Quy trình làm việc của headhunter hiệu quả mới nhất

Bạn đang muốn tìm kiếm các công ty headhunter uy tín và chất lượng. Bạn vẫn còn băn khoăn vì chưa hiểu rõ quy trình làm việc của headhunter nên không thể chọn được. Hãy cùng freeC đi tìm hiểu cụ thể về quy trình làm việc của headhunter nhé.

Tìm hiểu quy trình làm việc của headhunter

Quy trình làm việc chung

Khi một công ty tìm kiếm bên thứ ba để cung cấp dịch vụ tuyển dụng, tại đây có hai loại hình tuyển dụng khác nhau. Một trong hai loại hình này đó là tuyển dụng ngắn hạn do các công ty headhunter ngắn hạn cung cấp và tuyển dụng dài hạn do các công ty headhunter dài hạn cung cấp. Tuy nhiên, tất cả đều tuân theo quy trình chung.

Khi các headhunter bắt đầu một dự án mới, họ thường tìm kiếm thông tin để hiểu rõ về vị trí mà họ được yêu cầu tuyển. Sau đó, họ tìm hiểu rõ về doanh nghiệp và các mục tiêu tiềm năng để tiếp cận ứng viên. Các ứng viên sẽ được lựa chọn bởi các headhunter và sẽ được liên lạc qua điện thoại. Sau bước đầu tiên do headhunter tuyển dụng, công ty khách hàng nhận được hồ sơ ứng viên và đánh giá chi tiết từng người một. Các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được hẹn phỏng vấn trực tiếp.

Kết thúc buổi phỏng vấn, nếu ứng viên được chọn, công ty sẽ thảo luận với ứng viên đó về công việc cụ thể, mức lương, thưởng… thông qua buổi gặp mặt trực tiếp hoặc thư mời nhận việc. Thư mời sẽ được gửi đến ứng viên và công ty headhunter cùng một lúc. Quy trình tuyển dụng thông qua các headhunter thường kéo dài 5-6 tuần.

>>> Xem thêm Chi tiết báo giá dịch vụ headhunter tại Việt Nam

Dịch vụ headhunter ngắn hạn

Các công ty headhunter ngắn hạn chỉ được trả tiền nếu một trong những ứng viên họ giới thiệu được công ty chọn. Các công ty săn đầu người ngắn hạn thường tìm kiếm các vị trí đang tuyển dụng và chủ động liên hệ các doanh nghiệp giới thiệu về dịch vụ. Sau đó họ sẽ chọn ứng viên phù hợp và gửi CV ứng viên đến công ty của bạn. Sau quá trình tuyển dụng, nếu một trong những ứng viên do headhunter giới thiệu được đề nghị thử việc, công ty headhunter đó sẽ nhận một khoảng phí tuyển dụng.

Đối với loại hình này, nhà tuyển dụng có thể nhận được hồ sơ từ nhiều công ty headhunter ngắn hạn khác nhau. Tuy nhiên, chỉ một trong số đó đáp ứng và được công ty chi trả. Chi phí dịch vụ do các công ty headhunter ngắn hạn cung cấp thường vào khoảng 20% tổng lương của ứng viên trong năm đầu tiên. Điều này bao gồm tiền lương cơ bản và tiền thưởng.

Các công ty headhunter ngắn hạn có thể phải mất nhiều tháng mới nhận được khoản thanh toán. Tuy họ gửi hồ sơ cho nhiều ứng viên, lên lịch phỏng vấn, theo dõi kết quả, thương lượng lương và kế hoạch, nhưng nếu ứng viên và nhà tuyển dụng không đạt được thỏa thuận, họ cũng chẳng nhận được phí gì.

>>> Xem thêm bài viết Khi sử dụng dịch vụ Headhunter cần lưu ý những gì?

Dịch vụ headhunter dài hạn

Các công ty headhunter thuê dài hạn được công ty trả trước một khoản phí để tìm kiếm ứng viên. Những ứng viên này có nhiều khả năng được chọn, nhưng cũng có thể không được chọn. Nếu một ứng viên được chọn, họ sẽ nhận được khoản phí còn lại. Các nhà tuyển dụng thường sử dụng các công ty headhunter dài hạn để tuyển các vị trí cấp cao, thường là giám đốc điều hành (CEO-CEO, CFO-CFO, v.v.) hoặc giám đốc, trưởng bộ phận. Phí headhunter cho dịch vụ này xấp xỉ 30% tổng mức lương của ứng viên được chọn trong năm đầu tiên.

Các công ty headhunter dài hạn sẽ tìm kiếm ứng viên dựa vào cơ sở dữ liệu và gửi danh sách phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Sau cuộc phỏng vấn, một trong những ứng viên này có khả năng được chọn. Nếu ứng viên không đạt yêu cầu, các headhunter dài hạn sẽ tiếp tục lặp lại quy trình tuyển chọn.

>>> Xem thêm bài viết Có nên sử dụng dịch vụ headhunter tại Việt Nam

12 bước trong quy trình làm việc của headhunter

Tìm hiểu khách hàng

Trước khi gặp khách hàng, bạn nên thực hiện nghiên cứu sâu rộng để hiểu rõ về cách tổ chức của công ty họ. Bào gồm một số mục: lịch sử công ty, sản phẩm và dịch vụ, Lãnh đạo chiến lược, điểm mạnh điểm yếu của tổ chức, thương hiệu tuyển dụng của họ…

Đàm phán ủy nhiệm từ khách hàng

Phần thứ hai của quá trình tìm kiếm giám đốc điều hành là cuộc họp với khách hàng. Tại đây, bạn nên gặp nhóm nhân sự và / hoặc người quản lý tuyển dụng có liên quan.

Mục đích là để hiểu rõ hơn:

• Môi trường làm việc của công ty, các vấn đề về lập kế hoạch tuyển dụng, giá trị của công ty.
• Sự năng động, phong cách làm việc và cách tiếp cận
• Các yêu cầu về vai trò cụ thể từ góc độ kỹ thuật và quản lý

Từ đó, bạn nên đưa ra các ghi chú chi tiết về vị trí tuyển dụng để hỗ trợ quá trình lựa chọn ứng viên. Giai đoạn này cho phép bạn làm việc như một người quảng bá thương hiệu cho chính khách hàng của mình trên thị trường việc làm.

Tạo JD tuyển dụng

Tạo một bản JD lý tưởng dựa trên nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn một và hai của quá trình trao đổi với khách hàng. Điều này sẽ tạo cơ sở cho các giai đoạn tìm kiếm và lựa chọn tốt hơn.

Bản JD cần tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật, chuyên môn, quản lý và văn hóa của ứng viên lý tưởng. Ngoài các trách nhiệm chính và yêu cầu về vai trò, bản JD còn dùng để quảng cáo ra bên ngoài trong quá trình tìm ứng viên.

>>> Xem thêm JD là gì? Làm thế nào để xây dựng một JD hiệu quả

Phác thảo thị trường tuyển dụng

Lấy hồ sơ ứng viên lý tưởng và các yêu cầu riêng của khách hàng làm điểm xuất phát, phác thảo bản đồ thị trường qua các khu vực địa lý, ngành, đối thủ cạnh tranh và bất kỳ ứng viên nội bộ phù hợp nào. Điều này sẽ giúp công ty xác định mục tiêu phù hợp với cơ cấu tổ chức của họ.

Tìm kiếm ứng viên

Bạn nên tận dụng một loạt các kỹ thuật thu hút sáng tạo, nhắm mục tiêu đến cả ứng viên chủ động và bị động. Điều này có thể bao gồm giới thiệu và đề xuất, tìm kiếm cơ sở dữ liệu độc quyền, cổng thông tin việc làm, quảng cáo tập trung vào ngành tìm kiếm, diễn đàn nghề nghiệp và phương tiện truyền thông xã hội.

Mục tiêu quan trọng của bạn phải là xác định (các) ứng viên tốt nhất có thể cho vị trí này, chứ không phải là người tích cực nhất hiện có. Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, bạn có thể muốn mở rộng tìm kiếm của mình ra ngoài thị trường trong nước.

Lập danh sách ứng viên

Từ việc tìm kiếm được thực hiện trong giai đoạn phác thảo bản đồ thị trường, hãy giới thiệu cho khách hàng của bạn một danh sách dài gồm tối đa 10 ứng viên, bao gồm cả các ứng viên nội bộ nếu thích hợp. Bảng danh sách này nên bao gồm tên, công ty, chức vụ, vị trí và chi tiết liên hệ, cũng như ghi chú về sự phù hợp của từng ứng viên.

Kiểm tra ứng viên

Kiểm tra ứng viên đóng một phần quan trọng trong quá trình tìm kiếm, cung cấp đánh giá khách quan về năng lực chính và phong cách làm việc của ứng viên.

Có hàng trăm bài đánh giá sẵn khác nhau dễ dàng tìm thấy. Các đánh giá bao gồm chuyên môn kỹ thuật hoặc lý thuyết, khả năng nhận thức, tính cách và trí tuệ cảm xúc. Cho dù bạn chọn nguồn tài liệu nào, hãy đảm bảo các bài kiểm tra cung cấp trải nghiệm người dùng hấp dẫn, đơn giản và tích cực cho ứng viên.

Rút gọn danh sách ứng viên

Gửi đến khách hàng một danh sách chọn lọc có khoảng 2-4 ứng viên. Kèm theo báo cáo chi tiết về từng ứng viên. Báo cáo nên bao gồm CV của ứng viên, phân tích và kết quả của bài kiểm tra được thực hiện trong giai đoạn trước đó. Bạn cũng nên bao gồm các ghi chú của headhunter dựa trên việc sàng lọc trước ứng viên của bạn.

Phỏng vấn

Thiết kế một buổi phỏng vấn nhất quán dựa trên các yêu cầu cụ thể của khách hàng của bạn. Tùy thuộc vào vị trí của các ứng viên, giai đoạn này có thể bao gồm sự kết hợp phỏng vấn qua điện thoại, video và phỏng vấn thực tế. Nếu thích hợp, hãy giữ vai trò dẫn dắt trong mỗi cuộc phỏng vấn hoặc cung cấp hỗ trợ dưới hình thức tổ chức, giám sát và xem xét các giai đoạn riêng biệt của quá trình phỏng vấn.

Gửi kết quả, offer đến ứng viên

Trong giai đoạn này, ứng viên có rất nhiều lựa chọn và suy nghĩ. Do đó, phải cần tập trung để có thể thuyết phục được học đồng ý. Một khi ứng viên thành công đã chấp nhận lời đề nghị giúp duy trì cuộc đối thoại giữa khách hàng của bạn và họ.

Bạn sẽ đảm bảo mọi cuộc đàm phán đều suôn sẻ và cuối cùng thành công. Điều này sẽ bảo vệ khỏi rủi ro và cạnh tranh từ bên ngoài. Nếu việc này được thực hiện một cách hiệu quả, sẽ không chỉ giảm thiểu nguy cơ từ chối mà còn tăng cơ hội thành công khi họ bắt đầu vai trò mới của mình.

Xác thực thông tin ứng viên

Xác thực thông tin là một giai đoạn quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Tiêu chuẩn cao về giao tiếp giữa việc kiểm tra lý lịch từ khách hàng của bạn và ứng viên là rất quan trọng trong việc đẩy nhanh thời gian hoàn thành, giảm thiểu nguy cơ ứng viên bỏ việc và nâng cao thương hiệu của nhà tuyển dụng.

Onboarding và chuyển công tác

Tốt nhất, bạn nên khuyến khích khách hàng sử dụng dịch vụ quản lý hợp đồng kỹ thuật số sử dụng công nghệ hiện đại để có quy trình nhanh chóng và hiệu quả. Điều này bao gồm các phương tiện tải xuống và tải lên tài liệu và một hệ thống chữ ký điện tử ràng buộc về mặt pháp lý.

Nếu ứng viên có xuất xứ từ nước ngoài, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng xem bạn hoặc khách hàng có cung cấp hỗ trợ đi lại hay không. Ngay cả đến bước cuối cùng, ứng viên vẫn có thể bỏ việc nếu họ cảm thấy họ không được hỗ trợ đầy đủ. Hỗ trợ có thể bao gồm từ việc cung cấp thông tin về thị trường bất động sản địa phương, trường học và các tiện nghi địa phương khác.

Loại hình headhunter nào phù hợp với bạn

Hai hình thức tuyển dụng ở trên đều có tính chất khác nhau. Dựa vào điều kiện và nhu cầu của doanh nghiệp mà cân nhắc lựa chọn phù hợp. Thông thường, các headhunter ngắn hạn thường cung cấp các ứng viên ở vị trí thấp và vừa trong khi đó headhunter dài hạn thường tìm kiếm các vị trí cao cấp và hiếm. Nếu sử dụng headhunter ngắn hạn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như có thể làm việc với nhiều headhunter cùng lúc để tìm ra ứng viên tốt. Còn với headhunter dài hạn, tuy tốn thời gian nhưng bạn sẽ tìm ra được ứng viên chất lượng tuyệt vời.

>>> Tham khảo 5 lý do nên sử dụng dịch vụ headhunt của freeC

Trên đây là một vài thông tin về quy trình làm việc của headhunter mà bạn cần biết. Hy vọng công ty bạn sẽ có lựa chọn dịch vụ nào phù hợp để tuyển dụng hiệu quả nhất.

Bài viết liên quan:

• Những điều chưa biết về công ty săn đầu người (headhunter)
• Bí quyết tìm việc trên linkedin hiệu quả dành cho cộng tác viên tuyển dụng
• Hướng dẫn xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng

GIẢI PHÁP NHÂN SỰ TỐT NHẤT VIỆT NAM