Trong tuyển dụng, Job requisition (yêu cầu hay đề xuất tuyển dụng) được ví như tấm bản đồ giúp định vị những hướng đi đầu tiên trong hành trình tuyển dụng. Đồng thời kết nối nhà tuyển dụng với những ứng viên tiềm năng nhất.
Yêu cầu tuyển dụng này còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nền tảng cho sự hợp tác chuyên nghiệp giữa các bộ phận, giúp quá trình tuyển dụng trở nên chặt chẽ và hiệu quả hơn!
Cùng freeC Asia khám phá những yếu tố thú vị có trong Job requisition (yêu cầu tuyển dụng) và nhận ngay mẫu ví dụ miễn phí giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của bạn!
Mục Lục
Job Requisition: Hiểu đúng để tuyển dụng hiệu quả!
Một job requisition (yêu cầu tuyển dụng) là yêu cầu chính thức để tạo mới hoặc thay thế một vị trí đang trống trong tổ chức.
Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng, giúp xác định rõ thông tin cần thiết cho vị trí, bao gồm loại hình công việc (toàn thời gian hoặc bán thời gian) và tính chất (tạm thời hoặc dài hạn).
Sau khi hoàn thành yêu cầu tuyển dụng, quản lý tuyển dụng sẽ tiến hành gửi biểu mẫu yêu cầu đến phòng Nhân sự để xem xét và phê duyệt.
Khi yêu cầu được phê duyệt, một số định danh cụ thể (job requisition number) sẽ được gán cho biểu mẫu về yêu cầu vị trí cần tuyển dụng, và quá trình tuyển dụng chính thức bắt đầu.
Kể từ giai đoạn này, tùy vào quy trình riêng biệt ở mỗi tổ chức, các cuộc họp và sự giao tiếp cần thiết sẽ được thiết lập giữa phòng Nhân sự và các người phụ trách có liên quan nhằm làm rõ, thông tin cụ thể về nhu cầu tuyển dụng chi tiết.
Ví dụ:
A là trưởng nhóm IT và do khối lượng công việc ngày càng tăng, đội ngũ của anh không thể hoàn thành hết công việc. Anh trao đổi với quản lý cấp trên và được yêu cầu hoàn thành mẫu job requisition. Trong biểu mẫu, A nêu rõ lý do mở rộng nhân sự trong đội ngũ, vị trí cần tuyển là toàn thời gian và lâu dài với mong muốn nhân sự mới bắt đầu làm việc trong vòng 2 tháng.
Sau một tuần, phòng Nhân sự phê duyệt và quá trình tuyển dụng chính thức được khởi động. Tất nhiên, “process” đầu tiên của A là cuộc họp trao đổi với các nhóm liên quan để tìm hiểu chi tiết về nhu cầu tuyển dụng cho vị trí mới.
Sự khác biệt giữa Job requisition, Job description và Job posting
Trong quy trình tuyển dụng, có rất nhiều sự nhầm lẫn giữa job requisition (yêu cầu tuyển dụng), job description (mô tả công việc) và job posting (đăng tin tuyển dụng). Tuy nhiên, mỗi biểu mẫu và tài liệu thông tin này đều có vai trò riêng biệt, đóng góp vào từng giai đoạn của quá trình tuyển dụng.
- Job requisition (Yêu cầu tuyển dụng): Đây là tài liệu nội bộ do quản lý tuyển dụng điền và gửi lên cấp trên hoặc bộ phận nhân sự để xin phê duyệt cho một vị trí mới hoặc thay thế vị trí trống. Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng, không quá tập trung vào chi tiết về các yếu tố như kỹ năng hay yêu cầu công việc.
- Job description (Mô tả công việc): Là tài liệu nội bộ mô tả chi tiết yêu cầu về kỹ năng, tính cách và trách nhiệm của ứng viên phù hợp. Mô tả công việc thường do chuyên viên tuyển dụng viết, dựa trên buổi intake, và sẽ là cơ sở để tạo ra các bài đăng tuyển dụng trên nhiều hình thức thông qua chiến lược truyền thông tuyển dụng.
- Job posting (Đăng tin tuyển dụng): Đây là bản nội dung cụ thể, công khai nhằm mục đích thu hút ứng viên. Việc đăng tin vừa cung cấp thông tin rõ ràng để ứng viên nắm bắt các tiêu chí, xem xét kỳ vọng, yêu cầu công việc để nộp đơn ứng tuyển. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, HR sẽ tự soạn và đăng tin, còn ở các tổ chức lớn hơn, việc này thường do bộ phận chuyên về tuyển dụng thực hiện.
Những yếu tố quan trọng của một Job Requisition
Một job requisition hiệu quả cần cung cấp các thông tin chính yếu để giúp quy trình phê duyệt và tuyển dụng diễn ra thuận lợi:
- Tên vị trí: Tên đề xuất cho vai trò mới hoặc thay thế vị trí trống.
- Bộ phận: Tên phòng ban hoặc đội nhóm mà vị trí thuộc về.
- Người quản lý tuyển dụng: Tên hoặc mã số của người yêu cầu tuyển dụng.
- Lý do tuyển dụng: Lý do cần tuyển, có thể do nhân viên chuyển công tác, nghỉ hưu, thăng chức, hoặc nghỉ phép dài hạn.
- Mức lương và phúc lợi: Khoảng lương và các phúc lợi đi kèm, giúp định rõ ngân sách tuyển dụng. Nếu có, cần nêu rõ cả khoản thưởng ký kết (signing bonus).
- Ngày bắt đầu: Thời gian dự kiến bắt đầu làm việc.
- Số giờ làm việc: Quy định công việc toàn thời gian hay bán thời gian, thường tính bằng số giờ hoặc hệ số FTE (Full-Time Equivalent).
- Thời hạn hợp đồng: Xác định hợp đồng dài hạn hay ngắn hạn, nếu ngắn hạn cần nêu rõ ngày kết thúc.
- Loại hợp đồng: Làm rõ vai trò là nhân viên chính thức hay người lao động theo hợp đồng, vì điều này ảnh hưởng đến ngân sách.
- Yêu cầu trình độ: Một số tổ chức yêu cầu nêu rõ trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm tối thiểu.
- Ngân sách: Xác định ngân sách có sẵn cho vị trí. Nếu ngân sách chưa đủ, sẽ cần phân tích thêm về mức độ cần thiết của vị trí.
- Địa điểm làm việc: Xác định vị trí làm việc và khả năng thực hiện các mô hình làm việc khác nhau (nếu có).
Mẫu tham khảo Job requisition
Đăng ký Tải xuống Job Requisition Form cho nhà tuyển dụng tại đây.
Mẫu yêu cầu tuyển dụng cho một vị trí mới
| Chức danh vị trí được yêu cầu | Senior Software Engineer |
Phòng ban | Technology & Innovation |
| Người quản lý tuyển dụng | ABC Asia |
| Lý do yêu cầu tuyển dụng | Với chiến lược mở rộng đội ngũ phát triển sản phẩm mới, team chúng tôi cần một kỹ sư phần mềm cấp cao để thiết kế và triển khai các giải pháp công nghệ tiên tiến. Vị trí này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và đổi mới trong các dự án hiện tại |
| Mức lương và phúc lợi | 1,300 USD – 1,800 USD mỗi tháng, cùng các phúc lợi đầy đủ |
| Ngày bắt đầu | 1 tháng 10, 2024 |
| Hệ số tương đương thời gian làm việc | Toàn thời gian (FTE: 1) |
| Thời hạn hợp đồng | 2 năm |
| Loại hợp đồng | Nhân viên hưởng đầy đủ phúc lợi theo quy định. |
| Yêu cầu trình độ | – Tối thiểu 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm – Kinh nghiệm vững về các ngôn ngữ lập trình như Java, Python hoặc C# – Kiến thức về kiến trúc phần mềm và quy trình phát triển Agile – Kỹ năng giải quyết vấn đề và làm việc nhóm tốt |
| Ngân sách | Yêu cầu thêm ngân sách cho các khoản chi phí đào tạo và công cụ hỗ trợ làm việc từ xa, dự kiến khoảng 500 USD |
| Địa điểm làm việc | Linh hoạt (kết hợp giữa văn phòng công ty và làm việc tại nhà) |
| Cần điều chỉnh các vị trí khác dựa trên vị trí mới này không? | Không |
Mẫu yêu cầu tuyển dụng cho một vị trí thay thế tạm thời
| Chức danh vị trí được yêu cầu | Senior Learning and Development |
Phòng ban | HR |
| Người quản lý tuyển dụng | DEF Asia |
| Lý do yêu cầu tuyển dụng | Team rất cần một nhân sự tạm thời làm việc thay cho nhân sự hiện tại đang trong thời gian nghỉ thai sản, chịu trách nhiệm thực hiện tiếp các chương trình và dự án theo kế hoạch phát triển trong giai đoạn Quý 4/2024, Senior L&D cần được thay thế tạm thời do nhân sự hiện tại nghỉ thai sản |
| Mức lương và phúc lợi | 20,000,000 VND/tháng + phúc lợi theo chính sách công ty |
| Ngày bắt đầu | 1 tháng 10, 2024 |
| Hệ số tương đương thời gian làm việc | Toàn thời gian (FTE: 1) |
| Thời hạn hợp đồng | 6 tháng (có thể gia hạn nếu cần) |
| Loại hợp đồng | Hợp đồng lao động tạm thời |
| Yêu cầu trình độ | – Tốt nghiệp trình độ Đại học chuyên ngành liên quan – Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực học tập và phát triển (L&D) – Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt – Có kinh nghiệm trong việc thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo |
| Ngân sách | Chấp nhận trong ngân sách hiện tại của phòng ban |
| Địa điểm làm việc | Linh hoạt (kết hợp giữa văn phòng công ty và làm việc tại nhà) |
| Cần điều chỉnh các vị trí khác dựa trên vị trí mới này không? | Có, cần xem xét phân bổ lại một số nhiệm vụ cho các thành viên còn lại trong Team để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả trong thời gian vị trí tạm thời bị thiếu |
| Lưu ý thêm | Team chúng tôi cam kết tạo điều kiện cho ứng viên mới có thời gian đầy đủ để nắm bắt công việc và làm quen với quy trình. Điều này không chỉ giúp ứng viên tự tin hơn mà còn đảm bảo sự chuyển giao suôn sẻ, từ đó duy trì hiệu suất làm việc ổn định cho toàn đội ngũ |
Việc triển khai quy trình Job requisition sẽ như thế nào?
Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu, việc triển khai quy trình về Job requisition (yêu cầu tuyển dụng) sẽ có sự khác nhau giữa các tổ chức. Với các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ, một nhân sự tổng quát (HR Generalist) có thể chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình. Ngược lại, tại các tổ chức lớn thì hầu như sẽ có một nhóm tuyển dụng chuyên trách đảm nhiệm công việc này với sự phân bổ nguồn lực phù hợp.
>>> Xem thêm:
- Đột phá về hiệu suất với 23 chỉ số tuyển dụng quan trọng!
- Làm chủ HR OKRs – Chìa khóa thành công của bộ phận nhân sự
Cùng freeC xem ngay những bước phổ biến trong quy trình:
| BƯỚC 1 | Người quản lý hoặc trưởng bộ phận nhận thấy cần tuyển dụng vị trí mới hoặc thay thế vị trí cũ, và điền vào mẫu yêu cầu tuyển dụng của công ty |
| BƯỚC 2 | Sau khi hoàn thành mẫu, yêu cầu sẽ được gửi trực tiếp đến phòng nhân sự hoặc qua Hệ thống ATS (Applicant Tracking System – Hệ thống Theo dõi Ứng viên) |
| BƯỚC 3 | Phòng nhân sự xem xét tính đầy đủ của thông tin và đảm bảo yêu cầu phù hợp với chính sách và nhu cầu tổ chức |
| BƯỚC 4 | Trưởng bộ phận xem xét tính cần thiết và tác động về ngân sách của vị trí đó trước khi phê duyệt |
| BƯỚC 5 | Nếu cần bổ sung ngân sách, yêu cầu sẽ được gửi đến phòng tài chính hoặc ban điều hành ngân sách |
| BƯỚC 6 | Đối với các vị trí cấp cao hoặc có tác động ngân sách lớn, yêu cầu cần được phê duyệt từ cấp lãnh đạo hoặc hội đồng tuyển dụng |
| BƯỚC 7 | Sau khi có đủ phê duyệt, phòng nhân sự hoàn tất và cấp mã yêu cầu tuyển dụng |
| BƯỚC 8 | Phòng nhân sự thông báo kết quả phê duyệt và các bước tiếp theo cho người quản lý liên quan, đồng thời tổ chức buổi thảo luận để thu thập thông tin cần thiết cho việc tạo mô tả công việc |
| BƯỚC 9 | Sau khi mô tả công việc được hoàn thành, vị trí sẽ được đăng tuyển nội bộ và ra bên ngoài |
7 tips giúp tối ưu hóa quy trình yêu cầu tuyển dụng
Dù bạn là nhân sự tổng quát hay thành viên của nhóm tuyển dụng, một quy trình mượt mà sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các giai đoạn không hiệu quả.
Xem ngay 7 mẹo tối ưu hóa quy trình triển khai Job requisition ngay sau đây!
- Chuẩn hóa mẫu yêu cầu tuyển dụng: Đây là bước khởi đầu cho quy trình. Mẫu yêu cầu nên rõ ràng và đầy đủ, phù hợp với chính sách và nhu cầu của tổ chức.
- Đào tạo quản lý: Hướng dẫn quản lý cách điền yêu cầu tuyển dụng bằng cách trình bày ngôn ngữ và thông tin rõ ràng, cụ thể và không thiên vị.
- Làm việc với thời gian biểu: Đặt ra mốc thời gian cho từng giai đoạn để tránh trễ deadline. Và quan trọng nhất, mọi người biết mình cần làm gì và có sự theo dõi chặt chẽ timeline trong quy trình.
- Đơn giản hóa quy trình phê duyệt: Tích hợp các phê duyệt cần thiết vào mốc thời gian để đẩy nhanh quá trình.
- Tập trung lưu trữ: Tất cả yêu cầu và tài liệu liên quan cần được lưu trữ ở một nơi dễ tiếp cận để tiện tra cứu và theo dõi.
- Duy trì truyền thông mở: Đảm bảo thông tin liên lạc giữa HR, quản lý và các bộ phận liên quan trong quy trình được rõ ràng và minh bạch.
- Điều chỉnh linh hoạt: Thực hiện các khảo sát định kỳ để lấy phản hồi từ những người tham gia giúp đánh giá và cải thiện quy trình.
Mẫu yêu cầu tuyển dụng mẫu đã được freeC chuẩn hóa với sự tinh gọn và chuyên nghiệp nhất. Đăng ký Tải xuống Job Requisition Form cho nhà tuyển dụng tại đây.
Nâng cao chất lượng tuyển dụng với Dịch vụ Headhunt tích hợp công nghệ AI từ freeC!
Là đơn vị cung cấp giải pháp tuyển dụng thông minh được hỗ trợ bởi AI, cùng đội ngũ chuyên gia nhân sự giàu kinh nghiệm, freeC Asia cam kết tạo ra các trải nghiệm chuyên nghiệp cho doanh nghiệp về việc tiếp cận, tuyển dụng các tài năng nhân sự mọi ngành nghề.
- Tăng tốc độ tuyển dụng: Với hệ thống AI phân tích dữ liệu từ hàng nghìn hồ sơ, chúng tôi có thể nhanh chóng xác định những ứng viên phù hợp nhất với vị trí và văn hóa doanh nghiệp của bạn.
- Chất lượng ứng viên vượt trội: Talent Pool hơn 550.000 senior chất lượng cao, được kiểm định chuyên sâu, giúp bạn tiết kiệm thời gian phỏng vấn và đảm bảo chất lượng ngay từ giai đoạn đầu tiên trong vòng phỏng vấn.
- Tư vấn chiến lược tuyển dụng chuyên nghiệp: Với 60 consultant giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp với nhu cầu ngắn hạn và dài hạn.
- Linh hoạt nguồn lực với freelancer: Mạng lưới 2.000 freelancer trên nhiều lĩnh vực, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm kiếm nhân sự cho các dự án ngắn hạn, hoặc thử nghiệm những giải pháp mới theo định hướng tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Phân tích và đánh giá dữ liệu chuyên sâu: Là đối tác tuyển dụng uy tín, và lợi thế về sự hỗ trợ của công nghệ AI, freeC Asia không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn tìm kiếm nhân tài mà còn giúp phân tích các xu hướng tuyển dụng, xác định yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng tuyển dụng. Từ đó, giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, tăng cường hiệu suất nhân sự và giảm thiểu rủi ro.
Hãy để freeC Asia giúp bạn nâng cao chất lượng tuyển dụng với quy trình chuẩn chiến lược! Liên hệ để được tư vấn MIỄN PHÍ với chúng tôi ngay hôm nay!