Môi trường làm việc là yếu tố quyết định phong cách làm việc, tâm trạng và hiệu quả công việc. Phương pháp 5S ra đời nhằm cải thiện môi trường làm việc. Trong lịch sử, 5s lần đầu tiên được áp dụng thành công tại Nhật Bản. Phương pháp này giúp tạo ra một môi trường thuận tiện, sạch sẽ, gọn gàng và khoa học cho doanh nghiệp và người lao động. Hãy cùng freeC đi tìm hiểu 5s là gì? Làm thế nào ứng dụng quy trình 5s vào công việc hiệu quả.
Khái niệm 5s là gì?
5s là tên gọi phương pháp giúp sắp xếp, quản lý môi trường làm việc. 5s viết tắt từ 5 từ Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
- Seiri (整理 Sàng lọc): là bước đầu tiên trong 5s, có nghĩa là xem xét, chọn lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.
- Seiton (整頓 Sắp xếp): nghĩa là sắp xếp lại mọi thứ theo tiêu chí dễ thấy, dễ lấy, trễ trả lại. Mọi thứ trong chỗ làm cần được sắp xếp gọn gàng.
- Seiso (清掃 Sạch sẽ): thường xuyên dọn dẹp, làm sạch nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái.
- Seiketsu (清潔 Săn sóc): liên tục duy trì 3s ở trên để tạo tiền đề cho 5s được thực hiện
- Shitsuke (躾 Sẵn sàng): luyện tập, tạo thói quen tự giác dọn dẹp và sắp xếp tại nơi làm việc. Cần tuân thủ nghiêm các quy định tại nơi làm việc.
Từ văn phòng, công trường đến nhà máy, bất cứ nơi nào có hoạt động, bạn cần tổ chức và phân loại. Phương pháp 5S giúp ngăn ngừa sự xuống cấp của văn phòng và nhà máy. Nó tạo sự thông thoáng, thuận tiện và tránh lãng phí cho việc kinh doanh. Môi trường làm việc khoa học giúp cải thiện tâm lý, thể trạng và năng suất lao động.
Quy trình thực hiện 5s hiệu quả
Seiri – Sàng lọc
Trọng điểm của Sàng lọc đó chính là ” Không nên giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Để làm tốt Seiri, cần thực hiện 3 bước sau:
- Bước 1: Quan sát xung quanh nơi làm việc, tìm những thứ mà không cần thiết trong công việc. Hỏi xem có ai cần đến hoặc còn sử dụng hay không. Cuối cùng bỏ đi những thứ mà không ai cần đến.
- Bước 2: Trường hợp chưa quyết định được vật đó có cần thiết hay không. Hãy đánh dấu ngày tháng cần bỏ và để riêng sang một nơi.
- Bước 3: Đến thời gian, kiểm tra lại tính quan trọng lần cuối, nếu không ai còn dùng thì đem bỏ đi.
Bạn cần thường xuyên sàng lọc, phân loại những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc vừa giúp môi trường làm việc thông thoáng và sạch sẽ.
Seiton – Sắp xếp
Sau bước sàng lọc ở trên, Seiton là bước giúp bạn sắp xếp đúng với vị trí của mọi vật tại nơi làm việc. Cần thực hiện theo 4 bước sau đây:
- Bước 1: Những thứ cần sắp xếp đều là những thứ cần thiết cho công việc. Bạn cần xem thứ nào ưu tiên thường sử dụng cũng như vị trí nào là thuận tiện và đẹp mắt nhất.
- Bước 2: Trao đổi và cùng đồng nghiệp thống nhất nơi bố trí các vật dụng cần thiết.
- Bước 3: Lên danh sách cũng như ghi lại vị trí để đồ vật để dễ tìm kiếm khi cần
- Bước 4: Nên vẽ sơ đồ riêng các vật cần thiết cấp bách như bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn… khi cần dùng gấp không phải tìm
Seiso – Sạch sẽ
Nếu môi trường làm việc sạch sẽ, năng suất làm việc cũng được tăng cao. Do đó bạn cần thực hiện Seiso hàng ngày như là một thói quen. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để dọn dẹp lại nơi làm việc. Việc dọn dẹp sạch sẽ thường xuyên cũng chính là cơ hội giúp bạn kiểm tra các tình trạng của thiết bị, đồ vật tại nơi làm việc.
Seiketsu – Săn sóc
Seiketsu giúp bạn tạo ra thói quen cũng như duy trì việc làm sạch, dọn dẹp và sắp xếp tại nơi làm việc. Nếu mới thực hiện 5s, bạn nên tạo lịch để dần dần quen với việc duy trì 5s. Cần đặt ra các tiêu chuẩn để có thể đánh giá khách quan và hiệu quả việc săn sóc.
Shitsuke – Sẵn sàng
Có lẽ đây là bước khó nhất bởi nó khuyến khích mọi người thực hiện một cách tự giác, luôn luôn sẵn sàng làm 5s. Ngoài ra, mọi nhân viên cũng cần tuân thủ nghiêm túc các quy định công ty đặt ra.
>>> Xem thêm Lợi ích khi làm việc tại công ty nước ngoài
Hiệu quả của việc thực hiện 5s là gì?
Phương pháp 5S mang lại sự thay đổi thần kỳ cho công ty. Biết được 5S là gì bạn mới thấy được những lợi ích to lớn của 5S đối với doanh nghiệp. 5S giúp loại bỏ những thứ không mong muốn khỏi nơi làm việc. 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện và khuyến khích tinh thần tập thể. Từ đó giúp nhân viên làm việc tích cực và có trách nhiệm hơn.
- Mô trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp hơn.
- Giúp sáng tạo, phát huy sáng kiến trong công việc
- Tạo kỷ luật cho tổ chức
- Hỗ trợ công việc dễ dàng hơn
- Đem lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn
Quy trình 5s cần thưc hiện nghiêm túc, lặp lại liên tục và không ngừng nghỉ. Để có thể mang đến hiệu quả tốt nhất, hãy nhớ luôn luôn thực hiện 5s thường xuyên và đúng trình tự đề ra bạn nhé.
Bài viết liên quan:
- Quy Định Nghỉ Phép Năm Cho Nhân Viên Công Sở
- Kinh nghiệm trả lời phỏng vấn mức lương mong muốn
- Những gợi ý trả lời câu hỏi “vì sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ?”
