Bài viết này cung cấp cho bạn mẫu email từ chối ứng viên thừa năng lực chuyên nghiệp và tinh tế, đồng thời giúp bạn bảo vệ lợi ích công ty, nhưng cũng giữ mối quan hệ tốt đẹp với những ứng viên tiềm năng này.
Bởi vì việc từ chối ứng viên chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt là với những ứng viên thừa năng lực (overqualified). Họ là nhiều người giàu kinh nghiệm, kỹ năng vượt trội so với yêu cầu của vị trí. Tuy nhiên, tuyển dụng họ có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro về lâu dài.
Hãy cùng freeC bắt đầu tìm hiểu chi tiết hơn về mẫu email này.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết mẫu email từ chối ứng viên thừa năng lực?
Gửi email từ chối ứng viên thừa năng lực không chỉ là phép lịch sự tối thiểu mà còn mang đến cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích:
- Giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp thông qua việc thể hiện sự tôn trọng với thời gian và nỗ lực của ứng viên.
- Xây dựng mạng lưới quan hệ vì những ứng viên hôm nay có thể là đối tác, khách hàng, hoặc thậm chí là nhân viên tiềm năng của bạn trong tương lai.
- Tránh những hiểu lầm không đáng có khi bạn đã giải thích rõ ràng lý do từ chối giúp ứng viên hiểu rõ tình hình và không cảm thấy bị đối xử bất công.
- Bạn có thể khéo léo mở ra cơ hội hợp tác bằng cách gợi ý cho ứng viên về những vị trí phù hợp hơn trong tương lai (nếu có).
- Tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp bạn tránh được các vấn đề không đáng có về sau, ví dụ như các vấn đề liên quan đến thương hiệu nhà tuyển dụng hoặc liên quan đến pháp luật,…
Mẫu email này được sử dụng khi nào?
Bạn nên sử dụng mẫu email này trong những trường hợp sau:
- Ứng viên có kinh nghiệm và kỹ năng vượt xa yêu cầu công việc của bạn.
- Mức lương mong muốn của ứng viên cao hơn đáng kể so với ngân sách của vị trí.
- Ứng viên có định hướng phát triển sự nghiệp không phù hợp với lộ trình thăng tiến của công ty.
- Bạn lo ngại rằng ứng viên sẽ nhanh chóng cảm thấy nhàm chán và rời đi khi không được thử thách đúng mức.
Những nội dung cần có trong email
Một mẫu email từ chối ứng viên thừa năng lực hiệu quả cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Lời cảm ơn đến ứng viên vì đã dành thời gian ứng tuyển và tham gia phỏng vấn.
- Lời khen ngợi và ghi nhận chân thành những điểm mạnh, kinh nghiệm, hoặc kỹ năng ấn tượng của ứng viên.
- Khéo léo nêu rõ lý do từ chối là do ứng viên “quá phù hợp”, chứ không phải “không phù hợp”. Bạn hãy tránh sử dụng những cụm từ tiêu cực.
- Bạn có thể gợi ý cho ứng viên về những vị trí khác phù hợp hơn (trong công ty hoặc ở nơi khác).
- Một lời chúc tốt đẹp dành cho ứng viên trong hành trình tìm kiếm việc làm sẽ giúp bạn ghi điểm thêm trong cảm nhận của họ.
- Cuối cùng, hãy để lại thông tin của bạn nếu ứng viên có bất cứ câu hỏi nào.
Mẫu email từ chối ứng viên thừa năng lực – Tiếng Việt
Tiêu đề
[Tên công ty] – Thông báo kết quả ứng tuyển vị trí [Tên vị trí]
Nội dung
[Tên ứng viên] thân mến,
Lời đầu tiên, [tên công ty] xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đã thực sự bị ấn tượng với những kinh nghiệm và kĩ năng được thể hiện trong hồ sơ của bạn, cũng như sự nhiệt tình của bạn trong suốt quá trình phỏng vấn.
Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn chưa phải là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này ở thời điểm hiện tại vì kinh nghiệm và năng lực của bạn vượt quá những yêu cầu mà vị trí [tên vị trí] đang tìm kiếm hiện tại.
Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn. [Tên công ty] đánh giá cao sự quan tâm của bạn và hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với bạn trong tương lai, khi có vị trí phù hợp hơn với kinh nghiệm và định hướng phát triển của bạn.
Chúng tôi tin rằng những đóng góp của bạn sẽ rất có giá trị đối với công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email từ chối ứng viên thừa năng lực – Tiếng Anh
Subject line
[Company Name] – Application Update for [Job Title] Position
Email body
Dear [Candidate Name],
First and foremost, [Company name] would like to sincerely thank you for taking the time to apply for the [job title] position. We were truly impressed with the experience and skills demonstrated in your application, as well as your enthusiasm throughout the interview process.
However, we regret to inform you that you are not the most suitable candidate for this position at this time, because your experience and qualifications exceed the requirements we are currently seeking for the [job title] position.
This decision was made after very careful consideration. We greatly appreciate the opportunity to learn about your knowledge, experience, and skills. [Company name] values your interest, and we hope to have the opportunity to collaborate with you in the future, should a position arise that is a better match for your experience and career goals.
We believe that your contributions would be very valuable to our company. We will keep your resume on file and will proactively contact you when a suitable opportunity becomes available. You can contact me at [phone number] if you have any questions.
We wish you every success.
Sincerely,
[Email signature]
Lời kết
Việc từ chối ứng viên, đặc biệt là ứng viên thừa năng lực, vì điều này đòi hỏi sự khéo léo và chuyên nghiệp từ bạn. Do đó, freeC hy vọng mẫu email từ chối ứng viên thừa năng lực trên đây sẽ giúp bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả, vừa đảm bảo lợi ích công ty của bạn, vừa duy trì mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên. Hãy nhớ rằng, mỗi tương tác với ứng viên đều là cơ hội để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa hành trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC mến chúc bạn thành công!
