Khi một nhân viên cũ rời khỏi công ty và tìm kiếm cơ hội mới, họ thường cần thư giới thiệu từ quản lý hoặc phòng nhân sự để tăng tính thuyết phục trong mắt nhà tuyển dụng. Một mẫu email tham chiếu nhân viên chuyên nghiệp không chỉ giúp nhân viên cũ có lợi thế trong quá trình tuyển dụng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Trong bài viết này, freeC sẽ hướng dẫn bạn cách viết một email reference chuẩn mực, cùng với các mẫu tham khảo bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email template bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết Email này?
Viết một email reference không chỉ đơn thuần là giúp đỡ nhân viên cũ, mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn với tư cách là nhà tuyển dụng, quản lý. Một thư giới thiệu rõ ràng, súc tích sẽ giúp nhà tuyển dụng tiềm năng đánh giá đúng năng lực và phẩm chất của ứng viên.
Những lý do quan trọng để viết email reference bao gồm:
- Giúp nhân viên cũ có lợi thế khi ứng tuyển vào công việc mới.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên cũ, có thể mang lại cơ hội hợp tác trong tương lai.
- Đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng mới khi muốn xác minh thông tin về nhân viên.
Mẫu Email Reference được sử dụng khi nào?
Bạn có thể cần viết email reference trong nhiều tình huống khác nhau, đặc biệt khi nhân viên cũ liên hệ để yêu cầu một thư giới thiệu nhằm hỗ trợ họ trong quá trình ứng tuyển.
Những trường hợp phổ biến cần sử dụng email reference bao gồm:
- Khi một nhân viên cũ ứng tuyển vào vị trí mới và nhà tuyển dụng yêu cầu thư giới thiệu.
- Khi nhân viên cần thư giới thiệu để nộp cho các tổ chức giáo dục, xin học bổng hoặc chương trình đào tạo.
- Khi nhân viên chuyển sang làm việc tại một công ty đối tác và cần xác nhận kinh nghiệm làm việc trước đây.
Những nội dung cần có trong email
Để email reference có sức thuyết phục, nội dung cần được trình bày rõ ràng, súc tích và đảm bảo các yếu tố quan trọng. Một email reference nên bao gồm các nội dung sau:
- Mối quan hệ giữa người viết thư và nhân viên cũ: Giải thích vai trò của bạn trong công ty và mối quan hệ công việc với nhân viên cũ.
- Thời gian làm việc: Đề cập đến khoảng thời gian nhân viên làm việc tại công ty.
- Những phẩm chất và kỹ năng nổi bật: Nhấn mạnh các điểm mạnh của nhân viên, bao gồm kỹ năng chuyên môn, phẩm chất cá nhân và thành tích đạt được.
- Lý do nhân viên phù hợp với công việc mới: Nêu bật những lý do khiến nhân viên xứng đáng với vị trí họ đang ứng tuyển.
- Thông tin liên hệ của bạn: Để nhà tuyển dụng có thể liên hệ nếu cần thêm thông tin.
Mẫu Email Reference – Tiếng Việt
Tiêu đề
Thư Giới Thiệu Nhân Viên – [Tên Nhân Viên]
Nội dung
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi viết thư này để giới thiệu [Tên ứng viên], người đã làm việc trực tiếp với tôi, [Tên vị trí của bạn] tại [Tên công ty] với vai trò [Tên vị trí ứng viên]. Trong suốt thời gian làm việc tại đây, [Tên ứng viên] đã thể hiện năng lực xuất sắc và tinh thần làm việc chuyên nghiệp.
Trong quá trình làm việc, [Tên ứng viên] đã thể hiện tốt các kỹ năng [Kỹ năng chính] và đạt được một số kết quả đáng ghi nhận như [Thành tích]. Với tinh thần làm việc nghiêm túc và khả năng phối hợp tốt với đồng nghiệp, tôi tin rằng [Tên ứng viên] sẽ là ứng viên tiềm năng và đóng góp giá trị cho đội ngũ của [Tên công ty tuyển dụng].
Nếu cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua [Thông tin liên hệ].
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu Email Reference – Tiếng Anh
Subject line
Employee Reference for [Employee Name]
Email body
Dear [Recipient’s Name],
I am writing this letter to recommend [Employee Name], who worked directly with me, [Your Position] at [Company Name] in the role of [Employee’s Position].
Throughout their time with us, [Employee Name] has demonstrated exceptional capabilities and professional work ethic. During [His/Her] employment, [Employee Name] exhibited excellent [Key Skills] and achieved notable results such as [Achievements].
With their serious work attitude and strong ability to collaborate with colleagues, I believe [Employee Name] would be a valuable candidate and make meaningful contributions to the team at [Hiring Company Name].
If you need any additional information, please feel free to contact me at [Contact Information].
Best regards,
[Email Signature]
Viết một email reference chuyên nghiệp không chỉ giúp ích cho nhân viên cũ mà còn thể hiện uy tín của doanh nghiệp. Việc có một mẫu email reference chuẩn giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng nội dung.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC mến chúc bạn thành công!
