10 bước chiến lược giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên

Thực tế từ thị trường tuyển dụng cho thấy, ngày càng nhiều tổ chức nhận ra tầm quan trọng của việc cải thiện trải nghiệm ứng viên.

Trong bài viết này, freeC Asia sẽ cùng bạn tìm hiểu về 10 bước giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên hiệu quả từ việc tiếp cận, thực hiện điều chỉnh và khai thác nhiều khía cạnh như: mô tả công việc, mọi sự chuẩn bị cần thiết, tính chuyên nghiệp trong phản hồi,…

Xem ngay để nắm bắt chiến lược chuẩn giúp tạo ra trải nghiệm ứng viên tích cực cho tổ chức của bạn!

Trải nghiệm ứng viên là gì?

Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) bao gồm toàn bộ những trải nghiệm mà mỗi ứng viên có được trong suốt quá trình tuyển dụng. Những trải nghiệm này có thể tích cực hoặc tiêu cực.

Sự cảm nhận của ứng viên về công ty được hình thành từ các tương tác mà họ có được (hoặc không) đối với tổ chức. Đó có thể là mô tả công việc ban đầu, bài kiểm tra sàng lọc, cho đến phỏng vấn trực tiếp và quy trình onboarding.

Việc doanh nghiệp có quy trình chuẩn chuyên nghiệp giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên không chỉ thu hút những ứng viên xuất sắc, mà còn làm tăng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực.

Nâng cao trải nghiệm ứng viên: 10 bước chuẩn chiến lược!

Bước 1: Điều chỉnh và cải thiện mô tả công việc

Mô tả công việc (JD) thường là ấn tượng đầu tiên của ứng viên về công ty (phía nhà tuyển dụng). Vậy ở bước này, việc tối ưu JD như thế nào để trải nghiệm ứng viên có thể tốt hơn?

• Dẫn dắt thu hút: Sử dụng ngôn ngữ và cách diễn đạt hấp dẫn để thu hút ứng viên khi đọc JD. Điều này không chỉ cung cấp thông tin mà còn tạo sự hứng thú cho các ứng viên tiềm năng.
• Thực tế và minh bạch: Tránh việc mô tả quá mức, mơ hồ hoặc chung chung về vai trò. JD cần thể hiện rõ các nhiệm vụ, tập trung khái quát hóa nhu cầu và mong đợi từ nhà tuyển dụng đến các ứng viên. Giai đoạn này sẽ tiết kiệm thời gian cho cả ứng viên và đội ngũ tuyển dụng.
• Điều hướng khéo léo về yếu tố “giới” trong JD: Tránh sử dụng thuật ngữ mang tính giới tính hoặc loại trừ. Điều này giúp JD đạt mức độ truyền tải trung tính và có thể thu hút nhiều ứng viên tiềm năng hơn.

Bước 2: Đơn giản hóa quy trình ứng tuyển

Nghiên cứu cho thấy, trung bình, ứng viên mất từ 3-4 giờ để hoàn thành một đơn ứng tuyển. Hãy đảm bảo rằng quy trình ứng tuyển của doanh nghiệp thật tinh gọn:

1. Đơn giản hóa câu hỏi: Không phải ứng viên nào cũng có thời gian hay sẵn sàng hoàn thành hết một đơn ứng tuyển quá dài dòng. Hãy hạn chế câu hỏi không cần thiết, chỉ cần khai thác các thông tin quan trọng.
2. Thiết kế giao diện dễ sử dụng: Đảm bảo trang ứng tuyển được thiết kế một cách thông minh và dễ dàng điều hướng. Điều này không chỉ giúp ứng viên cảm thấy thoải mái mà còn tạo ấn tượng mạnh ngay từ lần đầu tiên truy cập vào trang.
3. Hướng dẫn ứng tuyển rõ ràng: Hãy cung cấp các hướng dẫn cụ thể về các bước ứng viên cần thực hiện.
4. Giao diện trang ứng tuyển thân thiện với thiết bị di động: Để đáp ứng nhu cầu ứng tuyển nhanh chóng, mượt mà, nhà tuyển dụng cần quan tâm đến việc cải tiến giao diện trang ứng tuyển.

Bằng cách đơn giản hóa quy trình ứng tuyển, doanh nghiệp không chỉ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng mà còn tạo ra trải nghiệm tích cực ngay từ giai đoạn đầu tiếp cận.

Bước 3: Minh bạch trong quy trình tuyển dụng

Các ứng viên cho rằng trải nghiệm của họ sẽ tốt hơn rất nhiều nếu các nhà tuyển dụng đảm bảo tính minh bạch và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về quy trình tuyển dụng. Đó là lý do nhà tuyển dụng cần lập kế hoạch cho các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng.

Ai sẽ là người tham gia và thời gian dự kiến cho mỗi giai đoạn chi tiết như thế nào. Điều này giúp ứng viên nắm bắt tốt hơn các thông tin, sự kỳ vọng và có sự chuẩn bị tốt nhất cho những gì diễn ra sắp tới.

Bước 4: Cung cấp thông tin một người liên hệ cụ thể

Trong hành trình tuyển dụng, nếu có quá nhiều sự tham gia từ phía nhà tuyển dụng như: quản lý tuyển dụng đến lãnh đạo nhóm, điều này có thể gây ra sự bối rối cho ứng viên.

Để giảm thiểu tình trạng này, hãy đảm bảo mỗi ứng viên có một người liên hệ chính và được thông tin rõ về đối tượng người liên hệ và hỗ trợ tuyển dụng xuyên suốt đó là ai. Khi có câu hỏi hoặc thắc mắc, ứng viên sẽ biết chính xác người họ cần liên hệ để nhận được các phản hồi phù hợp nhất.

>>> Xem thêm:

• Khảo sát trải nghiệm ứng viên: Khám phá quy trình chuẩn 10 bước!
• Candidate Net Promoter Score là gì? Cách tính và đo lường hiệu quả!

Bước 5: Giúp ứng viên có sự chuẩn bị tốt hơn

Đối với những ứng viên được chọn lọc, quy trình thường sẽ có các bước như đánh giá, phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn video hoặc phỏng vấn trực tiếp (có thể là tất cả).

Để nâng cao trải nghiệm của ứng viên trong giai đoạn này, HR và nhà tuyển dụng cần hỗ trợ và khuyến khích ứng viên chủ động hơn bằng cách cung cấp nhiều thông tin cần thiết.

• Giải thích về bài kiểm tra: Bao gồm mục đích bài kiểm tra, thời gian và loại câu hỏi sẽ được hỏi. Nếu có thể, hãy gửi cho họ một ví dụ thực hành.
• Chia sẻ thông tin về phỏng vấn: Nêu rõ hình thức phỏng vấn mà ứng viên sẽ tham gia, cách thức tổ chức, nhóm câu hỏi có thể được hỏi và thời gian dự kiến cho cuộc phỏng vấn.
• Cho ứng viên biết ai sẽ tham gia phỏng vấn họ: Cung cấp tên, chức danh hoặc có thể là hồ sơ LinkedIn của tất cả những người tham gia phỏng vấn, giúp ứng viên hiểu hơn về người trực tiếp tham gia phỏng vấn họ.
• Cung cấp hướng dẫn đến văn phòng (nơi phỏng vấn): Thực hiện các bước bổ sung để cung cấp thông tin chi tiết về cách đến văn phòng, bao gồm nơi đỗ xe,…. giúp giảm bớt lo lắng cho ứng viên và thể hiện rằng doanh nghiệp tuyển dụng có sự quan tâm đến họ.

Bước 6: Thực hiện phỏng vấn theo những phương pháp tốt nhất

Không chỉ các ứng viên cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, mà toàn bộ đội ngũ phỏng vấn cũng nên có một danh sách kiểm tra để đảm bảo trải nghiệm tích cực cho ứng viên.

• Sử dụng công nghệ: Phỏng vấn qua video là hình thức phỏng vấn hữu ích cho những ứng viên ứng tuyển các vị trí làm việc từ xa. Thực tế, phương pháp này cũng giúp tiết kiệm thời gian cho quản lý tuyển dụng. Hãy lựa chọn một công cụ phỏng vấn video phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
• Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn: Xem xét hồ sơ của từng ứng viên (có thể sử dụng hệ thống ATS để hỗ trợ), đặt phòng họp, và thiết lập trước danh sách câu hỏi cần hỏi.
• Trong buổi phỏng vấn: Chuẩn bị mọi thứ để buổi phỏng vấn diễn ra thuận lợi nhất: mời ứng viên uống nước, phỏng vấn đúng giờ, giải thích quy trình, và duy trì giao tiếp bằng mắt. Nếu có những ghi chép thay vì hội thoại trao đổi phỏng vấn cơ bản, hãy giải thích cho ứng viên ý nghĩa của việc lưu lại thông tin khi phỏng vấn.
• Cuối buổi phỏng vấn: Đảm bảo thời gian chuẩn, không kéo dài quá lâu và dành sự cảm ơn, lời quan tâm đến ứng viên cuối buổi phỏng vấn.

Bước 7: Tạo sự gần gũi, chỉn chu trong quá trình tuyển dụng

Sau khi phỏng vấn tất cả ứng viên, phía nhà tuyển dụng có thể gửi email phản hồi cảm ơn và xác nhận thời gian dự kiến thông báo về kết quả phỏng vấn cho họ.

Bước 8: Phản hồi chuyên nghiệp với mọi kết quả

Hãy thông báo cho những ứng viên đang ở giai đoạn tuyển dụng tiếp theo biết lý do họ chưa thể tiến xa hơn trong “process” với vị trí họ đang ứng tuyển. Tại giai đoạn phỏng vấn, hãy cung cấp phản hồi về những gì ứng viên đã làm tốt, cùng với những lời khuyên hữu ích. Ứng viên sẽ rất trân trọng việc doanh nghiệp đã nỗ lực để tạo nên một trải nghiệm tích cực hơn.

Bước 9: Chào đón nhân viên mới một cách thân thiện

Trải nghiệm của ứng viên không dừng lại khi doanh nghiệp đưa ra lời mời làm việc. Quy trình onboarding là một phần quan trọng của trải nghiệm.

Điều HR và doanh nghiệp cần làm là tạo ra môi trường thoải mái, khiến nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hòa nhập trước khi họ bắt đầu làm việc tại tổ chức, đặc biệt là những tuần và tháng đầu tiên của quy trình.

Bước 10: Thu thập các phản hồi

Bước cuối cùng để cải thiện trải nghiệm ứng viên là liên tục thu thập phản hồi. Điều này giúp ứng viên doanh nghiệp xác định rõ điểm mạnh và hạn chế để có hướng tiếp cận, các giải pháp giúp cải thiện, nâng cao trải nghiệm ứng viên.

Tự động hóa khảo sát trải nghiệm ứng viên: Nhiều hệ thống cho phép doanh nghiệp tự động hóa bước này. Cụ thể, hệ thống sẽ gửi mẫu phản hồi đến ứng viên ngay khi họ hoàn tất quy trình tuyển dụng.

Thiết lập chiến lược dựa trên dữ liệu thu thập: Các kết quả thu thập được sẽ cung cấp những insight quan trọng. HR và doanh nghiệp cần nghiêm túc xem xét và lập kế hoạch hành động để giải quyết các vấn đề này, nhằm tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên.

Dịch vụ Headhunt từ freeC Asia có thể giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên như thế nào?

Là đối tác uy tín của nhiều doanh nghiệp trong việc tìm kiếm ứng viên tài năng, freeC Asia tự hào khi không chỉ là đơn vị hỗ trợ toàn diện quy trình tuyển dụng cho các doanh nghiệp, chúng tôi còn quan tâm đến việc định hướng chiến lược nhằm cải thiện và nâng cao trải nghiệm ứng viên.

1. Tư vấn nghề nghiệp cá nhân hóa: Với hơn 60 chuyên gia và 2.000 freelancer đội ngũ chuyên viên từ freeC Asia có thể cung cấp lời khuyên, trao đổi, tương tác và đề xuất điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm phỏng vấn thực tế. Điều này giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng về cơ hội và lộ trình phát triển nghề nghiệp.
2. Quá trình tuyển dụng minh bạch: freeC Asia cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về quá trình tuyển dụng. Từ bước sàng lọc đầu vào ứng viên – hỗ trợ “testing” kỹ năng, ngoại ngữ,… cho đến việc hỗ trợ kiểm tra tham chiếu. Điều này giúp ứng viên cảm thấy yên tâm và chuẩn bị tốt hơn.
3. Phản hồi nhanh chóng: Quy trình tuyển dụng thông minh, tiết kiệm thời gian nhờ công nghệ AI tiên tiến, tiến độ từng bước trong quy trình được cập nhật và phản hồi liền mạch cho ứng viên, nhất là “timeline” các vòng phỏng vấn và các vấn đề liên quan.
4. Hỗ trợ xuyên suốt: freeC Asia cam kết đồng hành, hỗ trợ ứng viên từ giai đoạn ứng tuyển, qua các vòng phỏng vấn, cho đến khi nhận được công việc. Điều này giúp ứng viên cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ, giảm bớt căng thẳng trong quá trình tìm kiếm việc làm.

Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về dịch vụ headhunt cũng như cách freeC có thể giúp công ty bạn nâng cao trải nghiệm ứng viên hiệu quả hơn.