Thư điện tử hay email từ chối ứng viên được các công ty hoặc doanh nghiệp sử dụng nhiều, mục đích là để từ chối những ứng viên không phù hợp với vị trí tuyển dụng của họ. Dù từ chối ứng viên cũng cần có cách từ chối lịch sự để ứng viên chấp nhận và không gây ra hiểu lầm. Vậy email từ chối ứng viên được thực hiện như thế nào? Chi tiết sẽ rõ hơn ở phần bên dưới bài viết nhé!
Tại sao công ty/ doanh nghiệp cần gửi email từ chối ứng viên?
Sau khi thực hiện chiến lược tuyển dụng việc làm và đã cho ra kết quả nhân sự các công ty/ doanh nghiệp sẽ cần phải có câu trả lời thích đáng cho các ứng viên tìm việc làm. Đồng ý hay từ chối đồng ý đều cần phải trả lời rõ ràng cho các ứng viên. Với trường hợp đồng ý nhận ứng viên vào làm việc thì việc gửi thư mời đến làm việc là điều dễ dàng. Thế nhưng đối với những ứng viên không có đủ tiêu chí cũng như không phù hợp thì các chủ doanh nghiệp cũng cần phải có thư gửi từ chối một cách lịch sự để ứng viên đó không cảm thấy bị hụt hẫng. Đó là một cách thể hiện sự tôn trọng những người đến ứng tuyển.
Bên cạnh việc thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp ban đến các ứng viên tham gia ứng tuyển thì email từ chối ứng viên còn là phong cách làm việc chuyên nghiệp của một công ty hay doanh nghiệp nào đó. Từ đó những ứng viên bị từ chối cũng sẽ có những phản hồi tích cực về công ty của bạn, dù họ có không được làm việc trong môi trường ấy nhưng họ cũng sẽ tôn trọng với cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp của bạn.
Còn một lý do nữa là, việc từ chối lịch sự như vậy sẽ giúp các ứng viên có thể tự nhìn lại bản thân, nhìn lại năng lực của mình, từ đó rút ra những kinh nghiệm cho những lần ứng tuyển tiếp theo. Điều đó cũng sẽ để lại cho các ứng viên những bài học đắt giá trong cuộc sống. Hơn nữa nó cũng sẽ giúp cho họ trở thành một ứng viên phù hợp trong tương lại. Và khi nhận được email từ chối ứng viên thì bản thân họ sẽ tiếp tục cố gắng vì những cơ hội tiếp theo.
>>> Xem thêm bài viết 3 mẫu email cần thiết dành cho nhà tuyển dụng
Nội dung email gồm những gì?
Để nhanh chóng cũng như không mất nhiều thời gian thì nhà tuyển dụng sẽ được kế toán chuẩn bị sẵn email từ chối ứng viên. Đây là cách gửi thư rất tiện lợi mà lại vẫn đảm bảo được tính lịch sự, chuyên nghiệp trong công việc. Vậy thì nội dung của email từ chối ứng viên sẽ bao gồm các điều sau:
- Tất nhiên là phải ghi rõ ràng và đầy đủ tên của ứng viên mà nhà tuyển dụng muốn từ chối.
- Vị trí ứng viên đã ứng tuyển như là tuyển dụng kế toán, nhân viên bán hàng, quản lý…. Việc ghi rõ vị trí ứng viên ứng tuyển sẽ tránh được những nhầm lần với các ứng viên khác.
- Đừng quên gửi lời cảm ơn dành cho ứng viên vì đã ứng tuyển tới công ty của bạn.
- Đưa ra quyết định của nhà tuyển dụng: ứng viên có được chọn làm việc tại công ty hay không. Nếu không thì nhà tuyển dụng cần có lý do rõ ràng và khéo léo để không làm tổn thương tới ứng viên cũng như không khiến cho ứng viên có ác cảm xấu với công ty.
- Nhà tuyển dụng có thể đưa ra lời khuyên cho ứng viên trong những lần tuyển dụng sau này. Có thể đưa ra một số lời khen ấn tượng khi phỏng vấn hoặc đưa ra một số gợi ý phù hợp với vị trí làm việc của ứng viên ở môi trường làm việc khác.
- Gửi lời chúc thành công tới ứng viên.
- Cuối cùng là chữ ký của nhà tuyển dụng.
Thông thường thì đối với các công ty / doanh nghiệp tuyển dụng số lượng nhân viên với vị trí có hạn và chức danh nghề nghiệp như là quản lý, lễ tân, kế toán… thì họ mới cần đến email từ chối ứng viên. Còn đối với số lượng tuyển dụng đông như công nhân thì không cần thiết phải có email từ chối.
Lưu ý khi viết email từ chối ứng viên
Tuy nhiên, để có được mẫu thư từ chối tuyển dụng thì ta cũng cần lưu ý một số điều như sau:
- Câu chữ và lời lẽ khi viết thư từ chối ứng viên cần phải bày tỏ được sự trân trọng với người đã tham gia ứng tuyển. Để cho họ thấy rằng mặc dù họ không được lựa chọn làm việc nhưng họ cũng đã được tôn trọng một cách xứng đáng.
- Nhà tuyển dụng có thể đưa ra những lời khuyên phù hợp cho cá nhân ứng viên, mục đích là để họ hiểu rằng công ty bạn từ chối họ không có nghĩa là họ hết cơ hội tìm việc, họ có thể sang một công ty khác phù hợp với năng lực của bạn hơn. Đó cũng là động lực giúp họ không ngừng tin tưởng vào bản thân và cố gắng phấn đầu nhiều hơn nữa để trau dồi bản thân của họ.
- Mặc dù họ không phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng đang tuyển thì nhà tuyển dụng có thể gợi ý cho ứng viên với 1 vị trí khác mà công ty họ cũng đang đăng tuyển để ứng viên có thể suy nghĩ. Đây cũng là cách cho người khác thêm cơ hội nữa.
Như vậy, chắc bạn cũng đã biết viết một email từ chối ứng viên rồi phải không nào!? Nó không quá khó nhưng cũng không dễ để viết nếu bạn không tìm tòi. Chúc bạn thành công!
Bài viết liên quan:
- Recruitment Funnel là gì? Vai trò của Recruitment Funnel trong tuyển dụng
- Cách tuyển dụng trên Linkedin đơn giản và hiệu quả
- Mẫu hợp đồng thử việc song ngữ chuẩn 2021
