suôn sẻ:
- Định hướng: Cung cấp cho nhân viên mới một định hướng toàn diện bao gồm các chính sách, quy trình và kỳ vọng của doanh nghiệp.
- Đào tạo và Phát triển: Xác định mọi nhu cầu đào tạo và cung cấp các nguồn lực cũng như cơ hội để phát triển chuyên môn.
- Chỉ định một người cố vấn: Ghép cặp nhân viên mới với một cố vấn – nhân viên đang làm việc trong tổ chức. Người cố vấn này có thể cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ trong những ngày hoặc tuần đầu tiên họ làm việc.
- Giới thiệu đồng nghiệp: Tạo điều kiện giới thiệu với các thành viên chủ chốt trong đội nhóm và các bên liên quan để giúp nhân viên mới xây dựng mối quan hệ.
- Check-Ins: Thường trò chuyện với những nhân viên mới để giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào và đảm bảo họ hòa nhập suôn sẻ vào doanh nghiệp.
Hãy nhớ rằng, một quy trình onboarding được thực hiện tốt sẽ làm tăng mức độ gắn kết của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, và góp phần vào thành công của doanh nghiệp.
>>> Tham khảo ngay Bạn đã thật sự biết cách xây dựng quy trình onboarding hiệu quả?
Tuân thủ luật pháp – Legal Compliance
Tuân thủ luật lao động là điều tối quan trọng trong suốt quá trình tuyển dụng. Trách nhiệm của anh/chị là đảm bảo các hoạt động tuyển dụng của tổ chức phù hợp với các quy định có liên quan. Dưới đây là một số cân nhắc chính cụ thể đối với luật lao động:
- Cơ hội việc làm bình đẳng (EEO) và không phân biệt đối xử: Luật lao động nghiêm cấm phân biệt đối xử dựa trên giới tính, tuổi tác, chủng tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân hoặc khuyết tật trong quá trình tuyển dụng. Điều cần thiết là phải đối xử công bằng với tất cả các ứng viên và đánh giá họ dựa trên năng lực và thành tích của họ.
- Yêu cầu về Giấy phép Lao động và Thị thực: Nếu anh/chị đang thuê người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hãy đảm bảo rằng họ có giấy phép lao động cần thiết và tuân thủ các yêu cầu về thị thực. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến hậu quả pháp lý cho cả nhân viên và tổ chức của anh/chị.
- Hợp đồng lao động: Luật lao động yêu cầu người lao động phải cung cấp hợp đồng lao động bằng văn bản trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc. Hợp đồng phải bao gồm các chi tiết như trách nhiệm công việc, giờ làm việc, tiền lương, phúc lợi và điều kiện chấm dứt hợp đồng.
- Mức lương tối thiểu và phúc lợi: Đảm bảo rằng anh/chị tuân thủ các yêu cầu về mức lương tối thiểu của Việt Nam và cung cấp bảo hiểm xã hội bắt buộc cũng như các phúc lợi khác theo quy định của pháp luật.
- Giờ làm việc và làm thêm giờ: Số giờ làm việc tối đa mỗi tuần và các quy định làm thêm giờ ở Việt Nam. Nhân viên phải được trả công xứng đáng cho bất kỳ công việc làm thêm giờ nào.
- Thời gian thử việc: Luật lao động cho phép có thời gian thử việc, trong thời gian đó cả người sử dụng lao động và người lao động có thể đánh giá mức độ phù hợp của mối quan hệ lao động. Tuy nhiên, thời gian thử việc không được vượt quá mức tối đa mà pháp luật cho phép.
- Chấm dứt hợp đồng và thôi việc: Trong trường hợp không may bị chấm dứt hợp đồng, hãy hiểu các thủ tục pháp lý và các yêu cầu đối với trợ cấp thôi việc như đã nêu trong luật lao động. Việc chấm dứt phải được thực hiện theo quy trình pháp lý phù hợp.
- Tư cách thành viên công đoàn: Tuân thủ mọi yêu cầu của công đoàn trong ngành hoặc tổ chức của anh/chị, vì luật lao động của Việt Nam ủng hộ mạnh mẽ quyền của người lao động tham gia công đoàn.
Hãy luôn cập nhật các yêu cầu về pháp lý. Điều đó giúp bảo vệ tổ chức của anh/chị khỏi các vấn đề pháp lý tiềm ẩn, đồng thời duy trì quy trình tuyển dụng công bằng và toàn diện.
>>> Tham khảo bài viết Quy trình tuyển dụng của bạn đã tuân thủ Luật Lao động chưa?
Tổng kết
Đến đây, anh/chị đã xem qua toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ việc xác định nhu cầu công việc đến việc tuân thủ pháp luật. Mỗi bước đóng một vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp và đảm bảo quy trình tuyển dụng thành công. Hãy nhớ điều chỉnh cách tiếp cận của anh/chị cho phù hợp với từng vai trò cụ thể và liên tục tìm kiếm phản hồi cũng như cải tiến để nâng cao phương pháp tuyển dụng.
Các chủ đề liên quan