Thiên kiến trong tuyển dụng, một khái niệm thường bị bỏ qua, lại có một vai trò quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà tuyển dụng.
Những thành kiến này có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau: từ kinh nghiệm cá nhân, văn hóa, cho đến môi trường làm việc trước đó. Và không thể phủ nhận, mặc dù chúng đôi khi giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng đưa ra quyết định, song vẫn hiện hữu nhiều hạn chế.
Trong bài viết này, freeC Asia sẽ cùng bạn tìm hiểu về thiên kiến trong quy trình tuyển dụng và 7 bước chi tiết giúp giảm thiểu thiên kiến trong quá trình này.
Cùng bắt đầu hành trình khai thác thông tin về các thiên kiến trong tuyển dụng, để mọi “mảnh ghép” nhân sự, họ đều được đảm bảo về tính đa dạng, sự công bằng và minh bạch.
Thiên kiến trong tuyển dụng là gì?
Mỗi nhà tuyển dụng thường bị ảnh hưởng bởi nhiều loại thiên kiến mà dường như chúng ta cũng không hề hay biết.
Thực tế, các thiên kiến này giúp đánh giá và phân tích thông tin, giải quyết các tình huống phức tạp. Và đôi khi, chúng mang lại một số lợi ích nhất định.
Nhưng trong tuyển dụng, chúng có thể là lý do khiến phía nhà tuyển dụng bỏ lỡ ứng viên tiềm năng chỉ vì một số nhóm thành kiến riêng biệt, thay vì đánh giá họ dựa trên năng lực thực sự. Điều này không chỉ giới hạn sự đa dạng nhân sự mà có thể còn tạo ra sự cản trở về tính sáng tạo và hiệu suất phát triển tổng thể trong tổ chức.
Các thiên kiến thường gặp trong quá trình tuyển dụng
- Thiên kiến xác nhận (Confirmation bias): Xu hướng tin tưởng vào thông tin phù hợp với quan điểm sẵn có và bỏ qua thông tin trái ngược. Ví dụ, nhà tuyển dụng có thể chú ý đến các thông tin ủng hộ ứng viên mà họ đã có thiện cảm từ trước, vô tình bỏ qua những ứng viên khác cũng đủ năng lực.
- Thiên kiến hấp dẫn (Attraction bias): Ứng viên sở hữu ngoại hình tốt thường được cho là thông minh, có năng lực và dễ mến hơn.
- Hiệu ứng tương phản (Contrast effect): Nếu một ứng viên xuất sắc, ứng viên tiếp theo có thể bị đánh giá thấp hơn. Ngược lại, nếu một ứng viên chưa hoàn hảo, ứng viên tiếp theo dễ được đánh giá cao hơn thực tế.
- Hiệu ứng về ưu tiên thứ tự gần nhất (Primacy- and recency effects): Nhà tuyển dụng thường nhớ rõ những thông tin ở đầu hoặc cuối buổi phỏng vấn. Những ứng viên được phỏng vấn cuối thường có khả năng được chọn cao hơn.
- Thiên kiến tương đồng (Similarity effect): Còn gọi là thiên kiến đồng cảm, xảy ra khi nhà tuyển dụng có xu hướng chọn ứng viên giống họ về tính cách, sở thích, hoặc hoàn cảnh.
Ngoài ra, khuynh hướng khuôn mẫu – Định kiến nhóm (Stereotypes) cũng nhận được sự quan tâm. Những giả định về các nhóm nhân sự khác nhau như giới tính, tuổi tác, quốc tịch, học vấn, địa vị xã hội cũng ảnh hưởng mạnh đến quy trình tuyển chọn.
Chẳng hạn, phụ nữ có thể được xem là phù hợp hơn cho các vai trò liên quan đến cảm xúc và xây dựng quan hệ. Trong khi nam giới thường được đánh giá cao ở các vị trí lãnh đạo, có tính cạnh tranh.
Trong những tình huống không rõ ràng, thiếu thông tin đầy đủ về ứng viên, nhà tuyển dụng có xu hướng dựa vào những định kiến về giới tính, độ tuổi hoặc sắc tộc để đưa ra quyết định.
7 bước giảm thiểu thiên kiến trong tuyển dụng
1. Tạo một hồ sơ yêu cầu công việc
Bước đầu tiên trong việc tinh gọn quy trình tuyển dụng là thiết lập một hồ sơ yêu cầu công việc. Bạn đang tìm kiếm ai? Vị trí đó đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm như thế nào để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng? Nhiều công ty có xu hướng tìm kiếm ứng viên hoàn hảo – một nhân sự giỏi mọi thứ và có càng nhiều kỹ năng càng tốt.
Thay vì mãi đi tìm chân dung ứng viên hoàn hảo, đội ngũ nhân sự nên tập trung vào những kỹ năng đặc thù, quan trọng và cụ thể có ở các ứng viên tiềm năng tương ứng với vị trí đang tuyển dụng.
>>> Xem thêm:
- 10 Bí quyết viết JD không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết
- 5 Kỹ thuật viết Job Title thu hút nhiều ứng viên chất lượng
2. Kết hợp phương pháp tuyển dụng nội bộ và bên ngoài
Sau khi đã có hồ sơ yêu cầu về công việc, hãy xem xét các phương pháp tiếp cận ứng viên phù hợp, kết hợp tuyển dụng nội bộ, giới thiệu và tuyển dụng bên ngoài.
Tuyển dụng nội bộ và nguồn từ người giới thiệu
Phương pháp này thường mang lại ứng viên chất lượng cao hơn và họ cũng hiểu rõ hơn về môi trường làm việc. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng những cách này có thể dẫn đến việc bỏ sót các nhóm ứng viên mang các cá tính và tư duy riêng biệt.
Có thể thấy, lợi thế lớn của cách này là tạo ra sự đồng nhất trong đội nhóm, nhưng lại ít đổi mới về đội ngũ nhân sự tổng thể.
Tuyển dụng bên ngoài
Sử dụng các phương pháp như đăng tin tuyển dụng hoặc tham gia các hội chợ việc làm giúp tạo sự đa dạng trong danh sách ứng viên. Ngoài ra, quảng cáo tuyển dụng với JD (mô tả công việc) đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng viên.
Điều HR và doanh nghiệp cần quan tâm là lưu ý về việc tạo ra sự trung tính trong ngôn từ và cách biểu đạt, vì JD cũng có “giới tính”.
Ví dụ, việc dùng các từ và ngữ đoạn mang tính nam như “mạnh mẽ”, “tinh thần thép”, “chấp nhận thách thức”, “áp lực cao trong JD có thể khiến các ứng viên e dè, thiếu sự tự tin khi ứng tuyển. Ngược lại, với cách dùng các từ như “tận tâm”, “chăm chỉ”,… đôi khi tạo ra các giới hạn trong quyết định ứng tuyển của nhóm ứng viên nam.
3. Nhận diện yếu tố tạo ra thiên kiến trong hồ sơ ứng viên
Hồ sơ CV, thư giới thiệu hay gọi chung là các tài liệu văn bản có thể ẩn chứa những yếu tố dẫn đến thiên kiến, như hình profile của ứng viên (thông qua thiện cảm ngoại hình hoặc chất lượng ảnh).
Trong khi đó, thư xin việc lại có nhiều yếu tố cơ sở hơn. Từ cách triển khai thông tin, cấu trúc nội dung – trình tự khai thác vấn đề hay thậm chí cách kể và truyền tải động lực đến nhà tuyển dụng cũng có thể khiến HR/doanh nghiệp dễ rơi vào “bẫy” thiên kiến.
Để giảm thiểu điều này, hãy sử dụng quy tắc “nghi ngờ thì cho qua”. Nếu cần, bổ sung thêm một vòng sàng lọc như phỏng vấn trực tuyến ngắn. Với gợi ý từ freeC, khi bạn còn do dự trong việc đưa ra phản hồi, quyết định với ứng viên, hãy xem xét đến việc cho ứng viên cơ hội thử sức tại vòng tiếp theo.
Trong trường hợp nhà tuyển dụng lo ngại số lượng ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn quá đông, việc cân nhắc thực hiện thêm một vòng sàng lọc bổ sung (phỏng vấn nhanh online hoặc trực tiếp) là cách hiệu quả nhất.
4. Sử dụng bài kiểm tra mẫu về công việc
Bài kiểm tra mẫu về công việc giúp đánh giá và đưa ra các dự đoán khá sát về khía cạnh kiến thức, kỹ năng lẫn tiềm năng của ứng viên. Đặc biệt, cách tiếp cận này thật sự hiệu quả đối với nhóm kiến thức có thể đo lường và kỹ năng thực hành. Để thực hiện điều này, HR và doanh nghiệp có thể cân nhắc về các gợi ý:
- Những kỹ năng mà phía nhà tuyển dụng muốn đánh giá qua bài kiểm tra mẫu công việc?
- Phương pháp nào cần được lựa chọn sử dụng để đánh giá các kỹ năng đó?
Loại bài kiểm tra mẫu công việc phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào vị trí tuyển dụng. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về bài kiểm tra mẫu công việc.
| Trước hoặc sau buổi phỏng vấn, bạn có thể yêu cầu ứng viên | Trong buổi phỏng vấn, bạn có thể yêu cầu ứng viên: |
|
|
Việc áp dụng các bài kiểm tra mẫu về công việc sẽ mang lại góc nhìn thực tế hơn về năng lực của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định chính xác hơn trong quy trình tuyển dụng.
5. Thực hiện phỏng vấn có cấu trúc
Phỏng vấn tuyển dụng không chỉ giúp đánh giá kỹ năng chuyên môn và cá nhân của ứng viên mà còn tạo ấn tượng cá nhân và hiểu rõ những nhu cầu cụ thể của họ.
Những câu hỏi được triển khai cho hình thức này cần đảm bảo sự đồng nhất cho tất cả ứng viên. Và giúp đánh giá công bằng mỗi cá nhân dựa trên cùng tiêu chí. Quá trình phát triển các câu hỏi phỏng vấn nên có sự hợp tác giữa phòng Nhân sự, người quản lý tuyển dụng và các bên tham gia phỏng vấn khác. Đầu tiên, mỗi người sẽ đề xuất các câu hỏi dựa trên yêu cầu công việc.
Sau đó, trong buổi thảo luận ngắn, các câu hỏi quan trọng nhất sẽ được chọn và sắp xếp theo trình tự hợp lý. Những câu hỏi hiệu quả thường được xây dựng để hướng tới hành vi cụ thể và các tình huống rõ ràng. Câu hỏi nên chỉ tập trung vào một hoàn cảnh duy nhất và càng ngắn gọn càng tốt.
Hai loại câu hỏi giúp bạn đánh giá toàn diện ứng viên
Loại bài kiểm tra mẫu công việc phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào vị trí tuyển dụng. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về bài kiểm tra mẫu công việc.
| Câu hỏi dựa trên tiểu sử | Câu hỏi dựa trên tình huống |
|
Hành vi trong quá khứ là một chỉ báo tốt cho hành vi trong tương lai. Khi hỏi ứng viên về cách họ đã xử lý các tình huống trong quá khứ, nhà tuyển dụng có thể suy ra cách họ có thể xử lý những tình huống tương tự trong công việc sắp tới. Lý tưởng nhất, câu hỏi đầu tiên nên được đặt một cách mở rộng và các câu hỏi tiếp theo nên liên quan đến tình huống đã được đề cập. |
Một số tình huống mà ứng viên chưa từng trải qua có thể xuất hiện trong vị trí mới. Câu hỏi dựa trên tình huống có thể giúp nắm bắt hành vi lý tưởng. Ứng viên sẽ được yêu cầu tưởng tượng mình trong những tình huống công việc phổ biến và mang tính quyết định thành công. Khi xây dựng những câu hỏi này, hãy tập trung vào các tình huống mang tính quyết định thành công từ hồ sơ yêu cầu về công việc. |
Một buổi phỏng vấn có cấu trúc hiệu quả sẽ có những tiêu chuẩn nào?
- Mở đầu cuộc trò chuyện: Tạo không khí thân thiện, chào đón. Bắt đầu bằng một vài câu chuyện ngắn. Giới thiệu tất cả thành viên trong hội đồng tuyển dụng.
- Ứng viên tự giới thiệu: Yêu cầu ứng viên giới thiệu về bản thân.
- Cuộc trò chuyện tự do: Chọn ra một hoặc hai điểm ứng viên đã đề cập trong phần tự giới thiệu để khai thác thêm. Làm rõ các thắc mắc liên quan đến hồ sơ ứng tuyển.
- Lý do chọn tổ chức và vị trí: Tại sao ứng viên lại ứng tuyển vào đây? Ứng viên thấy mình phù hợp với vị trí này như thế nào và vì sao?
- Câu hỏi dựa trên tiểu sử: Xác định những đặc điểm mà bạn muốn thấy ở ứng viên. Suy nghĩ cách đặt câu hỏi để kiểm tra xem ứng viên có những đặc điểm đó không.
- Thông tin thực tế về vị trí và tổ chức: Công việc của ứng viên sẽ bao gồm những gì? (ví dụ: nhiệm vụ, làm việc với những nhóm/đối tượng nào,…) Những điểm nổi bật khi gia nhập công ty và đội ngũ là gì? (ví dụ: phát triển kỹ năng, cân bằng công việc – cuộc sống, vị trí địa lý,…).
- Câu hỏi dựa trên tình huống: Suy nghĩ cách đặt câu hỏi để kiểm tra xem ứng viên có những kỹ năng đặc biệt nào hơn không.
- Kết thúc cuộc trò chuyện: Hỏi xem ứng viên có câu hỏi nào không. Thông báo về thời gian hoặc bước tiếp theo của quy trình, và cảm ơn vì đã đến tham gia phỏng vấn.
Người phỏng vấn khác nhau sẽ nhận thấy các khía cạnh khác nhau của ứng viên. Do đó, tất cả những người tham gia phỏng vấn nên ghi chú lại câu trả lời của ứng viên. Những ghi chú này sẽ là cơ sở lý tưởng để ra quyết định tuyển dụng.
6. Áp dụng các chiến lược để chủ động giảm thiểu thiên kiến trong quá trình ra quyết định
Việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho một vị trí công việc đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt khi các thiên kiến thường ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Các thiên kiến như sự hấp dẫn, tương đồng, hoặc xác nhận thường trở nên mạnh mẽ hơn nếu quyết định được đưa ra ngay sau buổi phỏng vấn cuối cùng, vì ấn tượng từ buổi phỏng vấn này có xu hướng lấn át những đánh giá trước đó.
Để giảm thiểu thiên kiến của người phỏng vấn, nên để ít nhất một ngày giữa buổi phỏng vấn cuối cùng và thời điểm ra quyết định. Trong khoảng thời gian này, thông tin về tất cả các ứng viên sẽ có thời gian “lắng đọng” lại.
Lưu ý về thiên kiến phát sinh từ tư duy đội nhóm
Một vấn đề khác cần quan tâm là tư duy đội nhóm – khi tất cả người phỏng vấn đều đi theo cùng một hướng suy nghĩ, đạt được sự đồng thuận về ứng viên mà không xem xét các cách hiểu khác nhau về thông tin. Họ có thể xử lý thông tin một cách chọn lọc, bỏ qua những chi tiết quan trọng.
Tư duy nhóm có nhiều khả năng xảy ra khi các thành viên trong hội đồng tuyển dụng có nền tảng tương tự nhau hoặc khi có những cá nhân có tính cách áp đảo chi phối ý kiến của cả nhóm.
Điều này thường xảy ra trong các hội đồng tuyển dụng đồng nhất hoặc có sự phân cấp rõ rệt, dẫn đến sự đồng thuận có thể không phản ánh quyết định tốt nhất.
Để giảm thiểu vấn đề này, nên khuyến khích mọi thành thành viên đưa ra đánh giá của mình trước mà không phải lo sợ bị phán xét. Điều này giúp đảm bảo có nhiều góc nhìn khác nhau và một đánh giá cân bằng hơn.
7. Tạo quy trình onboarding hiệu quả
Một quy trình onboarding được thực hiện tốt có thể giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng cường sự hiện diện, nâng cao mức độ gắn kết và giảm thiểu sai sót. Từ đó thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên mới.
>>> Xem thêm:
- Triển khai đào tạo an toàn trong quá trình hội nhập
- 90% Nhà tuyển dụng Việt Nam chỉ biết vài bước trong quy trình Onboarding
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích như vậy, nhưng nhiều tổ chức vẫn chưa có chương trình onboarding một cách có khoa học. Cụ thể, những sai lầm thường gặp trong onboarding bao gồm:
- Không có buổi gặp gỡ giới thiệu.
- Cung cấp quá nhiều thông tin cho nhân viên mới một cách dồn dập.
- Không có yếu tố thử thách hoặc truyền cảm hứng.
Các vấn đề khác bao gồm thiếu sự giao tiếp rõ ràng, không có kỳ vọng cụ thể, không có người liên hệ để giải đáp thắc mắc, quản lý không có mặt khi cần thiết, thiếu thiết bị làm việc, hoặc văn hóa làm việc kiểu “thích thì làm, không thì thôi”.
Một số mẹo dành cho các nhà quản lý nhân sự, trưởng nhóm hoặc đồng nghiệp để giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón:
- Gửi email trao đổi thông tin cần thiết và mang tính chào đón trước khi nhân viên bắt đầu làm việc vài tuần.
- Nên có hệ thống mentoring để hướng dẫn.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ ngắn để nhân viên mới làm quen với đồng nghiệp.
- Buổi gặp mặt giới thiệu với quản lý trực tiếp.
- Làm rõ trách nhiệm công việc và nơi tìm kiếm sự hỗ trợ.
- Bữa trưa nhóm với đồng nghiệp tại văn phòng.
- Tổ chức team building, bao gồm việc phản ánh về cách làm việc cùng nhau trong những tuần đầu tiên.
Tối ưu và loại bỏ thiên kiến trong tuyển dụng với Dịch vụ Headhunt tích hợp công nghệ AI
freeC Asia là đơn vị Headhunt uy tín, cung cấp giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất tuyển dụng, đồng thời đảm bảo tính công bằng, minh bạch.
Với Talent Pool hơn 550.000 ứng viên cấp cao và đội ngũ chuyên môn gồm 60 chuyên gia tuyển dụng, cùng với mạng lưới 2.000 freelancer khắp mọi lĩnh vực, chúng tôi mang đến cơ hội tiếp cận nhân tài nhanh chóng, chính xác và phù hợp nhất.
Trở thành khách hàng đồng hành tiếp theo của freeC để trải nghiệm Dịch vụ Headhunt chuẩn xu thế, bởi sự hỗ trợ của công nghệ AI:
- Tuyển dụng công bằng: Loại bỏ hoàn toàn các yếu tố cảm tính, thiên kiến.
- Nhanh chóng và chính xác: Khả năng phân tích hàng nghìn hồ sơ trong vài giây.
- Chi phí tối ưu: Cung cấp ứng viên chất lượng cao mà không cần chi phí lớn cho các quy trình truyền thống.
Hãy để freeC Asia giúp bạn tối ưu quy trình và nâng cao chất lượng tuyển dụng, tiết kiệm thời gian lên đến 40% so với phương pháp tuyển dụng truyền thống. Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay!