Nhận được hàng chục, thậm chí hàng trăm hồ sơ ứng tuyển cho một vị trí là điều không hiếm gặp trong tuyển dụng. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng phù hợp yêu cầu của bạn. Do đó, vệc gửi mẫu email từ chối hồ sơ ứng tuyển là một phần quan trọng không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp.
Trong bài viết này, freeC sẽ cung cấp cho bạn mẫu email từ chối hồ sơ ứng tuyển lịch sự, tôn trọng, giúp bạn vừa hoàn thành công việc, vừa giữ gìn hình ảnh nhà tuyển dụng đẹp cho doanh nghiệp của mình.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
Nhiều nhà tuyển dụng bỏ qua bước này vì cho rằng không cần thiết phải phản hồi những ứng viên không được chọn. Tuy nhiên, freeC cho rằng việc gửi email từ chối mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của công ty đến tất cả ứng viên, dù họ có được chọn hay không. Điều này giúp bạn xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng nhờ vào ấn tượng tốt đẹp trong cảm nhận của ứng viên.
- Giảm thiểu thắc mắc của ứng viên và giúp họ chủ động tìm kiếm cơ hội khác thay vì phải chờ đợi nhưng không có sự phản hồi nào.
- Giữ kết nối cho cơ hội trong tương lai vì một ứng viên bị từ chối hôm nay khả năng cao sẽ là nhân tài phù hợp cho một vị trí khác cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai.
- Tránh những tiêu cực không đáng có, một email từ chối sẽ tốt hơn là im lặng, nó giúp giảm những phản hồi tiêu cực của ứng viên trên social media.
Mẫu email từ chối hồ sơ ứng tuyển được sử dụng khi nào?
Bạn nên sử dụng mẫu email này sau khi đã sàng lọc hồ sơ ứng viên (CV screening) và quyết định không mời các ứng viên không phù hợp tham gia vòng tuyển dụng tiếp theo (ví dụ: bài kiểm tra, phỏng vấn). Email này thường được gửi trước khi bạn liên hệ với những ứng viên được chọn vào vòng trong.
Những nội dung cần có trong email
Một email từ chối hồ sơ ứng tuyển hiệu quả cần có:
- Lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm và nộp hồ sơ.
- Thông báo ngắn gọn và rõ ràng rằng hồ sơ của ứng viên chưa phù hợp.
- Lý do từ chối (nên được lựa chọn cẩn trọng), bạn hãy tránh so sánh ứng viên này với ứng viên khác.
- Lời chúc tốt đẹp đến ứng viên trong quá trình tìm việc.
- Giữ liên lạc bằng cách đề cập đến việc tuyển dụng sau này (nếu có).
- Để lại thông tin liên hệ phòng trường hợp ứng viên có thắc mắc.
Mẫu email từ chối hồ sơ ứng tuyển – Tiếng Việt
Tiêu đề
[Tên công ty] – Thông báo kết quả ứng tuyển vị trí [Tên vị trí]
Nội dung
[Tên ứng viên] thân mến,
Lời đầu tiên, [Tên công ty] xin cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí]. Chúng tôi đã nhận được hồ sơ của bạn và đánh giá cao sự quan tâm mà bạn đã dành cho công ty chúng tôi.
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của các ứng viên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng hồ sơ của bạn chưa thực sự phù hợp với yêu cầu của vị trí này ở thời điểm hiện tại. Chúng tôi đã nhận được rất nhiều hồ sơ ấn tượng, và việc lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất là một quyết định không hề dễ dàng.
[Tên công ty] luôn tìm kiếm những ứng viên tài năng và nhiệt huyết. Do đó, chúng tôi sẽ lưu giữ thông tin của bạn và xin phép liên hệ lại khi có vị trí phù hợp hơn với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn trong tương lai.
Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc nào. Xin chúc bạn nhiều may mắn và thành công trong quá trình tìm kiếm việc làm của mình!
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email từ chối hồ sơ ứng tuyển – Tiếng Anh
Subject line
[Company name] – Application Update for [Job title] Position
Email body
Dear [Candidate name],
Thank you for your interest in the [Job title] position at [Company name] and for submitting your application. We have received your application and appreciate you taking the time to consider our company.
However, after careful review of all applications received, we regret to inform you that your application does not meet the requirements of this position at this time. We received a large number of impressive applications, and selecting the most suitable candidates was a difficult decision.
[Company name] is always looking for talented and passionate individuals. We will keep your information on file and will contact you if a more suitable position becomes available in the future that matches your experience and skills.
You can contact me at [phone number] if you have any questions. We wish you the best of luck in your job search.
Sincerely,
[Email signature]
Lời kết
Gửi email từ chối hồ sơ ứng tuyển là một hành động nhỏ nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên. Bằng cách sử dụng mẫu email này, bạn không chỉ hoàn thành tốt công việc của một nhà tuyển dụng mà còn góp phần xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực cho doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ rằng, mỗi ứng viên đều là một “đại sứ” tiềm năng cho thương hiệu của bạn.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC mến chúc bạn thành công!
