19 Bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong 1 năm hoàn hảo

Doanh nghiệp thường quan tâm đến yếu tố con người vì nó đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Người phụ trách nhân sự phải lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, rõ ràng để mang về những ứng viên giỏi, phù hợp với công ty. Sau đây, freeC Asia sẽ chia sẻ với bạn về cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự trong 1 năm thành công. 

Kế hoạch tuyển dụng là gì? 

Kế hoạch tuyển dụng là hoạt động xác định và tuyển mộ những người có các kỹ năng cần thiết cho vị trí đang trống. Đồng thời, họ phải phù hợp với môi trường văn hóa của công ty bạn. Nói rộng hơn, lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm tất cả các khía cạnh của ngành nhân sự, như xác định ngân sách, quản lý và theo dõi hiệu suất công việc, v.v. 

19 bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công và chi tiết 

Rõ ràng, việc lập kế hoạch cụ thể sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển dụng. Tuy nhiên, đây không phải là một trách nhiệm dễ dàng. Nhiều tập đoàn, doanh nghiệp lớn không xây dựng được chiến lược tuyển dụng rõ ràng. 

Dưới đây là 19 bước cho một kế hoạch tuyển dụng thành công để bạn cải thiện chiến lược tổng thể: 

Xác định nhu cầu nhân lực 

Việc dự trù nhân sự cần tuyển phải phụ thuộc vào các yếu tố như phát triển, mở rộng kinh doanh, dự kiến thay thế nhân sự, phòng ban hay các yếu tố khác. 

Ngoài ra, việc đánh giá, nắm bắt yêu cầu và lập kế hoạch chi tiết phải giao cho bộ phận nhân sự và tuyển dụng. 

• Tổng hợp danh sách yêu cầu tuyển dụng từ các trưởng bộ phận. 
• Họp phân tích làm rõ nhu cầu tuyển dụng: mục đích, thời gian, số lượng, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, yêu cầu tuyển dụng,… 
• Phân tích rõ nguồn lao động thời vụ, theo ca hay chính thức. Hãy chú ý đến các vấn đề như hết hạn hợp đồng, nghỉ thai sản của nhân viên để xây dựng kế hoạch cụ thể. 

Một kế hoạch tuyển dụng hoàn hảo không chỉ rõ ra các con số mà còn phải đúng với mục tiêu kinh doanh của công ty. Để đưa ra dự báo nhu cầu nhân lực chính xác nhất, bạn phải hiểu: 

• Những mục tiêu nào công ty hy vọng đạt được trong năm tới? 
• Cần làm gì để đạt được mục tiêu đó? 
• Sản phẩm hoặc dịch vụ chính của bạn là gì? 
• Dự án có quy mô như thế nào? 
• Chiến lược truyền thông là gì? 

Trên cơ sở thông tin, dữ liệu hiện có, doanh nghiệp xác định số lượng nhu cầu nhân lực, bao gồm: 

• Có bao nhiêu nhân viên cho mỗi vị trí công việc? 
• Phẩm chất: những kỹ năng nào được yêu cầu cho vị trí này? 
• Khi nào nó được yêu cầu? 

Ví dụ: Doanh thu của một nhân viên kinh doanh là 300.000.000 VND/năm, bạn sẽ cần 20 nhân viên có trình độ tương đương để đáp ứng mục tiêu kinh doanh 6 tỷ VND/năm. Bạn có thể tuyển thêm người quản lý nhóm nhân viên này với thời gian là 2 tháng. 

Xác định yêu cầu tuyển dụng 

Các bộ phận chức năng thường không muốn trực tiếp tuyển dụng nhân viên vì cho rằng đây là công việc khó khăn, tốn thời gian và họ tin rằng bộ phận nhân sự sẽ làm tốt hơn. Tuy nhiên, họ chỉ thông báo cho phòng nhân sự những yêu cầu cơ bản như trình độ chuyên môn, số năm kinh nghiệm cần thiết và các kỹ năng khác. 

Những tiêu chí đó không đủ để xác định ai là người mà họ yêu cầu để tìm được người phù hợp. Tuyển dụng, giống như các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác, phải là trách nhiệm của tất cả các bộ phận. 

Đánh giá khách quan thực trạng nhân sự của doanh nghiệp 

Ở bước này, bạn cần xem xét bản thân đang ở đâu và đang gặp phải những vấn đề gì. 

• Ai làm việc cho công ty của bạn? 
• Họ là những gì? 
• Họ có thực sự là ứng viên tốt nhất cho công việc hay không? 

Hãy coi doanh nghiệp của bạn là một trò chơi ghép hình. Các mảnh ghép bổ sung cho nhau và không chồng chéo lên nhau. Để kết thúc trò chơi, bạn phải kiểm tra tất cả các mảnh ghép đang sở hữu và hình dung hình dạng của các mảnh ghép tiếp theo. 

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự nên xem xét lương thưởng, chính sách quản lý và văn hóa doanh nghiệp. Những yếu tố này sẽ tác động trực tiếp đến sự biến động tình hình nhân sự của công ty. Vì vậy, bạn phải thẳng thắn và mạnh dạn đưa ra những hướng đi mới để đạt được kết quả tối ưu cho doanh nghiệp. 

Đề xuất tăng/ giảm nhân sự 

Sau khi phân tích, bạn sẽ có thông tin cần thiết để xác định nguồn nhân lực đang thừa hay thiếu. Từ đó có thể đưa ra phương án tăng giảm chính xác nhất. 

Lên kế hoạch thực hiện 

Một chiến lược tuyển dụng toàn diện sẽ bao gồm các thông tin chính sau: 

• Kế hoạch tuyển dụng nhân viên: Số lượng cần tuyển, vị trí cần tuyển, mô tả nhiệm vụ từng vị trí, mức lương dự kiến, thời gian dự kiến tuyển, hình thức tuyển dụng, dự trù kinh phí. 
• Phương án tái cơ cấu nhân sự: Phân bổ, sắp xếp lại nhân sự các bộ phận theo năng lực, kinh nghiệm và trách nhiệm. 
• Xây dựng các căn cứ, tiêu chí cụ thể để đề bạt, luân chuyển nhân sự. 
• Đề xuất cắt giảm nhân sự: Đưa ra cơ sở rõ ràng để tránh kiện tụng, tranh chấp giữa doanh nghiệp và nhân viên của họ. 

Sử dụng những công cụ hỗ trợ 

Đây là lúc bạn sử dụng các công cụ bổ sung để nâng cao hiệu quả công việc. Một số công cụ sẽ giúp bạn tìm những ứng viên sở hữu những phẩm chất mà bạn đã liệt kê, trong khi những công cụ khác sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình lọc và chọn ứng viên, v.v. 

Đảm bảo rằng các thành viên của hội đồng tuyển dụng cũng dùng thành thạo các phần mềm nói trên. Đây là một công cụ chung của tập thể, bạn không thể tự mình hoàn thành tất cả các nhiệm vụ. 

Xác định kỹ năng yêu cầu cho từng vị trí tuyển dụng 

Sau khi xác định nhu cầu, bước tiếp theo là hình thành nhu cầu tuyển dụng. Bạn nên mô tả vị trí cần tuyển, đặc điểm của ứng viên và kế hoạch sau khi tuyển được người phù hợp. Khi có sự thay đổi nào tạo ra một vị trí trống, hãy xem xét tất cả các lựa chọn trước khi thuê một người mới. 

“Mô tả công việc” và “Xác định yêu cầu công việc đối với người thực hiện” là thành phần quan trọng của quy trình tuyển dụng. Phòng Nhân sự phải sử dụng hai yếu tố này làm cơ sở cho các thông báo tuyển dụng nhằm xác định các kỹ năng cứng cần thiết của ứng viên. 

>>> Xem thêm các chia sẻ của chuyên gia trong quy trình tuyển dụng

Đặc biệt, bản mô tả công việc cung cấp tổng quan về yêu cầu cũng như danh sách các nhiệm vụ phải hoàn thành. Tuy nhiên, nếu vị trí này là hoàn toàn mới (hoặc bản mô tả công việc không còn phù hợp) bạn nên xem xét lại. Hơn nữa, Bản mô tả công việc đóng vai trò là nền tảng để xác định các yêu cầu của ứng viên. 

Bản yêu cầu ứng viên giúp chúng ta so sánh các ứng viên với một mẫu lý tưởng hơn là các ứng viên với nhau. Bản mô tả công việc hay bản yêu cầu ứng viên thường có các điều sau: 

• Kiến thức và/hoặc kinh nghiệm cần thiết 
• Yêu cầu về trình độ học vấn và chuyên môn 
• Các yêu cầu khác (ví dụ: bằng lái xe, chứng chỉ ngoại ngữ, vi tính) 
• Khả năng thể chất cần thiết (ví dụ: khéo léo, giọng nói rõ ràng) 
• Khả năng cụ thể (chẳng hạn như kỹ năng đánh máy) 
• Khả năng giao tiếp 
• Yêu cầu về ngoại hình (ví dụ, nhân viên giao tiếp/quan hệ công chúng thường được yêu cầu ăn mặc đẹp)
• Yêu cầu cá nhân (phù hợp với văn hóa công ty, có mục tiêu cá nhân phù hợp với công việc, v.v.)

>>> Xem thêm các hướng dẫn giá trị về mẹo viết Mô tả công việc thành công

Ngoài ra: 

• Nên có cả yêu cầu bắt buộc (“nên”) và khuyến khích trên mẫu đơn đăng ký (“ưu tiên”).  
• Các yêu cầu nên được xác định bởi các yêu cầu chung của doanh nghiệp.  
• Trình bày chi tiết kiến thức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và phẩm chất cần có để hoàn thành tốt công việc. 
• Các yêu cầu kinh doanh thường được liên kết với phẩm chất ứng viên để xác định mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. 

Những yêu cầu này có thể được chia thành ba loại: 

1. Kiến thức và khả năng: Ứng viên cần có những kỹ năng gì để thực hiện công việc? Biết cách sử dụng các công cụ, xử lý các vật liệu hoặc thực hiện các quy trình cụ thể. Những khả năng nào được yêu cầu? Ví dụ bao gồm khả năng làm việc với các con số, kỹ năng bán hàng và khả năng giải quyết vấn đề. 
2. Kinh nghiệm và trình độ: Có bất kỳ yêu cầu giáo dục hoặc chuyên môn nào không? Trình độ và kinh nghiệm nào được yêu cầu đối với ứng viên? 
3. Yếu tố cá nhân: Những đặc điểm nào phù hợp với công việc và môi trường làm việc của doanh nghiệp (sở thích, mục tiêu, tinh thần…)? Ví dụ, kế toán phải thận trọng và nhân viên nhân sự phải xem xét những người khác… 

Lên ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng 

Dựa trên số tiền bạn đã chi cho việc tuyển dụng năm ngoái để ước tính ngân sách gần đúng cho việc bổ sung năm nay. Dưới đây là một số chi phí liên quan đến một chương trình tuyển dụng: 

• Quảng cáo nền tảng mạng xã hội. 
• Phí nền tảng tuyển dụng (như Vietnamworks hoặc TopCV, FreeC Asia miễn phí đăng tin tuyển dụng). 
• Chi phí xây dựng thương hiệu. 
• Chi phí cho phòng nhân sự. 
• Chi phí tham dự và tổ chức hội chợ tuyển dụng. 
• Các khoản phí khác.  

Đánh giá, chỉnh sửa kế hoạch phù hợp với thực tế 

Vì là kế hoạch dài hạn nên việc điều chỉnh là cần thiết nhưng phải dựa trên cơ sở phân tích thực tế và vẫn phải đảm bảo yếu tố phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét hiệu quả đến đâu, cũng như những mặt cần phát huy và chấn chỉnh: 

1. Xác định sự khác biệt bằng số giữa các mục tiêu đã vạch ra và việc thực hiện kế hoạch thực tế. 
2. Xác định nguyên nhân của các sai lệch. 
3. Đưa ra đề xuất cho các thay đổi và cải tiến

Sau khi lập kế hoạch tuyển dụng, bạn nên khẩn trương tìm kiếm nguồn nhân sự mới này để bổ sung khi doanh nghiệp cần. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng phản hồi để phân tích và tối ưu hóa kế hoạch của mình, như gửi khảo sát ẩn danh cho nhân viên mới để nhận phản hồi về cuộc phỏng vấn hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng. 

Ngoài ra, bạn có thể phân tích các số liệu chính như tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ nghỉ việc sớm và chất lượng thời gian tuyển dụng để tìm cách tối ưu hóa các kế hoạch ngay cả khi chúng biến động theo thời gian. 

Xây dựng bản mô tả tuyển dụng hấp dẫn 

Các doanh nghiệp nên tạo ra các bản mô tả công việc hấp dẫn để thu hút các ứng viên tốt nhất. Thay vì liệt kê một danh sách dài các yêu cầu và kỳ vọng, bạn hãy nhấn mạnh những gì ứng viên có thể nhận được. Bạn nên giới thiệu tầm nhìn và sứ mệnh của công ty mình để các ứng viên có hình dung rõ ràng hơn về văn hóa môi trường mà họ muốn gia nhập. 

Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng 

Bạn cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn những ứng viên có năng lực. Việc tạo ra một quy trình phù hợp với tất cả mọi người là không thể. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên, như xem xét việc đặt những câu hỏi và thử thách bộc lộ tính cách của họ. 

Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng 

Để lấp đầy các vị trí còn trống với đủ số lượng và chất lượng, bạn cần xem xét và lựa chọn những vị trí cần tuyển từ bên trong, bên ngoài tổ chức và phương pháp tuyển dụng phù hợp. 

Xác định nguồn tuyển dụng 

Nguồn nội bộ (Nguồn ứng viên bên trong tổ chức) 

Ưu điểm:

Khuyết điểm:

– Những người được thuê đã quen thuộc với các hoạt động, văn hóa và phương pháp làm việc của công ty.  – Họ đã có các mối quan hệ trong công việc. – Họ đã quen thuộc với các yêu cầu của các bộ phận mà họ đã cộng tác trước đây.  – Người quản lý hiện tại của họ có thể cung cấp cho nhà tuyển dụng thông tin phản hồi chính xác và công bằng về chất lượng và hiệu suất của họ.  – Ngay cả khi họ thiếu những kỹ năng và phẩm chất cần thiết, họ có thể nhanh chóng đáp ứng yêu cầu thông qua đào tạo.  – Khuyến khích nhân viên theo đuổi các cơ hội thăng tiến nghề nghiệp trong công ty và ở lại với công ty.  – Thuê nội bộ ít tốn kém hơn.

– Khi đề bạt những người làm việc trong tổ chức, bạn phải cảnh giác với việc hình thành nhóm những người không được bổ nhiệm. Nhóm này thường xuyên có biểu hiện chống đối người cầm đầu; không hợp tác với lãnh đạo dẫn đến mâu thuẫn tâm lý như bè phái, mâu thuẫn nội bộ.  – Nếu chỉ sử dụng nguồn nội bộ trong các tổ chức vừa và nhỏ thì chất lượng lao động sẽ ít thay đổi. >>> Khi xây dựng chính sách thăng tiến trong tổ chức, bạn cần có chương trình phát triển dài hạn nhìn tổng thể, toàn diện hơn và phải có kế hoạch rõ ràng.

Nguồn bên ngoài (ứng viên từ bên ngoài tổ chức) 

Bao gồm sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề (kể cả được đào tạo trong nước và nước ngoài); những người thất nghiệp, đã nghỉ việc trước đây; những người làm việc cho các tổ chức khác. 

Ưu điểm:	Khuyết điểm:
– Những nhân viên này mang đến một viễn cảnh tươi mới cho bộ phận mà họ làm việc.  – Tạo cơ hội để thay đổi văn hóa của công ty hoặc bộ phận (đặc biệt là khi tuyển dụng các vị trí quản lý chủ chốt).  – Họ sẽ hỗ trợ các nhà quản lý mở rộng phạm vi kỹ năng và kinh nghiệm của bộ phận trực thuộc.	– Sẽ mất thời gian để những người bên ngoài tổ chức làm quen với công việc.  – Nếu thường xuyên tuyển dụng người từ bên ngoài tổ chức (đặc biệt là trong công tác đề bạt, thăng tiến), những nhân viên nội bộ sẽ thất vọng vì họ nghĩ rằng họ không có cơ hội thăng tiến. Nếu thuê những người đã từng làm việc cho đối thủ cạnh tranh, bạn phải biết những bí mật của đối thủ đó.

Quyết định thuê nội bộ hay bên ngoài bị ảnh hưởng bởi các yếu tố sau: 

• Chính sách tuyển dụng của công ty. 
• Khả năng đáp ứng nhu cầu. 
• Mỗi nguồn đều có ưu – nhược điểm khác nhau. 

Khi lựa chọn giải pháp tuyển dụng, các doanh nghiệp thường xem xét nguồn nội bộ trước, sau đó mới tính đến nguồn bên ngoài. 

Xác định phương pháp tuyển dụng 

Có rất nhiều phương pháp tuyển dụng, nhưng không có phương pháp nào mang lại kết quả hoàn toàn chính xác. Do đó, việc kết hợp nhiều phương pháp để thu được kết quả đáng tin cậy hơn. Dưới đây là một số phương pháp tuyển dụng cơ bản: 

• Sàng lọc hồ sơ: Hồ sơ của ứng viên thường bao gồm các thông tin cơ bản như trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thông tin cá nhân (tuổi, giới tính,…). Thông tin trong sơ yếu lý lịch sẽ không đủ để đánh giá toàn diện ứng viên, nhưng nó có thể được sử dụng để loại bỏ những ứng viên không đáp ứng các yêu cầu tối thiểu. 
• Kiểm tra hoặc trắc nghiệm: Các kỹ thuật kiểm tra trình độ hoặc bài kiểm tra trắc nghiệm, thường được sử dụng để đánh giá các tiêu chí mà nghiên cứu CV hoặc phỏng vấn không đầy đủ hoặc không hiệu quả. kinh nghiệm tâm lý. Phương pháp tuyển dụng này cũng được sử dụng khi cần nhanh chóng loại bỏ những ứng viên không phù hợp. 
• Phỏng vấn xin việc: Là một cuộc trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để gợi ra những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, những thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng viên, để xem họ có khả năng thực hiện nhiệm vụ hay không. Phỏng vấn là cơ hội để tìm hiểu sâu hơn về thông tin mà ứng viên cung cấp trong đơn xin việc và thu thập thông tin bổ sung. Kiểm tra câu trả lời của thí sinh đối với các câu hỏi cũng giúp xác định khả năng giao tiếp và diễn đạt của họ. 
• Khảo sát xác minh: Phương pháp này thường được sử dụng sau khi nhà tuyển dụng đưa ra quyết định lựa chọn. Mục đích là để củng cố quyết định lựa chọn. Ứng viên có thể được yêu cầu cung cấp tên của một vài người giới thiệu có thể nói lên trình độ, năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất của ứng viên. Một trong những người này nên là chủ/quản lý hiện tại hoặc trước đây của họ. Trước khi ứng viên được mời làm việc, phải tiến hành điều tra xác minh ngay khi có quyết định tuyển chọn. 

Các phương pháp được mô tả ở trên thường được áp dụng cho cả nguồn ứng viên bên trong và bên ngoài. 

>>> Xem thêm các bài viết chỉ dành riêng cho Nhà tuyển dụng

Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng 

Doanh nghiệp phải chọn những khu vực để tuyển dụng vì chúng rất quan trọng đối với sự thành công của quá trình tuyển dụng. Ở nước ta hiện nay, thị trường lao động nông nghiệp chủ yếu là lao động chất lượng thấp. Vì vậy, nếu muốn thuê lao động phổ thông với số lượng lớn nên tập trung vào thị trường này. Ngoài ra, nếu bạn cần lao động chất lượng cao cần quan tâm đến các khu vực sau: 

• Đô thị là thị trường tập trung phần lớn lao động có chất lượng cao ở tất cả các ngành nghề, kể cả kỹ thuật, quản lý kinh tế và đặc biệt là các nghề đặc biệt. 
• Các trường đại học, cao đẳng, trung cấp, trường dạy nghề. 
• Các trung tâm công nghiệp, dịch vụ, khu chế xuất và có vốn đầu tư nước ngoài. 

Một điều cần nhớ khi quyết định thuê ở đâu là các tổ chức phải xác định thị trường lao động quan trọng, nơi có nhiều người phù hợp nhất với công việc. 

Ngoài ra, hãy kiểm tra lực lượng lao động hiện tại nhằm xác định những người lao động giỏi nhất đến từ đâu. Tuy nhiên, việc sử dụng quá mức thị trường lao động làm tăng khả năng phân biệt đối xử và làm giảm chất lượng tuyển dụng. 

Ngoài việc xác định địa điểm tuyển dụng, các tổ chức phải xác định thời gian cụ thể trong kế hoạch của mình. Để xác định thời gian và cách thức, bạn phải chia quy trình tuyển dụng thành nhiều bước nhỏ; mỗi bước có mốc thời gian riêng. Ngược lại, chiến lược tuyển dụng phải gắn với cả khung thời gian ngắn hạn và dài hạn. 

Xác thực thông tin về ứng viên 

Khi đã chọn được ứng viên phù hợp, bạn nên tìm hiểu kỹ lý lịch và thông tin của họ. Tất nhiên, điều này có vẻ không phải là vấn đề lớn, nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể sẽ gây ra những rắc rối pháp lý không cần thiết cho công ty của mình. 

Hơn nữa, việc xác minh thông tin của ứng viên cho phép bạn xác định liệu cá nhân được chọn có lừa dối bạn hay không. Để được vào các tập đoàn lớn, các ứng viên thường thổi phồng hồ sơ của họ và hy vọng không ai bỏ thời gian để xác minh thông tin. 

Hãy nhớ rằng: Nếu một ứng viên nói dối lần đầu, không có gì đảm bảo rằng họ sẽ không nói dối lần sau. 

Gửi lời đề nghị đến ứng viên 

Đưa ra một lời đề nghị hợp lý cho một ứng viên đã chọn và được cả hai bên chấp nhận là một nhiệm vụ khó khăn. Nó đòi hỏi bạn phải có kỹ năng thương lượng. 

Để bắt đầu, bạn nên gửi email hoặc gọi điện cho ứng viên để đề xuất mức lương khởi điểm. Khi bạn đã nhận được sự chấp thuận của ứng viên, bạn phải xác thực sự đồng ý đó bằng văn bản. Nếu 9 trong số 10 lời đề nghị bạn đưa ra được ứng viên chấp nhận, đó thường là dấu hiệu cho thấy bạn đang đi đúng hướng. 

Công việc tiếp theo sau khi ứng viên đồng ý 

Đây có phải là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuyển dụng? Chắc chắn là không, bởi bạn cần vạch ra những việc cần làm để hỗ trợ nhân viên hòa nhập với môi trường của doanh nghiệp càng sớm càng tốt. 

Một dấu hiệu nhỏ của sự đánh giá cao cho các ứng cử viên? Một tuần để tìm hiểu văn hóa công ty và làm quen với đồng nghiệp? Sự hỗ trợ của đồng nghiệp? Tất cả những điều này là cần thiết để nhân viên mới nhanh chóng bắt kịp công việc. 

>>> Xem thêm Cách triển khai quy trình Onboarding cho nhân viên mới hiệu quả 

Học hỏi từ những kinh nghiệm bạn thu được 

Cuối cùng, bạn phải rút ra kết luận từ thực tế. Bạn đã học được gì từ đợt tuyển dụng gần đây? Có điều gì có thể tốt hơn không? Để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc đánh giá và cải thiện, bạn có thể sử dụng khảo sát hoặc các công cụ hỗ trợ khác. 

>>> Xem thêm chủ đề Đánh giá nhân viên  

Những sai lầm gặp phải khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Các doanh nghiệp ngày nay phải đối mặt với vô số thách thức trong quá trình lập kế hoạch tuyển dụng và thường xuyên mắc sai lầm trong quá trình thực hiện. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp mắc phải trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực. 

Không nắm được tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng 

Thực tế có thể thấy, các doanh nghiệp hiện nay đều tuyển dụng theo phương thức truyền thống; chẳng hạn, khi cần lấp đầy một khoảng trống nào đó, chủ doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhân viên tuyển thêm người mới. 

Khi đó, bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu quá trình tuyển dụng và phỏng vấn để tìm ra ứng viên phù hợp. Do đó, không có sự chuẩn bị trước, công tác tuyển dụng nhân sự chỉ xoay quanh chu trình tuyển dụng – đào tạo – thử việc – nghỉ việc và chỉ dựa vào năng lực tuyển dụng của bộ phận nhân sự. 

Không hiểu mục đích và nhu cầu tuyển dụng 

Do doanh nghiệp không hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu tuyển dụng nên kế hoạch tuyển dụng chỉ đơn thuần là một biểu mẫu chỉ ra số lượng nhân viên cần thuê và thời điểm hoàn thành việc tuyển dụng. Ngoài ra, bộ phận nhân sự không hiểu rõ nhu cầu và mục đích tuyển dụng, dẫn đến việc tuyển dụng những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc không phù hợp với vị trí cần tuyển. 

Không hình dung được chân dung ứng viên mục tiêu 

Nếu bộ phận nhân sự thiếu kiến thức về nhóm nhân viên cần tuyển, như những phẩm chất hoặc kỹ năng cần thiết để lấp đầy vị trí đó. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác định các tiêu chí đánh giá khung năng lực của ứng viên, mức độ phù hợp của ứng viên với công việc mà cho bộ phận nhân sự đang tìm kiếm. Dẫn đến việc tuyển dụng không được người, mất thời gian đào tạo và chi phí tuyển dụng. 

Không đầu tư thời gian phát triển kế hoạch tuyển dụng 

Để có một kế hoạch tuyển dụng hoàn chỉnh, bộ phận nhân sự phải đầu tư thời gian và công sức cho việc xây dựng ý tưởng, ngân sách và kế hoạch. Nếu bạn chỉ lập kế hoạch tổng quan thì sẽ không thể triển khai một cách chi tiết trong thực tế. 

Không biết mức độ ưu tiên cho vị trí cần tuyển 

Mục tiêu tuyển dụng nhằm đạt được mục tiêu tăng doanh số, lợi nhuận và mở rộng mạng lưới khách hàng. Do đó, các thành viên của bộ phận nhân sự có thể không biết về các mục tiêu tăng trưởng ngắn hạn và dài hạn của công ty. 

Hệ quả là việc phân bổ thời gian và ngân sách cho việc tuyển dụng chưa được tập trung đúng mức cho các vị trí nhân sự ưu tiên. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân sự ở các vị trí chủ chốt. 

Những khó khăn trên chứng tỏ tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch đối với mỗi doanh nghiệp. Họ sẽ phải tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc cho công tác tuyển dụng nếu không có một bản kế hoạch rõ ràng và chi tiết ngay từ đầu. 

Vì vậy, xây dựng kế hoạch nhân sự chi tiết, rõ ràng là bước quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả. Trong nội dung phía trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về 19  bước lập kế hoạch tuyển mộ thành công. Bạn đừng quên đọc kỹ và suy ngẫm nhé! 

Sự quan trọng của kế hoạch tuyển dụng đối với doanh nghiệp 

Rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh 

Người phụ trách sẽ biết cách sắp xếp thời gian và lịch làm việc sao cho hợp lý nhất nếu họ có một kế hoạch tuyển dụng chi tiết và đầy đủ. Khi tiến độ công việc được đảm bảo, doanh nghiệp giảm được các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng. Hơn nữa, việc phân bổ thời gian chặt chẽ như vậy cho phép đội ngũ lãnh đạo theo dõi quá trình tuyển dụng và hỗ trợ kịp thời. 

Đảm bảo tuyển nhân sự theo đúng yêu cầu đã đề ra 

Người phụ trách sẽ nêu rõ yêu cầu, nhiệm vụ, phẩm chất ứng viên trong kế hoạch tuyển dụng. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình thu thập thông tin từ ứng viên. Với một số vị trí khó tuyển dụng, bạn có thể cân nhắc tuyển những ứng viên thiếu một số phẩm chất nhất định nhưng sẵn sàng đào tạo họ trong công việc. 

Chiêu mộ được nhân tài  

Chiến lược tuyển dụng của mỗi công ty sẽ là duy nhất. Thông thường, các ứng viên sẽ được phỏng vấn dưới một số hình thức như làm bài kiểm tra, xử lý tình huống hoặc thuyết trình về bản thân về kiến thức và kinh nghiệm trước đây. Tất cả những thách thức mà bạn đưa ra đều nên được chuẩn bị tốt để tìm ra những ứng viên phù hợp nhất. 

Việc “săn nhân tài” tập trung nhiều ở các tập đoàn, doanh nghiệp lớn. Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những lời đề nghị hấp dẫn để chiêu mộ ứng viên giỏi bằng mọi giá nếu họ tìm được. 

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết

Nội dung của kế hoạch tuyển dụng nhân sự gồm những nội dung gì? 

Trong quá trình lập kế hoạch, bạn phải bám sát các yêu cầu về hình thức, loại văn bản, nội dung của thông tin tuyển dụng để cấp trên nắm rõ tình hình. Do đó, một chiến lược tuyển dụng nên bao gồm các thành phần sau:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm tuyển dụng 
• Vị trí cần tuyển 
• Số lượng nhân viên sẽ được thuê trong quý/năm. 
• Yêu cầu công việc đối với nhân viên mới 
• Mô tả công việc, vị trí và trách nhiệm của ứng viên trong ngày/tuần/tháng. 
• Ngân sách tiền lương và tiền thưởng dự kiến. 
• Ngân sách dành cho tuyển dụng 
• Phương án tái cơ cấu: Phân bổ, sắp xếp người hợp lý cho từng vị trí, bộ phận dựa trên năng lực và kinh nghiệm của họ. 
• Hội đồng tuyển dụng: Ghi rõ đề xuất của các thành viên hội đồng tuyển dụng. 
• Chữ ký: Ban Giám đốc công ty, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Trưởng bộ phận được tuyển dụng. 

Câu hỏi thường gặp về kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Tại sao kế hoạch tuyển dụng lại quan trọng? 

Kế hoạch tuyển dụng quan trọng vì chúng theo dõi tính hiệu quả của chiến dịch và thiết lập các kỳ vọng về quy trình tuyển dụng. 

Ai nên dùng kế hoạch tuyển dụng? 

Một kế hoạch tuyển dụng là cần thiết cho bất kỳ chủ doanh nghiệp hoặc phòng nhân sự nào. Các chiến lược tuyển dụng khác nhau nên được thực hiện tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của công ty. Một doanh nghiệp quy mô lớn với 1000 nhân viên sẽ có chiến lược tuyển dụng khác với một doanh nghiệp nhỏ với 100 nhân viên. Do đó, kế hoạch tuyển dụng có ý nghĩa quyết định chiến lược nhân sự dài hạn của mỗi công ty. 

Điều gì làm cho một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả? 

Hiệu quả của một kế hoạch tuyển dụng được xác định bởi mức độ nó hỗ trợ bạn trong việc tuyển dụng nhân viên. Các doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu sâu rộng để phát triển chiến lược tuyển dụng tốt nhất. 

Các doanh nghiệp sẽ cần đầu tư một lượng thời gian và công sức đáng kể để phát triển một chiến lược tuyển dụng. Tuy nhiên, một kế hoạch tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong quá trình tuyển dụng. Vì vậy, hãy dành thời gian ngay bây giờ để chuẩn hóa quy trình tuyển dụng. 

Tổng kết 

Sau khi đọc đến đây, blog.freeC.asia tin rằng bạn đã sẵn sàng để tự xây dựng một kế hoạch tuyển dụng trong 1 năm cho công ty. Bất ký công tác tuyển dụng nào cũng cần một kế hoạch chi tiết và hoàn hảo. Bạn cần đầu tư công sức và thời gian để nhận được kết quả xứng đáng. 

Việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm các bước: Xác định nhu cầu nhân sự; Xây dựng lộ trình tuyển dụng; Kết hợp sử dụng các công cụ hỗ trợ; Làm việc với các bộ phận chuyên trách để xác định yêu cầu và vị trí nhắm mục tiêu; Thiết lập ngân sách; Lập quy trình tuyển dụng; Đưa ra đề nghị hợp lý; Xác minh thông tin; Giúp nhân viên sớm hòa nhập với môi trường doanh nghiệp và rút ra những bài học cần thiết cho các đợt nhân viên bổ sung. sự sắp xảy ra. 

Có thể bạn quan tâm:

• 60+ Mẫu tin tuyển dụng ấn tượng cho các ngành nghề
• Mẫu báo cáo nhân sự quan trọng dành cho HR
• Các giai đoạn của quá trình phỏng vấn tuyển dụng hiệu quả