Trong quá trình tuyển dụng, có thể xảy ra những thay đổi đột xuất như huỷ lịch phỏng vấn với ứng viên. Việc gửi email thông báo huỷ lịch phỏng vấn không chỉ giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên.
Tại sao nên viết email này?
Việc viết email thông báo huỷ lịch phỏng vấn mang lại nhiều lợi ích quan trọng:
- Tôn trọng và chuyên nghiệp: Cho thấy sự quan tâm và tôn trọng đối với thời gian và sự chuẩn bị của ứng viên.
- Thông báo kịp thời: Giúp ứng viên có thể sắp xếp lại lịch trình cá nhân một cách thuận tiện.
- Giảm thiểu sự phiền toái: Đảm bảo rằng các thông tin liên quan đến lịch phỏng vấn được cập nhật chính xác và đầy đủ.
- Duy trì mối quan hệ tích cực: Giúp duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên dù có sự thay đổi trong quá trình tuyển dụng.
Sử dụng email này khi nào?
Email thông báo huỷ lịch phỏng vấn nên được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Khi công ty phải thay đổi hoặc huỷ bỏ lịch phỏng vấn với ứng viên vì lý do nào đó như thay đổi trong lịch trình, sự kiện bất ngờ hoặc vấn đề khẩn cấp.
- Để thông báo cho ứng viên biết về sự thay đổi này một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
- Khi muốn giữ cho mối quan hệ với ứng viên vẫn được duy trì một cách tích cực dù có sự cố xảy ra.
Ví dụ mẫu email bằng tiếng Việt
Tiêu đề: Thông báo huỷ lịch phỏng vấn
Nội dung email:
Kính gửi [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng đến bạn từ [Tên công ty]. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng vì lý do không thể tránh được, chúng tôi phải huỷ bỏ cuộc phỏng vấn với bạn vào lịch đã được đề ra trước đó.
Chúng tôi hiểu rằng điều này có thể gây phiền phức và xin lỗi về sự bất tiện mà điều này gây ra cho bạn. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn lại để sắp xếp lại lịch phỏng vấn trong thời gian sớm nhất.
Xin vui lòng thông cảm và nếu có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email này.
Trân trọng,
[Chữ ký Email]
Ví dụ mẫu email bằng tiếng Anh
Subject: Interview Cancellation Notice
Email content:
Dear [Candidate’s Name],
Greetings from [Company Name]. We regret to inform you that due to unforeseen circumstances, we must cancel the interview scheduled with you for [Scheduled Date and Time].
We understand that this may cause inconvenience, and we apologize for any disruption this may have caused you. We will reach out to you again to reschedule the interview at the earliest convenience.
Please accept our apologies, and if you have any questions, please feel free to contact us through this email.
Best regards,
[Email Signature]
Việc sử dụng mẫu email thông báo huỷ lịch phỏng vấn giúp công ty duy trì một mối quan hệ chuyên nghiệp và tôn trọng với ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
