Việc đặt lịch phỏng vấn là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và hiệu quả. Một mẫu email đặt lịch phỏng vấn chuẩn mực không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện được văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp. Hãy cùng freeC khám phá cách tạo email đặt lịch phỏng vấn hiệu quả qua bài viết sau đây.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email template bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
Một email đặt lịch phỏng vấn chuyên nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên tiềm năng.
Việc sở hữu một mẫu email chuẩn mực sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm thời gian cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên
- Đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp của doanh nghiệp
- Tránh thiếu sót thông tin quan trọng về buổi phỏng vấn
- Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp ngay từ bước đầu tiên
- Tăng tỷ lệ phản hồi tích cực từ ứng viên
Khi nào cần sử dụng mẫu email đặt lịch phỏng vấn?
Việc gửi email đặt lịch phỏng vấn thường diễn ra sau khi bạn đã sàng lọc hồ sơ và xác định được những ứng viên phù hợp.
Các tình huống phổ biến cần sử dụng email đặt lịch phỏng vấn bao gồm:
- Sau khi đã sàng lọc CV và muốn mời ứng viên tiềm năng
- Khi cần điều phối lịch phỏng vấn với nhiều ứng viên
- Trong trường hợp cần thay đổi hoặc xác nhận lại thời gian phỏng vấn
- Khi tổ chức phỏng vấn online qua các nền tảng như Zoom, Google Meet
Những nội dung cần có trong email
Một email đặt lịch phỏng vấn hiệu quả cần đảm bảo đầy đủ các thông tin thiết yếu để tránh việc phải trao đổi nhiều lần với ứng viên.
Các yếu tố không thể thiếu trong email đặt lịch phỏng vấn:
- Lời chào và giới thiệu ngắn gọn về công ty
- Vị trí ứng tuyển và thông tin về người phỏng vấn
- Các khung thời gian phỏng vấn để ứng viên lựa chọn
- Địa điểm phỏng vấn hoặc link meeting (nếu phỏng vấn online)
- Thời lượng dự kiến của buổi phỏng vấn
- Yêu cầu về tài liệu cần mang theo (nếu có)
- Thông tin liên hệ để ứng viên có thể phản hồi
Mẫu email đặt lịch phỏng vấn – Tiếng Việt
Tiêu đề
- Mời phỏng vấn vị trí [Chức danh] – Công ty [Tên công ty]
- Thư mời phỏng vấn từ [Tên công ty] – Vị trí [Chức danh]
Nội dung
Kính gửi [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm và nộp hồ sơ ứng tuyển vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty].
Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ của bạn và mong muốn được trao đổi thêm về vị trí này thông qua buổi phỏng vấn [trực tiếp/online].
Bạn sẽ được phỏng vấn bởi [Tên người phỏng vấn] – [Chức danh]. Buổi phỏng vấn dự kiến kéo dài [X] phút.
Vui lòng cho chúng tôi biết thời gian phù hợp với bạn trong các khung giờ sau:
- [Thứ 2, ngày X/X, XX:XX]
- [Thứ 3, ngày X/X, XX:XX]
- [Thứ 4, ngày X/X, XX:XX]
[Thông tin bổ sung về địa điểm/link meeting và tài liệu cần chuẩn bị]
Nếu các thời gian trên không phù hợp, bạn vui lòng đề xuất khung thời gian khác trong tuần này.
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email đặt lịch phỏng vấn – Tiếng Anh
Subject line
- Interview Invitation – [Position] at [Company name]
- Interview Schedule Request – [Company name] – [Position]
Email body
Dear [Candidate name],
Thank you for applying for the [Position] role at [Company name].
We were impressed with your application and would like to invite you for an interview to discuss the position in more detail.
You will be meeting with [Interviewer name], our [Title]. The interview will last approximately [X] minutes.
Please let us know which of the following time slots works best for you:
- [Monday, DD/MM, XX:XX AM/PM]
- [Tuesday, DD/MM, XX:XX AM/PM]
- [Wednesday, DD/MM, XX:XX AM/PM]
[Additional information about location/meeting link and required documents]
If none of these times work for you, please suggest alternative times this week.
Best regards,
[Email Signature]
Một mẫu email đặt lịch phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng mà còn thể hiện được văn hóa và cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng mẫu email và điều chỉnh linh hoạt theo từng trường hợp sẽ giúp tăng hiệu quả trong việc sắp xếp lịch phỏng vấn với ứng viên.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC mến chúc bạn thành công!
