Một lá thư từ chối ứng viên (Rejection Letter) thường chỉ là một tài liệu đơn giản, ngắn gọn, nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn đến việc truyền thông thương hiệu, giúp tạo ra các ấn tượng và trải nghiệm tuyển dụng tốt cho các ứng viên.
Vậy có những lưu ý gì đặc biệt khi viết thư từ chối ứng viên?
Cùng freeC Asia tìm hiểu về các mẫu thư phổ biến, lợi ích và cách viết thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp, chỉn chu, giúp tạo ra những lợi thế “win-win” cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng trong ngữ cảnh tuyển dụng nhiều thách thức.
Thư từ chối ứng viên (Rejection Letter) là gì?
Thư từ chối ứng viên là một hình thức giao tiếp chính thức, thường được thực hiện bằng văn bản, từ phía tổ chức hoặc bộ phận nhân sự gửi tới ứng viên để thông báo rằng họ không vượt qua quy trình tuyển dụng.
Một lá thư từ chối ứng viên lý tưởng nên có một văn phong lịch sự, chuyên nghiệp và có thể (hoặc không) giải thích lý do từ chối.
Mục đích chính của thư từ chối ứng viên là thông tin, xác nhận, gợi mở và tạo động lực để họ sẵn sàng chinh phục các cơ hội việc làm khác trong tương lai.
Tại sao và khi nào nên gửi thư từ chối ứng viên?
Thư từ chối ứng viên có thể tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong việc thu hút nhân tài và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng.
Cùng freeC điểm qua một vài số liệu quan trọng về trải nghiệm ứng viên và quy trình tuyển dụng:
- 34% ứng viên không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng sau 2 tháng nộp đơn. (nguồn: SHRM).
- Chỉ 7% ứng viên nhận được thông báo khi không trúng tuyển – còn lại 93% không nhận được bất kỳ phản hồi nào. (nguồn: SHRM)
- Ứng viên được cập nhật thông tin xuyên suốt quy trình tuyển dụng đánh giá trải nghiệm cao hơn 50% so với những người không nhận được thông báo. (nguồn: eremedia)
- Ứng viên nhận phản hồi kịp thời có khả năng tương tác lại với nhà tuyển dụng cao hơn 52%. (nguồn: eremedia)
- 69% ứng viên sẵn sàng chia sẻ trải nghiệm tiêu cực trực tuyến nếu họ cảm thấy bị phớt lờ. (nguồn: talentegy)
Việc “bặt vô âm tín” từ nhà tuyển dụng sẽ khiến ứng viên cảm thấy bị phớt lờ. Ứng viên mong muốn được trải nghiệm một quy trình tuyển dụng tích cực.
Nếu điều đó xảy ra, họ sẽ lan tỏa những ấn tượng tốt về thương hiệu và có thể cân nhắc ứng tuyển vào các vị trí khác trong tương lai.
Lợi ích của thư từ chối ứng viên?
Đối với ứng viên
- Thể hiện sự tôn trọng và ghi nhận nỗ lực mà ứng viên đã dành cho quá trình ứng tuyển.
- Xác nhận thông tin để khép lại cho quy trình, tránh để ứng viên phải băn khoăn về kết quả.
- Tạo ấn tượng tốt đẹp lâu dài về doanh nghiệp, ngay cả khi họ không được chọn.
- Giúp giảm bớt lo lắng, đồng thời tạo điều kiện để ứng viên tiếp tục tìm kiếm các cơ hội khác.
>>> Xem thêm:
- Tuyển chuẩn, “săn” chất với 17 kỹ năng tuyển dụng đỉnh cao
- Recruiting Coordinator: Mô tả công việc và 4 nhóm kỹ năng quan trọng!
Đối với nhà tuyển dụng
- Thư từ chối góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thể hiện rằng tổ chức luôn tôn trọng và đối xử tử tế với mọi ứng viên.
- Góp phần làm tăng giá trị thương hiệu nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng tích cực đối với ứng viên tiềm năng.
- Hạn chế rủi ro về danh tiếng thương hiệu nếu ứng viên chia sẻ trải nghiệm không tốt trên các kênh trực tuyến hoặc mạng xã hội.
Làm thế nào để viết thư từ chối ứng viên hiệu quả?
Thư từ chối ứng viên cần đảm bảo sự cân bằng giữa tính minh bạch, chuyên nghiệp và sự tinh tế.
Dưới đây là những bước quan trọng:
1. Gửi lời cảm ơn: Ghi nhận nỗ lực và thời gian ứng viên đã dành cho quy trình tuyển chọn.
2. Truyền đạt kết quả: Thông báo rõ ràng rằng họ không được chọn.
3. Lý do chính: Nêu lý do tổng quát (nếu phù hợp) nhưng tránh đi vào chi tiết.
4. Tạo động lực: Đưa ra lời khuyên tích cực hoặc khuyến khích ứng viên tiếp tục theo đuổi các cơ hội khác.
Các mẫu thư từ chối ứng viên phổ biến
- Thư từ chối sau vòng sơ tuyển:
Gửi tới ứng viên không đáp ứng yêu cầu cơ bản. Mẫu thư này thường ngắn gọn, cảm ơn ứng viên đã quan tâm và thông báo họ không được chọn để tiếp tục.
- Thư từ chối sau vòng phỏng vấn sơ bộ:
Dành cho ứng viên đã tham gia phỏng vấn trực tuyến hoặc qua điện thoại. Nội dung nên cá nhân hóa hơn, ghi nhận thời gian của ứng viên và có thể đưa ra phản hồi ngắn gọn.
- Thư từ chối sau vòng phỏng vấn chuyên sâu:
Các nhà tuyển dụng gửi tới ứng viên sau một hoặc nhiều vòng phỏng vấn. Trường hợp này, một cuộc gọi thường là cách tôn trọng hơn để thông báo kết quả, nhưng nếu không liên lạc được, hãy sử dụng thư từ chối thể hiện sự trân trọng thời gian và nỗ lực của họ.
Những điểm nên và không nên khi viết thư từ chối
| Nên | Không nên |
|---|---|
|
|
Tối ưu hóa thư từ chối ứng viên
Một lá thư từ chối không chỉ đơn thuần là thông báo, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm tới trải nghiệm ứng viên.
Hãy đảm bảo rằng thông điệp được gửi đi đúng lúc, thể hiện sự trân trọng, và tạo tiền đề cho mối quan hệ bền vững trong tương lai.
Xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp với Dịch vụ Headhunt tích hợp công nghệ AI từ freeC Asia!
Tuyển đúng ứng viên phù hợp đã khó, việc từ chối chuyên nghiệp là càng khó hơn. Đừng lo lắng, vì Dịch vụ Headhunt từ freeC có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu vấn đề này thông qua quy trình tuyển dụng chuẩn hóa bằng cách:
- Xây dựng thương hiệu tuyển dụng tích cực: Tạo thiện cảm với ứng viên, ngay cả khi họ không trúng tuyển.
- Tối ưu Talent Pool dài hạn: Để lại ấn tượng tốt, giúp bạn duy trì mối liên kết với những ứng viên tiềm năng trong tương lai.
- Tạo sự chuyên nghiệp: Khẳng định quy trình tuyển dụng rõ ràng, minh bạch, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.
freeC Asia sẽ thực hiện hóa những điều thông qua các lợi thế cạnh tranh nào?
- 600.000 tài năng senior trong Talent Pool, đảm bảo bạn luôn có lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
- Đội ngũ 60+ consultant và 2.000 freelancer chuyên môn cao, hỗ trợ tối ưu mọi khía cạnh của quy trình tuyển dụng.
- Ứng dụng công nghệ AI: Quy trình sàng lọc ứng viên chuyên nghiệp, tăng tốc tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Hãy để freeC Asia giúp bạn nâng cao chất lượng tuyển dụng với quy trình chuẩn chiến lược! Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay!
