Cải thiện chất lượng tuyển dụng (Quality of Hire) luôn là điều mà mọi công ty mong muốn thực hiện mỗi ngày. Các nhà tuyển dụng tìm mọi cách, mọi biện pháp để có thể thu hút ứng được những ứng viên tốt nhất về mình.

Tuy nhiên, là một nhà tuyển dụng có tâm và có tầm, họ vẫn luôn tự hỏi: “Liệu những gì mình đang làm đã đủ nâng cao chất lượng tuyển dụng chưa?”

Trong bài viết này, freeC sẽ cung cấp cho các anh/chị tất cả những giá trị của việc phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng và nên bắt tay cải thiện yếu tố nào trước để phù hợp với công ty của mình. Thông qua đó chúng ta sẽ biết được những gì mình đang làm đã đáp ứng được việc nâng cao “quality of Hire” hay chưa.

Quality of Hire (QoH) – Chất lượng tuyển dụng là gì?

Quality of Hire (QoH) – Chất lượng tuyển dụng là một chỉ số đo lường giá trị mà nhân viên mới mang lại cho công ty, thường được đánh giá bằng sự đóng góp của họ cho sự thành công lâu dài của công ty. Đây là một chỉ số phức tạp, thường được đo lường sau vài tháng kể từ khi tuyển dụng, tổng hợp nhiều chỉ số nhỏ khác nhau để tính toán như chỉ số hiệu suất của ứng viên mới, tỷ lệ nghỉ việc và tỷ lệ giữ chân.

Các công ty có thể sử dụng chỉ số này để đo lường chất lượng của việc tuyển dụng cho từng nhân viên mới, hoặc để tính toán chất lượng tổng thể của việc tuyển dụng trong công ty của họ.

Nói cách khác, chỉ số QoH là việc định lượng giá trị mà một nhân viên mới sẽ tạo ra sau khi tham gia công ty. Giá trị đó thường được đo lường thông qua một trong các yếu tố sau:

• Sự thành công lâu dài của công ty
• Hiệu suất làm việc của nhân viên
• Năng suất của nhân viên
• Sự hỗ trợ của nhân viên với đồng nghiệp

Tại sao nên đo lường Quality of Hire – Chất lượng tuyển dụng?

Đo lường Quality of Hire – Chất lượng tuyển dụng có vai trò rất quan trọng trong quá trình điều chỉnh kế hoạch và chiến lược phát triển nhân sự của công ty. Nắm rõ chỉ số Quality of hire của việc tuyển dụng đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ biết được những điểm yếu của mình đang nằm ở đâu, điều đó sẽ giúp công ty có cái nhìn chính xác hơn trong việc thực hiện tuyển dụng.

Dựa vào việc kết nối Quality of Hire với dữ liệu các chỉ số khác, chúng ta sẽ có những điều chỉnh chính xác hơn trong việc tuyển dụng. Ví dụ: dựa trên các chỉ số, nhà tuyển dụng có thể thấy những nguồn ứng viên chất lượng thấp đến từ một nguồn tuyển dụng cụ thể nào đó, điều này có thể cung cấp thông tin cho việc chọn kênh tuyển dụng trong tương lai của bộ phận tuyển dụng.

Đo lường Quality of Hire – Chất lượng tuyển dụng cũng khá hữu ích trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ tuyển dụng trong công ty. Số lượng nhân viên mới được tuyển dụng như thế nào? Các nhà tuyển dụng của công ty có tuyển dụng những ứng viên tương thích không?

Để đảm bảo những ứng viên phù hợp được bố trí vào đúng công việc, điều quan trọng là các công ty phải đo lường, theo dõi và phân tích chất lượng tuyển dụng theo thời gian. Bằng cách đó, họ có thể cải thiện quy trình tuyển dụng và tạo ra những tuyển dụng có chất lượng tốt hơn cho tổ chức theo thời gian.

Các chỉ số đo lường Quality of Hire – Chất lượng tuyển dụng

Trước đây, chúng ta thường đo lường những yếu tố dễ tính toán và sẵn có: thời gian lấp đầy (time-to-fill) làm thước đo tuyển dụng và xếp hạng hiệu suất cá nhân làm thước đo ứng viên. Tuy nhiên, điều đó đã dịch chuyển qua việc đo lường giá trị và đóng góp của những người mới mang lại cho công ty của bạn.

Khi mà năng lực của chúng ta về việc đo lường các quá trình và kết quả công việc ngày càng chi tiết, danh sách các chỉ số mà chúng ta có thể sử dụng để đánh giá kết quả tuyển dụng cũng tăng lên.

Trong bài viết này, freeC sẽ phân biệt ra các chỉ số trước khi tuyển dụng (pre-hire) và sau khi tuyển dụng (post-hire) vì thời điểm tuyển dụng là thời điểm mà ứng viên hoặc người mới được chuyển từ Phòng Tuyển dụng sang Quản lý, Nhân sự và các bộ phận hỗ trợ HR. Quan trọng hơn là hầu hết các chỉ số trước tuyển dụng sẽ đo lường về hiệu suất và hiệu quả tuyển dụng.

Ngược lại, các chỉ số sau tuyển dụng sẽ đo lường hiệu suất của nhân viên mới và mức độ quản lý hỗ trợ hiệu suất đó cũng như trải nghiệm của nhân viên. Đó là những chỉ số thường được sử dụng để đo lường chất lượng của việc tuyển dụng (Quality of Hire ) như một cách để đánh giá đóng góp của những nhân viên mới vào công ty.

Đo lường trước tuyển dụng (pre-hire measures)

Hiệu suất nguồn tuyển dụng (Source Yield)

Hiệu suất nguồn tuyển dụng (Source Yield) cho phép bạn đo lường giá trị của mỗi nguồn tuyển dụng để tập trung chi phí của bạn vào những nguồn mang lại lợi tức đầu tư tuyển dụng tốt nhất.

Hệ số Hiệu suất Nguồn Tuyển dụng = Số lượng tiềm năng từ nguồn ÷ Số lượng ứng viên được mời phỏng vấn

Source Yield Ratio = Number of leads from source ÷ Number of candidates invited to interview

Thời gian điền vị trí (Time to Fill)

Thời gian điền vị trí (Time to Fill) là thước đo hiệu quả tuyển dụng nội bộ, đa số được tính là số ngày giữa việc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng và ngày ứng viên chấp nhận lời mời. Đây là một trong những chỉ số được nêu trong hướng dẫn ISO 30414, bao gồm đo lường toàn bộ quy trình từ gốc độ tuyển dụng.

Thời gian Điền Vị trí = Ngày chấp nhận lời mời – Ngày yêu cầu tuyển dụng

Time to Fill = Offer acceptance – Requisition date

Thời gian tuyển dụng (Time to Hire)

Thời Gian tuyển dụng (Time to Hire) là số ngày mà một ứng viên tham gia quy trình tuyển dụng từ khi nộp đơn đến khi chấp nhận lời mời. Trong khi thời gian điền vị trí (Time to fill) tập trung vào hiệu suất tuyển dụng, thời gian tuyển dụng (Time to hire) đánh giá trải nghiệm của ứng viên. Cả hai chỉ số này đều phụ thuộc quan trọng vào số lượng ứng viên phù hợp cho vị trí công việc. Công ty anh/chị muốn có đủ ứng viên để so sánh và lựa chọn đúng cách, trừ khi thường xuyên tuyển dụng cho vị trí đó đủ để có một tiêu chuẩn tham khảo tốt. Để có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn, anh/chị có thể xem bài viết về Thời gian Tuyển dụng (Time to Hire) tại đây.

Thời gian Tuyển dụng = Ngày ứng viên chấp nhận offer – Ngày đầu tiên ứng viên nộp đơn

Time to Hire = Date offer accepted – Application date

Tốc độ tuyển dụng (Hiring Velocity)

Tốc độ tuyển dụng (Hiring Velocity) đo lường phần trăm vị trí được điền đúng hạn. Thời gian tuyển dụng cho các vị trí khác nhau sẽ khác nhau, vì vậy chúng ta nên lập kế hoạch có “deadline” cho mỗi vị trí được tuyển.

Tốc độ Tuyển dụng = (Số lượng tuyển dụng đúng hạn ÷ Tổng số tuyển dụng) × 100%

Hiring Velocity = (Number of on time hires ÷ Total hires) × 100%

Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng (Cost per Hire)

Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng (Cost per Hire), mặc dù đây là một yếu tố có thể đo lường và kiểm soát nhưng có thể khiến anh/chị lầm tưởng rằng mình đang tạo ảnh hưởng bằng cách tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, điều đó là chưa hẳn đúng vì chi phí và thời gian sẽ khác nhau cho mỗi vị trí khác nhau. Ngoài ra một số vị trí có vai trò cực kỳ quan trọng đối với công ty đến mức chúng nằm ngoài các các chỉ số tham khảo thông thường, đặc biệt là các vị trí cấp cao và các ngành đặc thù.

Chi phí Cho Mỗi lần Tuyển dụng = Tổng chi phí tuyển dụng / Tổng số nhân sự được tuyển

Cost per Hire = Sum of recruiting costs ÷ Number of hires

Ngân sách tuyển dụng (Hiring Budget)

Ngân sách tuyển dụng (Hiring Budget) là một chỉ số dùng để so sánh các chi phí tuyển dụng với các chi phí biến đổi của các loại vai trò khác nhau.

Ngân sách Tuyển dụng = Tổng chi phí tuyển dụng ÷ Tiền lương nhân viên mới

Hiring Budget = Total recruiting costs ÷ New hire payroll

Điểm đánh giá ứng viên (Candidate Assessment Scores)

Điểm đánh giá ứng viên (Candidate Assessment Scores) là một phương pháp được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng và nhóm tuyển dụng để đánh giá và xếp hạng ứng viên dựa trên hồ sơ, kỹ năng và sự phù hợp với một vai trò cụ thể. Nó giúp công ty nhận diện những ứng viên hàng đầu một cách nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo anh/chị đầu tư thời gian và tài nguyên của mình vào những ứng viên triển vọng nhất.

Điểm phỏng vấn (Interview Scores)

Hầu hết các công ty sử dụng bảng tính điểm hoặc thẻ điểm để người tuyển dụng và người phỏng vấn chấm điểm ứng viên. Quá trình này đòi hỏi một hệ thống đánh giá nhất quán với các tiêu chí và câu hỏi được xác thực.

Điểm Phỏng vấn = Tổng số điểm cho mỗi tiêu chí ÷ Số lượng điểm

Interview Score = Total of scores for each criterion ÷ Number of scores

Tỷ lệ chấp nhận lời mời (Offer Acceptance Rate)

Tỷ lệ chấp nhận lời mời (Offer Acceptance Rate) có thể giúp bạn xác định các vấn đề về lương thưởng hoặc vấn đề trong việc truyền đạt mức lương mong đợi. Trao đổi sớm về vấn đề tiền lương trong quá trình có thể ngăn ngừa những vấn đề liên quan đến “offer”.

Tỷ lệ Chấp nhận Lời mời = Số lượng lời mời chấp nhận ÷ Số lượng lời mời đã được gửi

Offer acceptance rate = Number of offers accepted ÷ Number of offers made

Khảo sát trải nghiệm tuyển dụng (Recruiting Experience Survey)

Một cuộc khảo sát được thiết kế để đo lường trải nghiệm của ứng viên trong quá trình tuyển dụng có thể giúp công ty nhận ra những vấn đề trở ngại ở bất kỳ điểm nào. Nó có thể giúp bạn xác định các trở ngại trong việc giao tiếp, việc không phản hồi và việc không cung cấp thông tin truy cập, giữa các yếu tố khác. Bạn cũng có thể thăm dò ý kiến của các ứng viên đã “mất tích” hay còn gọi là “ghosting” để tìm hiểu lý do.

Đo lường sau tuyển dụng (post-hire measures)

Thời gian đạt năng suất (Time to Productivity)

Thời gian đạt năng suất là thước đo số ngày từ khi tuyển dụng đến khi nhân viên mới đạt được hiệu suất làm việc tối đa. Đối với một nhân viên dịch vụ khách hàng mới, thời gian này có thể chỉ là một tuần hoặc ít hơn. Trong khi đó, đối với một quản lý tiếp thị, có thể mất vài tháng hoặc hơn. Thời gian đạt năng suất có thể giúp phát hiện ra các vấn đề trong quá trình giới thiệu, bao gồm hỗ trợ đào tạo và quản lý.

Thời gian Đạt Năng suất = Ngày đạt năng suất hoàn toàn - Ngày thuê

Time to Productivity = Date of full productivity – Hire date

Đánh giá kết thúc thời gian thử việc

Việc đánh giá vào thời gian thử việc có thể giúp đánh giá mức độ thích nghi của ứng viên với môi trường công việc mới hoặc phản ánh chất lượng của quá trình “onboarding”. Anh/chị cũng nên tiến hành khảo sát với nhân viên mới về quá trình “onboarding” để biết thêm về cách họ được hỗ trợ trong môi trường mới.

Khảo sát quá trình “onboarding”

Việc khảo sát nhân viên mới về quá trình “onboarding”, thực hiện định kỳ và cho đến khi kết thúc thời gian thử việc, có thể giúp công ty xác định xem nhân viên mới có đang gặp phải những thách thức trong việc thích nghi hay không và họ được hỗ trợ như thế nào trong quá trình làm quen.

Phù hợp công việc (Job Fit)

Trong suốt quá trình kinh nghiệm làm việc với hàng nghìn khách hàng, freeC nhận ra rằng mức độ phù hợp công việc kém thường trở nên rõ ràng trong giai đoạn đầu của quá trình tuyển dụng, tuy nhiên đôi khi vẫn có thể bị ẩn đi và không nhận ra ngay lập tức.

Ở đây freeC gợi ý công ty anh/chị có thể sử dụng nhanh phương pháp Điểm tuyển dụng (*) như hướng dẫn bên dưới như là một thước đo để xem cách anh/chị đang tìm kiếm ứng viên có hù hợp hay không. Phương pháp này gồm 3 bước đơn giản:

• Hãy hỏi người quản lý tuyển dụng câu hỏi sau sau thời gian tăng cường tuyển dụng mới: Trên thang điểm từ 0-10, mức độ phù hợp của nhân viên mới này cho công việc là bao nhiêu?
• Hãy hỏi những nhân viên mới câu hỏi sau đây sau thời gian ngắn: Trên thang điểm từ 0-10, công việc mới này phù hợp với bạn đến mức nào?

• Thu thập tất cả các kết quả và phân loại thành tỷ lệ phần trăm những người trả lời 9-10 (Rất phù hợp) và trừ đi tỷ lệ phần trăm những người trả lời 0-6 (Không phù hợp). Nhân kết quả này với 100 để có được kết quả Điểm tuyển dụng.

• Điểm tuyển dụng của bạn sẽ nằm trong khoảng từ -100 đến +100. Điểm càng cao thì càng tốt. Nếu kết quả <0, bạn đang tuyển dụng nhiều ứng viên không phù hợp hơn. Nếu kết quả >0, bạn đang tuyển dụng nhiều ứng viên phù hợp hơn. Điểm số 0 chỉ ra rằng tác động là trung lập đối với công ty của bạn.

(*) Nguồn: SmartRecruiter

Công thức tính Quality of Hire – Chất lượng tuyển dụng

Chất lượng Tuyển dụng = (Phần trăm Chỉ số 1 + Phần trăm Chỉ số 2 + Phần trăm Chỉ số 3 ...) ÷ Số chỉ số

Quality of Hire = (Indicator 1 % + Indicator 2 % + Indicator 3 %…) ÷ Number of Indicators

Đây là công thức tổng quát của để tính Chất lượng tuyển dụng (QoH) của một công ty, trong đó các chỉ số sẽ tuỳ thuộc vào tình hình và sự thống nhất của các phòng ban trong công ty đó.

Một số vai trò có thể có các tiêu chí và thước đo QoH khác nhau so với mặt bằng chung. Ví dụ, một người quản lý có thể được đánh giá dựa trên kỹ năng lãnh đạo của họ, trong khi một kỹ sư phần mềm có thể được đánh giá dựa trên của khả năng code của họ. Ngoài ra, mỗi vị trí sẽ có các yêu cầu chuyên biệt về những kỹ năng nghề khác nhau. Mục đích là điều chỉnh các yêu cầu và tiêu chí với những kỳ vọng ban đầu được thảo luận trong quá trình tuyển dụng.

Sau khi các tiêu chí QoH đã được xác định, hãy yêu cầu các quản lý trực tiếp điền vào các thẻ điểm (scorecard) với hệ thống điểm chuẩn để giúp công ty đánh giá hiệu quả chất lượng của nhân viên mới sau khi tuyển dụng. Ngoài điểm trực tiếp cho mỗi tiêu chí hoặc các hạng mục, hãy để chỗ trống để các quản lý thêm các ý kiến và ví dụ mở rộng.

Anh/chị có thể lưu lại bảng mẫu sau đây như một hướng dẫn khi tạo thẻ điểm của để đo lường chất lượng của nhân sự mới tại công ty.

Vì sao dịch vụ headhunt sẽ làm tăng chất lượng tuyển dụng?

Kiến thức chuyên môn

Trên thị trường, các công ty cung cấp dịch vụ headhunt là một chuyên gia thực thụ trong tất cả mọi thứ liên quan đến vấn đề tuyển dụng. Đặc biệt tại freeC Asia, trải qua những thăng trầm của thị trường trong suốt những năm vừa qua freeC hiểu rõ và nắm bắt được xu hướng tuyển dụng sẽ thay đổi thư thế nào trong thời gian ngắn và về lâu dài, điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho các công ty có lợi thế khi xác định các ứng viên phù hợp, không chỉ trong công việc và còn trong văn hoá của công ty. Tại freeC, chúng tôi biết rất rõ thông tin chi tiết về thị trường, bao gồm nguồn ứng viên phong phú và thậm chí là hiếm; cách tiếp cận những ứng viên này như thế nào cho phù hợp và có những phương pháp để các ứng viên này quan tâm đến các cơ hội mới tại công ty của anh/chị.

Có sẵn những phương pháp tìm đúng người đã được chứng minh

Sau khi xác định được những người phù hợp trên thị trường thông qua hệ thống ứng viên được hỗ trợ bởi AI (hơn 550.000 ứng viên), freeC sẽ có những phương pháp tiếp cận những người này trong “data pool” để tìm hiểu thêm về kinh nghiệm, nguyện vọng và tình hình hiện tại của họ trong công việc. Từ đó, các nhà tuyển dụng sẽ phân tích kỹ lưỡng hồ sơ của họ với văn hóa làm việc của công ty và yêu cầu công việc của công ty để đảm bảo rằng họ phù hợp với công việc. Cuối cùng, anh/chị chỉ nhận được thông tin về 2-3 ứng viên được rút gọn phù hợp với yêu cầu của bạn trong một thời gian nhanh chóng, từ 3-5 ngày.

Nhìn chung, quá trình tuyển dụng sẽ kéo dài và căng thẳng, đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng từ phía tuyển dụng nội bộ công ty, nhưng tại freeC Asia – đơn vị cung cấp dịch vụ headhunt sẽ có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về toàn bộ quy trình. Đối với việc ứng dụng công nghệ vào tuyển dụng, freeC không chỉ hiểu rõ điều kiện thị trường hiện tại, các công nghệ AI được sử dụng tại và các gói lương thưởng luôn được thay đổi, freeC hiểu rất rõ việc định vị công ty của anh/chị so với thị trường như thế nào trong mắt ứng viên. Với hệ thống AI và đội ngũ Consultant chuyên nghiệp, freeC nắm bắt rất rõ toàn bộ chu kỳ tuyển dụng và có mối quan hệ cực kỳ tốt với các ứng viên chất lượng.

Bằng cách tận dụng và khai thác chuyên môn từ dịch vụ headhunt, công ty anh/chị sẽ khai thác được rất nhiều kinh nghiệm mà chúng tôi đã tích luỹ được trong một thời gian dài.

Tiết kiệm thời gian

Như đã phân tích trong bài viết “Time to hire” trước đây, thời gian tuyển dụng đều có thể quy về chi phí, việc tìm người phù hợp cho công việc là một nhiệm vụ khó khăn để thực hiện. May mắn thay, dịch vụ headhunt freeC Asia hoàn toàn thành thạo trong việc tiết kiệm thời gian. Tại freeC chúng tôi giúp anh/chị giải quyết các nhiệm vụ căng thẳng của quá trình tuyển dụng. Các nhiệm vụ này bao gồm tìm kiếm tài năng, phối hợp phỏng vấn, đàm phán lương, quản lý ứng viên và tiến hành kiểm tra lý lịch.

Đặc biệt, với sự hỗ trợ của công nghệ AI và đội ngũ consultant dày dạn kinh nghiệm, việc sàn lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp chỉ tốn 3-5 ngày, thậm chí là ngắn hơn cho một số vị trí. Từ đó phần chi phí ẩn của việc một vị trí bị trống sẽ được rút ngắn đáng kể.

Với phần lớn công việc được giao cho công ty cung cấp dịch vụ headhunt, anh/chị sẽ có nhiều thời gian hơn cho những việc như “onboarding”, gắn kết nhân viên và quản lý hiệu suất.

Hợp tác WIN – WIN

Mối quan hệ giữa công ty sử dụng dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ headhunt là mối quan hệ đôi bên cùng có lợi. Trong khi các công ty sử dụng dịch vụ nhân sự cung cấp nguồn lực tài chính, thi đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự cung cấp cái nhìn chuyên sâu về chiến lược và cải thiện chất lượng tuyển dụng. Đối với hầu hết các công ty, việc tuyển dụng đúng người cho tổ chức của họ có thể dẫn đến sự tăng trưởng kinh doanh, điều này sẽ khiến các khoản đầu tư vào việc tuyển dụng trở nên xứng đáng.

Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách các dịch vụ headhunt của freeC Asia có thể giúp công ty bạn giảm chi phí tuyển dụng nhân viên mà không làm giảm chất lượng!