Các tiêu chí sàng lọc ứng viên trong lần liên hệ đầu tiên

Một trong những giai đoạn quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng là lần giao tiếp đầu tiên với ứng viên tiềm năng. Sự tương tác này có tác động đến cả quá trình tuyển dụng và có thể ảnh hưởng lớn đến nhận thức của ứng viên về tổ chức của anh/chị. Trong bài viết này, freeC sẽ hướng dẫn anh/chị cách triển khai quy trình tương tác lần đầu với ứng viên kèm những ví dụ thực tế dễ hiểu.

Quy trình liên hệ đầu tiên là gì?

Quá trình liên hệ đầu tiên (Initial Contact) là sự tương tác đầu tiên giữa nhà tuyển dụng với ứng viên. Quy trình này thường xảy ra sau bước sàng lọc CV và trước quy trình đánh giá ứng viên. Mục đích của lần tương tác này là xây dựng mối quan hệ tích cực với ứng viên, thu thập thêm thông tin và xác định mức độ quan tâm cũng như mức độ phù hợp của họ đối với công việc.

Tại sao quy trình liên hệ lần đầu kèm các tiêu chí sàng lọc ứng viên lại quan trọng?

Để có câu trả lời thỏa đáng, chúng ta cùng phân tích ưu – nhược điểm của quy trình này:

1. Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng
2. Tạo ấn tượng tốt về tổ chức
3. Thu hút nhân tài hàng đầu
4. Nâng cao cơ hội có được những ứng viên tốt nhất cho công việc. 

1. Các ứng viên tài năng mất hứng thú
2. Gây tổn hại đến danh tiếng của nhà tuyển dụng
3. Mất cơ hội tuyển dụng.

7 Tiêu chí sàng lọc ứng viên trong cuộc gọi đầu tiên

Trong quy trình liên hệ ban đầu, các tiêu chí sàng lọc ứng viên hiệu quả là điều cần thiết để xác định những ứng viên đủ tiêu chuẩn nhất và đảm bảo quy trình tuyển dụng hợp lý. Dưới đây là những cân nhắc chính để sàng lọc ứng viên trong lần liên hệ đầu tiên:

• Đánh giá ứng viên dựa trên trình độ học vấn, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc có liên quan phù hợp với yêu cầu công việc.
• Xác định các kỹ năng kỹ thuật, kiến thức và năng lực cần thiết để hoàn thành xuất sắc vai trò của ứng viên.

• Đánh giá xem các giá trị, thái độ và hành vi của ứng viên có phù hợp với văn hóa của tổ chức anh/chị hay không.
• Xem xét khả năng thích ứng và kỹ năng cộng tác trong công việc của họ.

• Đánh giá khả năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản của ứng viên trong lần tiếp xúc đầu tiên.
• Tìm kiếm sự rõ ràng, tính chuyên nghiệp và cách trình bày ý tưởng hiệu quả

• Đánh giá mức độ quan tâm của ứng viên đối với vị trí và sự hiểu biết của họ về tổ chức của anh/chị.
• Tìm kiếm sự mong muốn thực và thái độ chủ động đối với sự phát triển nghề nghiệp của họ.

• Đánh giá khả năng phân tích tình huống, tư duy sáng tạo và đưa ra giải pháp sáng tạo của ứng viên.
• Đánh giá các kỹ năng giải quyết vấn đề của họ thông qua các tình huống giả định hoặc các thử thách liên quan đến công việc.

• Xem xét tính linh hoạt, khả năng thích ứng và khả năng phục hồi của ứng viên trước những thay đổi về môi trường hoặc nhu cầu làm việc.
• Đánh giá khả năng học hỏi nhanh, xử lý thất bại và phục hồi sau thử thách của họ.

• Tìm kiếm những ứng viên thể hiện tính chuyên nghiệp, liêm chính và hành vi đạo đức.
• Xem xét kinh nghiệm và tài liệu tham chiếu trong quá khứ để đảm bảo họ duy trì các tiêu chuẩn đạo đức cao.

Bằng cách sử dụng các tiêu chí sàng lọc ứng viên này trong lần liên hệ đầu tiên, anh/chị có thể đánh giá hiệu quả trình độ, sự phù hợp với văn hóa và tiềm năng thành công của ứng viên trong tổ chức của mình. Hãy nhớ ghi lại các đánh giá của anh/chị để tham khảo trong tương lai và chia sẻ thông tin chi tiết có liên quan với nhóm tuyển dụng để có quy trình ra quyết định mang tính cộng tác.

Quy trình liên hệ lần đầu với ứng viên hiệu quả

Trước khi liên hệ lần đầu với ứng viên, hãy dành thời gian xem xét kỹ các hồ sơ ứng tuyển của ứng viên, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, thư xin việc và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác. Điều này sẽ giúp anh/chị hiểu sâu hơn về năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Cá nhân hóa cách tiếp cận của anh/chị bằng cách gọi tên ứng viên và đề cập đến các chi tiết nổi bật trong đơn ứng tuyển của họ, chứng tỏ rằng anh/chị đã đầu tư thời gian để xem xét hồ sơ của họ.

Bắt đầu liên lạc lần đầu bằng cách giới thiệu bản thân và cung cấp thông tin ngắn nhưng đủ về vai trò của anh/chị trong tổ chức. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ họ đang nói chuyện với ai. Ngoài ra, hãy giới thiệu ngắn về tổ chức của bạn, làm nổi bật sứ mệnh, giá trị và bất kỳ thành tích đáng chú ý nào phù hợp với sở thích và nguyện vọng của ứng viên.

Trong lần tiếp xúc đầu tiên, điều cần thiết là phải thiết lập một bầu không khí tích cực và thái độ trân trọng. Thể hiện sự nhiệt tình của anh/chị đối với khả năng của ứng viên và nhấn mạnh rằng anh/chị đánh giá cao sự quan tâm của họ đối với vị trí này. Khuyến khích một cuộc trò chuyện cởi mở và thân thiện, đảm bảo ứng viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ, đặt câu hỏi và bày tỏ mong đợi của họ.

Sử dụng lần tương tác đầu tiên như một cơ hội để thu thập thêm thông tin về ứng viên. Đặt câu hỏi có liên quan để hiểu rõ hơn về động lực, mục tiêu nghề nghiệp và kỳ vọng của họ. Điều này sẽ giúp anh/chị đánh giá mức độ phù hợp của họ với tổ chức và vai trò đang ứng tuyển. Hãy tích cực lắng nghe câu trả lời của họ và ghi chép, thể hiện sự quan tâm thực sự của anh/chị đối với lý lịch và nguyện vọng của họ.

Trong lần liên hệ lần đầu, điều quan trọng là phải cung cấp cho ứng viên thông tin rõ ràng về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng. Phác thảo rõ ràng thời gian, hình thức phỏng vấn và bất kỳ đánh giá hoặc bài kiểm tra nào có thể được tiến hành. Tính minh bạch trong việc truyền đạt thông tin này giúp ứng viên hiểu những mong đợi và chuẩn bị cho phù hợp. Tránh đưa ra những lời hứa hoặc cam kết không thể thực hiện được, vì điều này có thể dẫn đến sự thất vọng trong quá trình này.

Khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi và giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào mà ứng viên có thể có. Hãy chuẩn bị để cung cấp các câu trả lời chính xác và chi tiết. Điều này thể hiện kiến thức và cam kết của anh/chị đối với quá trình tuyển dụng. Dành thời gian để giải thích trách nhiệm của vị trí, cấu trúc nhóm và bất kỳ thông tin liên quan nào khác có thể giúp ứng viên đưa ra quyết định sáng suốt. Bằng cách giải quyết các thắc mắc của họ, anh/chị tạo niềm tin cho ứng viên và tăng cường sự gắn kết của họ với tổ chức của bạn.

Khi anh/chị kết thúc lần tiếp cận đầu tiên, hãy bày tỏ lòng biết ơn của anh/chị đối với thời gian và sự quan tâm của ứng viên. Nhắc lại sự nhiệt tình của anh/chị đối với tiềm năng của họ và đảm bảo với họ rằng đơn ứng tuyển của họ sẽ được xem xét thêm. Thông báo cho họ về mốc thời gian gần đúng cho các bước tiếp theo và giải thích cách thức và thời điểm họ có thể nhận được phản hồi từ bạn. Việc cung cấp thông tin này giúp ứng viên hiểu rõ về các giai đoạn tiếp theo và tránh được sự không chắc chắn.

Ví dụ thực tế về cuộc gọi đầu tiên với các tiêu chí sàng lọc ứng viên

Dưới đây là những ví dụ thực tế về cách tiến hành quy trình liên hệ ban đầu theo bảy bước:

Bước 1: Chuẩn bị và Cá nhân hóa

Xin chào, [Tên của ứng viên]. Tôi là Sarah từ bộ phận nhân sự của Công ty freeC. Tôi đã xem qua bản lý lịch ấn tượng của anh/chị và muốn thảo luận về cơ hội [vị trí] với bạn. Tôi nhận thấy kinh nghiệm sâu rộng của anh/chị trong quản lý dự án, điều này hoàn toàn phù hợp với vị trí đang tuyển của chúng tôi.

Bước 2: Giới thiệu về bản thân và tổ chức

Là nhà quản lý nhân sự tại Công ty freeC, vai trò của tôi liên quan đến việc giám sát quá trình tuyển dụng và tìm kiếm những nhân tài tốt nhất cho công ty. XYZ là một công ty công nghệ hàng đầu nổi tiếng với các giải pháp sáng tạo trong ngành. Chúng tôi tự hào về việc thúc đẩy môi trường làm việc khuyến khích sự phát triển và sáng tạo.

Bước 3: Thiết lập bầu không khí

Tôi rất vui được tìm hiểu thêm về khả năng của anh/chị cũng như mong muốn tham gia đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng mỗi ứng viên đều có những điểm mạnh riêng và chúng tôi đánh giá cao những đóng góp mà họ có thể thực hiện trong công việc. Vui lòng đặt bất kỳ câu hỏi nào hoặc chia sẻ bất kỳ suy nghĩ nào mà anh/chị có.

Bước 4: Thu thập thông tin

Để hiểu rõ hơn về khả năng và nguyện vọng của bạn, anh/chị vui lòng cho tôi biết thêm về kinh nghiệm của anh/chị trong việc quản lý các dự án phức tạp không? Điều gì đã thúc đẩy anh/chị ứng tuyển vào vị trí này tại Công ty freeC? Chúng tôi rất muốn biết về mục tiêu nghề nghiệp của anh/chị và cách những mục tiêu đó phù hợp với với sứ mệnh của công ty freeC.

Bước 5: Cung cấp thông tin rõ ràng

Là một phần trong quy trình tuyển dụng, chúng tôi thường tiến hành hai vòng phỏng vấn. Vòng đầu tiên là một cuộc phỏng vấn qua video để chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về năng lực của anh/chị và đánh giá mức độ phù hợp của anh/chị với vai trò. Nếu thành công, vòng thứ hai sẽ là một phỏng vấn trực tiếp với nhóm tuyển dụng. Ngoài ra, có thể có phần đánh giá kỹ năng hoặc đánh giá nghiên cứu tình huống cụ thể.

Bước 6: Giải quyết các câu hỏi và mối lo ngại của ứng viên

Anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào về vị trí ứng tuyển hoặc công ty của chúng tôi không? Chúng tôi hiểu tầm quan trọng của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và tôi rất sẵn lòng cung cấp thêm thông tin về các tùy chọn lịch trình làm việc linh hoạt, các chương trình chăm sóc sức khỏe cho nhân viên và các cơ hội phát triển nghề nghiệp. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng anh/chị hiểu rõ về trải nghiệm làm việc tại Công ty freeC.

[block rendering halted] [block rendering halted]

Bước 7: Bày tỏ lòng biết ơn và các bước tiếp theo

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian nói chuyện với tôi hôm nay, [Tên ứng viên]. Đơn đăng ký của anh/chị chắc chắn đã thu hút sự chú ý của chúng tôi và chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của anh/chị khi tham gia đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi sẽ xem xét tất cả các ứng viên và đặt mục tiêu liên hệ lại anh/chị trong vòng hai tuần tới để cập nhật thông tin về các bước tiếp theo. Nếu anh/chị có thêm bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc điện thoại.

Câu hỏi thường gặp

Liên hệ ban đầu có thể được thực hiện thông qua nhiều kênh khác nhau. Đó có thể là gọi điện thoại, gửi email hoặc trò chuyện qua video. Xem xét bản chất của vị trí và mong muốn của ứng viên khi lựa chọn phương thức liên hệ. Quan trọng là phải đảm bảo tính hiệu quả và thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức.

Anh/chị nên nhanh chóng liên hệ lần đầu sau khi sàng lọc hồ sơ và xác định các ứng viên tiềm năng. Việc trì hoãn quy trình thể hiện sự thiếu quan tâm, dẫn đến việc các ứng viên chấp nhận lời đề nghị từ các công ty khác. Tính kịp thời là rất quan trọng trong quá trình liên hệ lần đầu để đảm bảo các ứng viên cảm thấy được đánh giá cao và gắn bó ngay từ đầu.

Nếu một ứng viên không có mặt vào thời gian đã lên lịch, hãy linh hoạt và điều chỉnh thời gian thay thế mà họ phù hợp. Tôn trọng tính sẵn sàng của họ, thể hiện sự linh hoạt và hiểu biết của tổ chức bạn. Nếu một ứng viên liên tục vắng mặt mà không cung cấp giải pháp thay thế phù hợp, điều đó có thể cho thấy họ thiếu sự quan tâm đến công việc này. Trong những trường hợp như vậy, nên đánh giá lại sự phù hợp của ứng viên.

Có, quy trình liên hệ lần đầu có thể được thực hiện bởi các chuyên gia nhân sự hoặc nhà tuyển dụng, những người có hiểu biết thấu đáo về các yêu cầu của vị trí và văn hóa của tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo rằng người thực hiện liên hệ lần đầu có kiến thức và kỹ năng giao tiếp cần thiết để tương tác hiệu quả với các ứng viên.

Nếu ứng viên hỏi về tiền lương và phúc lợi, tốt nhất anh/chị nên ghi nhận một cách lịch sự câu hỏi đó và giải thích rằng các chi tiết cụ thể về lương và phúc lợi sẽ được thảo luận trong các giai đoạn sau của quy trình tuyển dụng. Nhấn mạnh rằng cuộc tiếp cận ban đầu chủ yếu tập trung vào việc đánh giá trình độ và sự phù hợp của ứng viên. Bằng cách trì hoãn cuộc thảo luận này sang giai đoạn sau, anh/chị có thể đảm bảo rằng tiền lương được đánh giá dựa trên sự phù của ứng viên đối với vị trí.

Tổng kết

Quy trình liên hệ lần đầu kèm các tiêu chí sàng lọc ứng viên là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng có thể ảnh hưởng lớn đến nhận thức của ứng viên về tổ chức của bạn. Bằng cách làm theo các nguyên tắc được nêu trong hướng dẫn này, anh/chị có thể tạo ra trải nghiệm tích cực và hấp dẫn cho ứng viên, nâng cao cơ hội thu hút nhân tài hàng đầu và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt. Hãy nhớ rằng giao tiếp hiệu quả, cá nhân hóa và sự rõ ràng là chìa khóa để thiết lập nền tảng vững chắc cho hành trình tuyển dụng.

Các bài viết cùng chủ đề

• Cách xác định các ứng viên hoàn hảo thông qua Sàng lọc
• 10 Cách tối ưu hóa quy trình đăng tin tuyển dụng thành công
• Tiết lộ cách xác định nhu cầu công việc như một chuyên gia