Kiểm tra thông tin từ người tham chiếu là bước then chốt quyết định chất lượng tuyển dụng của doanh nghiệp. Tại freeC, chúng tôi hiểu rằng một mẫu email gửi người tham chiếu chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thu thập thông tin chính xác về ứng viên, mà còn thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt đối tác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thảo email tham chiếu hiệu quả, cùng những mẫu email đã được tối ưu cho quy trình tuyển dụng.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email template bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
Việc gửi email cho người tham chiếu mang lại nhiều giá trị quan trọng trong quy trình tuyển dụng:
- Xác minh thông tin: Kiểm chứng độ chính xác của thông tin ứng viên cung cấp trong CV và phỏng vấn
- Đánh giá toàn diện: Thu thập góc nhìn khách quan về năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm và phẩm chất của ứng viên
- Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế khả năng tuyển dụng nhầm người không phù hợp với văn hóa công ty
- Tối ưu quyết định: Cung cấp thêm dữ liệu để đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác
Mẫu email gửi người tham chiếu được sử dụng khi nào?
Các giai đoạn phù hợp
- Sau khi ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn chuyên môn
- Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng
- Khi cần so sánh giữa các ứng viên tiềm năng
- Trong quá trình thẩm định cuối cùng của ứng viên
Những lưu ý khác
- Cần có sự đồng ý của ứng viên trước khi liên hệ
- Tôn trọng thời gian của người tham chiếu
- Đảm bảo tính bảo mật thông tin
- Chuẩn bị câu hỏi ngắn gọn và trọng tâm
Những nội dung cần có trong email
Việc xây dựng một email chuyên nghiệp gửi người tham chiếu của ứng viên không chỉ giúp bạn thu thập thông tin quan trọng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một email hiệu quả cần rõ ràng, súc tích và nhấn mạnh đúng trọng tâm. Dưới đây là những nội dung quan trọng không thể thiếu:
Các thành phần chính
- Phần giới thiệu:
- Thông tin về công ty và người gửi
- Vị trí đang tuyển dụng
- Mục đích liên hệ
- Phần nội dung:
- Thông tin về ứng viên
- Các câu hỏi cụ thể cần được giải đáp
- Đề xuất phương thức phản hồi
- Phần kết:
- Lời cảm ơn
- Thông tin liên hệ
- Cam kết bảo mật
Những câu hỏi quan trọng
- Anh/Chị đã làm việc với [Tên ứng viên] trong vai trò gì và trong khoảng thời gian nào?
- Những trách nhiệm chính của [Tên ứng viên] trong vị trí đó là gì?
- Những thành tích nổi bật của [Tên ứng viên] trong thời gian làm việc?
- Đánh giá về kỹ năng chuyên môn và khả năng học hỏi của [Tên ứng viên]?
- Khả năng làm việc nhóm và phối hợp với đồng nghiệp của [Tên ứng viên]?
- Cách [Tên ứng viên] phản hồi với những góp ý và phê bình?
- Lý do [Tên ứng viên] rời khỏi công ty?
- Điểm mạnh và điểm yếu nổi bật nhất của [Tên ứng viên]?
- Khả năng xử lý áp lực và tình huống khó khăn của [Tên ứng viên]?
- Nếu có cơ hội, Anh/Chị có muốn làm việc lại với [Tên ứng viên] không?
Mẫu email gửi người tham chiếu – Tiếng Việt
Tiêu đề
Yêu cầu tham chiếu cho ứng viên [Tên ứng viên] – Vị trí [Tên vị trí]
Nội dung
Kính gửi [Tên người tham chiếu],
Tôi là [Tên người gửi], đại diện bộ phận Nhân sự của [Tên công ty]. Hiện tại, chúng tôi đang xem xét hồ sơ của [Tên ứng viên] cho vị trí [Tên vị trí].
[Tên ứng viên] đã đề cập đến Anh/Chị như một người tham chiếu quan trọng trong quá trình làm việc trước đây. Chúng tôi rất mong nhận được những chia sẻ của Anh/Chị để có thể đánh giá toàn diện hơn về năng lực của ứng viên.
Anh/Chị có thể phản hồi qua email này hoặc sắp xếp một cuộc gọi ngắn theo số điện thoại [Số điện thoại của người gửi].
Xin vui lòng cho chúng tôi biết về các nội dung sau:
- Anh/Chị đã làm việc với [Tên ứng viên] trong vai trò gì và trong khoảng thời gian nào?
- Những trách nhiệm chính của [Tên ứng viên] trong vị trí đó là gì?
- Những thành tích nổi bật của [Tên ứng viên] trong thời gian làm việc?
- Đánh giá về kỹ năng chuyên môn và khả năng học hỏi của [Tên ứng viên]?
- Khả năng làm việc nhóm và phối hợp với đồng nghiệp của [Tên ứng viên]?
- Cách [Tên ứng viên] phản hồi với những góp ý và phê bình?
- Lý do [Tên ứng viên] rời khỏi công ty?
- Điểm mạnh và điểm yếu nổi bật nhất của [Tên ứng viên]?
- Khả năng xử lý áp lực và tình huống khó khăn của [Tên ứng viên]?
- Nếu có cơ hội, Anh/Chị có muốn làm việc lại với [Tên ứng viên] không?
Chúng tôi cam kết mọi thông tin trao đổi sẽ được bảo mật tuyệt đối.
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email gửi người tham chiếu – Tiếng Anh
Subject line
Reference Request for [Candidate Name] – Position [Job Title]
Email body
Dear [Recipient’s Name],
I am [Your Name], representing the HR department at [Company Name]. We are currently in the final stages of our recruitment process and are considering [Candidate Name] for the position of [Job Title].
[Candidate Name] has provided your name as a reference. We would greatly appreciate your insights about their work experience and capabilities to help us make a right hiring decision.
You can respond to this email or schedule a brief call at [Your Phone Number]. We understand the value of your time and have designed these questions to be answered efficiently.
Could you please share your thoughts on the following areas:
- In what capacity did you work with [Candidate Name], and during what time period?
- What were [Candidate Name]’s key responsibilities in that role?
- What notable achievements did [Candidate Name] accomplish during their time at your company?
- How would you assess [Candidate Name]’s professional skills and ability to learn?
- How well did [Candidate Name] collaborate with colleagues and contribute to the team?
- How did [Candidate Name] respond to feedback and constructive criticism?
- What was the reason for [Candidate Name] leaving your company?
- What are [Candidate Name]’s greatest strengths and areas for improvement?
- How did [Candidate Name] handle pressure and challenging situations?
- If given the opportunity, would you consider rehiring [Candidate Name]?
Please be assured that all information shared will be kept strictly confidential and used solely for recruitment purposes.
Best regards,
[Email Signature]
