Trong quá trình tuyển dụng, chỉ số Time-to-hire (thời gian tuyển dụng) đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với sự hiệu quả của quy trình tuyển dụng mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu suất tuyển dụng tổng thể của tổ chức. Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chỉ số này, hãy cùng freeC theo dõi cách mà Time-to-hire ảnh hưởng đến các khía cạnh khác nhau của quá trình tuyển dụng như thế nào trong bài viết sau đây!
Time-to-hire là gì?
Time-to-hire là một thuật ngữ dùng để mô tả khoảng thời gian từ khi một ứng viên tiềm năng xuất hiện trong hệ thống tuyển dụng của công ty và gửi một đề nghị việc làm (offer) cho đến khi ứng viên đó chấp nhận và bắt đầu làm việc tại công ty.
Đây là một chỉ số quan trọng trong quản lý tuyển dụng vì đo lường được hiệu suất và hiệu quả của quy trình tuyển dụng của một tổ chức. Một Time-to-hire ngắn có thể cho thấy quy trình tuyển dụng được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, trong khi một Time-to-hire dài sẽ gợi ra các vấn đề cần giải quyết trong quy trình tuyển dụng, như sự chậm trễ hoặc các bước không hiệu quả.
Time-to-hire có quan trọng không?
Câu trả lời là “CÓ”, không chỉ quan trọng mà rất quan trọng.
Đầu tiên, bất kỳ sự trì hoãn nào trong giai đoạn tuyển dụng có thể khiến các ứng viên tiềm năng hàng đầu rời khỏi quy trình tuyển dụng. Sự chậm trễ trong quy trình tuyển dụng có thể làm cho các ứng viên cảm thấy không thoải mái và có thể khiến họ bỏ cuộc, đặc biệt nếu có các đối thủ tiếp cận họ với thời gian và quy trình nhanh hơn.
Thứ hai, thời gian tuyển dụng dài có thể tạo ra trải nghiệm tiêu cực cho các ứng viên tiềm năng và nhà tuyển dụng, ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của công ty, làm cho việc tuyển dụng các ứng viên chất lượng và đủ năng lực trở nên khó khăn hơn.
Vì sao Time-to-hire ảnh hưởng đến chi phí tuyển dụng (recruiting cost)?
Thông thường thời gian một nhân sự nghỉ việc kể từ khi nộp đơn sẽ là 30 -45 ngày, tuỳ theo thời gian ký kết hợp đồng lao động giữa công ty và nhân sự. Điều đó có nghĩa là các hoạt động tuyển dụng nhân sự thay thế vị trí này được kích hoạt càng nhanh càng tốt. Trong trường hợp hết thời gian này nhưng vẫn chưa có nhân sự mới vào, ngày qua ngày mỗi một vị trí tuyển dụng vẫn bỏ trống đều là một ngày mà công ty không có người làm việc trong vị trí đó, từ đó dẫn đến mất cơ hội kiếm được doanh thu hoặc sản xuất. Điều này có thể gây ra mất mát lớn, đặc biệt là trong các ngành đòi hỏi sự cạnh tranh cao như hiện nay.
Thông thường các gói tuyển dụng có tính phí đăng tuyển trên các nền tảng sẽ kéo dài trong 30 ngày, nếu quá trình tuyển dụng kéo dài, công ty sẽ phải đăng tuyển thêm gói đăng tin tuyển dụng trên các trang web, chạy quảng cáo thêm trên mạng xã hội và các kênh khác để thu hút ứng viên. Từ đó dẫn đến chi phí quảng cáo sẽ tăng lên do thời gian tuyển kéo dài.
Mặt khác, khi thời gian tuyển bị kéo dài, chi phí của việc sử dụng nhân sự sẽ bị lãng phí. Nhân viên phụ trách tuyển dụng và nhân viên quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm và chọn lọc ứng viên khi quá trình tuyển dụng dài hơn dự kiến, dẫn đến việc tiêu thụ nguồn lực nhân sự quý báu của công ty.
Time-to-hire kéo dài có thể yêu cầu công ty phải bổ sung chi phí đào tạo cho nhân viên mới, đặc biệt là trong trường hợp cần đào tạo đặc biệt cho các vị trí cụ thể.
Tóm lại, thời gian để tuyển dụng một ứng viên có thể có tác động đáng kể đến chi phí tuyển dụng tổng thể của một công ty, không chỉ từ việc mất chi phí cơ hội và chi phí quảng cáo mà còn từ việc tiêu thụ thêm các nguồn nhân lực và đào tạo. Giảm thời gian tuyển dụng thông qua quy trình phỏng vấn và các bài kiểm tra được tinh gọn hơn có thể giúp giảm áp lực cho bộ phận nhân sự và giữ cho quy trình tuyển dụng sử dụng ngân sách phù hợp hơn.
Công thức tính Time-to-hire
Công thức tính cho nhiều headcount
Time-to-hire khác Time-to-fill như thế nào?
Trong khoảng thời gian gần đây, có rất nhiều sự nhầm lẫn giữa Time-to-hire và Time-to-fill. Không chỉ khác nhau về định nghĩa, mà về cách dùng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng cũng sẽ khác nhau.
| Time-to-hire | Time-to-fill |
|---|---|
| Time-to-hire được tính từ ngày ứng viên bắt đầu xuất hiện trong hệ thống của bạn cho đến khi ứng viên đi làm ngày đầu tiên. Nói cách khác, điểm bắt đầu để đo thời gian để tuyển dụng là khi bạn có ứng viên của mình (do tự ứng tuyển hoặc được tìm kiếm). | Time-to-fill được tính từ ngày mà một yêu cầu tuyển dụng được đưa ra cho đến khi ứng viên đi làm ngày đầu tiên. Ngày mà một yêu cầu vị trí được gửi để được phê duyệt hoặc ngày mà phê duyệt được ban hành để bắt đầu điền đầy một vị trí có thể được sử dụng thay vì ngày mà vị trí tuyển dụng mở được đăng. |
Ví dụ sau sẽ giúp chúng ta hình dung rõ hơn. Tại freeC, vị trí Full Stack Web Developer được phê duyệt vào ngày 01/02/2024. Ứng viên A nộp đơn vào ngày 20/02/2024. Trải qua 2 vòng phỏng vấn, freeC đã gửi cho A một “offer” và A đã đồng ý đi làm vào ngày 01/03/2024. Trong trường hợp này, Time-to-hire là 10 ngày và Time-to-fill là 30 ngày.
>>> Xem thêm:
- Follow-Up: Chiến lược thu phục nhân tài không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết
- 6 xu hướng tuyển dụng trong tương lai
Nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu,
| Time-to-hire | Time-to-fill |
|---|---|
| Trả lời câu hỏi: Sau khi bạn có các ứng viên (tìm kiếm hoặc ứng tuyển) cho một vị trí tuyển dụng, mất bao nhiêu ngày để tuyển một người? | Trả lời câu hỏi: Quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài bao lâu, từ việc tạo ra một vị trí tuyển dụng mới đến khi tuyển được một người? |
| Cho chúng ta biết có thể chọn ra ứng viên tốt nhất một cách nhanh chóng sau khi bạn có số lượng ứng viên phù hợp. Do đó, chỉ số này rất hữu ích để xác minh hiệu quả của quy trình lựa chọn của bạn. | Cho chúng ta biết cần bao nhiêu ngày để điền đầy một vị trí sau khi bạn đã xác định nhu cầu tuyển dụng một nhân viên mới. |
Time-to-fill luôn dài hơn so với Time-to-hire vì nó đo lường thời gian cần thiết của một vị trí từ khi được phê duyệt, đến lúc quá trình đăng tuyển, phỏng vấn và ứng viên nhân offer đi làm.
Ý nghĩa của Time-to-hire
Time-to-hire là một chỉ số thường được sử dụng trong quản lý nhân sự để đo lường thời gian mà một vị trí công việc cụ thể được sử dụng để tìm kiếm và thuê được ứng viên phù hợp. Nếu đo lường và có được thông tin cụ thể của chỉ số này, chúng ta có thể cải thiện được nhiều khía cạnh của công tác tuyển dụng
- Hiệu suất tuyển dụng: Time-to-hire là một chỉ số quan trọng đo lường hiệu suất của quá trình tuyển dụng của công ty. Một time-to-hire ngắn hơn thường cho thấy rằng công ty có thể nhanh chóng đáp ứng nhu cầu nhân sự của mình, từ đó giảm thiểu thời gian vị trí công việc bị trống, giúp công ty duy trì sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động nội bộ và kinh doanh.
- Chất lượng tuyển dụng: Time-to-hire cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của ứng viên được tuyển dụng. Trong một số trường hợp, việc áp đặt mục tiêu time-to-hire ngắn có thể dẫn đến việc tuyển dụng các ứng viên mà không có sự xem xét kỹ lưỡng về năng lực hoặc phù hợp với vị trí công việc, dẫn đến việc chọn lựa không phù hợp và tăng nguy cơ về lưu lượng làm việc không ổn định.
- Chi phí tuyển dụng: Time-to-hire cũng ảnh hưởng đến chi phí của quá trình tuyển dụng. Một time-to-hire dài có thể đồng nghĩa với việc tiêu tốn nhiều tài nguyên hơn cho quá trình tuyển dụng, bao gồm chi phí quảng cáo việc làm, tiền lương cho nhân viên tuyển dụng và mất mát do thời gian vị trí công việc bị trống.
- Nhân viên mới: Time-to-hire cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm của ứng viên và nhân viên mới. Một time-to-hire ngắn có thể tạo ra một trải nghiệm tích cực cho ứng viên, trong khi một time-to-hire dài có thể làm mất lòng tin và sự quan tâm của ứng viên đối với công ty.
Tóm lại, time-to-hire không chỉ là một chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất tuyển dụng của công ty mà còn ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh và quản lý nhân sự.
Chỉ số Time-to-hire hiện tại trên thị trường
Time-to-hire sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sự khan hiếm của lao động tại khu vực đó, ngành công nghiệp và vị trí công việc cụ thể mà công ty đang tuyển dụng. Điều này làm cho việc xác định thời gian tuyển dụng ở mỗi khu vực có thể chưa chính xác. Tuy nhiên, dựa vào một số báo cáo của các đơn vị uy tín, chúng ta có thể biết được thông số này đang ở mức độ nào.
>>> Xem thêm:
- 3 Tiện ích to lớn của việc sử dụng Hệ Thống Theo Dõi Ứng Viên (ATS)
- 6 Cách biến ứng viên bị từ chối thành đại sứ thương hiệu nhà tuyển dụng?
Theo báo cáo của Linkedin Recruitment Trends, chỉ có 30% các công ty có thể điền vào một vị trí công việc trong vòng 30 ngày. 70% các công ty còn lại mất từ 1 đến 4 tháng để xử lý việc tuyển dụng mới.
Trong báo cáo Talent Access Report 2023 của Society for Human Resource Management (SHRM), thời gian trung bình là 27 ngày từ khâu sàng lọc ứng viên đến việc chấp nhận offer. Điều này có thể hiểu tương tự như Time-to-hire trung bình.
Chỉ số Time-to-hire hiện tại trên thị trường
Theo báo cáo của Workable về Time-to-hire trung bình của một số ngành nghề tại một số khu vực trên thế giới, 21-29 ngày là thời gian trung bình của quá trình tuyển dụng.
Chỉ số Time-to-hire hiện tại trên thị trường
Tại freeC Asia, thời gian trung bình của Time-to-hire là 15-20 ngày tùy theo từng ngành nghề.
Đạt được chỉ số Time-to-hire lý tưởng như vậy là do nhiều lý do:
1. freeC hiện đang có hơn 580.000 ứng viên trong “talent pool” và được quản lý bằng hệ thống hỗ trợ bởi AI. Có thể sàng lọc ứng viên theo từng tiêu chí của khách hàng bất cứ lúc nào và nhanh chóng có danh sách những ứng viên đang có nhu cầu tìm cơ hội mới, phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
freeC Asia – Headhunting Service Power by AI
2. Đội ngũ hơn 60 Consultant tại freeC luôn được đào tạo và cập nhật những kiến thức mới nhất trong ngành tuyển dụng, kết hợp với hệ thống “freelancer” hơn 2.000 thành viên trong nước và quốc tế. Điều này sẽ thuận lợi hơn trong việc tìm và tiếp cận ứng viên không chỉ trong nước và còn phục vụ cho các “job” tại nước ngoài.
Ngoài ra, chỉ số Time-to-hire ngắn hơn mức trung bình của thị trường cũng chứng tỏ được mức độ hiệu quả của dịch vụ headhunt do freeC mang lại:
- Hiệu quả tuyển dụng cao hơn: freeC có quy trình tuyển dụng được tối ưu hóa và hiệu quả hơn so với các đối thủ cạnh tranh. freeC có các quy trình tổ chức và công nghệ (với sự hỗ trợ của AI) giúp giảm thiểu thời gian cần thiết để tìm kiếm, đánh giá và thuê được ứng viên phù hợp.
- Khả năng cung cấp ứng viên nhanh chóng: time-to-hire ngắn cho thấy freeC có khả năng cung cấp ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng, giúp khách hàng giảm thiểu thời gian vị trí công việc bị trống và tăng cường năng suất tuyển dụng.
- Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng: Time-to-hire ngắn có thể giúp giảm thiểu chi phí tuyển dụng tổng thể của công ty, bao gồm chi phí quảng cáo việc làm và chi phí nhân sự liên quan.
Cải thiện Time-to-hire bằng cách nào?
Nếu thời gian trung bình Time-to-hire của công ty bạn quá chênh lệch so với thông tin tham khảo từ các bên khác trên thị trường, bạn nên xem xét một số gợi ý dưới đây để tối ưu hóa chỉ số này:
1. Theo dõi tốc độ tuyển dụng.
Chỉ số này cho thấy bạn đã dành bao nhiêu thời gian trong mỗi bước của quy trình tuyển dụng. Với thông tin này, bạn sẽ nhận ra những giai đoạn trong phễu tuyển dụng cần cải thiện. Ví dụ:
- Nếu việc tìm kiếm ứng viên đang diễn ra tốt nhưng ứng viên đang gặp khó khăn ở giai đoạn cuộc gọi sàng lọc, có thể là lúc cần bổ sung nhân sự cho đội ngũ tuyển dụng hoặc chuyển nguồn lực từ nơi khác sang.
- Nếu có sự chậm trễ ở giai đoạn phỏng vấn, hãy xem xét cách bạn quản lý lịch trình phỏng vấn.
2. Phân tích chi tiết chỉ số Time-to-hire theo công việc hoặc bộ phận.
Nếu có sự chậm trễ rõ ràng ở một nhóm hoặc một vai trò cụ thể trong quá trình tuyển dụng, hãy trao đổi với quản lý tuyển dụng của bạn để tìm ra nguyên nhân. Nhấn mạnh với họ về tầm quan trọng của việc ra quyết định nhanh chóng.
3. Đầu tư vào Hệ thống Theo dõi Ứng viên (Applicant Tracking System – ATS).
Thay vì tính toán thủ công, hãy chọn một ATS theo dõi các chỉ số tuyển dụng tự động. Với báo cáo chi tiết, bạn có thể nhanh chóng xác định được nơi quy trình tuyển dụng của bạn không hiệu quả và làm việc để sửa chữa. Bạn có thể tham khảo hệ thống ATS của freeC tại đây: hireforce.io.
4. Chọn các đơn vị headhunt có chỉ số Time-to-hire tốt.
Khi bạn chọn một đơn vị headhunt, có một số tiêu chí quan trọng cần xem xét, bao gồm cả chỉ số Time-to-hire. Tuy nhiên, chỉ số này thường không được công bố công khai cho mọi đơn vị headhunt. Tại freeC Asia, chỉ số Time-to-hire trung bình là 15-20 ngày tùy theo từng ngành nghề, thấp hơn so với mức trung bình của các báo cáo thị trường. Điều này chứng tỏ khi sử dụng dịch vụ headhunt từ freeC, quý công ty sẽ rút ngắn được thời gian tuyển dụng cho công ty của mình.
Có thể anh/chị quan tâm:
- freeC STAR: Mr. James Nguyễn – “Tin tưởng là 2 từ dành cho nhân viên của mình”
- 10 xu hướng tuyển dụng năm 2024
- Tips để giữ mối quan hệ với ứng viên trong thời điểm cuối năm
