Khi viết một bản mô tả công việc (JD – Job Description), nhà tuyển dụng cần đảm bảo rằng thông tin được trình bày chuyên nghiệp. Một JD chất lượng phải bao hàm cả tính đầy đủ, rõ ràng, thu hút và tuân thủ pháp luật. Trong bài viết này, freeC sẽ cùng anh/chị vén màn 10 bí mật để tạo ra một JD hoàn hảo nhất hiện nay mà không phải ai cũng biết.
Làm thế nào để viết phần Chức danh công việc hấp dẫn và chính xác?
Để viết phần Chức danh công việc (Job title) hấp dẫn và chính xác, anh/chị hãy:
- Sử dụng ngôn từ rõ ràng, mô tả ngắn gọn và chính xác.
- Tránh việc dùng các thuật ngữ mơ hồ hoặc không rõ nghĩa.
- Nghĩ về vai trò chính của công việc và tìm cách diễn đạt súc tích nhưng thu hút sự quan tâm của ứng viên.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 5 Kỹ thuật viết Job Title thu hút nhiều ứng viên chất lượng
Ví dụ:
- “Chuyên viên Quan hệ Khách hàng”
- “Nhân viên Kỹ thuật Phần mềm”
- “Quản lý Dự án Marketing”.
Cần lưu ý điều gì khi viết phần Tóm tắt công việc?
Phần Tóm tắt công việc (Job summary) cần:
- Tóm tắt ngắn gọn về công việc.
- Đảm bảo phần mô tả này tạo hứng thú cho người đọc.
- Sử dụng một đoạn văn ngắn để mô tả mục tiêu và nhiệm vụ chính của công việc.
- Dùng ngôn từ mạnh mẽ và truyền đạt rõ ràng về vai trò của công việc trong tổ chức.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 5 Bước viết Tóm tắt công việc hoàn hảo trong JD
Ví dụ:
- “Công việc này yêu cầu xử lý giao dịch tài chính hàng ngày, báo cáo tài chính và hỗ trợ quy trình kế toán”
- “Vai trò này liên quan đến việc quản lý dự án, xác định mục tiêu và đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời gian và nguồn lực”.
Làm thế nào để liệt kê Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính hiệu quả?
Khi liệt kê Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính (Key Duties & Responsibilities), anh/chị hãy:
- Sắp xếp những yêu cầu theo thứ tự quan trọng.
- Tạo danh sách cụ thể và rõ ràng.
- Sử dụng các động từ hành động mạnh.
- Cung cấp thông tin và ví dụ cụ thể.
- Tránh mô tả quá chung chung.
- Diễn đạt mỗi nhiệm vụ rõ ràng và dễ hiểu.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 6 bước viết phần Nhiệm vụ và Trách nhiệm trong JD đơn giản
Ví dụ:
- “Tạo và triển khai chiến lược tiếp thị trực tuyến bằng cách quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội và tìm kiếm”
- “Quản lý quá trình tuyển dụng từ việc xem xét hồ sơ đến tổ chức phỏng vấn và chọn lựa ứng viên phù hợp”.
Làm thế nào để đảm bảo phần Kỹ năng và Yêu cầu bắt buộc rõ ràng và thích hợp?
Để đảm bảo phần Kỹ năng và Yêu cầu bắt buộc (Required Skills and Qualifications) rõ ràng và thích hợp, anh/chị hãy:
- Liệt kê cụ thể những kỹ năng và yêu cầu cần thiết.
- Chỉ định trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, chứng chỉ và các kỹ năng cần có.
- Đề cập đến kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn.
- Đảm bảo các yêu cầu được liệt kê là thực tế và phù hợp với vai trò công việc.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 7 Bước để viết hiệu quả phần yêu cầu thể chất trong JD
Ví dụ:
- “Trình độ đại học chuyên ngành Quản trị Nhân lực.”
- “Ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng”.
- “Kiến thức về quy trình tuyển dụng và ứng viên tốt”.
Làm thế nào để mô tả Yêu cầu về thể chất chi tiết?
Khi mô tả Yêu cầu về thể chất (Physical Demands), anh/chị hãy:
- Cung cấp thông tin chi tiết các yêu cầu về thể chất liên quan đến công việc.
- Liệt kê các hoạt động cụ thể mà nhân viên việc này sẽ phải thực hiện
- Liệt kê các yêu cầu đặc biệt như đứng lâu, di chuyển nặng, hoặc làm việc trong môi trường khó khăn.
- Sử dụng ngôn từ chính xác và cung cấp ví dụ để minh họa.
>>> Xem chi tiết ở bài viết Làm chủ nghệ thuật viết điều kiện làm việc trong JD
Ví dụ:
- “Công việc này yêu cầu khả năng nâng vật nặng lên đến 20kg”.
- “Thường xuyên di chuyển trong khu vực sản xuất”.
Làm thế nào để mô tả Điều kiện làm việc đầy đủ?
Khi mô tả Điều kiện làm việc (Working Conditions), anh/chị hãy:
- Liệt kê các yếu tố môi trường làm việc mà nhân viên sẽ phải đối mặt. Bao gồm điều kiện ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, và môi trường làm việc nào khác có thể ảnh hưởng đến công việc.
- Cung cấp thông tin về các yếu tố về thời gian làm việc như làm việc xoay ca, làm việc ngày nghỉ hoặc làm thêm giờ.
>>> Xem chi tiết ở bài viết Hướng dẫn viết phần trách nhiệm giám sát hiệu quả trong JD
Ví dụ:
- “Làm việc trong môi trường sản xuất có độ ồn cao và tiếp xúc với hóa chất”.
- “Làm việc theo ca có thể bao gồm làm việc vào buổi tối và cuối tuần”.
Làm thế nào để mô tả Yêu cầu giám sát dễ hiểu?
Khi mô tả Yêu cầu giám sát (Supervision requirements), hãy chỉ ra mức độ giám sát và quản lý mà nhân viên trong vị trí này sẽ chịu.
- Nếu công việc yêu cầu nhân viên phải làm việc độc lập, hãy nêu rõ điều này.
- Nếu công việc yêu cầu giám sát và hướng dẫn cấp dưới, hãy mô tả mức độ này chi tiết.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 4 Bước hiệu quả để viết phần chỉ số hiệu suất trong JD
Ví dụ:
- “Làm việc độc lập trong việc xử lý dữ liệu tài chính hàng ngày”
- “Cần được giám sát và nhận hướng dẫn từ Quản lý Dự án”.
Làm thế nào để xác định hiệu quả về Chỉ số đánh giá hiệu suất?
Khi xác định Chỉ số đánh giá hiệu suất (Performance Metrics), anh/chị hãy:
- Liệt kê các chỉ số đánh giá hiệu suất đối với vị trí công việc.
- Đảm bảo các chỉ số này liên quan trực tiếp đến mục tiêu và nhiệm vụ của công việc.
- Dùng các chỉ số đo lường định lượng hoặc định tính như số lượng sản phẩm hoàn thành, tỷ lệ thành công trong dự án, hoặc đánh giá từ khách hàng.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 5 Lưu ý quan trọng khi viết Phát triển nghề nghiệp trong JD
Ví dụ:
- “Đạt mục tiêu doanh số hàng quý là 500.000 USD”
- “Đánh giá 360 độ từ đồng nghiệp và cấp quản lý đạt trung bình 4/5”.
Làm thế nào để đề cập đến Phát triển sự nghiệp trong JD?
Khi đề cập đến Phát triển sự nghiệp (Career Development), anh/chị hãy:
- Nêu rõ các cơ hội phát triển nghề nghiệp mà công việc này có thể mang lại cho nhân viên.
- Liệt kê các chương trình đào tạo, khóa học hoặc cơ hội thăng tiến trong tổ chức.
- Nêu rõ rõ ràng các tiêu chí và kỳ vọng để đạt được sự phát triển nghề nghiệp.
>>> Xem chi tiết ở bài viết Nhà tuyển dụng cần làm gì để tuân thủ pháp luật khi viết JD?
Ví dụ:
- “Có cơ hội tham gia các khóa đào tạo liên quan đến quản lý dự án và tiếp thị kỹ thuật số”
- “Được đánh giá và xem xét để thăng tiến lên vị trí quản lý cao hơn trong vòng 2 năm”.
Làm thế nào để đảm bảo Tuân thủ pháp luật trong JD?
Để đảm bảo Tuân thủ pháp luật (Legal Compliance) trong JD, anh/chị hãy:
- Đề cập đến các yêu cầu pháp lý liên quan đến công việc này.
- Liệt kê các quy định, quy tắc hoặc quyền lợi lao động mà nhân viên công việc cần tuân thủ.
- Đảm bảo JD không vi phạm pháp luật và tôn trọng quyền lợi của người lao động.
>>> Xem chi tiết ở bài viết 5 Bước viết JD hiệu quả và dễ dàng bằng sức mạnh của ChatGPT
Ví dụ:
- “Cần tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân”
- “Cung cấp môi trường làm việc công bằng và không phân biệt đối xử theo quy định của Luật lao động”.
Kết luận
Chúng ta đã khám phá 10 bí mật quan trọng về việc viết JD thành công. Bằng việc áp dụng những bí quyết này, anh/chị có thể tạo ra những mẫu JD thu hút sự chú ý của những ứng viên tốt nhất.
Nếu anh/chị muốn khám phá thêm về các chủ đề liên quan đến nhân sự và quản lý nhân sự, chúng tôi khuyến nghị anh/chị xem các bài viết khác trên trang web của chúng tôi. Tại đó, anh/chị sẽ tìm thấy nhiều tài liệu giá trị và hướng dẫn chi tiết để phát triển kỹ năng và kiến thức về lĩnh vực nhân sự.
>>> Xem thêm các hướng dẫn giá trị về mẹo viết Mô tả công việc thành công
Các bài viết cùng chủ đề
