Các câu hỏi kiểm tra tham chiếu (Reference check questions) là một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng. Chúng giúp nhà tuyển dụng xác minh thông tin ứng viên, đánh giá sự phù hợp với công việc và văn hóa, đồng thời đánh dấu các vấn đề tiềm ẩn.

Nhiều anh/chị có thể thấy các câu hỏi kiểm tra tham chiếu là một phần tẻ nhạt và tốn thời gian trong quá trình tuyển dụng, nhưng đó là một bước cần thiết vì bản sơ yếu lí lịch thường không cung cấp bức tranh chính xác về ứng viên. Trên thực tế, trong một Khảo sát về hành vi của người xin việc do Resume Lab thực hiện 2023, có đến 70% người lao động thừa nhận đã nói dối trong CV của mình, trong đó 37% số người được hỏi thừa nhận làm việc đó một cách thường xuyên.

Cho dù ứng viên có vẻ phù hợp đến mức nào đi chăng nữa thì dựa vào cảm tính để lựa chọn vẫn có thể mắc sai lầm trong tuyển dụng. Thay vào đó, hãy hỏi những câu hỏi kiểm tra tham khảo phù hợp để xác minh chi tiết, xác định điểm mạnh và phát hiện những dấu hiệu “red flags” tiềm ẩn. Cùng freeC Asia khám phá những mẹo giúp anh/chị tạo bộ câu hỏi tham chiếu phù hợp cho từng nhóm ứng viên với bài viết bên dưới nhé.

Câu hỏi kiểm tra tham chiếu (Reference check questions) là gì?

Câu hỏi kiểm tra tham chiếu là những câu hỏi mà nhà tuyển dụng đặt ra cho người sử dụng lao động trước đây, quản lý hoặc đồng nghiệp của ứng viên để thu thập thông tin về lịch sử làm việc, kỹ năng, thành tích và hành vi của họ. Những câu hỏi này là một phần thiết yếu của quá trình tuyển dụng – chúng giúp xác minh tính chính xác của hồ sơ của ứng viên, đánh giá mức độ phù hợp của họ với vị trí và cung cấp những hiểu biết sâu sắc mà chỉ phỏng vấn riêng lẻ có thể không thể hiện rõ.

Tìm kiếm người phù hợp trong quá trình tuyển dụng rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính năng động của nhóm, năng suất và văn hóa tổng thể của công ty. Những nhân viên phù hợp với các giá trị và môi trường làm việc của tổ chức của bạn có nhiều khả năng cống hiến, hài lòng và được phát triển hơn. Điều này dẫn đến hiệu suất tốt hơn và tỷ lệ thôi việc thấp hơn.

Sự không phù hợp có thể dẫn đến xung đột, giảm tinh thần và đội chi phí nếu bạn cần tuyển dụng lại và đào tạo nhân viên mới. Nhưng việc kiểm tra tham chiếu hiệu quả giúp đảm bảo rằng các ứng viên có các kỹ năng cần thiết và hòa hợp tốt với văn hóa của công ty, góp phần vào thành công và ổn định lâu dài.

Kiểm tra tham chiếu là một phần cần thiết trong quá trình tuyển dụng của công ty vì chúng giúp bạn:

1. Xác minh lịch sử làm việc của ứng viên
2. Đánh giá mức độ phù hợp của họ với một vai trò
3. Xác định xem họ có phù hợp với văn hóa công ty không.

Kiểm tra tham chiếu: Các cân nhắc về pháp lý

Khi tiến hành kiểm tra tham chiếu ở Việt Nam, nhà tuyển dụng và chuyên gia nhân sự cần điều hướng qua các khía cạnh pháp lý để đảm bảo tuân thủ các quy định của cả Trung ương và địa phương. Những cân nhắc này rất cần thiết để duy trì sự công bằng, bảo mật và tính toàn vẹn về mặt pháp lý trong suốt quá trình tuyển dụng.

1. Sự đồng ý và Bảo mật

Một trong những yêu cầu pháp lý hàng đầu ở Việt Nam là phải có được sự đồng ý rõ ràng của ứng viên trước khi tiến hành kiểm tra tham chiếu. Điều này bao gồm việc thông báo cho ứng viên về mục đích của việc kiểm tra tham chiếu, các bên tham gia và loại thông tin được thu thập. Sự đồng ý bằng văn bản của ứng viên nên được lưu lại để phòng ngừa bất kỳ tranh chấp pháp lý tiềm năng nào.

Bảo mật là một khía cạnh quan trọng khác. Thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra tham chiếu cần được xử lý một cách cẩn thận nhất, đảm bảo chỉ có nhân viên có liên quan mới được truy cập. Tiết lộ trái phép thông tin này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và làm hỏng danh tiếng của tổ chức.

2. Luật Bảo vệ Dữ liệu

Việt Nam đã ban hành các quy định về bảo vệ dữ liệu ảnh hưởng đến cách thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân. Nhà tuyển dụng phải tuân thủ Luật An ninh mạng và các nghị định liên quan chi phối việc bảo vệ dữ liệu cá nhân. Điều này bao gồm việc đảm bảo tất cả dữ liệu cá nhân thu được trong quá trình kiểm tra tham chiếu được lưu trữ an toàn và chỉ được sử dụng cho mục đích dự định.

3. Không phân biệt đối xử

Luật lao động Việt Nam nghiêm cấm phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, giới tính, tôn giáo, tình trạng hôn nhân hoặc các đặc điểm được bảo vệ khác. Khi tiến hành kiểm tra tham chiếu, người nhân sự phải đảm bảo rằng các câu hỏi được đặt ra và thông tin thu được không dẫn đến các hành vi phân biệt đối xử. Điều quan trọng là phải tập trung vào trình độ, kinh nghiệm và sự phù hợp của ứng viên với vai trò, thay vì các thuộc tính cá nhân không liên quan đến hiệu suất công việc.

4. Độ chính xác và Tính liên quan

Thông tin thu được từ kiểm tra tham chiếu phải chính xác và có liên quan đến hiệu suất công việc tiềm năng của ứng viên. Chuyên gia nhân sự nên xác minh tính xác thực của thông tin được cung cấp và tránh ra quyết định tuyển dụng dựa trên các chi tiết chưa được xác minh hoặc không liên quan. Điều này không chỉ đảm bảo công bằng mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý cho công ty.

5. Giới hạn về Câu hỏi

Có những hạn chế về các loại câu hỏi có thể được đặt ra trong quá trình kiểm tra tham chiếu. Các câu hỏi nên liên quan đến công việc và không nên đi sâu vào các lĩnh vực có thể được coi là riêng tư hoặc phân biệt đối xử. Ví dụ, việc hỏi về ý định lập gia đình hoặc tình trạng sức khỏe của ứng viên là không được phép và có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý.

6. Lưu trữ hồ sơ về Quá trình

Các tổ chức nên duy trì hồ sơ đầy đủ về quá trình kiểm tra tham chiếu. Điều này bao gồm hồ sơ đồng ý, các câu hỏi được đặt ra, thông tin thu được và cách thức sử dụng thông tin đó trong quá trình ra quyết định. Hồ sơ lưu trữ phù hợp có thể phục vụ như bằng chứng tuân thủ các yêu cầu pháp lý và cung cấp biện pháp bảo vệ trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào.

HR Tips:

Cần cân nhắc đến sự phù hợp với văn hóa công ty khi tuyển dụng. Bỏ qua yếu tố này có thể dẫn đến việc tuyển dụng một ứng viên có chuyên môn tốt nhưng lại không hòa hợp với môi trường làm việc của công ty. Hãy đưa ra những câu hỏi giúp xác định liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty không. Bạn có thể yêu cầu người tham khảo mô tả mối quan hệ giữa ứng viên với nhóm của họ và cách ứng viên thích nghi với môi trường công ty cũ.

15 Mẫu câu hỏi kiểm tra tham chiếu cho nhà tuyển dụng

Câu hỏi chi tiết sẽ giúp bạn thu thập thêm thông tin chi tiết về mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí. Mỗi câu hỏi kiểm tra tham chiếu mẫu được thiết kế để gợi ra những câu trả lời cụ thể, chi tiết, làm nổi bật điểm mạnh, điểm yếu và sự phù hợp tổng thể của ứng viên với công việc.

Câu hỏi kiểm tra tham chiếu cho nhân viên

1/ Bạn có thể xác nhận thời gian làm việc và chức danh của ứng viên không?

• Lý do: Để xác minh tính chính xác của hồ sơ và thông tin khi ứng tuyển của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Người tham khảo của ứng viên sẽ xác nhận mốc thời gian và chức danh công việc mà ứng viên đã cung cấp. Sự bất đồng có thể cho thấy sự không trung thực của ứng viên.

2/ Trách nhiệm chính của ứng viên là gì?

• Lý do: Để hiểu phạm vi và bản chất của các vai trò trước đây của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Danh sách chi tiết các trách nhiệm phù hợp với hồ sơ của ứng viên và cho thấy họ có kinh nghiệm liên quan đến công việc đang ứng tuyển.

3/ Bạn sẽ mô tả hiệu suất công việc của ứng viên như thế nào?

• Lý do: Để đánh giá mức độ đáng tin cậy, chất lượng công việc và hiệu suất chuyên môn tổng thể của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Ví dụ và trường hợp cụ thể về thành tích xuất sắc hoặc chưa tốt của ứng viên, tính nhất quán trong việc mang lại kết quả và những đóng góp hoặc thiếu sót của họ.

4/ Bạn có thể cung cấp một ví dụ về đóng góp quan trọng của ứng viên không?

• Lý do: Để xác định điểm mạnh cụ thể và thành tích then chốt của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Các ví dụ chi tiết cho thấy kỹ năng, sự sáng tạo và tác động của ứng viên lên các dự án hoặc phòng ban/tổ chức trước đó.

5/ Ứng viên đã quản lý các “deadlines” và áp lực như thế nào?

• Lý do: Để xác định điểm mạnh cụ thể và thành tích then chốt của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Các ví dụ chi tiết cho thấy kỹ năng, sự sáng tạo và tác động của ứng viên lên các dự án hoặc tổ chức.

6/ Bạn sẽ mô tả kỹ năng làm việc nhóm và hợp tác của ứng viên như thế nào?

• Lý do: Để hiểu được khả năng làm việc nhóm và khả năng tương tác với các thành viên khác có tốt không.
• Thông tin tìm kiếm: Ví dụ về các tương tác nhóm tích cực, các dự án tập thể và vai trò của ứng viên trong việc thúc đẩy môi trường hợp tác.

HR Tips

Nếu một người tham khảo không kiểm tra, việc xác định lý do sẽ giúp bạn phân biệt các dấu hiệu cảnh báo với những mối quan ngại ít quan trọng hơn. Hãy sắp xếp một buổi phỏng vấn tiếp theo với ứng viên để cho phép họ giải thích. Đánh giá cách các vấn đề tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến vai trò và văn hóa công ty, nhưng tránh phản ứng thái quá với những sai lệch nhỏ. Thay vào đó, hãy tìm cách hiểu bối cảnh hoặc tác động của họ. Ghi lại tất cả các phát hiện có liên quan để đảm bảo tính rõ ràng và tuân thủ.

7/ Ứng viên cần cải thiện những lĩnh vực nào?

• Lý do: Để có được cái nhìn toàn diện về điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Phản hồi mang tính xây dựng về các lĩnh vực mà ứng viên có thể phát triển hơn nữa và dấu hiệu cho thấy họ sẵn sàng cải thiện và phát triển.

8/ Bạn có tuyển dụng lại ứng viên nếu có cơ hội không?

• Lý do: Để đánh giá mức độ hài lòng tổng thể và sự tin tưởng của người tham khảo đối với ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Một câu trả lời rõ ràng đồng ý hoặc không đồng ý và những lý do hỗ trợ cho quyết định của họ. Những điều này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về sự phù hợp tổng thể của ứng viên.

Câu hỏi kiểm tra tham chiếu cho vị trí quản lý

8/ Ứng viên đã thể hiện khả năng lãnh đạo như thế nào trong vai trò của họ?

• Lý do: Để đánh giá phẩm chất lãnh đạo và hiệu quả của ứng viên trong vai trò quản lý.
• Thông tin tìm kiếm: Ví dụ về các hành động lãnh đạo, cách họ thúc đẩy nhóm của mình, các quyết định chiến lược mà họ đưa ra và tác động của họ đối với tổ chức.

10/ Bạn có thể mô tả một tình huống khó khăn mà ứng viên phải đối mặt và cách họ xử lý nó không?

• Lý do: Để hiểu khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định của ứng viên dưới áp lực.
• Thông tin tìm kiếm: Chi tiết về tình huống khó khăn, cách tiếp cận của ứng viên để giải quyết nó và những kết quả họ đạt được.

11/ Ứng viên đã quản lý và thúc đẩy nhóm của họ như thế nào?

• Lý do: Để đánh giá kỹ năng quản lý và khả năng truyền cảm hứng, lãnh đạo nhóm của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Các kỹ thuật mà ứng viên sử dụng để thúc đẩy, các ví dụ về quản lý nhóm hiệu quả và cách thức điều này ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm.

12/ Ứng viên đã xử lý các xung đột trong nhóm của họ hoặc với các phòng ban khác như thế nào?

• Lý do: Để đánh giá kỹ năng giải quyết xung đột và hiệu quả giao tiếp giữa các cá nhân.
• Thông tin tìm kiếm: Ví dụ về các xung đột, cách giải quyết chúng và các giải pháp đạt được, cho thấy khả năng duy trì môi trường làm việc hòa hợp của ứng viên.

13/ Ứng viên đã đạt được hiệu quả như thế nào trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược?

• Lý do: Để xác định khả năng lập kế hoạch và thực hiện chiến lược của ứng viên.
• Thông tin tìm kiếm: Thành tích của họ, liệu họ có đạt hoặc vượt quá các mục tiêu chiến lược, bất kỳ sáng kiến nào họ lãnh đạo và những đóng góp của họ cho thành công của tổ chức.

14/ Bạn sẽ mô tả phong cách và kỹ năng giao tiếp của ứng viên như thế nào?

• Lý do: Để đánh giá kỹ năng giao tiếp của ứng viên, điều rất quan trọng đối với các vị trí quản lý.
• Thông tin tìm kiếm: Sự rõ ràng, hiệu quả và phù hợp trong giao tiếp của ứng viên trong các tình huống khác nhau. Bao gồm các cuộc họp nhóm, thuyết trình và tương tác cá nhân.

15/ Ứng viên đã xử lý việc đánh giá hiệu suất và phản hồi với nhóm của họ như thế nào?

• Lý do: Để hiểu cách tiếp cận của ứng viên đối với việc quản lý và phát triển hiệu suất.
• Thông tin tìm kiếm: Phương pháp cung cấp phản hồi, xử lý các vấn đề về hiệu suất và khuyến khích sự phát triển chuyên môn trong nhóm của họ.

Checklist: 13 Mẹo Kiểm Tra Tham Chiếu Hiệu Quả

Cần làm	Mô tả
Mẹo 1: Chuẩn bị trước	Xác định rõ ràng những gì bạn mong muốn tìm hiểu từ mỗi lần kiểm tra tham chiếu. Tập trung vào các năng lực cốt lõi và kỹ năng liên quan đến công việc.
Mẹo 2: Lấy sự đồng ý	Đảm bảo bạn có được sự cho phép bằng văn bản của mọi ứng viên để liên hệ với người tham chiếu của họ. Giải thích cho họ mục đích và tầm quan trọng của việc kiểm tra tham chiếu.
Mẹo 3: Xác minh người tham chiếu	Xác nhận rằng người tham chiếu được cung cấp là hợp pháp và có liên quan. Liên hệ với những người quản lý hoặc đồng nghiệp cũ có thể cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất của ứng viên.
Mẹo 4: Đặt câu hỏi mở	Tránh các câu hỏi đóng chỉ yêu cầu trả lời “có/không”. Ví dụ, hãy hỏi về điểm mạnh, lĩnh vực cần cải thiện và các ví dụ cụ thể về công việc của ứng viên.
Mẹo 5: Sử dụng câu hỏi theo tình huống	Hỏi về các tình huống cụ thể và cách ứng viên xử lý chúng để đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân của họ.
Mẹo 6: Tập trung vào năng lực cốt lõi	Điều chỉnh các câu hỏi của bạn để đánh giá các năng lực cốt lõi cần thiết cho từng vai trò. Bao gồm các kỹ năng kỹ thuật, làm việc nhóm, lãnh đạo và khả năng giao tiếp.
Mẹo 7: Tìm kiếm sự phù hợp văn hóa	Đặt câu hỏi để giúp xác định liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty không.
Mẹo 8: Kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo tính nhất quán	So sánh thông tin từ người tham chiếu với câu trả lời phỏng vấn và hồ sơ của ứng viên. Tìm kiếm bất kỳ sự mâu thuẫn hoặc dấu hiệu đáng ngờ nào.
Mẹo 9: Tìm kiếm nhiều nguồn	Nếu có thể, hãy lấy phản hồi từ nhiều người tham chiếu khác nhau để có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất và hành vi của ứng viên.
Mẹo 10: Chuyên nghiệp và tôn trọng	Giữ bí mật thông tin được chia sẻ trong quá trình kiểm tra tham chiếu và chỉ chia sẻ nó với các thành viên của nhóm tuyển dụng có liên quan.
Mẹo 11: Tôn trọng thời gian của người tham chiếu	Hẹn lịch gọi điện vào thời gian thuận tiện và giữ cho tất cả các cuộc trò chuyện tập trung và ngắn gọn.
Mẹo 12: Ghi lại những hiểu biết chính	Lấy chi tiết trong suốt tất cả các cuộc kiểm tra tham chiếu và ghi lại những hiểu biết chính và các ví dụ mà người tham chiếu chia sẻ.
Mẹo 13: Sử dụng biểu mẫu chuẩn hóa	Chuẩn hóa việc kiểm tra tham chiếu có thể đảm bảo tính nhất quán trong thông tin bạn thu thập về các ứng viên khác nhau và loại bỏ thiên kiến khỏi quá trình.

HR Tips

Liên hệ với nhiều người tham chiếu để có được cái nhìn đa chiều và chuẩn hơn về ứng viên. Những góc nhìn khác nhau sẽ cung cấp sự hiểu biết toàn diện hơn về hiệu suất và hành vi của họ. Ngược lại, chỉ dựa vào một người tham chiếu duy nhất có thể dẫn đến cái nhìn thiên lệch hoặc không đầy đủ về khả năng của ứng viên. Bạn có thể đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn bằng cách thu thập thông tin chi tiết từ nhiều nguồn.

Các nhà tuyển dụng và chuyên gia Nhân sự sử dụng các câu hỏi kiểm tra tham chiếu để có được thông tin chi tiết về ứng viên từ những người đồng nghiệp hoặc sếp trước đây của họ. Chỉ dựa vào trực giác có thể khiến bạn tin tưởng một ứng viên không đáng tin cậy nhưng họ lại có một hồ sơ khá lý tưởng. Bạn cũng có thể loại bỏ một ứng viên phù hợp chỉ vì họ nhút nhát và hướng nội. Để tránh những sai lầm như vậy, hãy sử dụng các câu hỏi kiểm tra tham chiếu để xác minh sự thật, xác định điểm mạnh và phát hiện những dấu hiệu đáng ngờ.

Đặt những câu hỏi nhắm trúng vào cựu cấp trên hoặc đồng nghiệp của ứng viên về lịch sử công việc, kỹ năng, hiệu suất và hành vi của họ sẽ giúp bạn xác nhận trực giác của mình hoặc tiết lộ những lo ngại tiềm ẩn. Điều này sẽ đảm bảo các quyết định tuyển dụng của bạn dựa trên thông tin vững chắc chứ không chỉ là linh cảm, nhờ đó có thể cải thiện cơ hội tuyển dụng đúng người cho công việc.

Vì sao freeC Asia là giải pháp tối ưu cho việc kiểm tra tham chiếu của các công ty trong tuyển dụng?

freeC Asia – Đơn vị headhunt sẽ hỗ trợ tốt các công ty trong việc check “references” vì những lý do sau:

1. Khả năng tiếp cận nguồn ứng viên rộng lớn: freeC Asia sở hữu mạng lưới ứng viên tiềm năng khổng lồ với hơn 550.000 được hỗ trợ bởi AI, chưa bao gồm cả những ứng viên passive – những người không chủ động tìm kiếm việc làm nhưng có thể phù hợp với vị trí tuyển dụng. Nhờ vậy, freeC có thể dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với những người tham chiếu phù hợp, những người có thể cung cấp thông tin chi tiết và khách quan về ứng viên.

2. Kinh nghiệm và chuyên môn trong việc kiểm tra tham chiếu: freeC Asia có đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, đa lĩnh vực và chuyên môn trong việc thực hiện các cuộc kiểm tra tham chiếu. Chúng tôi biết cách đặt câu hỏi phù hợp để khai thác thông tin hữu ích, đồng thời có khả năng đánh giá độ tin cậy của thông tin thu thập được.

3. Khả năng giữ bí mật thông tin: tại freeC Asia, chúng tôi cam kết bảo mật thông tin của khách hàng, bao gồm cả thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra tham chiếu. Chúng tôi sẽ chỉ chia sẻ thông tin này với những người có thẩm quyền và có trách nhiệm trong việc tuyển dụng.

4. Tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty: Thay vì tự mình thực hiện các cuộc kiểm tra tham chiếu tốn nhiều thời gian và công sức, các công ty có thể giao việc này cho freeC Asia. Nhờ vậy, họ có thể tập trung vào những công việc quan trọng khác, đồng thời tiết kiệm được chi phí tuyển dụng. Với hệ thống lưu trữ ứng viên được hỗ trợ bởi AI, freeC Asia sẽ nhanh chóng có thông tin ứng viên và những người tham chiếu chỉ từ 3-5 ngày.

5. Mang lại cái nhìn khách quan và trung lập: tại freeC Asia, chúng tôi không có mối quan hệ trực tiếp với ứng viên, do đó họ có thể đưa ra đánh giá khách quan và trung lập về ứng viên. Điều này giúp công ty có được cái nhìn chính xác hơn về ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt.

Việc sử dụng dịch vụ headhunt với sự hỗ trợ kiểm tra tham chiếu của freeC Asia mang lại nhiều lợi ích cho các công ty, giúp họ tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời có được thông tin chính xác và khách quan về ứng viên, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng đúng đắn.

Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về dịch vụ headhunt của freeC Asia có thể giúp công ty bạn xác định được đâu là những OKR quan trọng cho quá trình tuyển dụng thành công.