Cách truyền đạt hiệu quả Chính sách và Quy trình của Công ty

Là người quản lý nhân sự, anh/chị hiểu tầm quan trọng của việc hội nhập (Onboarding) hiệu quả các nhân viên mới vào công ty mình. Một phần quan trọng của việc Onboarding là đảm bảo nhân viên nhận thức và tuân thủ các Chính sách và Quy trình của Công ty (Company Policies and Procedures). Trong bài viết này, freeC sẽ chia sẻ với anh/chị phương pháp tiếp cận từng bước để triển khai và truyền đạt hiệu quả những chính sách này trong quá trình Onboarding.

[quá trình hiển thị block bị dừng]

[quá trình hiển thị block bị dừng]

Mục Lục

1 Chính sách và Quy trình của Công ty là gì?
2 Tại sao việc thực hiện các Chính sách và Quy trình của Công ty trong quá trình Onboarding lại quan trọng?
3 Khi nào cần thực hiện các Chính sách và Quy trình của Công ty trong quá trình Onboarding?
4 Truyền đạt các Chính sách và Quy trình của Công ty ở đâu?
5 Cách truyền đạt hiệu quả các Chính sách và Quy trình của Công ty
6 Những câu hỏi thường gặp (FAQ)
7 Tổng kết

Chính sách và Quy trình của Công ty là gì?

Chính sách và Quy trình của Công ty là những hướng dẫn và quy tắc do công ty thiết lập để quản lý hoạt động, đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định, thúc đẩy môi trường làm việc an toàn và hòa nhập cũng như bảo vệ lợi ích của công ty và nhân viên trong công ty. Các Chính sách và Quy trình này bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau của công việc, chẳng hạn như quy tắc ứng xử; chính sách chống phân biệt đối xử và quấy rối; quy trình an toàn và chính sách nghỉ phép.

Tại sao việc thực hiện các Chính sách và Quy trình của Công ty trong quá trình Onboarding lại quan trọng?

Việc tích hợp các Chính sách và Quy trình của Công ty vào quá trình Onboarding là rất quan trọng vì một số lý do:

Tuân thủ pháp luật: Bằng cách đảm bảo nhân viên mới nhận thức và hiểu rõ các chính sách của công ty, anh/chị có thể giảm thiểu rủi ro về các vấn đề pháp lý liên quan.
Tính nhất quán: Truyền đạt rõ ràng các Chính sách và Quy trình cho nhân viên mới, anh/chị đã thiết lập cách tiếp cận nhất quán trong công việc, thúc đẩy một môi trường làm việc công bằng và bình đẳng.
Phù hợp về văn hóa: Onboarding là cơ hội để giới thiệu cho nhân viên mới về các giá trị và văn hóa của công ty, đồng thời việc giới thiệu các Chính sách và Quy trình giúp họ điều chỉnh hành vi phù hợp với kỳ vọng của tổ chức.
Nhận thức và bảo vệ nhân viên: Bằng cách đào tạo nhân viên mới về các Chính sách và Quy trình của Công ty, anh/chị trao quyền cho họ định vị hiệu quả vai trò cũng như hiểu được quyền và trách nhiệm của bản thân.

Khi nào cần thực hiện các Chính sách và Quy trình của Công ty trong quá trình Onboarding?

Để đảm bảo trải nghiệm Onboarding liền mạch, tốt nhất anh/chị nên sớm giới thiệu các chính sách và thủ tục của công ty trong quá trình này. Thông thường, thông tin này phải được cung cấp cho nhân viên mới vào ngày đầu tiên hoặc trước ngày bắt đầu làm việc của họ. Chia sẻ sớm thông tin này là anh/chị đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và thiết lập nền tảng cho sự tuân thủ các Chính sách và quy trình của công ty.

Truyền đạt các Chính sách và Quy trình của Công ty ở đâu?

Có một số kênh mà anh/chị có thể truyền đạt hiệu quả các Chính sách và Quy trình của Công ty trong quá trình Onboarding. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

Sổ tay nhân viên (Employee Handbook): Cung cấp sổ tay nhân viên chứa đầy đủ các chính sách và thủ tục có liên quan. Đảm bảo rằng cuốn sổ tay này có thể dễ dàng truy cập được, ở dạng vật lý hoặc dạng kỹ thuật số.
Nền tảng trực tuyến hoặc mạng nội bộ: Sử dụng nền tảng trực tuyến hoặc mạng nội bộ của công ty anh/chị để chia sẻ các chính sách và thủ tục. Điều này giúp nhân viên truy cập dễ dàng và có thể tham khảo lại thông tin bất cứ khi nào cần.
Các buổi đào tạo: Thực hiện các buổi đào tạo trong quá trình onboarding để giải thích sâu các chính sách và thủ tục. Sử dụng các phương pháp tương tác, chẳng hạn như thuyết trình, thảo luận và nghiên cứu tình huống để nâng cao sự hiểu biết.

Cách truyền đạt hiệu quả các Chính sách và Quy trình của Công ty

Để triển khai hiệu quả các Chính sách và Quy trình của Công ty trong quá trình Onboarding, anh/chị hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Giới thiệu tầm quan trọng của chính sách và quy trình

Vào ngày làm việc đầu tiên, hãy dành thời gian để nhấn mạnh tầm quan trọng của các chính sách và thủ tục của công ty. Giải thích cách những nguyên tắc này đóng góp vào một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và tôn trọng. Sử dụng các ví dụ thực tế để chứng minh tác động của việc tuân thủ hoặc đi chệch khỏi các chính sách này.

Ví dụ: Trong buổi định hướng, hãy chia sẻ câu chuyện về cách các quy trình an toàn của công ty đã ngăn ngừa tai nạn tại nơi làm việc, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân theo các quy trình đã thiết lập.

Bước 2: Cấp quyền truy cập vào Sổ tay nhân viên (Employee Handbook)

Phân phát một bản sao sổ tay nhân viên cho mỗi nhân viên mới. Đảm bảo cuốn sổ tay này đầy đủ thông tin, trình bày rõ ràng và được viết bằng ngôn ngữ đơn giản. Khuyến khích nhân viên xem kỹ cuốn sổ tay và đặt câu hỏi nếu họ cần làm rõ.

Ví dụ: Gửi email cho mỗi nhân viên mới một bản sao kỹ thuật số của sổ tay nhân viên cùng với thông điệp chào mừng được cá nhân hóa. Thông báo cho họ rằng cuốn sổ tay này chứa đựng các chính sách và thủ tục cần thiết và khuyến khích họ đọc nó trước tuần làm việc đầu tiên.

Bước 3: Tiến hành các buổi đào tạo

Tổ chức các buổi đào tạo tương tác để hiểu sâu hơn về các chính sách và thủ tục quan trọng. Các buổi này phải bao gồm các lĩnh vực quan trọng như quy tắc ứng xử, chính sách chống phân biệt đối xử và quấy rối, các quy trình an toàn và bất kỳ chính sách cụ thể nào liên quan đến vai trò của nhân viên.

Ví dụ: Lên lịch buổi đào tạo quy tắc ứng xử trong tuần đầu tiên làm quen. Thu hút nhân viên mới vào các cuộc thảo luận nhóm và trình bày các nghiên cứu điển hình để minh họa các tình huống khác nhau phù hợp với chính sách của công ty.

Bước 4: Chỉ định một người cố vấn hoặc triển khai Buddy System

Chỉ định một người cố vấn hoặc một người anh/chị đồng hành cho mỗi nhân viên mới. Cá nhân này phải là một nhân viên có kinh nghiệm, người có thể hướng dẫn nhân viên mới trong giai đoạn đầu làm việc và giúp họ tuân thủ các chính sách và thủ tục của công ty.

Ví dụ: Ghép nối mỗi nhân viên mới với một người cố vấn trong cùng bộ phận. Người cố vấn có thể cung cấp sự hỗ trợ liên tục, trả lời các câu hỏi về chính sách và thủ tục, đồng thời đóng vai trò là hình mẫu nhân viên đạt “tiêu chuẩn” của công ty.

Bước 5: Tạo kênh giao tiếp mở

Khuyến khích nhân viên mới đặt câu hỏi và tìm cách làm rõ các chính sách và thủ tục. Tạo một kênh liên hệ mở, chẳng hạn như địa chỉ email chuyên dụng, nơi những nhân viên mới có thể nêu lên mối quan ngại hoặc tìm kiếm hướng dẫn.

Ví dụ: Thiết lập phiên hỏi đáp hàng tháng tập trung vào các chính sách và thủ tục. Mời nhân viên mới gửi câu hỏi của họ theo cách ẩn danh và giải quyết những thắc mắc đó trong phiên họp. Điều này giúp tạo ra một không gian an toàn cho cuộc đối thoại cởi mở.

Bước 6: Đánh giá mức độ hiểu và tuân thủ

Thường xuyên đánh giá sự hiểu biết và tuân thủ của nhân viên mới đối với các chính sách và thủ tục của công ty. Điều này có thể được thực hiện thông qua các câu đố, khảo sát hoặc thảo luận trực tiếp. Xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc lĩnh vực nào cần được làm rõ thêm và cung cấp đào tạo có mục tiêu hoặc nguồn lực nếu cần.

Ví dụ: Sau tháng làm việc đầu tiên, hãy phát một bài kiểm tra ngắn cho nhân viên mới để đánh giá kiến thức của họ về các chính sách quan trọng. Dựa trên kết quả, mở buổi đào tạo hoặc cung cấp nguồn lực bổ sung để giải quyết bất kỳ thông tin nào còn nhầm lẫn.

Những câu hỏi thường gặp (FAQ)

Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên mới vi phạm chính sách của công ty?

Nếu nhân viên mới vi phạm chính sách của công ty, điều cần thiết là phải giải quyết vấn đề kịp thời. Tuân theo các quy trình kỷ luật của tổ chức anh/chị, có thể bao gồm huấn luyện, tư vấn hoặc xử lý kỷ luật, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm. Mượn sự việc như một cơ hội để nhắc nhở nhân viên về tầm quan trọng của việc tuân thủ các chính sách và cung cấp hướng dẫn bổ sung nếu cần thiết.

Các chính sách và thủ tục của công ty nên được cập nhật bao lâu một lần?

Các chính sách và thủ tục của công ty phải được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo chúng tuân thủ pháp luật, quy định hiện hành và các thông lệ. Mục đích là đối chiếu các tài liệu này ít nhất mỗi năm một lần hoặc thường xuyên hơn nếu có những thay đổi đáng kể trong ngành hoặc bối cảnh pháp lý.

Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên mới gặp khó khăn trong việc hiểu các chính sách và thủ tục?

Nhân viên mới thường có thắc mắc hoặc khó hiểu về các chính sách và thủ tục. Khuyến khích họ liên hệ với người giám sát, người cố vấn hoặc bộ phận nhân sự để được hỗ trợ. Cung cấp các buổi đào tạo, tài nguyên bổ sung hoặc thảo luận trực tiếp để giải quyết mối quan ngại của họ và đảm bảo sự hiểu biết của họ.

Tổng kết

Việc tích hợp các Chính sách và Quy trình của Công ty vào quy trình giới thiệu là rất quan trọng để đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, thúc đẩy sự tuân thủ và thiết lập văn hóa làm việc tích cực. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn này, anh/chị có thể truyền đạt những nguyên tắc này một cách hiệu quả đến những nhân viên mới, giúp họ định vị vai trò của mình và đóng góp vào một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả. Hãy nhớ rằng Onboarding là một hành trình liên tục và hỗ trợ liên tục là chìa khóa để đảm bảo rằng nhân viên luôn được cập nhật thông tin và tuân thủ các chính sách cũng như quy trình của công ty.

Có thể anh/chị quan tâm: