82% các công ty tin rằng dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định thu hút nhân tài (theo báo cáo The Foundation of Talent Acquisition) của Aptitude Research.
Số liệu này nhấn mạnh rõ tầm quan trọng của việc theo dõi các chỉ số tuyển dụng trong tổng thể quy trình. Đây cũng là cơ sở giúp phía nhà tuyển hiểu rõ, đánh giá và tìm ra chiến lược giúp cải thiện và nâng cao các chỉ số tuyển dụng.
Trong bài viết này, hãy cùng freeC Asia tìm hiểu chi tiết về 23 chỉ số tuyển dụng mà mọi HR và nhà tuyển dụng cần biết để tăng tốc quy trình và tạo ra đột phá về hiệu suất tuyển dụng tổng thế!
Mục Lục
1. Thời gian để lấp đầy vị trí tuyển dụng (Time-to-fill)
Time-to-fill được tính từ ngày mà một yêu cầu tuyển dụng được đưa ra cho đến khi ứng viên đi làm ngày đầu tiên.
Ngày mà một yêu cầu vị trí được gửi để được phê duyệt hoặc ngày mà phê duyệt được ban hành để bắt đầu điền đầy một vị trí có thể được sử dụng thay vì ngày mà vị trí tuyển dụng mở được đăng.
2. Thời gian tuyển dụng (Time-to-hire)
Time-to-hire được tính từ ngày ứng viên bắt đầu xuất hiện trong hệ thống của bạn cho đến khi ứng viên đi làm ngày đầu tiên. Nói cách khác, thời gian tuyển dụng (Time-to-hire) điểm bắt đầu để đo thời gian để tuyển dụng là khi bạn có ứng viên của mình (do tự ứng tuyển hoặc được tìm kiếm).
Theo báo cáo của Workable về Time-to-hire trung bình của một số ngành nghề tại một số khu vực trên thế giới, 21-29 ngày là thời gian trung bình của quá trình tuyển dụng.
Tại freeC Asia, thời gian trung bình của Time-to-hire là 15-20 ngày tùy theo từng ngành nghề.
3. Nguồn tuyển dụng (Source of hire)
Nguồn tuyển dụng (Source of Hire) dùng để chỉ kênh hoặc nguồn mà qua đó một ứng viên được tuyển dụng. Các nguồn này có thể bao gồm trang web việc làm, giới thiệu từ nhân viên, mạng xã hội, trang tuyển dụng của công ty, các agency tuyển dụng, hoặc các kênh khác. Hiểu rõ nguồn tuyển dụng rất quan trọng đối với các công ty nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả tuyển dụng và làm giảm chi phí.
4. Hiệu quả của kênh tuyển dụng (Sourcing channel effectiveness)
Hiệu quả của kênh tuyển dụng giúp đo lường số lượng ứng viên tiềm năng mà mỗi kênh tuyển dụng mang lại.
Bằng cách so sánh tỷ lệ ứng tuyển với tỷ lệ người tiếp cận tin tuyển dụng, bạn có thể nhanh chóng đánh giá mức độ hiệu quả của từng kênh. Google Analytics là công cụ hỗ trợ hoàn hảo giúp bạn kiểm tra nguồn và kênh tuyển dụng chi tiết và hiệu quả.
5. Chi phí kênh tuyển dụng (Sourcing channel cost)
Bạn có thể tính toán chỉ số này bằng cách tổng hợp số lượng ứng viên thành công ứng tuyển và mức chi phí quảng cáo trên từng nền tảng riêng biệt. Hệ thống ATS (Applicant Tracking System – Hệ thống Theo dõi Ứng viên) và các công nghệ khác được sử dụng để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.
Công thức tính cụ thể như sau:
Chi phí kênh tuyển dụng = Chi phí quảng cáo trên mỗi nền tảng / Số lượng ứng viên ứng tuyển thành công trên từng nền tảng
Sourcing channel cost = Ad spend per platform / Number of successful applicants per platform
6. Tỷ lệ nghỉ việc trong năm đầu tiên (New Hire Turnover)
Đối với nhân viên mới, họ thường cần một khoảng thời gian để thích nghi với văn hóa, đội ngũ và điều kiện để đạt hiệu suất tốt nhất. Chỉ số New Hire Turnover – Tỷ lệ nghỉ việc trong năm đầu tiên được dùng để tính toán số lượng nhân viên nghỉ việc trong năm đầu tiên hoặc một khoảng thời gian khác do công ty xác định.
7. Chất lượng tuyển dụng (Quality of Hire)
Quality of Hire – Chất lượng tuyển dụng là một chỉ số đo lường giá trị mà nhân viên mới mang lại cho công ty, thường được đánh giá bằng sự đóng góp của họ cho sự thành công lâu dài của tổ chức.
Đây là một chỉ số phức tạp, thường được đo lường sau vài tháng kể từ khi tuyển dụng, tổng hợp nhiều chỉ số nhỏ khác nhau để tính toán như chỉ số hiệu suất của ứng viên mới, tỷ lệ nghỉ việc và tỷ lệ giữ chân.
8. Mức độ hài lòng của Quản lý tuyển dụng (Hiring Manager satisfaction)
Song song với chất lượng tuyển dụng, mức độ hài lòng của người quản lý tuyển dụng cũng là một chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả của quá trình tuyển dụng.
Khi Hiring Manager hài lòng với nhân viên mới trong đội ngũ của mình, điều đó thường cho thấy ứng viên có khả năng làm việc tốt và hòa nhập với tập thể.
9. Mức độ hài lòng của ứng viên về công việc (Candidate job satisfaction)
Mức độ hài lòng của ứng viên về công việc có ý nghĩa quan trọng khi chỉ số này phản ánh rõ về tính phù hợp về các kỳ vọng được nhà tuyển dụng đặt ra trong quá trình tuyển dụng. Mức độ hài lòng thấp cho thấy có JD kỳ vọng quá cao, thiếu các thông tin hoặc chữa rõ, khiến ứng viên cảm thấy mơ hồ.
10. Số lượng ứng viên trên mỗi vị trí tuyển dụng (Applicants per opening)
Số lượng ứng viên trên mỗi vị trí hoặc số lượng ứng viên trên mỗi lần tuyển dụng giúp đánh giá mức độ phổ biến của vị trí công việc. Số lượng ứng viên lớn có thể cho thấy nhiều khía cạnh như: nhu cầu về công việc đó cao hơn trong lĩnh vực, mô tả công việc quá chung chung khiến ứng viên vội ứng tuyển một cách đại trà,… Đây cũng là cơ sở quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đầu tư nhiều hơn về mô tả công việc (JD).
11. Tỷ lệ Tuyển dụng là gì? (Selection Ratio)
Tỷ lệ tuyển dụng hay còn được gọi là tỷ lệ tuyển chọn (Selection ratio) là chỉ số đo lường số lượng ứng viên được tuyển dụng so với tổng số ứng viên nộp đơn cho một vị trí cụ thể.
Đây là một số liệu thống kê đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá quy trình tuyển dụng và hệ thống tuyển dụng của bạn. Tỷ lệ này thường được biểu thị dưới dạng phân số hoặc tỷ lệ phần trăm.
12. Chi phí mỗi lần tuyển dụng (Cost per hire)
Với Cost per hire, chỉ số này dùng để đo lường các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng mới.
Đặc biệt, chi phí mỗi lần tuyển dụng (Cost per hire) liên quan đến việc đề cập tổng các chi phí để tuyển và chào đón một nhân sự mới đến với công ty, bao gồm chi phí của quá trình tuyển dụng, trang thiết bị, chi phí đi lại, chi phí hành chính và các phúc lợi,…
13. Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience)
Trải nghiệm ứng viên thể hiện góc nhìn và sự cảm nhận riêng của mỗi ứng viên thông qua việc đánh giá quy trình tuyển dụng của một thương hiệu nhà tuyển dụng. Và chỉ số này thường được đo lường bằng khảo sát trải nghiệm ứng viên.
Khảo sát này sử dụng chỉ số Candidate Net Promoter Score (cNPS) để đo lường mức độ hài lòng hoặc không hài lòng của ứng viên về trải nghiệm thực tế đối với tổ chức trong suốt quá trình ứng tuyển và tuyển dụng.
14. Tỷ lệ chấp nhận đề nghị (Offer Acceptance Rate)
Chỉ số này phản ánh Tỷ lệ ứng viên chấp nhận lời mời làm việc từ tổ chức của bạn. Một lời mời bị từ chối không chỉ lãng phí các tài nguyên, nỗ lực tuyển dụng mà còn làm tăng chi phí vận hành, đặc biệt là sau quá trình dài trải qua nhiều vòng phỏng vấn.
Tỷ lệ OAR thấp có thể chỉ ra vấn đề trong quy trình tuyển dụng và cho thấy rằng nhà tuyển dụng chưa giải quyết hiệu quả các mục tiêu và lo ngại của ứng viên trước khi đưa ra lời mời.
15. % về số lượng vị trí tuyển dụng (% of open positions)
Chỉ số này mang lại cho bạn những hiểu biết quan trọng về xu hướng và thay đổi hiện tại của thị trường lao động, giúp bạn tối ưu hóa chiến lược thu hút nhân tài.
>>> Xem thêm:
- Sourcing và Recruiting: Sự khác nhau và quy trình triển khai chi tiết
- Khám phá 10 bí mật xây dựng quy trình tuyển dụng thành công
Tỷ lệ phần trăm của các vị trí tuyển dụng trong một phòng ban cụ thể tăng cao, thường chỉ ra rằng các vị trí này đang có nhu cầu tuyển dụng cao hơn hoặc nguồn cung ứng nhân sự cho vị trí này trên thị trường hiện tại đang thấp
Công thức tính:
% về số lượng vị trí tuyển dụng = Tổng số vị trí đang cần tuyển dụng / Tổng số vị trí trong phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức.
% of open positions = Total number of open positions / Total number of positions in the department or organization
16. Tỷ lệ hoàn thành đơn ứng tuyển (Application Completion Rate)
Application Completion Rate – Tỷ lệ hoàn thành đơn ứng tuyển giúp đo lường phần trăm số lượng đơn ứng tuyển được ứng viên hoàn tất so với tổng số đơn ứng tuyển đã đăng ký ban đầu.
Chỉ số này là một yếu tố quan trọng để đánh giá mức độ tiếp cận, tính thân thiện của quy trình ứng tuyển của tổ chức đối với ứng viên.
17. Hiệu quả của phễu tuyển dụng (Recruitment funnel effectiveness)
Phễu tuyển dụng như một quy trình chuẩn với sự bắt đầu từ việc tìm kiếm ứng viên cho đến khi hoàn tất giai đoạn ký hợp đồng. Bằng cách đo lường hiệu quả của từng bước trong phễu, bạn có thể xác định chỉ số Yield ratio, tức Tỷ lệ chuyển đổi tuyển dụng hay Tỷ lệ phần trăm ứng viên ứng tuyển đạt chuẩn.
Trong những năm gần đâu, phễu tuyển dụng đã có sự thay đổi nhiều về cách tiếp cận, hướng triển khai ở từng giai đoạn. Tất cả là nhờ vào sự tiến bộ của công nghệ nhân sự.
Cụ thể, các bước đầu trong phễu tuyển dụng thường được tự động hóa khi đã có các phần mềm được lập trình sẵn, hỗ trợ giúp sàng lọc hồ sơ và chọn những ứng viên phù hợp nhất.
Một số công ty còn chọn thực hiện phỏng vấn video để thay thế cho bước gửi hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ.
18. Chi phí đạt đến mức năng suất tối ưu (Cost of getting to Optimum Productivity Level – Cost of getting OPL)
Chi phí để đạt được mức năng suất tối ưu là tổng chi phí cần đầu tư (chi trả) cho một nhân viên mới để họ được hiệu suất làm việc hiệu quả.
Chi phí này bao gồm chi phí của quy trình onboarding, chi phí đào tạo, chi phí dành cho người giám sát – hỗ trợ – đồng nghiệp tham gia vào quá trình đào tạo tại chỗ, và nhiều loại chi phí khác.
19. Thời gian để đạt năng suất (Time to productivity)
Thời gian để đạt năng suất, hay thời gian để đạt mức năng suất tối ưu (OPL), đo lường khoảng thời gian cần thiết để một nhân viên mới có thể làm việc hiệu quả. Đây là khoảng thời gian từ ngày đầu tiên làm việc cho đến khi nhân viên có thể đóng góp hoàn toàn vào tổ chức (dựa vào sự đánh giá và đo lường các giá trị đóng góp thực tế).
Theo nghiên cứu đã đề cập, thời gian trung bình để một nhân viên mới đạt được OPL là 28 tuần. Những nhân viên làm trong cùng một lĩnh vực thường cần ít thời gian hơn, trong khi các nhân viên chuyển ngành có thể cần thời gian lâu hơn (32 tuần).
Sinh viên tốt nghiệp đại học (40 tuần). Học sinh tốt nghiệp phổ thông (53 tuần). Người thất nghiệp thường phải đến 52 tuần – cũng là nhóm nhân sự mất nhiều thời gian nhất để đạt năng suất tối ưu.
20. Ảnh hưởng bất lợi (Adverse Impact)
Ảnh hưởng bất lợi là các tác động tiêu cực từ quy trình tuyển dụng mang tính thiên vị, thiếu công bằng đối với các thành viên. Những quy trình này có thể bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển, sự thăng tiến, luân chuyển nhân sự và đánh giá hiệu suất.
Theo dõi chỉ số này là giải pháp để đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự của bạn góp phần xây dựng một lực lượng lao động đa dạng và hòa nhập hơn, với quy trình tuyển dụng công bằng và tuân thủ các pháp lý.
21. Chỉ số hiệu suất của nhà tuyển dụng (Recruiter performance metrics)
Tương tư như việc theo dõi tính hiệu quả của các kênh hoặc quy trình tuyển dụng, bạn cũng cần đánh giá hiệu suất từ các nhà tuyển dụng. Điều này được thực hiện thông qua nhiều chỉ số khác nhau, chủ yếu tập trung vào kênh mà nhà tuyển dụng sử dụng để giao tiếp với ứng viên, đó là email.
Ví dụ, bạn có thể theo dõi tỷ lệ mở email, là tỷ lệ phần trăm số email đã được ứng viên mở.
Tỷ lệ mở = Số lượng email đã được mở / Số lượng email đã gửi thành công
Open rate = Number of opened emails / Number of emails delivered
Tỷ lệ phản hồi cũng là một chỉ số quan trọng, có thể giúp đo lường tỷ lệ phần trăm email mà ứng viên trả lời.
Tỷ lệ phản hồi = Số lượng phản hồi / Số lượng email đã gửi thành công
Response rate = Number of replies / Number of emails delivered
Một chỉ số khác là tỷ lệ chuyển đổi phỏng vấn, là tỷ lệ phần trăm email dẫn đến các cuộc phỏng vấn.
Tỷ lệ chuyển đổi phỏng vấn = Số lượng ứng viên được phỏng vấn / Số lượng email được gửi đi
Interview conversion rate = Number of candidates interviewed / Number of cold emails delivered
22. Tỷ lệ lấp đầy (Fill rate)
Tỷ lệ lấp đầy giúp đội ngũ tuyển dụng xác định có bao nhiêu vị trí đã được tuyển dụng trong so với số lượng công việc hiện đang còn trống (trong một khoảng thời gian nhất định). Từ đó, giảm thiểu số lượng vị trí còn trống tại bất kỳ thời điểm nào.
Tỷ lệ lấp đầy = Tổng số vị trí đã tuyển dụng / Tổng số vị trí cần tuyển dụng
Fill rate = Total number of jobs filled / Total number of job openings
Nếu tỷ lệ lấp đầy càng cao cho thấy đội ngũ tuyển dụng đang lấp đầy các vị trí trống một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lại thấp, điều này có thể chỉ ra rằng phía nhà tuyển dụng chưa đủ thời gian hoặc sự quan tâm trong quá trình phỏng vấn để đảm bảo tuyển đúng người. Vì vậy, các chỉ số cần được sử dụng đồng thời, đánh giá tương quan để có được bức tranh toàn cảnh nhất về hiệu quả và chất lượng tuyển dụng.
23. Chỉ số ROI trong tuyển dụng (ROI Recruitment)
ROI trong tuyển dụng là chỉ số giúp đo lường tính hiệu quả và giá trị của các chiến lược, nỗ lực và hoạt động tuyển dụng của tổ chức trong việc thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân viên.
Nếu ROI dương (+), điều đó cho thấy nỗ lực tuyển dụng đang mang lại giá trị lớn hơn so với chi phí bỏ ra. Trong khi ROI âm (-) sẽ chỉ ra điều ngược lại.
Để tính toán ROI, bạn cần tổng hợp các chi phí liên quan đến quy trình tuyển dụng, bao gồm: chi phí quảng cáo tuyển dụng, phí dịch vụ tuyển dụng, thời gian làm việc của nhân viên tuyển dụng, chi phí đào tạo và hội nhập, chi phí công nghệ,… Đồng thời, có sự theo dõi khoa học về các chỉ số quan trọng: Tỷ lệ nghỉ việc trong năm đầu tiên (New Hire Turnover), Tỷ lệ chấp nhận đề nghị (Offer Acceptance Rate), Thời gian tuyển dụng (Time-to-hire), Chất lượng tuyển dụng (Quality of Hire), Chi phí mỗi lần tuyển dụng (Cost per hire),…
Đồng hành săn “talent” và hỗ trợ tối ưu chỉ số tuyển dụng với Dịch vụ Headhunt từ freeC Asia!
Đối mặt với sự cạnh tranh gia tăng về nhu cầu nguồn nhân lực ngày càng cao, freeC Asia – Dịch vụ Headhunt tích hợp công nghệ AI mang đếng giải pháp tuyển dụng thông minh, tối ưu giúp thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng cho mỗi khách hàng doanh nghiệp.
1. Tăng cường tốc độ tuyển dụng và nâng cao chất lượng nguồn ứng viên
Sở hữu hơn 550.000 ứng viên trong “talent pool” và được quản lý bằng hệ thống hỗ trợ bởi AI. Có thể sàng lọc ứng viên theo từng tiêu chí của khách hàng bất cứ lúc nào và nhanh chóng có danh sách những ứng viên đang có nhu cầu tìm cơ hội mới.
Dịch vụ từ freeC giúp tiết kiệm thời gian tuyển dụng lên đến 40% so với phương pháp truyền thống. Đồng thời, đảm bảo chỉ những ứng viên phù hợp nhất theo yêu cầu của khách hàng và có tiềm năng cao nhất được giới thiệu.
2. Nâng cao trải nghiệm ứng viên
Đội ngũ 2000 freelancer và chuyên gia của chúng tôi cam kết đồng hành, tiếp cận hiệu quả hơn bằng cách cá nhân hóa giao tiếp và phản hồi nhanh chóng từ giai đoạn tìm nguồn ứng viên. Từ đó nâng cao sự hài lòng và tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm ứng viên trong toàn bộ quy trình tuyển dụng.
3. Hỗ trợ tư vấn, theo dõi và đo lường chuyên nghiệp về các chỉ số tuyển dụng
Theo dõi và phân tích nguồn tuyển dụng là điều cần thiết để tối ưu hóa các chiến lược tuyển dụng và đạt được kết quả tuyển dụng tốt hơn.
Bằng cách hiểu rõ lợi ích và thách thức của việc theo dõi các chỉ số tuyển dụng, freeC hỗ trợ các hướng tiếp cận, triển khai thực hiện các phương pháp đo lường hiệu quả, phân tích chi tiết các chỉ số có liên quan. Từ đó, tạo ra cơ sở cho việc nâng cao quy trình tuyển dụng, cải thiện chất lượng tuyển dụng và giảm chi phí.
Sự thay đổi nhanh chóng từ thị trường tuyển dụng nhân sự đòi hỏi các doanh nghiệp cần sự tập trung, chủ động hơn trong việc theo dõi các chỉ số tuyển dụng quan trọng.
Hãy để freeC Asia đồng hành và giúp bạn triển khai quy trình tuyển dụng thông minh với các chiến lược phù hợp. Đặt lịch liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay!
