Một bản mô tả công việc tốt là yếu tố quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Chúng cho ứng viên hiểu rõ về yêu cầu công việc và giúp nhà tuyển dụng thu hút nhân tài phù hợp với doanh nghiệp. Trong đó, phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm Chính (Key Duties & Responsibilities) là yếu tố quan trọng nhất. Phần này liệt kê các vai trò và nhiệm vụ cốt yếu của công việc một cách chính xác. Trong phần nội dung sau đây, freeC sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước về cách viết KDR chuyên nghiệp, ngắn gọn và chính xác.
Xác định vai trò công việc
Trước khi viết mô tả công việc, việc xác định rõ vai trò công việc là điều cần thiết nhất. Nhà tuyển dụng cần phải xác định các vai trò và nhiệm vụ thiết yếu của vị trí, các kỹ năng, trình độ cần thiết và mức độ kinh nghiệm dự kiến. Điều này sẽ giúp các ứng viên hiểu rõ được yêu cầu của công việc và cũng giúp nhà tuyển dụng đánh giá họ dựa trên yêu cầu công việc.
Để có được thông tin này, nhà tuyển dụng có thể tham khảo bản mô tả công việc của nhân viên trước đó, hỏi ý kiến của người quản lý tuyển dụng hoặc trưởng bộ phận, hoặc thực hiện nghiên cứu trực tuyến.
Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm chính
Để viết phần KDR, người sử dụng lao động nên bắt đầu nghiên cứu kỹ vai trò công việc và xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm chính. Đây có thể là thông tin thu thập được thông qua các cuộc phỏng vấn với nhân viên hoặc người quản lý hiện tại, phân tích các bài đăng công việc cho các vị trí tương tự hoặc tiến hành nghiên cứu trực tuyến.
Khi đã xác định được các nhiệm vụ và trách nhiệm chính, người sử dụng lao động nên liệt kê chúng thành các gạch đầu dòng. Mỗi gạch đầu dòng nên mô tả một nhiệm vụ hoặc trách nhiệm cụ thể trong câu ngắn, đơn giản và dễ hiểu.
Ví dụ:
- Phát triển và thực hiện chiến lược và chiến dịch marketing để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
- Tiến hành nghiên cứu thị trường và phân tích dữ liệu để xác định các cơ hội và xu hướng tiêu dùng mới.
- Quản lý các tài khoản truyền thông xã hội của công ty và tạo nội dung hấp dẫn để nâng cao nhận thức về thương hiệu và hướng lưu lượng truy cập đến trang web của công ty.
- Phối hợp với các bộ phận khác để phát triển và thực hiện các chiến dịch marketing tích hợp.
Sử dụng động từ định hướng
Khi viết phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm Chính (KDR) trong bản mô tả công việc, sử dụng ngôn ngữ định hướng hành động là rất quan trọng. Vì thế, việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn và chính xác để mô tả những nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên là vô cùng cần thiết. Để đảm bảo tính xác thực và sự hiệu quả của mô tả, mỗi đoạn văn nên khai thác động từ hành động để xác định rõ ràng những gì nhân viên phải làm.
Thay vì việc sử dụng từ “chịu trách nhiệm”, ta có thể sử dụng từ “tương tác” hoặc “giải quyết” để tạo nên sự mô tả chính xác hơn về nhiệm vụ. Ngoài ra, anh/chị có thể dùng các động từ hành động mang tính mô tả, như “phối hợp”, “thực hiện” hoặc “tạo”. Chính những từ này sẽ giúp cho bản mô tả công việc của anh/chị trở nên đặc sắc và thu hút hơn trong mắt những ứng viên tiềm năng.
Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã có các thông tin trên, anh/chị cần ưu tiên và sắp xếp chúng một cách hợp lý. Đó là những nhiệm vụ cần thiết nhất cho sự thành công của vị trí cần tuyển. Bằng cách ưu tiên chúng, anh/chị đảm bảo rằng ứng viên hiểu những nhiệm vụ quan trọng nhất mà họ sẽ chịu trách nhiệm.
Hãy xem xét các câu hỏi sau để tìm ra thứ tự ưu tiên:
- Các vai trò chính của công việc là gì?
- Những nhiệm vụ và trách nhiệm nào là quan trọng để thành công?
- Các mục tiêu chính của công việc là gì?
Sau đó, anh/chị hãy nhóm các trách nhiệm liên quan lại với nhau để tạo ra một bức tranh rõ ràng về yêu cầu công việc.
Sử dụng số liệu cụ thể
Dưới đây là một số mẹo về cách kết hợp các số liệu cụ thể trong bản mô tả công việc:
Cởi mở và thân thiện
Những lời khuyên hữu ích cho việc viết mô tả công việc chuyên nghiệp và công bằng:
Ví dụ về phần Nhiệm vụ và trách nhiệm chính trong JD
Để minh họa rõ hơn quá trình viết KDR trong bản mô tả công việc, anh/chị cùng Blog freeC xem ba ví dụ trong ba nghề khác nhau: Đại diện Dịch vụ Khách hàng, Giám đốc CNTT và Giám đốc marketing.
Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng (Customer Service Representative)
- Trả lời các câu hỏi của khách hàng qua điện thoại, email và chat
- Giải quyết khiếu nại của khách hàng một cách kịp thời và chuyên nghiệp
- Duy trì hồ sơ và tệp khách hàng chính xác
- Đáp ứng hoặc vượt sự hài lòng của khách hàng
- Xác định và báo cáo các vấn đề ưu tiên cho các nhóm thích hợp
- Không ngừng nâng cao kiến thức về sản phẩm và dịch vụ
Trưởng phòng công nghệ thông tin (Information Technology Manager)
- Quản lý một nhóm các chuyên gia IT và ủy thác các nhiệm vụ khi cần thiết
- Phát triển và triển khai các chính sách và quy trình
- Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu của công ty
- Quản lý cài đặt và nâng cấp phần cứng và phần mềm
- Khắc phục sự cố và giải quyết các vấn đề kỹ thuật
- Phát triển và quản lý ngân sách
Trưởng phòng Marketing (Marketing Manager)
- Phát triển và thực hiện các chiến lược và chiến dịch marketing
- Tiến hành nghiên cứu thị trường và phân tích dữ liệu để xác định xu hướng và cơ hội
- Phối hợp với các nhóm chức năng chéo để phát triển định vị và nhắn tin sản phẩm
- Quản lý việc tạo và sản xuất các tài liệu marketing, chẳng hạn như quảng cáo và tài liệu quảng cáo
- Theo dõi và báo cáo hiệu quả của các chiến dịch
- Phát triển và quản lý ngân sách
Tổng kết
Để viết JD hiệu quả, anh/chị cần tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vị trí cần tuyển. Điều này đòi hỏi sự rõ ràng, chi tiết và mức độ ưu tiên của chúng. Cuối cùng, tóm tắt các điểm quan trọng nhất của KDR để thu hút sự chú ý của người đọc.
Các bài viết cùng chủ đề