Trong quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, việc gửi email xác nhận lịch phỏng vấn với ứng viên là một bước không thể thiếu. Một mẫu email xác nhận lịch phỏng vấn được viết tốt không chỉ giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hãy cùng freeC khám phá những mẫu email và các nguyên tắc quan trọng để tạo ra những email xác nhận hiệu quả.
Note: Hãy nhớ điều chỉnh mẫu email template bên dưới để phù hợp nhất với thương hiệu và văn hóa công ty của bạn nhé.
Tại sao bạn nên viết email này?
Việc gửi email xác nhận lịch phỏng vấn với ứng viên không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính. Đây là cơ hội đầu tiên để doanh nghiệp thể hiện văn hóa và sự chuyên nghiệp của mình.
- Tránh những sự cố về thời gian và địa điểm có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm phỏng vấn
- Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp với ứng viên
- Giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn
- Tạo ấn tượng tích cực về thương hiệu nhà tuyển dụng
Mẫu email xác nhận lịch phỏng vấn được sử dụng khi nào?
Email xác nhận lịch phỏng vấn với ứng viên thường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong quy trình tuyển dụng. Việc nắm rõ thời điểm gửi email sẽ giúp tối ưu hiệu quả của chúng.
- Ngay sau khi đã thống nhất thời gian phỏng vấn với ứng viên
- Trước buổi phỏng vấn 1-2 ngày như một email nhắc nhở
- Khi có thay đổi về thời gian hoặc địa điểm phỏng vấn
- Sau khi ứng viên yêu cầu xác nhận thông tin phỏng vấn
Những nội dung cần có trong email
Một email xác nhận lịch phỏng vấn hiệu quả cần đảm bảo đầy đủ các thông tin thiết yếu sau:
- Thông tin cơ bản về thời gian và địa điểm
- Hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay online)
- Tên và chức danh người phỏng vấn
- Các tài liệu ứng viên cần chuẩn bị
- Hướng dẫn đi lại và thông tin đỗ xe (nếu phỏng vấn trực tiếp)
- Thông tin liên hệ trong trường hợp cần hỗ trợ
Mẫu email xác nhận lịch phỏng vấn – Tiếng Việt
Tiêu đề:
Xác nhận lịch phỏng vấn – [Tên công ty] / Phỏng vấn vị trí [Chức danh]
Nội dung:
Xin chào [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [Chức danh] tại [Tên công ty]. Email này nhằm xác nhận lịch phỏng vấn với các thông tin chi tiết như sau:
Thời gian: [ngày, giờ] – Thời lượng dự kiến: [30-45] phút
Địa điểm: [địa chỉ đầy đủ]
Người phỏng vấn: [tên và chức danh]
Một số lưu ý quan trọng:
- Vui lòng mang theo CMND/CCCD để đăng ký với bảo vệ tòa nhà
- Bạn có thể đỗ xe tại bãi giữ xe của tòa nhà (nếu có)
- Mang theo CV và các tài liệu liên quan
Nếu bạn cần điều chỉnh lịch hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi qua email này hoặc số điện thoại [số điện thoại].
Trân trọng,
[Chữ ký email]
Mẫu email xác nhận lịch phỏng vấn – Tiếng Anh
Subject line:
Interview Confirmation – [Company name] / Interview for [Job title] position
Email body:
Dear [Candidate name],
Thank you for your interest in the [Job title] position at [Company name]. This email is to confirm your interview details as follows:
Time: [date and time] – Expected duration: [30-45] minutes
Location: [full address]
Interviewer: [name and title]
Important notes:
- Please bring your ID for building security registration
- Parking is available at the building’s parking lot (if applicable)
- Please bring your updated CV and relevant documents
If you need to reschedule or have any questions, please don’t hesitate to contact me via this email or phone at [phone number].
Best regards,
[Email Signature]
Một mẫu email xác nhận lịch phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ giúp đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Việc sử dụng những mẫu email được chuẩn hóa sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong quy trình tuyển dụng của bạn.
Để khám phá thêm nhiều mẫu email tuyển dụng chuyên nghiệp khác, đừng quên tải về ebook miễn phí bên dưới của freeC. Bộ cẩm nang đa dạng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, từ sourcing, screening cho đến onboarding. Nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng nâng tầm công tác tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
freeC mến chúc bạn thành công!
