Việc từ chối lời đề nghị của người khác có thể khiến ta cảm thấy khó xử. Điều đó cũng giống như việc từ chối trao cơ hội việc làm cho một ứng viên. Nếu hành động từ chối này không được xử lý khéo léo có thể dẫn đến các hành động thù địch và ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu tuyển dụng của công ty. Vì lý do đó, freeC viết bài hướng dẫn này để hỗ trợ anh/chị nắm vững những yếu tố cần thiết để viết mẫu email từ chối ứng viên mang tính đồng cảm, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt trong lòng người đọc.
Tại sao nên viết email này?
Với mẫu email từ chối ứng viên, anh/chị đang:
- Thể hiện sự minh bạch và tôn trọng;
- Duy trì trải nghiệm tích cực cho ứng viên;
- Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng;
- Thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty;
- Thể hiện sự quan tâm của công ty đối với những viên đã đầu tư thời gian và công sức vào quá trình ứng tuyển.
Sử dụng email này khi nào?
Sử dụng mẫu email từ chối ứng viên sau quá trình sàng lọc CV nghiêm ngặt. Điều quan trọng là phải gửi email này nhanh chóng vì mỗi ứng viên đều đang gấp rút tìm kiếm công việc. Hãy nhớ rằng, mọi điểm tiếp xúc đều góp phần xây dựng hình ảnh của công ty anh/chị.
Những gì cần có trong email?
Trong mẫu email từ chối ứng viên, anh/chị cần đảm bảo các yếu tố quan trọng:
- Bày tỏ lòng biết ơn vì họ đã quan tâm và dành thời gian cho công việc của anh/chị.
- Xưng hô tên với ứng viên và đề cập đến vai trò họ ứng tuyển.
- Viết ngắn gọn, đồng cảm và thừa nhận tính cạnh tranh của quá trình tuyển chọn.
- Đề cập đến cơ hội cộng tác cùng nhau trong tương lai.
Lưu ý đây là email mẫu. Anh/chị có thể chỉnh sửa để phù hợp với công ty của mình.
Ví dụ mẫu email từ chối ứng viên tiếng Việt
Tiêu Đề Email
Thông báo kết quả ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]
Nội Dung Email
Thân gửi (tên ứng viên),
Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự tại công ty (tên công ty), chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn trong thời gian vừa qua. Rất cám ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí việc làm (Tên công việc)
Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).
Ví dụ mẫu email từ chối ứng viên tiếng Anh
Subject Line
Applicant rejection [Position] at [Company name]
Body Email
Dear [first name],
We appreciate your enthusiasm for joining the [company name] workforce. Despite the strong qualifications presented in your resume and cover letter, our recruitment team has assessed your application. Unfortunately, it has not been chosen to proceed to the next stage.
However, please be assured that your resume will be retained in our database, and we will reach out to you regarding forthcoming prospects that may align more closely with your expertise and background.
We extend our best wishes for your pursuit of suitable employment opportunities, and we remain hopeful for the opportunity to consider you for a different position down the line.
Best regards,
[Sender Name]