Nếu bạn lo lắng vì không biết nhà tuyển dụng sẽ hỏi những gì, thì hãy đọc bài viết này của freeC. Chúng tôi đã chuẩn bị giúp bạn 10 câu hỏi phỏng vấn kế toán thường gặp nhất và mẫu trả lời tương ứng.
Sau khi bạn đọc hết bài này, bạn có thể tự đưa ra những quan điểm cá nhân của mình để đối đáp với nhà tuyển dụng mà không sợ “đụng hàng”.
1. Bạn đã sử dụng thành thạo những phần mềm nào dành cho nhân viên kế toán?
Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn đã từng dùng qua phần mềm kế toán nào chưa hay bạn có sẵn sàng để học cách dùng một phần mềm mới hay không. Để trả lời cho câu hỏi này, bạn hãy liệt kê vài tên phần mềm mà bạn dùng thành thạo và tự tin nhất để sử dụng.
Ví dụ 1.1 – tiếng Việt
“Tôi có hơn 5 năm kinh nghiệm làm việc với phần mềm FreshBooks và hơn 2 năm với phần mềm tự thiết kế, cả 2 phần mềm này đều là phần mềm mà công ty cũ của tôi sử dụng. Khi làm việc ở vị trí khác, tôi có thể sử dụng Zoho Books, NetSuite ERP và FreeAgent. Một người bạn đồng nghiệp gần đây có đề xuất thêm một phần mềm mới là Gusto và tôi đang trong quá trình hoàn thành khóa học online liên quan đến phần mềm này.”
Ví dụ 1.1 – tiếng Anh
“I have worked with FreshBooks for more than 5 years and over 2 years working with custom accounting software. These two things were usually used by my last employer. I also have experience in working with Zoho Books, NetSuite ERP, and FreeAgent in other jobs. One of my co-workers recently suggested Gusto, so I’m finishing an online training course for it at the moment”.
Bạn sẽ có thể được yêu cầu giải thích đâu là phần mềm tốt nhất và vì sao bạn lại chọn phần mềm ấy. Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này là bạn cần tìm hiểu, nghiên cứu những phát triển, thay đổi gần đây của các loại phần mềm bạn đã từng sử dụng qua.
Ví dụ 1.2 – tiếng Việt
“Ở công ty cũ, chúng tôi gặp rất nhiều bất tiện khi sử dụng FreeAgent, vì thế, chúng tôi đã chuyển sang sử dụng FreshBooks. Giao diện thân thiện với người dùng, khả năng tạo lập hóa đơn có thể điều chỉnh được cũng như các lời nhắc thanh toán và các khoản phí gia tăng dành cho hóa đơn trễ hẹn thanh toán cũng được tự động áp dụng. Tất cả những ưu điểm trên đã khiến cho công việc của tôi trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Tôi nhận ra rằng mình đã có thêm thời gian để tập trung hơn vào các công việc quan trọng khác kể từ khi chuyển sang dùng FreshBooks.”
Ví dụ 1.2 – tiếng Anh
“In my previous company, we met a lot of problems with FreeAgent, so we moved to another one, which is FreshBooks. It has a friendly interface for users and the ability to generate customizable invoices, automate payment reminders and apply fees for any late payments automatically. These good points helped all my tasks become easier than before because I was able to focus more on other important tasks when we started using FreshBooks”.
2. Những thách thức lớn nhất phải đối mặt khi làm trong lĩnh vực kế toán là gì?
Nhà tuyển dụng muốn đánh giá những hiểu biết của bạn về ngành nghề kế toán, bao gồm cả những khó khăn mà các kế toán viên sẽ gặp phải trong quá trình làm việc. Không có câu trả lời nào đúng hay sai cho câu hỏi này, điều quan trọng là bạn phải đưa ra được những lời giải thích hợp lý cho câu trả lời của mình.
Để có thêm ý tưởng, bạn nên đọc tin tức thường xuyên hoặc những bài báo liên quan đến chủ đề này để thu thập thông tin. Từ đó, bạn có để tự tin trả lời một cách đầy đủ nhất.
Ví dụ 2 – tiếng Việt
“Có thể công nghệ hiện đại đã giúp chúng ta rất nhiều trong quá trình tự động hóa mọi thứ, thế nhưng, sự tiến bộ không ngừng của công nghệ cũng có thể trở thành một gánh nặng vô hình đối với tất cả mọi người. Bởi lẽ, khi có sự đổi mới xuất hiện, đôi lúc chúng ta khó có thể tích hợp các chức năng kế toán với các quy trình hoạt động khác. Tôi tin mình có đủ kinh nghiệm để cùng các nhà phát triển phần mềm điều chỉnh các phần mềm kế toán nhằm đảm bảo sự tích hợp được diễn ra trơn tru, liền mạch mà không có bất kỳ sự đình trệ nào trong quá trình hoạt động.
Tôi cũng muốn nói rằng các mã thuế hiện nay đang thay đổi liên tục và sẽ còn thay đổi nữa. Điều này là một thách thức rất lớn đối với những người làm trong lĩnh vực kế toán vì khi chúng ta vừa làm quen với bộ mã này thì các mã mới lại xuất hiện. Tuy nhiên, đây là một vấn đề thường thấy mà bất kỳ kế toán viên nào cũng sẽ gặp phải và họ cần hiểu đây là một phần của công việc.”
Ví dụ 2 – tiếng Anh
“Although technology absolutely increases our ability to automate lots of tasks, the development which has no end can be tough and challenging. When new advancements take place, it can be hard to combine new accounting functions with other operational processes sometimes. I have a comprehensive mind for helping software developers adjust various accounting programs in order to make sure the integration is seamless without any downtime in the process.
I also want to say that the changeable tax codes have always been and will continue to be the main challenge for those in the accounting industry. As soon as we get used to one set of codes, new ones are applied. Though, this is a challenge that every conscientious accountant understands is a part of the job”.
3. Đã bao giờ bạn tự tạo riêng một tiến trình kế toán (accounting process) chưa?
Dù bạn trả lời “Rồi” hay “Chưa” thì bạn cũng nên nói thêm một vài thông tin khác để câu trả lời của bạn không bị cụt và thiếu sự chỉn chu.
Nếu bạn trả lời rằng bản thân chưa bao giờ làm việc đó, hãy đề cập đến quá trình mà bạn đã góp sức phát triển hoặc điều chỉnh ở công việc cũ để làm nổi bật kỹ năng tư duy đổi mới, sáng tạo của mình.
Nếu câu trả lời của bạn là “Rồi” thì hãy chuẩn bị sẵn sàng để trả lời thêm thật chi tiết về quá trình mà bạn thiết lập và việc này đã giúp công ty phát triển như thế nào. Nếu có thể, hãy đưa vào câu trả lời những số liệu xác định để nhà tuyển dụng có thể hình dung những đóng góp của bạn trong quá trình đó.
Ví dụ 3 – tiếng Việt
“Khi tôi còn làm ở vị trí kế toán trưởng tại công ty XYZ, tôi nhận thấy rằng công ty đang liên tục bỏ qua các phí thanh toán trễ hạn. Ngay cả khi khách hàng thanh toán muộn 30 ngày so với hạn thanh toán trên hóa đơn, chúng tôi vẫn không áp dụng khoản phí này.
Vì thế, tôi tập hợp lại một đội để tìm ra cách giải quyết vấn đề này. Bước đầu tiên, chúng tôi đã thay đổi phần mềm mà hiện tại công ty đang sử dụng thành phần mềm FreshBooks vì nó có thể áp dụng tự động các phí thanh toán trễ hạn lên từng hóa đơn. Điều này không chỉ tăng doanh thu công ty lên 1% mà còn cải thiện nguồn tiền ra vào vì khách hàng sẽ sẵn sàng thanh toán các hóa đơn đúng hạn hơn so với trước đây.”
Ví dụ 3 – tiếng Anh
“When I was an accounting manager at XYZ Company, I realized we were constantly missing late fee payments. Even if a client paid for an invoice over 30 days late, we still had not applied a late fee.
I gathered a team to find out the solution for this problem. We agreed to move to another software which is FreshBooks. It gave us the ability to automate late fees on all of the invoices. This helps us in increasing our revenue by 1%, and also improving cash flow since the clients become more willing to pay their invoices on time”.
4. Bạn biết gì về 3 loại báo cáo tài chính trong công ty?
Bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ là 3 loại báo cáo cơ bản nhất của nghề kế toán. Khi trả lời, bạn nên nêu ra định nghĩa của từng loại báo cáo và trình bày cách hoạt động của chúng.
Ví dụ 4 – tiếng Việt
“Các công ty khác nhau sẽ có các loại báo cáo tài chính khác nhau nhưng tất cả đều đại diện cho cùng một loại thông tin. Một bảng cân đối kế toán sẽ liệt kê các khoản nợ, tài sản hiện có của một công ty và bất kỳ loại vốn cổ đông nào. Một bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ sẽ cho thấy nguồn tiền này đến từ đâu, bao gồm các hoạt động tài chính, vận hành và đầu tư. Cuối cùng là bảng báo cáo kết quả kinh doanh, bảng báo cáo này sẽ cho ta một danh sách chi tiết về các chi phí và doanh thu của một công ty.”
Ví dụ 4 – tiếng Anh
“Different companies will have different financial statements, but they all basically show the same type of information. Firstly, a balance sheet lists a company’s liabilities, assets and any shareholder equity. Secondly, a cash flow statement displays where the cash is coming from, including financing, operating and investing activities. Lastly, the income statement describes a list of a company’s expenses and revenue”.
5. Bạn đã làm gì để giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp khi còn ở công ty cũ?
Kế toán viên là người có tầm nhìn, biết nhìn xa trông rộng và có thể dễ dàng nắm bắt tình hình tài chính của công ty hơn bất kỳ ai. Vì thế, họ có thể xác định được đâu là những chi phí dư thừa, không cần thiết trong quá trình vận hành công ty.
Câu trả lời phù hợp cho vấn đề này là bạn cần tóm tắt lại cách mà bạn đã sử dụng tư duy của mình để phân tích cũng như các kỹ năng giải quyết vấn đề để giảm chi phí đến mức tối thiểu mà không làm giảm chất lượng trong dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Ví dụ 5 – tiếng Việt
“Tôi đã từng chứng kiến rất nhiều công ty đăng ký dịch vụ và dùng nó trong 1-2 tháng rồi sau đó chuyển qua sử dụng một dịch vụ khác mà không hủy giao dịch với tư cách thành viên ở dịch vụ trước. Công ty vừa phải trả tiền cho các dịch vụ bị trùng lặp, vừa phải trả tiền cho các dịch vụ và các loại giấy phép không dùng tới đối với phần mềm dẫn tới việc tiêu tốn hàng nghìn đô la mỗi năm.
Trường hợp này xảy ra tương tự với công ty cũ của tôi, sau khi nhận ra rằng chúng tôi đang sử dụng rất nhiều dịch vụ trong khi ngân sách không còn đủ để đáp ứng, tôi bắt đầu thực hiện công việc kiểm toán. Tôi đến từng bộ phận trong công ty và hỏi về các dịch vụ họ đang sử dụng.
Trong số 100 dịch vụ khác nhau mà chúng tôi đang phải trả tiền định kỳ, chỉ có 57 dịch vụ thực sự đang được sử dụng. Trong 57 dịch vụ đó, 15 dịch vụ về cơ bản đang thực hiện những chức năng tương tự nhau. Tóm lại, chúng tôi đã giảm số dịch vụ từ 100 dịch vụ xuống còn 42 dịch vụ. Việc này đã làm giảm tới 4% chi phí hoạt động hằng năm cũng như tiết kiệm được lên tới $2,575 mỗi tháng.”
Ví dụ 5 về câu hỏi phỏng vấn kế toán – tiếng Anh
“I’ve once seen companies sign up for a service, use it for a month or two and then move to another one without canceling the payment on the first service as a member. Thousands of dollars are lost per year as a result of duplicated services combined with unused services and licenses to software.
The same thing happened to my previous company. After seeing that we used various services coming out of our budget, I started to conduct an audit. I came to every department and examined how many services they were using. It turned out that only 57 services out of 100 were actually in use. 15 services out of those 57 were performing the same functions. Overall, we decreased the service number from 100 to 42. This helps us lower our annual operational expenses by 4%, saving $2,575 per month”.
6. Làm thế nào để giảm thiểu khả năng sai sót của nhân viên trong bộ phận kế toán?
Để trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp, bạn cần phải có một sự nhạy bén nhất định đối với từng chi tiết nhỏ.
Hãy trả lời một cách khéo léo nhằm làm nổi bật kỹ năng sắp xếp, tổ chức của bạn cũng như tính cẩn thận, cầu toàn đối với công việc. Đồng thời, bạn cũng nên nêu ra những việc làm cụ thể ở những công việc trước đây để thêm phần thuyết phục.
Bạn có thể dùng phương pháp STAR để trả lời những câu hỏi tình huống như trên bằng cách phân tích tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả.
Ví dụ 6 – tiếng Việt
“Tôi tin rằng cách tốt nhất để giảm thiểu sai sót trong bộ phận kế toán là phải đảm bảo rằng từng cá nhân trong đó có thể xử lý tốt khối lượng công việc được giao. Là một kế toán trưởng – người giám sát cả một bộ phận lớn trong công ty, tôi hiểu rằng mình có trách nhiệm xây dựng mối quan hệ với các nhân viên khác để có thể đánh giá công tâm nhất về tần suất làm việc của họ.
Hằng tuần, tôi tổ chức các cuộc họp nhằm phân bổ công việc hợp lý cho từng cá nhân dựa trên ưu và khuyết điểm của họ. Cho dù tôi luôn quan niệm rằng con người nên trải qua nhiều áp lực nhưng tôi vẫn cố gắng tránh để cho họ cảm thấy quá tải và tôi sẵn sàng tuyển thêm nhân viên mới để mỗi người phụ trách một công việc khác nhau, giảm bớt áp lực nơi công sở.”
Ví dụ 6 – tiếng Anh
“I suppose the best way to get rid of human error in the accounting department is to make sure every team member has the ability to handle their workload. Being an accounting manager who can oversee a large department, I know I have to try my best to create relationships with other members so I can effectively evaluate how much work they can do.
I also hold meetings every week to distribute the workload fairly according to the strengths and weaknesses that I see in them. Although I think people should have pressure, I still avoid making them feel overwhelmed at work, and I will expand our staff to separate responsibilities in a proper way”.
7. Điều gì quan trọng nhất đối với một phần mềm kế toán, giá thành hay chức năng?
Mặc dù câu hỏi đang yêu cầu bạn chọn một trong hai yếu tố vừa nêu, nhưng câu trả lời thích hợp nhất lại là câu trả lời có sự pha trộn hài hòa giữa cả hai yếu tố đó.
Đây là một chiến lược cực kỳ thông minh vì nó cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn đủ hiểu biết, khả năng để phán đoán rằng giá tiền của phần mềm không phải lúc nào cũng chiếm ưu thế so với những gì nó có thể làm được và ngược lại.
Ví dụ 7 – tiếng Việt
“Nhờ vào công nghệ tiên tiến hiện nay mà chúng ta không cần phải băn khoăn suy nghĩ về giá thành và chức năng của phần mềm kế toán. Nếu nghiên cứu đủ kỹ, bạn có thể tìm thấy một phần mềm kế toán với giá cả phải chăng ($250/tháng) mà vẫn có thể dùng tốt như một phần mềm $2000. Điều này tùy thuộc vào quy trình hoạt động và nhu cầu kế toán của công ty.
Nếu tôi có một danh sách những nhu cầu kế toán này, hoặc nếu tôi tự tạo ra một danh sách sau khi đã đánh giá quy trình hoạt động của công ty, tôi có thể tìm ra một phần mềm phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo có đầy đủ các chức năng cần thiết. Tôi cam đoan rằng chúng ta sẽ không cần phải từ bỏ một phần mềm phù hợp với công ty chỉ vì giá thành của nó.”
Ví dụ 7 – tiếng Anh
“Thanks to the growth of technology, we don’t need to choose between price and functionality of accounting software. If you research properly, you can definitely find a low-cost software program at $250 per month that has all the necessary functions just like one that costs $2,000. It’s really up to a company’s operational processes and accounting needs.
If I can have a list of your accounting needs, or if you need, I can make one myself after assessing your operational processes. I can research to find a software that fits well with your budget but still performs all required functions. I guarantee that we don’t have to sacrifice functionality simply because of price”.
8. Câu hỏi hãy chỉ ra những điểm khác biệt giữa bộ phận hỗ trợ khách hàng (executive accounting) và kế toán công chứng (public accounting)?
Khi được hỏi câu hỏi này, bạn phải đưa ra những dẫn chứng thiết thực cho cả hai vị trí executive và public accounting. Từ đó, bạn có thể dễ dàng làm nổi bật sự khác nhau giữa hai bộ phận này.
Ví dụ 8 – tiếng Việt
“Executive accounting thường được công ty tuyển dụng để cung cấp các loại dịch vụ cho khách hàng (thường ở các Agency). Còn Public accounting sẽ tận dụng chứng chỉ kiểm toán viên (CPA) của mình để giúp các doanh nghiệp đánh giá các bản báo cáo tài chính và chịu trách nhiệm giải trình.
Kế toán công (Public accountants) thường sẽ có kinh nghiệm trong nhiều ngành nghề khác nhau, trong khi Executive accountants thường chỉ có kinh nghiệm ở một lĩnh vực nhất định. Một điểm khác biệt đáng chú ý khác là kế toán công cần phải có chứng nhận CPA nhưng kế toán tư nhân lại không yêu cầu loại bằng cấp này.”
Ví dụ 8 – tiếng Anh
“Executive accounting is a type of accounting that offers services to users. Public accounting makes use of CPAs and audits to help companies estimate their financial records and maintain accountability. Public accountants often have knowledge in various industries while executive accountants usually only have knowledge in a single industry. Another major difference is that public accountants must have CPA certification to be allowed to work while private accountants do not”.
9. Bạn biết gì về việc thực hiện dự án (project implementation)?
Việc hoàn thiện dự án là một điều không thể thiếu, để đảm bảo rằng bạn làm việc hiệu quả. Song, bạn cũng phải chắc chắn rằng bản thân đang liệt kê từng yếu tố theo đúng thứ tự.
Ví dụ 9 – tiếng Việt
“Để vận hành một dự án, ta cần 6 yếu tố quan trọng như: Xác định nhu cầu; xây dựng và sàng lọc ý tưởng; tiến hành thực hiện một nghiên cứu mang tính khả thi; phát triển dự án; thực hiện dự án và cuối cùng là kiểm soát dự án.”
Ví dụ 9 – tiếng Anh
“To implement a project, we need 6 key elements: Recognize the need; create and screen ideas; conduct a possible study; develop the project; implement the project and control the project.”
10. Vì sao bạn muốn làm việc cùng chúng tôi?
Ngoài việc trở thành kế toán, bạn còn có rất nhiều lựa chọn khác trên thị trường việc làm hiện nay. Vì lẽ đó mà nhà tuyển dụng rất muốn biết lý do vì sao bạn lại muốn ứng tuyển vào vị trí này. Một câu trả lời phù hợp sẽ là câu trả lời thuyết phục được họ rằng bạn là ứng viên tiềm năng mà họ đang tìm kiếm.
Dành thời gian để nghiên cứu về doanh nghiệp, công ty để hiểu được những giá trị cốt lõi, những sứ mệnh cũng như mục tiêu mà họ đang hướng tới. Bạn cũng nên nhìn lại bản thân xem những mục tiêu, những giá trị của mình có phù hợp với mục tiêu, giá trị của công ty, tổ chức đó hay không; để từ đó đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất.
Ví dụ 10 – tiếng Việt
“Tôi đã tìm hiểu rất nhiều về công ty và biết được rằng các nhân viên hiện tại đánh giá rất cao về môi trường làm việc ở đây. Không chỉ có văn hóa công ty phù hợp với tôi, các sứ mệnh công ty đang hướng tới cũng phù hợp với những đạo đức nghề nghiệp mà tôi đang trau dồi.
Tôi cũng nhận thấy được rằng công ty luôn muốn đem những giá trị của mình đóng góp cho cộng đồng và tôi luôn ủng hộ việc làm cho thành phố của chúng ta trở nên tốt đẹp, phát triển hơn bao giờ hết, đặc biệt là khi tôi đang sống cùng gia đình ở tại nơi đây.”
Ví dụ 10 – tiếng Anh
“I did extensive research on your company and know that your employees highly appreciate working here. Not only is the culture here suitable for me, but your mission also seems like a great fit for me. I noticed your company always wants to give something back to the community, and I totally agree about making our town better day by day, especially since I live with my family here”.
Bên trên, blog.freec.asia đã chia sẻ với bạn các câu hỏi nghiệp vụ kế toán khi phỏng vấn thường gặp nhất. Hy vọng bạn có thể ứng dụng hoặc qua đó, bạn sẽ có câu trả lời của riêng mình. Chúc bạn sẽ được vào làm ở công ty như bạn mong muốn.
Có thể bạn quan tâm: