Sau email chào mừng, email onboarding là bước quan trọng tiếp theo, giúp nhân viên mới chuẩn bị tốt nhất cho ngày làm việc đầu tiên. Một email onboarding chi tiết, chu đáo sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin, giảm bỡ ngỡ và nhanh chóng hòa nhập với công ty. Vậy mẫu email onboarding nhân viên mới cần có những nội dung gì? Cùng freeC khám phá nhé!
Note:
1. Email onboarding này được gửi sau email chào mừng và trước ngày làm việc đầu tiên, cung cấp thông tin chi tiết về quy trình onboarding và những chuẩn bị cần thiết cho nhân viên mới.
2. Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
- Cung cấp thông tin đầy đủ đảm bảo nhân viên mới nắm rõ mọi thông tin cần thiết trước ngày làm việc đầu tiên.
- Hướng dẫn quy trình onboarding giúp nhân viên mới biết rõ các bước và những gì cần chuẩn bị.
- Tạo cảm giác an tâm, tự tin cho nhân viên mới khi bắt đầu công việc.
- Tiết kiệm thời gian onboarding trực tiếp nhờ vào giải đáp các câu hỏi thường gặp trước, giúp buổi onboarding trực tiếp hiệu quả hơn.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đá, nâng cao trải nghiệm nhân viên, tạo ấn tượng tốt về công ty.
Mẫu email onboarding nhân viên mới được sử dụng khi nào?
- Sau khi ứng viên đã chấp nhận offer chính thức và bạn đã gửi email chào mừng tham gia doanh nghiệp.
- Khoảng 1-2 tuần trước ngày làm việc đầu tiên là thời điểm lý tưởng để gửi email onboarding, giúp nhân viên mới có đủ thời gian chuẩn bị.
Những nội dung cần có trong email
- Nhắc lại sự chào đón
- Xác nhận thông tin quan trọng:
- Vị trí công việc
- Bộ phận
- Quản lý trực tiếp
- Ngày làm việc đầu tiên
- Thông tin chi tiết về ngày làm việc đầu tiên:
- Thời gian đến
- Địa điểm check-in
- Quy trình check-in
- Người chào đón
- Lịch trình dự kiến trong ngày đầu tiên
- Những thứ cần chuẩn bị:
- Các giấy tờ cần thiết để làm hồ sơ
- Trang phục
- Thông tin khác (tùy chọn):
- Hướng dẫn về chỗ đậu xe/phương tiện di chuyển công cộng (nếu cần)
- Thông tin về bữa trưa ngày đầu tiên (nếu công ty có hỗ trợ)
- Tài liệu onboarding trực tuyến (link nếu có)
- Thông tin liên hệ người hỗ trợ
- Lời chúc và mong đợi
Mẫu email onboarding nhân viên mới – Tiếng Việt
Tiêu đề
Thông tin Onboarding – Ngày làm việc đầu tiên của bạn tại [Tên công ty]
Nội dung
[Tên ứng viên] thân mến,
[Tên công ty] rất vui mừng chào đón bạn đến với đội ngũ của chúng tôi! Email này cung cấp thông tin chi tiết để giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho ngày làm việc đầu tiên tại vị trí [Tên vị trí] thuộc bộ phận [Tên bộ phận], dưới sự quản lý của [Tên người quản lý].
Ngày làm việc đầu tiên của bạn là [Ngày bắt đầu]. Dưới đây là một số thông tin quan trọng cho ngày đầu tiên này:
- Thời gian: Vui lòng có mặt tại công ty lúc [Thời gian].
- Địa điểm Check-in: Bạn vui lòng đến [Địa điểm check-in, ví dụ: sảnh chính hoặc quầy lễ tân] và liên hệ với bộ phận Nhân sự để được hướng dẫn.
- Quy trình Check-in: Khi đến, bạn hãy [Mô tả ngắn gọn quy trình check-in, ví dụ: gặp lễ tân và báo tên, liên hệ với số điện thoại lễ tân/nhân sự…].
- Lịch trình dự kiến ngày đầu tiên: Trong ngày đầu tiên, bạn sẽ có buổi [Liệt kê các hoạt động chính, ví dụ: giới thiệu về công ty và văn hóa, gặp gỡ các thành viên trong nhóm và quản lý, tham quan văn phòng, hướng dẫn về các công cụ và hệ thống làm việc cơ bản, trao đổi về mục tiêu và kỳ vọng trong công việc…].
Để chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên, bạn vui lòng:
- Giấy tờ cần thiết: Đừng quên mang theo các giấy tờ sau: [Liệt kê chi tiết các giấy tờ cần thiết, ví dụ: CMND/CCCD bản gốc và photo công chứng, bằng cấp liên quan, sổ hộ khẩu (photo công chứng), hình thẻ 3×4…]
- Trang phục: Về trang phục, bạn có thể chọn [Gợi ý trang phục, ví dụ: trang phục công sở lịch sự, quần tây áo sơ mi, váy công sở thanh lịch, trang phục thoải mái nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp…].
(Thông tin bổ sung – nếu có):
- Chỗ đậu xe/Phương tiện công cộng: [Hướng dẫn về chỗ đậu xe hoặc các tuyến xe bus, tàu điện ngầm thuận tiện đến công ty]
- Bữa trưa ngày đầu tiên: [Thông tin về việc công ty có chuẩn bị bữa trưa chào mừng hay không]
- Tài liệu Onboarding trực tuyến: [Link đến tài liệu onboarding trực tuyến (nếu có) để nhân viên mới có thể tham khảo trước]
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ thêm trước ngày [Ngày bắt đầu], xin vui lòng liên hệ với [Tên người liên hệ] qua email [Email liên hệ] hoặc số điện thoại [Số điện thoại liên hệ].
Chúng tôi rất mong chờ được chào đón bạn vào ngày [Ngày bắt đầu] và chúc bạn có một buổi onboarding thật hiệu quả và nhiều trải nghiệm tích cực tại [Tên công ty]!
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email onboarding nhân viên mới – Tiếng Anh
Subject line
Onboarding Information – Your First Day at [Company Name]
Email body
Dear [Candidate Name],
[Company Name] is delighted to welcome you to our team! This email provides detailed information to help you best prepare for your first day of work as [Job Title] in the [Department] department, reporting to [Manager’s Name].
Your first day of employment is [Start Date]. Please review the following important details for your first day:
- Time: Please arrive at the office by [Time].
- Check-in Location: Please check in at [Check-in Location, e.g., main lobby or reception desk] and contact the HR Department for further guidance.
- Check-in Procedure: Upon arrival, please [Briefly describe the check-in process, e.g., greet the receptionist and state your name, contact HR at HR phone number…].
- First Day Agenda: On your first day, you will have a [List key activities, e.g., company and culture orientation, meet your team members and manager, office tour, basic training on essential tools and systems, discussion of job goals and expectations…].
To prepare for your first day, please ensure you have:
- Required Documents: Please remember to bring the following documents: [List specific required documents, e.g., original and copies of ID card/Passport, relevant degrees and certifications, household registration book (notarized copy), 3×4 ID photos…]
- Dress Code: Regarding attire, you may choose [Suggest appropriate attire, e.g., business professional attire, business casual attire, comfortable yet professional clothing…].
(Optional Additional Information):
- Parking/Public Transportation: [Instructions regarding parking or convenient bus/metro lines to the office]
- First Day Lunch: [Information about whether the company will provide a welcome lunch]
- Online Onboarding Materials: [Link to online onboarding documents (if available) for new employees to review beforehand]
If you have any questions or require further assistance before [Start Date], please do not hesitate to contact [Contact Person Name] via email at [Contact Email] or by phone at [Contact Phone Number].
We are very much looking forward to welcoming you on [Start Date] and wish you a very productive and positive onboarding experience at [Company Name]!
Sincerely,
[Email Signature]
Lời kết
Mẫu email onboarding nhân viên mới không chỉ là một bước của quy trình, đó còn có thể là một công cụ tinh tế để bạn để xây dựng trải nghiệm ứng viên tích cực ngay từ đầu, điều này sẽ giúp củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực cho doanh nghiệp.
Một email được chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ cung cấp thông tin mà còn thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ của công ty, giúp nhân viên mới tự tin bắt đầu hành trình sự nghiệp tại tổ chức của bạn. Và nếu có thể, bạn hãy sáng tạo thêm trong cách gửi đi email để làm cho bước khởi đầu của nhân viên mới có thêm nhiều hứng khởi nhé!
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC chúc bạn thành công!
