Người ta hay bảo “đời” trưởng ban Tổng vụ có khác nào “làm dâu trăm họ”. Những ai có duyên mới nghề mới thấm thía điều ấy. Đây là một nghề có pha lẫn vị ngọt ngào lẫn đắng chát, niềm vui – nỗi buồn xen lẫn vào nhau. Nhiều bạn trẻ luôn mong ước có thể đảm nhiệm công việc của một trưởng ban Tổng vụ tại một công ty nào đó. Vậy thì đừng bỏ lỡ bài viết sau để hiểu hơn về vị trí công việc này nhé!

1. Để đảm nhiệm vị trí trưởng ban Tổng vụ, bạn cần trang bị những kỹ năng gì?

Muốn đảm nhiệm vị trí trưởng ban Tổng vụ, bạn cần tốt nghiệp các ngành quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, luật hoặc các ngành nghề tương đương. Tất nhiên, bạn cũng cần thành thạo vi tính văn phòng, kỹ năng trên Internet. Muốn vào làm ở các công ty của nước ngoài bạn phải thông thạo ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Nhật…

Ngoài ra, bạn còn phải am hiểu về luật, tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, công đoàn…Quan trọng nhất, một trưởng ban tổng vụ phải có năng lực quản lý, kiến thức chuyên môn liên quan đến vị trí mà mình đảm nhiệm. Không những thế, bạn còn phải trang bị rất nhiều kỹ năng mềm khác. Chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, biết nắm bắt tâm lý…

2. Trưởng ban Tổng vụ thường được gọi với danh xưng dễ thương “Tổng quản mama”, vậy họ làm gì?

Đằng sau cái danh xưng “dễ thương” ấy là cả một trọng trách nặng nề. Công việc của một trưởng ban Tổng vụ bao gồm: quản lý nhân sự, phụ trách tuyển dụng, giải quyết tranh chấp việc làm, đòi hỏi phúc lợi cho nhân viên, tổ chức các hoạt động thường niên…

Ở nhiều công ty, trưởng ban Tổng vụ còn là người nắm giữ “hầu bao”. Họ kiểm soát thu chi, kiểm soát nguồn tiền của doanh nghiệp. Một số trưởng ban Tổng vụ còn đảm nhiệm vai trò cấp trên của một bộ phận xuất nhập khẩu. Họ làm việc với các công ty vận chuyển, giao nhận, dịch vụ xuất nhập hàng, kiểm tra hàng hóa…

Đằng sau danh xưng “trưởng ban tổng vụ” là cả một trách nhiệm vô cùng nặng nề

3. Công việc của một trưởng ban tổng vụ nhiều niềm vui nhưng cũng lắm nỗi buồn và áp lực

Công việc của một trưởng ban Tổng vụ đôi lúc nhiều đến mức khiến họ thấy “ngộp thở”. Thế nhưng vượt qua được họ lại thấy mình bản lĩnh hơn, trưởng thành hơn. Họ luôn muốn gần gũi, thấu hiểu nhân viên cấp dưới của mình. Với họ, niềm vui trong công việc chính là được sếp tin tưởng, được nhân viên yêu quý. Họ muốn mình là chiếc cầu nối giữa nhân viên với sếp, tạo ra một bầu không khí vui vẻ trong môi trường làm việc.

Trong các hoạt động thường niên của công ty, người làm Tổng vụ vui nhưng cũng “đau đầu” nhất. Họ phải suy nghĩ làm sao để tìm ra một chỗ giá cả phải chăng, món ăn hợp khẩu vị, làm sao để mọi người được vui vẻ…hễ mà kế hoạch gặp “trục trặc” là mọi tội lỗi lại quy về hết cho trưởng ban Tổng vụ.

Bên cạnh đó, nghề này cũng lắm nỗi buồn. Có rất nhiều nhân viên khi bị “sa thải” không chịu nhìn lại bản thân đã vội quy chụp, tất cả là do Tổng vụ. Những nhân viên ấy không hề biết khi nghe thông báo nghỉ việc của một nhân viên nào đó. Trưởng ban Tổng vụ cũng thấy khó xử, buồn bã không kém.

Đôi lúc người làm Tổng vụ còn phải chịu ánh mắt nghi kỵ, dèm pha sau lưng của nhân viên để đảm bảo “trật tự” doanh nghiệp. Họ chấp nhận bị ghét để bảo vệ những điều sếp cho là đúng. Thỉnh thoảng, trưởng ban Tổng vụ lại còn “cãi” sếp để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên. Thế đấy, đôi lúc vì quyền lợi của tập thể họ còn chịu “mất lòng” sếp.

Đôi lúc trưởng ban Tổng vụ còn phải chịu sự dèm pha sau lưng của nhân viên

4. Làm thế nào để trở thành một trưởng ban Tổng vụ giỏi?

Làm bất kỳ công việc gì cũng vậy, muốn thành công bạn phải luôn giữ mãi niềm say mê trong công việc. Thêm nữa, phải không ngừng tìm tòi, học hỏi về vị trí công việc mà mình đang đảm nhiệm. Đôi lúc phải có tầm “nhìn xa trông rộng” để kịp thời đưa ra những chính sách phù hợp.

Muốn trở thành một trưởng ban Tổng vụ giỏi bạn phải cố gắng, nỗ lực không ngừng mỗi ngày

Trưởng ban Tổng vụ phải là người có óc sáng tạo, nhanh nhạy để giải quyết công việc hiệu quả nhất. Bạn phải là người có khả năng truyền đạt thông tin, có tính cách kiên định để mọi người có thể nghe mình, làm theo mình.

Một trưởng ban Tổng vụ còn phải có kế hoạch làm việc theo nhóm, biết lập kế hoạch làm việc. Quan trọng nhất, bạn phải là người “gặp khó khăn không nản”. Một người tổng vụ cần hiểu rõ mình đang đại diện cho ai, cần phải làm gì. Bạn cần phải cương quyết và mềm mỏng đúng lúc để có thể thành công trong công việc.

Công việc trưởng ban Tổng vụ cần một người tinh tế, khéo léo, vững kiến thức chuyên môn. Tổng vụ là “trụ cột” quan trọng của doanh nghiệp. Thế nhưng, bạn hãy luôn nhớ vị trí này sẽ không bền vững nếu bị nhân viên của mình quay lưng. Do đó, người làm Tổng vụ luôn phải nâng cao năng lực, khẳng định vị thế của mình trong doanh nghiệp. Chúc các trưởng ban Tổng vụ tương lai sẽ luôn kiên định và thành công trên con đường mình đã chọn nhé!