Việc yêu cầu thông tin người tham chiếu (reference) từ ứng viên là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Bài viết này freeC sẽ cung cấp mẫu email yêu cầu thông tin tham chiếu chuyên nghiệp và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hiệu quả.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email template bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
Trong quá trình tuyển dụng, việc thu thập thông tin người tham chiếu từ ứng viên đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và xác minh năng lực của họ. Email yêu cầu thông tin tham chiếu là bước đầu tiên để kết nối với những người đã từng làm việc với ứng viên, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn khách quan và đầy đủ hơn. Đây là những lý do chính khiến bước này trở nên cần thiết:
- Tạo cơ hội xác minh thông tin từ người đã trực tiếp làm việc với ứng viên
- Đánh giá được năng lực thực tế và phong cách làm việc của ứng viên
- Thu thập thông tin về khả năng làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp
- Giảm thiểu rủi ro trong quyết định tuyển dụng
Thời điểm thích hợp gửi email xin tham chiếu
Việc gửi email tham chiếu nên được thực hiện vào những thời điểm sau trong quy trình tuyển dụng:
- Sau khi ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn chuyên môn
- Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng
- Khi đã có được danh sách rút gọn những ứng viên tiềm năng
- Sau khi đã thông báo và nhận được sự đồng ý của ứng viên
Những nội dung cần có trong email
Một email tham chiếu hiệu quả cần được cấu trúc một cách logic và chuyên nghiệp. Việc đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết không chỉ giúp quá trình thu thập thông tin được thuận lợi mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Dưới đây là những thông tin thiết yếu cần có trong một email tham chiếu:
- Thông tin về vị trí đang tuyển dụng
- Yêu cầu cụ thể về số lượng người tham chiếu (thường là 2-3 người)
- Các thông tin cần thu thập từ người tham chiếu:
- Họ tên đầy đủ
- Chức danh và công ty
- Số điện thoại và email liên hệ
- Mối quan hệ công việc với ứng viên
- Thời gian làm việc cùng ứng viên
Mẫu email yêu cầu thông tin người tham chiếu – Tiếng Việt
Email yêu cầu thông tin tham chiếu cần thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo động lực cho ứng viên phản hồi nhanh chóng. Dưới đây là mẫu email được tối ưu cho môi trường doanh nghiệp Việt Nam.
Tiêu đề email tham chiếu
Vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] – Yêu cầu cung cấp thông tin tham chiếu
Nội dung email
Xin chào [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất ấn tượng với những chia sẻ của bạn và muốn tiến hành bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.
Để hoàn thiện quá trình đánh giá, chúng tôi mong muốn được liên hệ với một số người tham chiếu để có thêm thông tin về quá trình làm việc của bạn. Bạn vui lòng cung cấp thông tin của [2-3] người tham chiếu đã từng làm việc trực tiếp với bạn, bao gồm:
- Họ tên đầy đủ của người tham chiếu
- Chức danh và công ty hiện tại
- Số điện thoại và email liên hệ
- Mối quan hệ công việc với bạn
- Thời gian làm việc cùng nhau
Thông tin này sẽ được bảo mật và chỉ sử dụng cho mục đích tham chiếu trong quá trình tuyển dụng.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc số điện thoại dưới đây.
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email yêu cầu thông tin người tham chiếu – Tiếng Anh
When requesting reference information from candidates in an international context, it’s important to maintain clarity and professionalism while encouraging prompt responses.
Subject line
[Job Title] at [Company Name] – Reference Request
Email body
Dear [Candidate’s name],
Thank you for taking the time to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. We were very impressed with your insights and would like to proceed to the next step in our process.
To complete our evaluation, we would like to contact some references to gather more information about your work experience. Please provide contact information for [2-3] references, including:
- Full name of the reference
- Current position and company
- Phone number and email address
- Their working relationship with you
- Period of time working together
This information will be kept confidential and used solely for reference purposes during the recruitment process.
If you have any questions, please feel free to contact me via email or phone number below.
Best regards,
[Email Signature]
Tại freeC, chúng tôi hiểu rằng một email yêu cầu thông tin tham chiếu chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thu thập được những thông tin quan trọng về năng lực và phong cách làm việc của ứng viên, mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Với một mẫu email chuẩn mực, bạn sẽ dễ dàng nhận được phản hồi tích cực từ ứng viên, đồng thời có được những thông tin tham chiếu chất lượng để đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí của freeC. Kho tài liệu đa dạng của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu hóa từng bước trong quy trình tuyển dụng và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng chuyên nghiệp. Tải ngay ebook của freeC để nâng tầm công tác tuyển dụng của doanh nghiệp bạn!
