Email xác nhận sau khi nhận được hồ sơ ứng viên là một phần không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng. Nó không chỉ giúp công ty xác nhận đã nhận được hồ sơ mà còn mang đến cho ứng viên sự tin tưởng và biết được giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển dụng.
Tại sao nên viết email này?
Việc viết email xác nhận sau khi nhận được hồ sơ ứng viên mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
- Xây dựng ấn tượng đầu tiên tích cực: Cho thấy sự chuyên nghiệp và quan tâm của công ty đối với ứng viên từ giai đoạn đầu tiên.
- Tăng cường sự tin tưởng: Ứng viên biết rằng hồ sơ của họ đã được nhận và được xem xét.
- Thông báo tiếp tục quá trình tuyển dụng: Cho biết giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển dụng sẽ là gì.
- Giảm thiểu sự chậm trễ và nhầm lẫn: Xác nhận lại thông tin giữa công ty và ứng viên để giảm thiểu sự cố có thể xảy ra.
Sử dụng email này khi nào?
Email xác nhận sau khi nhận được hồ sơ ứng viên nên được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Ngay sau khi nhận được hồ sơ ứng viên từ các kênh như email, hệ thống tuyển dụng hoặc trang web công ty.
- Để thông báo cho ứng viên biết rằng hồ sơ của họ đã được nhận và công ty sẽ tiếp tục xem xét.
- Để xác nhận lại các thông tin cần thiết như vị trí ứng tuyển, thời gian và địa điểm phỏng vấn (nếu có).
- Để tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và chu đáo đối với ứng viên.
Ví dụ mẫu email bằng tiếng Việt
Tiêu đề: Xác nhận nhận hồ sơ ứng viên
Nội dung email:
Kính gửi [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng đến bạn từ [Tên công ty]. Chúng tôi rất cảm ơn bạn đã gửi đến chúng tôi hồ sơ ứng tuyển cho vị trí [Vị trí công việc].
Chúng tôi xác nhận rằng hồ sơ của bạn đã được nhận và sẽ được xem xét kỹ lưỡng bởi bộ phận tuyển dụng của chúng tôi. Quá trình xử lý hồ sơ sẽ tiếp tục và chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất nếu bạn phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về quá trình tuyển dụng hoặc cần thêm thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email này.
Chúng tôi rất mong được hợp tác cùng bạn.
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Ví dụ mẫu email bằng tiếng Anh
Subject: Acknowledgement of Application Received
Email content:
Dear [Candidate’s Name],
Greetings from [Company Name]. Thank you for submitting your application for the [Job Title] position.
We confirm that we have received your application and it is currently being reviewed by our recruitment team. The processing of your application will continue, and we will contact you at the earliest opportunity if you are selected for further consideration.
Should you have any questions regarding the recruitment process or require further information, please feel free to contact us through this email.
We look forward to the possibility of working with you.
Best regards,
[Email Signature]
Việc sử dụng mẫu email xác nhận sau khi nhận được hồ sơ ứng viên giúp xây dựng một mối quan hệ chuyên nghiệp và tin cậy với ứng viên từ giai đoạn đầu tiên của quá trình tuyển dụng.
