Với việc lên quy trình lập kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, các công ty có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Vì vậy, việc lên kế hoạch chiến dịch cũng là một khâu cơ bản hết sức quan trọng. Nếu bạn có một vị trí tuyển dụng cần được bổ sung, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn tìm được người phù hợp cho công việc với những kỹ năng và kiến thức cần thiết để phát triển công ty. Việc tuyển dụng hiệu quả phụ thuộc vào cách bạn chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng, quảng bá và giới thiệu các vị trí bạn muốn tuyển dụng. Nếu bạn làm tốt các công việc trên, bạn sẽ gặp được những ứng viên tốt tại buổi phỏng vấn.
freeC tin chắc rằng, chỉ cần làm theo hướng dẫn này là bạn sẽ có được một kế hoạch tuyển dụng tổng quan đầy đủ chi tiết nhất. Hãy cùng tham khảo các bước sau sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả.
Thế nào là một quy trình lập kế hạch tuyển dụng tốt?
Một kế hoạch tuyển dụng tốt bao gồm các thông tin chi tiết và đầy đủ nhất về thông tin tuyển dụng trong tương lai của công ty bạn. Trong đó bao gồm tổng số nhân viên được thuê, vị trí tuyển dụng của các bộ phận, phòng ban và thời gian tuyển dụng dự kiến và ước tính ngân sách cho những vị trí đó. Kế hoạch phải thể hiệ được tổng quan và chi tiết nhất.
Hãy nhớ rằng tất cả các thông tin về kế hoạch tuyển dụng phải được xây dựng và phê duyệt bởi ban lãnh đạo dựa trên sự tích hợp các nhu cầu tuyển dụng từ tất cả các bộ phận trong công ty.
Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng
Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban trong công ty
Để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự, việc đầu tiên của người quản lý tuyển dụng cần làm là tổng hợp nhu cầu tuyển dụng cho các vị trí đang thiếu trong bộ phận hoặc có thể phát sinh trong tương lai dựa vào nhu cầu công việc. Dựa trên những thông tin trên, HR sẽ bắt đầu lên quy trình kế hoạch chi tiết và tổng quan.
>>> Xem thêm 6 xu hướng tuyển dụng năm 2021
Lập kế hoạch tổng quan
Kế hoạch tổng quan bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Tổng số lượng tuyển dụng mỗi năm, số lượng tuyển dụng cho từng bộ phận cho từng vị trí.
- Số lượng nhân viên dự kiến cho mỗi đợt tuyển dụng.
- Thời gian của mỗi lần tuyển dụng.
- Chi phí ước tính cho mỗi lần thuê và tổng chi phí tuyển dụng hàng năm.
Đề xuất kế hoạch tổng quan lên cấp trên
Sau khi phòng tuyển dụng hoàn thành toàn bộ kế hoạch thì sẽ đệ trình lên lãnh đạo cao nhất để phê duyệt. Nếu cần chỉnh sửa, người quản lý tuyển dụng sẽ cần thảo luận thêm với người quản lý hoặc trưởng bộ phận của mình để thống nhất về số lượng và vị trí nhân sự cần tuyển dụng.
Tiến hành lập kế hoạch chi tiết
Sau khi lập kế hoạch tổng quan, phòng nhân sự sẽ triển khai kế hoạch tuyển dụng chi tiết. Đây là bản kế hoạch chi tiết về các nhiệm vụ của kế hoạch tổng thể, bao gồm các thông tin sau:
- Có bao nhiêu vị trí được tuyển? Thời điểm tuyển dụng?
- Thông tin tóm tắt về các loại công việc: Yêu cầu công việc, mô tả công việc, v.v.
- Ngân sách tuyển dụng ước tính
- Lên lịch các bước trong quy trình tuyển dụng, bao gồm các kênh tuyển dụng, biên nhận CV, phỏng vấn, đào tạo và nhận việc.
>>> Tham khảo Những Website đăng tin tuyển dụng miễn phí tốt nhất
Thông qua kế hoạch chi tiết
Sau khi HR xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết, kế hoạch này sẽ được trình lên Giám đốc nhân sự, Hội đồng quản trị hoặc bất kỳ người có thẩm quyền nào khác để phê duyệt. Kế hoạch tuyển dụng chi tiết được phê duyệt thì chính là thời điểm hoàn thành kế hoạch tuyển dụng.
Thực hiện kế hoạch tuyển dụng
Soạn nội dung cho JD (mô tả công việc)
Một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ thu hút những ứng viên phù hợp đến với công ty của bạn. Yêu cầu công việc, nội dung công việc, điều kiện làm việc, phúc lợi và triển vọng thăng tiến của vị trí đó càng rõ ràng thì bạn sẽ không tốn nhiều thời gian để loại bỏ các ứng viên không phù hợp sau này.
Bản mô tả công việc phù hợp phải bao gồm các thông tin sau:
- Chức vụ: Không sử dụng các danh từ hoặc chức danh bất thường mà chỉ công ty của bạn mới sử dụng để gọi chức danh công việc đó. Nên sử dụng một cái tên chung chung mà mọi người trong ngành đều biết.
- Thông tin công ty: Giới thiệu ngắn gọn về công ty: Nhấn mạnh các lĩnh vực tiềm năng về hoạt động và quan tâm của ứng viên (sứ mệnh, giá trị cốt lõi, giải thưởng gần đây, v.v.).
- Mô tả công việc: cho ứng viên thấy rằng họ có thể đóng góp công sức bằng cách tóm tắt các nhiệm vụ quan trọng nhất mà họ phải thực hiện. Hãy nhớ nhấn mạnh những khía cạnh độc đáo và thú vị trong vị trí đó.
- Yêu cầu công việc: Trước khi viết phần này, bạn nên tìm và tham khảo ý kiến của các nhân viên chủ chốt trong công ty để xác định các yêu cầu đối với một ứng viên lý tưởng cho vị trí này.
- Cách thức ứng tuyển: Vui lòng ghi rõ các hồ sơ, tài liệu, chứng chỉ cần thiết (CV, CV, tài liệu tham khảo, tài liệu liên quan …) đối với ứng viên. Ứng viên phải nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, fax, email. Hãy ghi rõ các yêu cầu và hình thức mà phía công ty bạn muốn ứng viên làm theo.
- Thời hạn: ghi rõ thời hạn nhận hồ sơ để tránh các CV ứng tuyển sau đó, tạo tính công bằng cho các ứng viên khác.
Sàng lọc hồ sơ ứng viên
Sau khi nhận hồ sơ và chọn được hồ sơ ưng ý nhất, bước tiếp theo là sàng lọc CV ứng viên. Trong giai đoạn này, bạn càng tập trung kỹ càng thì bạn sẽ đỡ mất thời gian các giai đoạn sau.
Dưới đây là một số cách để giúp bạn có thể sàng lọc CV ứng viên:
- Liên hệ: Yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin cần thiết khác qua email hoặc điện thoại trước khi phỏng vấn. Điều này chứng tỏ họ có hứng thú với công việc hay không.
- Các bài kiểm tra cơ bản: Các bài test giúp bạn tìm thấy những ứng viên có kỹ năng và giá trị phù hợp nhất với công ty.
Tiến hành phỏng vấn
Phỏng vấn là cơ hội để nhà tuyển dụng xác nhận trình độ của ứng viên, đảm bảo rằng công việc đạt được như mong đợi và đánh giá ứng viên có phù hợp với môi trường làm việc của công ty hay không.
Có hai loại câu hỏi thường được hỏi khi phỏng vấn:
- Câu hỏi về ứng xử: Những loại câu hỏi này giúp dự đoán hành vi trong tương lai bằng những câu hỏi về ứng xử trong quá khứ của ứng viên. Giúp nhà tuyển dụng đánh giá bản lĩnh, cách giải quyết vấn đề của ứng viên.
- Câu hỏi giải quyết tình huống: Những loại câu hỏi này thường bao gồm các tình huống giả định mà ứng viên có thể gặp phải trong công việc và yêu cầu giải quyết chúng. Phương pháp này giúp đánh giá kiến thức, kỹ năng và cách thức làm việc của ứng viên.
Công bố kết quả và tuyển dụng thành công
Khi bạn đã chọn được ứng viên tài năng và phù hợp nhất cho công việc, hãy gọi điện trực tiếp để họ biết rằng họ đã được chọn. Có thể mất vài ngày để ứng viên quyết định có chấp nhận công việc hay không. Sau khi thỏa thuận, thông thường nên gửi thư hoặc email xác nhận giữa các bên.
Trên đây là quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự tham khảo dành cho doanh nghiệp. Chúc các bạn tuyển dụng thành công và hiệu quả.
Bài viết liên quan:
- Tìm hiểu văn hoá doanh nghiệp là gì?
- Phát triển nguồn lực nhân sự thế nào mới hiệu quả?
- Covid-19 tác động đến ngành tuyển dụng như thế nào?
GIẢI PHÁP NHÂN SỰ TỐT NHẤT VIỆT NAM
