Trong quá trình tuyển dụng, việc thông báo hủy lịch phỏng vấn với ứng viên là tình huống khó tránh khỏi mà các nhà tuyển dụng thường gặp phải. Một mẫu email thông báo hủy lịch phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp mà còn tạo thiện cảm với ứng viên tiềm năng. Bài viết dưới đây của freeC sẽ cung cấp cho bạn những mẫu email chuẩn mực cùng những lưu ý quan trọng khi cần hủy lịch phỏng vấn.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email template bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
Việc gửi email thông báo hủy lịch phỏng vấn với ứng viên không chỉ đơn thuần là một thông báo, mà còn là cách thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Khi phải hủy một cuộc phỏng vấn đã được lên lịch, việc thông báo đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích:
- Duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên
- Giảm thiểu tác động tiêu cực đến trải nghiệm ứng viên
- Tạo cơ hội để duy trì mối quan hệ tốt với những ứng viên tiềm năng
- Bảo vệ thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp
Mẫu email thông báo hủy lịch phỏng vấn được sử dụng khi nào?
Trong quá trình tuyển dụng, có nhiều tình huống có thể dẫn đến việc cần hủy lịch phỏng vấn với ứng viên. Hiểu rõ các trường hợp này sẽ giúp bạn chuẩn bị nội dung email phù hợp:
- Khi có sự thay đổi đột xuất trong kế hoạch tuyển dụng
- Khi người phỏng vấn gặp việc khẩn cấp không thể tham dự
- Khi vị trí tuyển dụng tạm thời bị đóng băng
- Khi công ty có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức
- Khi đã tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí
Những nội dung cần có trong email
Một email thông báo hủy lịch phỏng vấn chuyên nghiệp cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Lời chào và xưng hô phù hợp
- Thông báo về việc hủy phỏng vấn một cách trực tiếp
- Lý do hủy phỏng vấn (nếu có thể chia sẻ)
- Lời xin lỗi chân thành
- Thông tin về khả năng sắp xếp lại lịch phỏng vấn (nếu có)
- Lời cảm ơn ứng viên đã dành thời gian
Mẫu email thông báo hủy lịch phỏng vấn – Tiếng Việt
Tiêu đề
Thông báo hủy lịch phỏng vấn vị trí [Chức danh] – [Tên công ty]
Nội dung
Chào [Tên ứng viên],
Tôi viết email này để thông báo với anh/chị về việc chúng tôi cần hủy buổi phỏng vấn cho vị trí [Chức danh] đã được sắp xếp vào [thời gian].
[Nêu lý do hủy phỏng vấn và thông tin về việc sắp xếp lại lịch (nếu có). Ví dụ: Do có sự thay đổi đột xuất trong kế hoạch tuyển dụng, chúng tôi cần tạm hoãn các buổi phỏng vấn trong thời gian tới. Tuy nhiên, chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ của anh/chị và mong muốn được liên hệ lại khi có cơ hội phù hợp.]
Một lần nữa, tôi xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này và cảm ơn anh/chị đã dành thời gian quan tâm đến cơ hội tại [Tên công ty].
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email thông báo hủy lịch phỏng vấn – Tiếng Anh
Subject line
Interview Cancellation for [Job title] position – [Company name]
Email body
Dear [Candidate name],
I am writing to inform you that we need to cancel our scheduled interview for the [Job_title] position that was arranged for [date and time].
[Explain the reason for cancellation and rescheduling information if applicable. For example: Due to unexpected changes in our hiring plans, we need to put our recruitment process on hold temporarily. However, we were very impressed with your profile and would like to keep your application for future opportunities.]
I sincerely apologize for any inconvenience this may cause and thank you for your interest in joining [Company_name].
Best regards,
[Email Signature]
Một email thông báo hủy lịch phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với ứng viên mà còn thể hiện văn hóa và giá trị của tổ chức. Bằng cách sử dụng các mẫu email được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể đảm bảo quy trình tuyển dụng của mình luôn được vận hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC mến chúc bạn thành công!
