Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS – Applicant Tracking System) là một phần mềm được thiết kế để tự động hóa, đơn giản hóa và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng. Những lợi ích to lớn của việc sử dụng ATS được thể hiện rõ qua khả năng cải thiện ba chỉ số quan trọng nhất: thời gian tuyển dụng, chi phí mỗi lần tuyển dụng và chất lượng tuyển dụng.
[block rendering halted]
Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) là gì?
Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là một phần mềm được thiết kế để cải thiện quy trình tuyển dụng thông qua việc tối ưu hoá và tự động hoá.
Hệ thống Theo dõi Ứng viên cung cấp nhiều giải pháp cho các thách thức tuyển dụng khác nhau, từ tìm nguồn cung ứng đến kiểm tra và chọn ứng viên phù hợp nhất.
Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) cung cấp một giải pháp tự động để các chuyên gia nhân sự đơn giản hóa và đẩy nhanh toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ nhận hồ sơ đăng ký đến tuyển dụng nhân viên.
Tại sao nhà tuyển dụng cần quan tâm đến hệ thống ATS?
Chính xác thì ATS có lợi ích gì cho nhà tuyển dụng?
Các tính năng của hệ thống ATS
Một Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) hiện đại và thuận tiện có thể giúp anh/chị đạt được các mục tiêu tuyển dụng và vượt qua các thách thức bằng cách cung cấp các tính năng sau:
- Công cụ tìm nguồn ứng viên mạnh mẽ
- Đăng tuyển bằng một cú nhấp chuột lên nhiều website tuyển dụng
- Trung tâm lưu trữ hồ sơ và CV của ứng viên
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu nhiều hồ sơ ứng viên
- Tự động phân tích và sàng lọc hồ sơ
- Dễ dàng sắp xếp lịch phỏng vấn
- Bộ công cụ phỏng vấn và phiếu ghi điểm
- Thoải mái sử dụng các mẫu có sẵn (HR Template)
- Tự động trả lời email
- Dễ dàng cộng tác và làm việc nhóm
- Phân tích và báo cáo tuyển dụng
Các lợi ích ích của phần mềm ATS
Việc sử dụng tất cả các tính năng của Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Đẩy nhanh quá trình tuyển dụng
- Giảm chi phí tuyển dụng
- Nâng cao chất lượng tuyển dụng
- Nâng cao trải nghiệm của ứng viên
- Xây dựng đội ngũ nhân tài chất lượng cao
- Phát triển mối quan hệ bền chặt hơn với các ứng viên
- Thúc đẩy việc ra quyết định
- Nâng cấp giao tiếp và cộng tác của nhóm nhân sự
Việc sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên đã được chứng minh là giúp nâng cao các chỉ số tuyển dụng quan trọng nhất: thời gian tuyển dụng, chi phí mỗi lần tuyển dụng và chất lượng tuyển dụng.
Lợi ích thứ nhất của ATS: Rút ngắn thời gian tuyển dụng
Thời gian tuyển dụng là gì?
Thời gian tuyển dụng là tổng thời gian sử dụng để tuyển một vị trí. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng để đánh giá quá trình tuyển dụng. Việc tính toán thời gian tuyển dụng bao gồm các hoạt động khác nhau như tạo tin tuyển dụng, quảng bá tin tuyển dụng, tìm nguồn ứng viên, phỏng vấn và cuối cùng là tuyển dụng ứng viên.
Yếu tố then chốt này sẽ chỉ ra tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng và cung cấp những nhìn nhận mặt khó khăn của việc tuyển dụng vị trí đó.
ATS cải thiện thời gian tuyển dụng như thế nào?
Theo nghiên cứu của GetApp, 86% chuyên gia tuyển dụng nói rằng sử dụng ATS đã giúp họ tuyển dụng nhanh hơn.
Với Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS), các nhiệm vụ cần nhiều thời gian làm việc trước đây, bây giờ có thể được thực hiện rất dễ dàng và nhanh chóng – hoặc thậm chí được thực hiện tự động. Một số nhiệm vụ này bao gồm: phân tích sơ yếu lý lịch, loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chuẩn, lên lịch phỏng vấn và tự động hóa email.
Hệ thống Theo dõi Người nộp hồ sơ (ATS) cũng tiết kiệm thời gian bằng cách xây dựng “talent pool”, anh/chị có thể sử dụng để tìm những ứng viên hoàn hảo cho vị trí cần tuyển trong tương lai.
Lợi ích thứ 2 của ATS: Chi phí mỗi lần tuyển thấp hơn
Chi phí mỗi lần tuyển là gì?
Chi phí cho mỗi lần tuyển (cost-per-hire) là tổng chi phí sử dụng để tuyển nhân viên mới. Đây là yếu tố quan trọng thứ hai để đánh giá mức độ hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Chi phí cho mỗi lần tuyển được tính toán dựa trên các biến số khác nhau, bao gồm tiền lương của nhà tuyển dụng, tiền thưởng giới thiệu nhân viên, chi phí quảng cáo việc làm, công tác phí v.v.
Yếu tố then chốt này sẽ chỉ ra mức độ hiệu quả về chi phí của quy trình tuyển dụng và giúp anh/chị phân bổ ngân sách hợp lý dựa trên báo cáo chi tiêu ngân sách cho các công việc.
Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) cải thiện chi phí mỗi lần tuyển như thế nào?
Vì thời gian là vàng bạc, Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) chỉ đơn giản là tiết kiệm chi phí bằng cách tiết kiệm thời gian quý báu của anh/chị. Với nhiều đầu việc hành chính trong tuyển dụng được tự động hóa, anh/chị sẽ dành ít thời gian hơn cho một vị trí. Điều này giúp chiến lược tuyển dụng của anh/chị hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn.
Ngoài ra, việc xây dựng và duy trì một “talent pool” có thể giúp anh/chị tiết kiệm đáng kể chi phí cho mỗi lần tuyển dụng. Hãy tưởng tượng xem anh/chị sẽ luôn có ứng viên phù hợp cho bất kỳ một vị trí mới nào thì thật tuyệt vời!
Ngoài ra, việc hiểu rõ nguồn tuyển dụng nào đang mang lại cho anh/chị những ứng viên mới tốt nhất (một tính năng mà ATS cung cấp), có thể giúp anh/chị loại bỏ những chi phí không cần thiết.
Ví dụ: Nếu anh/chị biết rằng các ứng viên được giới thiệu là những nhân viên mới phù hợp nhất của anh/chị, thì anh/chị không cần phải chi nhiều tiền cho các trang tuyển dụng thu phí.
Lợi ích thứ 3 của ATS: Chất lượng tuyển dụng tốt hơn
Chất lượng tuyển dụng là gì?
Chất lượng tuyển dụng là tổng giá trị mà nhân viên mới mang lại cho công ty với hiệu suất làm việc của họ. Đây là yếu tố quan trọng thứ ba để đánh giá chất lượng của quá trình tuyển dụng. Chất lượng tuyển dụng được tính dựa trên các biến số khác nhau, bao gồm đánh giá hiệu suất, thời gian tăng tốc (ramp-up time), doanh thu và tỷ lệ giữ chân (turnover and retention rates), sự hài lòng của người quản lý tuyển dụng (hiring manager satisfaction), v.v.
Chỉ số tuyển dụng này cho thấy hiệu quả của quy trình tuyển dụng và đo lường độ chính xác trong đánh giá của anh/chị.
ATS cải thiện chất lượng tuyển dụng như thế nào?
Bài viết Advantages of using ATS trên LinkedIn cũng cho thấy rằng 80% nhà tuyển dụng sử dụng ATS đã cải thiện chất lượng ứng viên mà họ tuyển dụng.
Theo nghiên cứu từ kinh nghiệm làm việc hàng ngày của các nhà tuyển dụng và chuyên gia nhân sự, các ứng viên chất lượng cao chỉ tồn tại trên thị trường trong 10 ngày!
Bằng cách đẩy nhanh quá trình tuyển dụng, anh/chị có thể có được những ứng viên hàng đầu đó trước khi họ bị công ty khác tuyển về.
Ngoài ra, bằng cách gửi email tự động đảm bảo liên hệ thường xuyên và kịp thời với ứng viên, anh/chị có thể cải thiện đáng kể mức độ tương tác và trải nghiệm của ứng viên.
Theo các nghiên cứu và khảo sát khác nhau (CareerBuilder Survey và Candidate Experience Reports,…), những ứng viên có trải nghiệm tích cực trong quy trình tuyển dụng của anh/chị sẽ có nhiều khả năng chấp nhận lời mời làm việc của anh/chị, ứng tuyển lại trong tương lai và giới thiệu những ứng viên chất lượng cao khác đến công ty của anh/chị.
Nhà tuyển dụng có nên đầu tư vào Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) không?
Như anh/chị có thể thấy, Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS) cung cấp nhiều giải pháp khác nhau cho các mục tiêu và thách thức tuyển dụng khác nhau. Do đó, việc chọn đúng ATS không phải là một nhiệm vụ dễ dàng.
Nếu anh/chị đang có kế hoạch đầu tư vào một công cụ tuyển dụng mới, anh/chị nên bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu và thách thức tuyển dụng của mình.
Những thách thức tuyển dụng cấp bách nhất của anh/chị là gì?
Những điều sau có phải là một trong những thách thức tuyển dụng sau đây không?
- Mất nhiều thời gian cho việc tuyển dụng
- Chi phí tuyển dụng cao
- Chất lượng tuyển dụng thấp
- Không có khả năng tìm được những người có kỹ năng và phù hợp với yêu cầu
- Sử dụng nhiều bảng Excel và Email
- Không có cơ sở dữ liệu tập trung, khó tìm kiếm thông tin của ứng viên
- Quy trình tuyển dụng và tuyển chọn không rõ ràng
- Lên lịch phỏng vấn thủ công và tốn thời gian
- Không có bộ công cụ phỏng vấn, bài kiểm tra và phiếu ghi điểm của ứng viên
- Khó giao tiếp với ứng viên
- Từ chối và phản hồi thủ công cho các ứng viên
- Không có chiến lược xây dựng đội ngũ nhân tài
- Không sử dụng những người ứng tuyển trước đó cho các đợt tuyển trong tương lai
- Không thể đánh giá và đo lường hiệu quả của chiến lược tuyển dụng
Nếu vậy, anh/chị chắc chắn có thể hưởng “trái ngọt” từ việc đầu tư vào Hệ thống Theo dõi Ứng viên hiện đại và được thiết kế tốt.
ATS sẽ làm cho chiến lược tuyển dụng của anh/chị hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn bằng cách giúp anh/chị sắp xếp và theo dõi các đơn ứng tuyển, quản lý nhóm nhân tài và hợp lý hóa quy trình lựa chọn của anh/chị.
Tuyển dụng đột phá với Hireforce
Anh/chị đang tìm phương pháp cải thiện quy trình tuyển dụng của mình? Hãy để freeC đồng hành cùng anh/chị thu hút và giữ chân những ứng viên phù hợp nhất.
Công cụ của chúng tôi giúp anh/chị tối ưu hóa quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối. Tìm kiếm và thu hút nhiều ứng viên tiềm năng, nâng cao trải nghiệm của ứng viên trong mọi giai đoạn của quá trình tuyển dụng.
Một số tính năng tiêu biểu:
- Tối ưu hóa hiệu suất
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Cộng tác tốt hơn
- Ra quyết định dựa trên Dữ liệu và Thông tin
- Bảo mật và tuân thủ pháp luật
Đừng tiếp tục sử dụng cách truyền thống!
Hệ thống ATS của freeC sẵn sàng hỗ trợ anh/chị cải tiến quá trình tuyển dụng.